Сервис согласования заявок на мероприятия — 1С-Битрикс24

1.

Сервис согласования заявок
на мероприятия
Цифровой продукт на платформе 1С-Битрикс24
Единое окно для подачи, согласования и утверждения заявок

2.

Пользователь и проблема
Кто пользователь
Организатор мероприятий: студент, преподаватель или
сотрудник деканата
Что ценно
Скорость
Согласование за 1–2 дня вместо недели
Что буксует
▶ Заявки уходят в "бездну" — непонятно, кто согласовывает
▶ 5–7 дней на согласование, много ручных переписок
▶ Нет единого окна: помещение, техника, охрана — разные
каналы
Прозрачность
Вижу статус заявки и кто ответственный
Предсказуемость
Чёткие правила: знаю, что нужно для approval
▶ Результат непредсказуем: отказ в последний момент
2

3.

Ценность и сценарий
Ценность: Единое окно — от заявки до решения за 1–2 дня
Результат: Мероприятие согласовано, ресурсы забронированы
СЦЕНАРИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
1
Подача заявки
Заполнение формы за 5
минут
2
Проверка
Координатор проверяет
заявку
3
Согласование
Администрация проверяет
ресурсы
4
Утверждение
Руководитель принимает
решение
Хороший опыт: Заполняю форму → вижу, кто согласовывает → получаю уведомление о решении → все документы в одной
карточке. Никаких потерянных писем и неизвестных статусов.
ШАГ 5 — РЕЗУЛЬТАТ
Заявка одобрена — мероприятие в календаре, помещение забронировано, задачи назначены
3

4.

MVP и метрики
ЧТО ВХОДИТ В ПЕРВУЮ ВЕРСИЮ
Форма заявки
3 стадии согласования
Уведомления
Название, дата, помещение,
Проверка → Согласование →
Автоматические уведомления
оборудование, кол-во участников
Утверждение
ответственным на каждой стадии + личный
кабинет
ЧТО УБРАНО ИЗ MVP (ВТОРАЯ ИТЕРАЦИЯ)
✗ Календарь бронирования в реальном временi ✗ Автоматическая проверка конфликтов ✗ Интеграция с СКУД ✗ Аналитика и отчётность
Почему: решает ключевую боль (прозрачность процесса), минимум настройки, быстрый запуск за 1–2 недели
МЕТРИКИ
1–2 дня
>80%
>7 / 10
Сокращение с 5–7 дней до 1–2 дней полного
% заявок, прошедших полный цикл без возврата
NPS пользователей сервиса — заявителей и
цикла согласования
на доработку
согласующих
Время согласования
Успешность пути
Удовлетворённость
4

5.

Модель продукта в Битрикс24
ПРОДУКТ → СУЩНОСТИ БИТРИКС24
Продукт
Битрикс24
Сценарий пользователя
Смарт-процесс (SPA) — автоматизация бизнес-процесса
Поля заявки
Поля карточки смарт-процесса — настраиваемые поля
Статусы заявки
Стадии смарт-процесса — визуальный конвейер
Этапы работы
Роботы + шаблоны задач — автодействия на каждой стадии
Роли команды
Ответственные в стадиях — распределение прав
ПОЛЯ КАРТОЧКИ ЗАЯВКИ
СТАДИИ ПРОЦЕССА
■ Название, дата/время, помещение
Новая
На проверке
Согласование
■ Оборудование, кол-во участников
■ Ответственный, комментарий
РОЛИ КОМАНДЫ
Заявитель — подаёт заявку
Координатор — проверяет
Администратор — согласует
Руководитель — утверждает
5

6.

Архитектура процесса в Битрикс24
СМАРТ-ПРОЦЕСС «ЗАЯВКА НА МЕРОПРИЯТИЕ»
Новая
На проверке
Согласование
Утверждено
Отклонено
Уведомление с причиной
АВТОМАТИЗАЦИЯ НА КАЖДОЙ СТАДИИ
Роботы
Шаблоны задач
Интеграции
Автоматические уведомления, смена
Подготовка помещения, настройка
Лента уведомлений, календарь, проекты и
ответственных, создание задач
оборудования, оформление пропусков
задачи, права доступа
Результат: Полностью автоматизированный маршрут согласования. Каждый участник видит свои задачи, дедлайны и статус заявки в
реальном времени.
6

7.

Результат
1С-Битрикс24
5–7 дней до 1–2 дней