Деловая документация

1.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Тема 1. «ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»
Автор: Никитина Анастасия Владимировна,
доцент, к.п.н.
elearn.ruc.su

2.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
План
1.
Понятие деловой письменной речи
2.
Основные требования к письменной деловой речи
3.
Особенности языкового оформления документов
elearn.ruc.su

3.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Понятие деловой письменной речи
elearn.ruc.su

4.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Организацию письменного делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах
работы — целые подразделения управления делами, общие служебные и ведомственные отделы,
канцелярии, секретариат.
Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми
видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения —
контрактами, договорами, соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.
Под деловой письменной коммуникацией понимается письменное взаимодействие между
отдельными организациями, государственными и частными предприятиями
Сферой применения официально-деловой письменной речи является обширная сеть актуальных
официально-деловых ситуаций
elearn.ruc.su

5.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Форма служебного документа —
это совокупность стандартно-эталонных элементов его оформления и
содержания, оцениваемых с точки зрения их служебного состава,
контрольного объема, канцелярской последовательности расположения и
взаимной связи в системе реквизитно-надзорной особенности.
elearn.ruc.su

6.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Деловые документы – это:
Средство письменного общения в сфере деловых отношений
Информационная база, обеспечивающая эффективность деловых отношений
Зафиксированная на материальном носителе информация
Информационно-аналитическая система, связанная с деловой информацией
Деловые документо-обороты в электронных системах
Инструмент управленческой деятельности
Средство оценивания качества деловой результативности
elearn.ruc.su

7.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Документы считаются действительными в распечатанном виде при подписях, печатях,
согласовании, дате и при необходимости ФИО и должности
Формируются в зависимости от целей делового взаимодействия
Хранятся и протоколируются, визируются, систематизируются,
каталогизируются, архивируются
В электронном виде: сканируются, оправляются по е-mail, используются в
электронных системах документооборотах, передаются по ватсапу
Формируются на бланках организации единого установленного образца
elearn.ruc.su

8.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Факторы эффективности письменной деловой коммуникации
elearn.ruc.su

9.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Типовыми целями документной коммуникации являются:
1.Привлечение внимания к проблеме
2.Информирование адресата
3.Побуждение его к действию — решению проблемы
4.Документирование, придание юридического статуса
какому-либо действию, событию
5.Поддержание деловых отношений
6.Заключение соглашения, договора
7. Предложение
elearn.ruc.su

10.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Основные требования к
письменной деловой речи
elearn.ruc.su

11.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Письменная деловая речь — языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой,
служебной информации. Итог документирования — создание документа!
Согласно ГОСТ Р 51141—98
«Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»:
«Документ — это зафиксированная на
материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать».
elearn.ruc.su

12.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Основные требования к письменной деловой речи:
Предметная точность
Коммуникативная точность
Логичность и
структурированность
elearn.ruc.su
Лаконизм и информативная
достаточность
Стандартизация и
унификация

13.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Формуляр-образец устанавливает следующий максимальный состав реквизитов и порядок
их расположения:
Государственный герб Российской Федерации.
Эмблема организации, предприятия.
Код предприятия, учреждения или организации по
общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).
1.Название вида документа.
2.Дата.
3.Адресат.
Код формы документа по общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
4.Гриф утверждения.
Наименование министерства или ведомства.
6.Заголовок к тексту.
Наименование учреждения, организации или
предприятия.
7.Отметка о контроле.
5.Резолюция.
Индекс почтового отделения
1.Текст.
2.Отметка о наличии приложения.
3.Подпись.
4.Печать.
5.Фамилия исполнителя и номер его телефона.
6.Отметка об исполнении документа и направлении его
в дело.
elearn.ruc.su

14.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Реквизит — обязательный информационный элемент документа, строго
закрепленный за определенным местом на бланке, листе
Наименование
организации
Подпись
Регистрационный
номер
Текст
Сведения о составителе
Дата документа
elearn.ruc.su

15.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Особенности языкового
оформления документов
elearn.ruc.su

16.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Канцелярский штамп:
1.Приказ издается.
2. Контроль возлагается или осуществляется.
3. Должностные оклады устанавливаются.
4. Выговор объявляется.
5. Порицание выносится.
6. Служебное письмо составляется или
направляется.
7. Отчет заслушивается.
elearn.ruc.su

17.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Специальная терминологическая и профессиональная лексика - точна и
однозначна, корректна, уместна, системна, логична в языке документов.
Примеры:
Юридическая терминология: договор,
лицензия,
кодекс,
попечительство,
правонарушение,
дееспособность,
обжаловать.
Финансовая терминология: финансы,
штраф,
неустойка,
кредит,
дистрибьютер, крилинг, лизинг.
elearn.ruc.su
бартер,

18.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Особенности языкового оформления документов:
1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств;
2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы, употребление присущих к
этому стилю слов
3) широкое использование терминологии, наименований, наличие особого запаса лексики и
фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;
4) повествовательный
перечислением;
характер
изложения,
использование
номинативных
предложений
с
5) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;
6) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних
фактов другим;
7) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств, устоявшихся выражений;
8) слабая индивидуализация стиля.
elearn.ruc.su

19.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются
особые требования:
1. Соблюдение лексических,
грамматических, стилистических норм,
характерных для официально- делового
стиля, обеспечивающих точность и
ясность изложения.
2. Однозначность используемых слов и
терминов.
3. Нейтральный тон изложения.
4. Отсутствие средств образности.
5. Не допущение лексики из других стилей.
6. Использование простых,
повествовательных, распространенных и
полных предложений.
elearn.ruc.su

20.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
Вопросы для самоконтроля
1. Что включает в себя понятие деловой письменной речи?
2. В чем особенность письменной деловой речи?
3. Каковы правила составления служебного документа по форме? Раскройте ключевые особенности языкового
оформления документов.
4. Что входит в состав реквизитов формуляра-образца и каков порядок их расположения?
5. Перечислите какие требования предъявляются к языковым средствам и стилю изложения информации в документе.
elearn.ruc.su

21.

Дисциплина «Деловые коммуникации»
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА ИЗ ЭЛЕКТРОННОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ
1. Абрамова, Н.А. Русский язык в деловой документации : учеб. пособие / Н.А. Абрамова .—
Москва : Проспект, 2017 .— 192 с. — ISBN 978-5-392-24246-7 .— URL:
https://lib.rucont.ru/efd/632757
2. Новая техническая документация // Переработка молока: технология, оборудование, продукция
.— 2015 .— №2 .— С. 40-40 .— URL: https://lib.rucont.ru/efd/587462
3. Документация ПМПК // Официальные документы в образовании .— 2016 .— №26 (598) .— С. 2457 .— URL: https://lib.rucont.ru/efd/464930
4. Документация и поддержка // Linux Format (Линукс Формат) .— 2015 .— №10 .— С. 28-28 .— URL:
https://lib.rucont.ru/efd/564503
5. ЭТАЛОНЫ. ВЫБОР, ПРИЗНАНИЕ, ПРИМЕНЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИЯ //
Современная лабораторная практика .— 2016 .— №3 .— С. 48-60 .— URL:
https://lib.rucont.ru/efd/577711
elearn.ruc.su