‫أساسيات اإلدارة

1.

‫الفصل االول‬
‫أساسيات اإلدارة‬
‫أهداف الفصل‪:‬‬
‫بإنتهاء هذا الفصل يكون الطالب قادرا ً على التعرف على‬
‫النقاط االتية ‪:‬‬
‫أوالً ‪ :‬مفهوم اإلدارة‪.‬‬
‫ثانيا ً ‪ :‬أهمية اإلدارة‪.‬‬
‫ثالثا ً ‪ :‬وظائف اإلدارة‪.‬‬
‫رابعا ً ‪ :‬وظائف المنظمة‪.‬‬
‫خامسا ً‪ :‬مستويات اإلدارة الثالثة ومهامها‪.‬‬
‫سادسا ً‪ :‬المهارات اإلدارية‪.‬‬

2.

‫الفصل االول‬
‫أساسيات اإلدارة‬
‫أولا‪ :‬مفهوم اإلدارة ‪:‬‬
‫تعتبر اإلدارة من أبرز األنشطة اإلنسانية المساهمة في حل المشكالت المتنوعة‪ ،‬ومن ثم تحقيق األهداف‬
‫الخاصة بمختلف األنشطة االقتصادية واالجتماعية والسياسية للمجتمعات الحديثة‪ ،‬وهناك مفاهيم وتعريفات‬
‫متعددة لإلدارة توضح لنا أبعاد مختلفة تنطوي عليها العملية اإلدارية ‪:‬‬
‫ويمكن استخالص بعض العناصر األساسية التي يجب أن تتوافر في المفهوم العلمي السليم لإلدارة‪،‬‬
‫وهي‪:‬‬
‫‪ -1‬أن اإلدارة في األساس عملية اجتماعية ‪ ..‬أي تتعامل مع الجماعة وليس الفرد‪ ،‬حيث يكون من‬
‫الضروري تعاون مجموعة من األفراد ألداء عمل معين‪ ،‬وتقوم اإلدارة بتنظيم وتنسيق التعاون بينهم‪ ،‬كذلك‬
‫ينصرف المفهوم االجتماعي لإلدارة أن جميع أنشطتها موجهة لخدمة أفراد المجتمع وهم المستهلكين في‬
‫صورة إنتاج سلعة‪.‬‬
‫‪-2‬إن نجاح اإلدارة وفعاليتها يتحقق من خالل االستخدام األمثل للموارد المادية والبشرية المتاحة‪ ،‬بمعنى‬
‫التشغيل االقتصادي لهذه الموارد وعدم إهدارها أو تعطيلها بالشكل الذي يعطي أكبر عائد ممكن وبأقل تكلفة‬
‫ممكنة‪.‬‬
‫‪-3‬أن استخدام الموارد المتاحة االستخدام األمثل‪ ،‬يتطلب أن تمارس اإلدارة عدة وظائف تُشغل عن طريقها‬
‫مواردها وتحقق بها أهدافها هي‪ :‬اتخاذ القرارات‪ ،‬التخطيط‪ ،‬التنظيم‪ ،‬القيادة‪ ،‬والرقابة‪.‬‬
‫‪ -4‬ضرورة وجود هدف محدد‪ ،‬ويُقصد بالهدف نقطة الوصول أو غاية معينة يُراد تحقيقها في زمن معين‪،‬‬
‫وبكمية ومواصفات محددة‪ ،‬مثل إنتاج سلعة أو تقديم خدمة أو ترويج أفكار تشبع حاجات الناس‪.‬‬
‫‪-5‬أن اإلدارة تمارس أنشطتها من خالل بيئة محيطة تؤثر وتتأثر باإلدارة‪ ،‬ويُقصد بالبيئة كافة العوامل‬
‫والقوى المحيطة بإدارة المنظمة وذات التأثر الحالي والمستقبلي عليها‪.‬‬

3.

‫تعريف الدارة ‪:‬‬
‫اإلدارة هي مجموعة من المباديء واألساليب العلمية التي‬
‫تُستخدم لتحقيق نتائج وأهداف محددة من خالل الستخدام‬
‫األمثل للموارد المتاحة في ظل ظروف ومتغيرات البيئة‬
‫المحيطة ‪ ،‬وتشمل جميع الواجبات والوظائف التي تتعلق‬
‫بإنشاء المشروع وإدارته من حيث تمويله ووضع سياساته‬
‫الرئيسية وتوفير ما يلزمه من معدات‪ ،‬وإعداد التكوين أو‬
‫اإلطار التنظيمي الذي يعمل فيه‪ ،‬وكذلك اختيار الرؤساء‬
‫واألفراد الرئيسيين له"‪.‬‬

4.

‫و يعرف جريفن االدارة بأنها " عملية تخطيط وتنظيم‬
‫وتوجيه ورقابة الموارد البشرية والمالية والمادية‬
‫والمعلوماتية لتحقيق الهداف التنظيمية المخططة بكفاءة‬
‫وفعالية "‪.‬‬

5.

‫وطبقا ً لهذين التعريفين فإن مسؤولية المدير في المنشأة تتضمن‬
‫اآلتي‪:‬‬
‫‪ -1‬توفير العاملين والكفاءات اإلدارية‪.‬‬
‫‪ -2‬توفير المعدات والتسهيالت‪.‬‬
‫‪ -3‬تنظيم المشروع‪.‬‬
‫‪ -4‬وضع السياسات‪.‬‬
‫ويالحظ أنه في أي مشروع من المشروعات توجد عدة عناصر‬
‫رئيسية هي‪:‬‬
‫األفراد – المواد – العدد واآلالت – األموال – األسواق ‪.‬‬
‫وهذه هي العناصر التي يستخدمها المديرون في تحقيق أهداف‬
‫المشروع بطرق مختلفة حسب الظروف المحيطة‪.‬‬

6.

‫ثانيا‪ :‬أهمية اإلدارة ‪:‬‬
‫وتتمثل أهمية اإلدارة في النقاط اآلتية‪:‬‬
‫‪ -1‬تتدخل في جميع أوجه النشاط اإلنساني وفي جميع المجاالت مثل‪:‬‬
‫التعليم‪ ،‬الصحة‪ ،‬الصناعة‪ ،‬التجارة‪ ،‬الزراعة‪ ،‬السايحة‪ ،‬الدفاع‪ ،‬األمن‪،‬‬
‫المنظمات ‪ ...‬إلخ‪.‬‬
‫‪ -2‬تحقيق األهداف التي يسعى إلى تحقيقها أي مجتمع وكل فرد فيها‪.‬‬
‫‪ -3‬التجميع الفعال لمهارات األفراد مع استخدام كافة الموارد المادية‪.‬‬
‫‪-4‬تعتبر اإلدارة من األمور الحيوية والجوهرية في عصرنا الحاضر‬
‫نظرا ً ألنها تسهم بشكل مباشر في تسهيل األعمال وتركيز االهتمام على‬
‫األهداف‪.‬‬
‫‪ -5‬يتسم علم اإلدارة عن غيره من العلوم األخرى بأن هناك مساحة كبيرة‬
‫لإلبداع البشري العتماده على مباديء وأسس من خاللها تكون هناك‬
‫عملية القدرة على إضافة أفكار لتطوير العمل‪.‬‬

7.

‫ثالثا‪ :‬وظائف اإلدارة ‪:‬‬
‫تمارس اإلدارة مجموعة من الوظائف الحيوية المتفاعلة والمرتبطة ببعضها لبعض؛ وتسعى اإلدارة عن‬
‫طريقها إلى الوصول إلى أهدافها المحددة وهي‪:‬‬
‫‪-1‬التخطيط‪:‬‬
‫تعتبر وظيفة التخطيط إحدى الوظائف اإلدارية الهامة‪ ،‬فهي تتعلق بالمستقبل‪ ،‬وبدونها ال يمكن تنفيذ أي‬
‫عمل‪ ،‬فهي تمثل مرحلة التفكير التي تسبق التنفيذ‪ ،‬وتنتهي باتخاذ القرارات المتعلقة بما يجب عمله‪ ،‬وكيف‪،‬‬
‫ومتى‪ ،‬وأين يتم؟ فالتخطيط سلسلة من القرارات التي تتعلق بالمستقبل‪.‬‬
‫‪-2‬التنظيم‪:‬‬
‫تنطوي وظيفة التنظيم على تقسيم األعمال إلى واجبات و اختصاصات تُسند إلى األفراد وتحدد مسئولية كل‬
‫منهم وتنسيق مجهوداتهم وتحديد الصالحيات وتوضيح خطوط االتصال حتى ينساب العمل بكفاءة ويتحقق‬
‫بالدرجة المطلوبة من اإلتقان‪.‬‬
‫‪-3‬التوجيه‪:‬‬
‫تتعلق هذه الوظيفة بتوجيه العاملين واإلشراف عليهم وحل مشاكلهم الفنية واإلنسانية وإشباع حاجاتهم‬
‫ورغباتهم وتحفيزهم إلى العمل وبناء فرق عمل تتناسق فيها أهداف ومتطلبات العمل مع حاجات ورغبات‬
‫العاملين‪.‬‬
‫‪-4‬الرقابة‪:‬‬
‫تختص وظيفة الرقابة بالحصول على معلومات صحيحة ودقيقة عن تقدم العمل ونتائج التنفيذ‪ ،‬ومقارنة هذه‬
‫النتائج بالمعايير واألهداف في الخطة الموضوعة‪ ،‬وكشف األخطاء واالنحرافات في حينها وعالجها فور‬
‫حدوثها أو العمل على منعها مستقبالً إن أمكن‪.‬‬

8.

‫رابعا ‪ :‬وظائف المنظمة ‪:‬‬
‫‪-1‬نشاط اإلنتاج‪:‬‬
‫يختص نشاط اإلنتاج بخلق المنفعة الشكلية‪ ،‬بمعنى تحويل المادة الخام إلى منتج أو سلعة ذات قيمة معينة عن‬
‫طريق العمليات الصناعية‪ ،‬فمثالً خام الحديد قد ال تكون له منفعة كبيرة في شكله الخام‪ ،‬ولكن بواسطة‬
‫العمليات والمعالجات الصناعية يتم تخليصه من الشوائب ثم صهره وتشكيله في شكل سبائك يُعاد تشكيلها في‬
‫صورة صفائح أو قضبان أو معدات تستخدم في صناعات متعددة‪ ،‬إذن فالنشاط اإلنتاجي يعمل على خلق‬
‫منفعة شكلية للمادة الخام تؤدي إلى خلق سلعة أو منتج له قيمة مضافة‪.‬‬
‫‪-2‬نشاط التسويق‪:‬‬
‫يتضمن نشاط التسويق انسياب السلع والخدمات من مراكز اإلنتاج إلى مواقع االستهالك‪ ،‬وهو بذلك يساعد‬
‫في خلق المنافع المكانية والزمنية للسلع والخدمات بنقلها في الماكن والزمان اللذين يوجد فيه الطلب على‬
‫السلعة أو الخدمة>‬
‫‪-3‬نشاط التمويل‪:‬‬
‫ينطوي هذا النشاط على كل ما يتعلق باألموال في المنظمة من حيث تخطيطها والحصول عليها واستخدامها‬
‫االستخدام األمثل‪.‬‬
‫‪-4‬نشاط الموارد البشرية‪:‬‬
‫يتناول نشاط الموارد البشرية‪ ،‬إدارة العنصر البشري في المنظمة من حيث ما يلي‪:‬‬
‫توصيف الوظائف‪.‬‬
‫تخطيط الموارد البشرية‪.‬‬
‫التوظيف‪.‬‬

9.

‫خامسا‪ :‬مستويات اإلدارة ‪:‬‬
‫تمارس اإلدارة أنشطتها على ثالث مستويات إدارية‪ ،‬هي‪:‬‬
‫أ‪ -‬اإلدارة العليا ‪:Top Management‬‬
‫اإلدارة العليا و هي العقل المفكر والقلب النابض ألي مشروع أو منشأة تتركز فيها وظائف هامة‬
‫يتوقف على حسن تنفيذها مصير المنشأة كلها‪)( .‬‬
‫فاإلدارة العليا مسئولة عن المنشأة ككل‪ ،‬وعليها واجبات أساسية أهمها‪:‬‬
‫‪ -1‬تحديد األهداف العامة وبعيدة المدى‪.‬‬
‫‪ -2‬رسم السياسات الشاملة‪.‬‬
‫‪ -3‬تصور خطط وبرامج األمد الطويل‪.‬‬
‫‪ -4‬توجيه وتنسيق األنشطة السياسية للمشروع‪.‬‬
‫ب‪ -‬اإلدارة الوسطى ‪:Middle Management‬‬
‫هي حلقة الوصل بين اإلدارة العليا واإلدارة الدنيا ويمثلها مديروا األنشطة الرئيسية مثل مدير‬
‫اإلنتاج – مدير التسويق – المدير المالي – مدير إدارة الموارد البشرية‪.‬‬
‫المهام التي تقوم بها اإلدارة الوسطى‪:‬‬
‫‪ -1‬ترجمة األهداف والسياسات العامة المحددة من اإلدارة العليا إلى خطط وبرامج عمل‬
‫واإلشراف على وضعها موضع التنفيذ‪.‬‬
‫‪ -2‬إمداد اإلدارة العليا بالبيانات والمعلومات لرسم السياسات‪.‬‬
‫‪ -3‬التخطيط القصير والمتوسط األجل‪.‬‬
‫‪ -4‬توجيه النشاط اليومي‪ ،‬والعمليات الجارية‪ ،‬ومتابعتها‪.‬‬
‫‪ -5‬تنسيق الجهود المبذولة وصوالً لألهداف المستهدفة‪.‬‬

10.

‫ج‪ -‬اإلدارة الدنيا ‪:Lower Management‬‬
‫وهي اإلدارة التي تتصل مباشرة بالموظفين المنفذين‪ ،‬ويمثلها‬
‫رؤساء األقسام الذين يقع على عاتقهم مهمة تيسير دفة العمل‬
‫اليومي من خالل التعامل مع األمور الروتينية المتكررة قصيرة‬
‫األجل‪ ،‬وذات الطبيعة التشغيلية واإلجرائية التي يمكن مواجهتها‬
‫من خالل قرارات صريحة ومباشرة‪ ،‬وبالتالي تصبح عملية‬
‫اتخاذ القرارات عملية ميكانيكية تسمى صنع القرارات المبرمجة‪.‬‬
‫والمهام التي تقوم بها اإلدارة الدنيا (اإلدارة المباشرة)هي‪:‬‬
‫‪ -1‬اإلشراف اليومي الدقيق لتطوير العمل‪.‬‬
‫‪ -2‬تخطيط عمليات التنفيذ المقدمة‪.‬‬
‫‪ -3‬العمل على االتصال بمواقع العمل وحل المشكالت التي تطرأ‬
‫على المنظمة‪.‬‬

11.

‫ج‪ -‬اإلدارة الدنيا ‪:Lower Management‬‬
‫وهي اإلدارة التي تتصل مباشرة بالموظفين المنفذين‪ ،‬ويمثلها‬
‫رؤساء األقسام الذين يقع على عاتقهم مهمة تيسير دفة العمل‬
‫اليومي من خالل التعامل مع األمور الروتينية المتكررة قصيرة‬
‫األجل‪ ،‬وذات الطبيعة التشغيلية واإلجرائية التي يمكن مواجهتها‬
‫من خالل قرارات صريحة ومباشرة‪ ،‬وبالتالي تصبح عملية‬
‫اتخاذ القرارات عملية ميكانيكية تسمى صنع القرارات المبرمجة‪.‬‬
‫والمهام التي تقوم بها اإلدارة الدنيا (اإلدارة المباشرة)هي‪:‬‬
‫‪ -1‬اإلشراف اليومي الدقيق لتطوير العمل‪.‬‬
‫‪ -2‬تخطيط عمليات التنفيذ المقدمة‪.‬‬
‫‪ -3‬العمل على االتصال بمواقع العمل وحل المشكالت التي تطرأ‬
‫على المنظمة‪.‬‬

12.

‫سادسا‪ :‬المهارات اإلدارية ‪:‬‬
‫لقد علمنا أن المدير هو ذلك الفرد في المنظمة الذي تتكون فعالياته‬
‫األساسية من التخطيط‪ ،‬اتخاذ القرار‪ ،‬التنظيم‪ ،‬القيادة والتحفيز‪ ،‬الرقابة‬
‫وذلك فيما يخص تعامله مع الموارد البشرية والمادية والمالية‬
‫والمعلوماتية في المنظمة بكفاءة وفعالية‪ ،‬وبهذا فهو مصدر القوة الدافعة‬
‫في المنظمة الالزمة لتحريك الموارد الساكنة والمتحركة وتوجيهها نحو‬
‫تحقيق أهدافها بكفاءة ومن خالل التكيف مع البيئة المحيطة بها‪.‬‬
‫فهذا العمل الكبير البد له من أن يقوم على أساس من المهارات األساسية‬
‫والتي تضمن كفاءة وفاعلية أدائه بصورة عامة‪.‬‬
‫وقد حدد كاتز تلك المهارات اإلدارية التي تساهم في نجاح المدير بثالث‬
‫مجموعات‪:‬‬
‫‪Technical skills‬‬
‫‪ -1‬مهارات فنية‬
‫‪Human skills‬‬
‫‪ -2‬مهارات إنسانية‬
‫‪Conceptual skills‬‬
‫‪ -3‬مهارات إدراكية‬

13.

‫‪ -1‬المهارات الفنية‪:‬‬
‫المهارة الفنية هنا تشير إلى المعرفة المتخصصة في أحد الفروع‬
‫العلمية‪ ،‬والكفاءة في استخدامها في أداء العمل‪ ،‬فهي تلك‬
‫القابليات والقدرات للتعامل مع الطرق واألساليب والتقنيات في‬
‫حقل متخصص‪ ،‬وغالبا ً ما يكون مصدرها الدراسة والخبرة‬
‫إضافة إلى ما يعززها من تدريب في حسن استخدام الطرق‬
‫العلمية المتاحة والوسائل الفنية الضرورية إلنجاز العمل‪.‬‬
‫وأشار كاتز إلى أن متطلبات المهارات الفنية تتضاءل كلما ارتقى‬
‫المدير في المستويات اإلدارية لكنها ال تتالشى‪ ،‬ويبقى القول‬
‫صحيحا ً حتى مع المدير في اإلدارة العليا إذ البد له من مهارة‬
‫فنية في تخصص المنظمة دون شك‪ ،‬لما يساعده ذلك في فهم‬
‫مستويات األداء وسبل تحقيق األهداف‪.‬‬

14.

‫‪ -2‬المهارات اإلنسانية‪:‬‬
‫إذا كانت المهارات الفنية ترتبط بقدرة المدير في التعامل مع المواد‬
‫والمعدات والطرق التي تتدخل في عمليات ووظائف منظمته‪ ،‬فإن‬
‫المهارات اإلنسانية ترتبط بقدرته على التعامل مع األفراد من عاملين‬
‫وغيرهم‪ .‬إن حقيقة المهارات اإلنسانية والتي يعرفها البعض بالمهارات‬
‫التفاعلية ‪ Interpersonal skills‬تنصرف إلى تلك القدرات والقابليات‬
‫التأثيرية القيادية والتحفيزية عند المدير في اآلخرين‪ ،‬فهي تعبّر عن‬
‫قدرة المدير في العمل بفاعلية مع مرؤوسيه واآلخرين عموما ً بروح‬
‫ّ‬
‫المنظم‪.‬‬
‫العمل الجماعي‬
‫والمدير ذو المهارات اإلنسانية في تفاعله مع جميع العاملين معه‪،‬‬
‫رؤسائه‪ ،‬ومرؤوسيه‪ ،‬يترجم بوضوح اتجاهاته وقيمه وحتى ما يعتقده‬
‫وما يحمله من أفكار بشأن اآلخرين من خالل سلوكه اليومي معهم‪،‬‬
‫فالمدير الذي يقبل ويحترم وجهات نظر اآلخرين وميولهم التي تختلف‬
‫عما لديه هو األكثر مهارة في فهم ما يقوله اآلخرون‪.‬‬

15.

‫‪ -3‬المهارات اإلدراكية‪:‬‬
‫تشير هذه المهارات والتي قد يعرفها البعض بالمهارات الذهنية أو‬
‫اإلبداعية إلى قدرة المدير في رؤية المنظمة بصورة كلية وبشكل مترابط‪،‬‬
‫والطريقة التي يعتمد فيها كل جزء على األجزاء األخرى فيها‪ ،‬والمندى لذلك‬
‫الترابط والتأثير‪ ،‬إضافة إلى فهمه لعالقة منظمته بالبيئة التي تعمل في‬
‫إطارها‪ ،‬بما في ذلك القوى السياسية واالجتماعية واالقتصادية والتي ما من‬
‫شك تؤثر في طبيعة العالقات بين العاملين وبينهم وبين المنظمة‪.‬‬
‫إن المدير عادة ما نراه يركز كثيرا ً على مهاراته اإلدراكية هذه ألنها في‬
‫الحقيقة تعبّر عن طبيعة مهاراته اإلنسانية في مواقف مختلفة‪ ،‬فقد تضيع‬
‫مهارات المدير اإلنسانية أو تتبدد ويضعف دورها في أدائه‪ ،‬ألجل تحقيق‬
‫األهداف‪ ،‬ما لم تكن مدعمة ومسندة بمهارة ذهنية أو إبداعية وهو ما تشير إليه‬
‫المهارات اإلدراكية هذه من جانب آخر‪ ،‬غالبا ً ما تنعكس مهارات المدير‬
‫اإلدراكية على سلوك المرؤوسين أنفسهم والتي لها أن تطبع تصرفاتهم بطابع‬
‫اإلبداع وخلق مجموعة عمل متوازنة بالشك‪.‬‬
‫ومن المتفق عليه وإلى حد كبير بأن نجاح كل قرار يتخذه المدير يعتمد‬
‫كثيرا ً على المهارات اإلدراكية له من جهة ومهارات من يقوم بعملية التنفيذ‬
‫لذلك القرار‪.‬‬