Лекция_5_Официально_деловой_стиль_Культура_письменного_делового

1. Официально-деловой стиль. Культура письменного делового общения

Лекция 5

2. План

• 1. Особенности официальноделового стиля.
• 2. Письменные жанры
официально-делового стиля.
• 3. Правила оформления основных
документов.

3.

1. Особенности официальноделового стиля

4. Официально-деловой стиль речи (ОДС)

* разновидность литературного языка,
которая функционирует в
административно-правовой
общественной деятельности;
* реализуется в текстах законов, приказов,
указов, распоряжений, договоров, актов,
различных документов, в деловой
переписке учреждений;
* основная форма его реализации –
письменная.

5. Экстралингвистические особенности ОДС

* точность изложения, не
допускающая возможности
инотолкований;
*детальность изложения;
* стереотипность,
* стандартизованность изложения;
* императивность изложения
(предписывающий характер
изложения).

6. Языковые особенности ОДС

* Языковой стандарт – это готовые
языковые формы, используемые в деловой
речи для быстрой и точной передачи
информации.
* Стандартизованные словесные
обороты
- помогают точно и быстро оформить наши
мысли, то есть ускоряют процесс
составления деловых бумаг,
- облегчают чтение этих бумаг.

7. Лексические особенности ОДС

• Основа ОДС общеупотребительная лексика,
то есть слова и словосочетания,
используемые независимо от
какого-либо стиля речи: вопрос,
учащийся, въезд, справедливо,
получить, отказаться и т.п

8. Лексические особенности ОДС

• названия разнообразных документов – акт,
аттестат, диплом, доверенность;
• слова и словосочетания, без которых нельзя
обойтись при составлении названных
документов:
вышестоящий,нижеподписавшийся,вручить,за
неимением, местожительство, наложить
резолюцию, удостоверить подпись,
ответственное лицо, повестка дня, принять к
сведению, ходатайствовать, поставить в
известность.

9. Лексические особенности ОДС

• профессиональная (юридическая и
дипломатическая) терминология:
законодательство, вéдение, акт,
полномочия, взимание, юридическое лицо,
отозвать, пользоваться иммунитетом,
подлежать юрисдикции, аккредитующее
государство;
• архаизмы: сей, оный, таковой.

10. Морфологические особенности ОДС

• Сложносокращенные слова (аббревиатуры):
МГУ, ООН;
• высокий процент инфинитива: Каждый
гражданин имеет право вносить в
государственные органы и общественные
организации предложения об улучшении их
деятельности, критиковать недостатки в
работе. Должностные лица обязаны в
установленные сроки рассматривать
предложения и заявления граждан, давать на
них ответы и принимать необходимые меры.

11. Морфологические особенности ОДС

• форма настоящего времени глаголов
имеет значение предписания, то есть
указывает на то, что следует или не
следует делать:
Преследование
за
критику
запрещается, Лица, преследующие за
критику,
привлекаются
к
ответственности.

12. Морфологические особенности ОДС

• существительные мужского рода,
обозначающие должности и звания:
профессор Петрова, врач Максимова,
работник милиции Савельева;
• существительные, обозначающие лицо
по признаку, обусловленному каким-либо
действием или отношением: ответчик,
квартиросъемщик, наниматель, опекун,
усыновитель, истец, свидетель

13. Морфологические особенности ОДС

• отглагольные существительные (часто с
приставкой не-): невыполнение,
несоблюдение;
• форма родительного падежа, а также
«цепочка» родительных падежей;
• распространенность конструкций без
местоимений: Просим…, Предлагаю…,
Приказываю…

14. Морфологические особенности ОДС

• употребление сложных предлогов, образованных от
существительных: в целях охраны труда(для), в
отношении отпуска (об), в силу обстоятельств (из-за), на
предмет прописки (о);
• предлог по:
- в сочетаниях с Д.п.(по болезни, по причине) близок по
значению к предлогу из-за,
- в сочетаниях с П.п.(по истечении срока, по прибытии, по
достижении совершеннолетия) – предлогу после.
Кинотеатр не работает по техническим причинам,
Постоянным рабочим лесной промышленности
предоставляются дополнительные отпуска по истечении
каждых трех лет непрерывной работы на одном
предприятии.

15. Синтаксические особенности ОДС

• Использование в качестве
сказуемого словосочетаний типа
принимать решение, вносить
предложение;
• широкое распространение
пассивных(страдательных)конструк
ций: по конкурсу зачислено,
зарегистрировано 120 заявлений;

16. Синтаксические особенности ОДС

• прямой порядок слов в предложении:
- подлежащее должно всегда стоять ближе к
началу предложения и, как правило,
предшествовать сказуемому;
- определение располагается перед определяемым
словом;
- дополнение идет сразу после управляющего
слова;
- обстоятельственные слова следует ставить ближе
к слову, от которого они зависят;
- вводные слова лучше употреблять в начале
предложения.

17.

2. Жанры официальноделового стиля

18.

Шарль Балли
• Язык официальный, - резко
отличается от
общеупотребительной речи и
обладает ярко выраженной
социальной окраской, он
владеет совокупностью
речевых фактов, служащих
для того, чтобы в точных и
безличных формулах
выражать обстоятельства,
которые накладывает на
человека жизнь в обществе,
начиная с нотариальных
актов и полицейских
уложений и кончая статьями
кодекса и конституций.

19. Подстили ОДС

• Дипломатический.
• Законодательный.
• Управленческий.

20. Документ

(от лат. documentum –
доказательство, свидетельство) –
это деловая бумага, обладающая
юридической силой. В русский
язык это слово вошло в обиход в
Петровскую эпоху.

21. Основные требования к документам

• достоверность,
• достаточность для принятия
решения,
• отсутствие избыточности.

22. Функции документов

• общие функции:
информационная, социальная,
коммуникативная, культурная;
• специальные функции:
управленческая, правовая,
функция исторического
источника.

23. Виды (жанры) деловых документов

1. Личные документы:
• Заявление - документ, содержащий просьбу или
предложение лица (лиц), адресованный
должностному лицу или организации.
• Доверенность - документ, свидетельствующий о
предоставлении права другому лицу на
совершение определенных действий.
• Резюме - документ, представляющий
потенциальному работодателю анкетные данные,
профессиональные и личные качества и
возможности претендента на какую-либо
должность
• Автобиография - документ, в котором дается
краткое описание своей жизни

24. Виды (жанры) деловых документов

• 2. Организационно-распорядительные
документы:
• постановление,
• распоряжение,
• приказ,
• решение

25. Виды (жанры) деловых документов

• 3. Административно-организационные
документы:
• договор (соглашение, контракт),
• трудовой договор (трудовое соглашение),
• устав,
• отчет,
• план

26. Виды (жанры) деловых документов

• 4. Информационно-справочные,
справочно-аналитические документы:
справка,
• акт,
• докладная записка,
• объяснительная записка,
• сводка,
• обзор

27. Виды (жанры) деловых документов

5. Деловые письма: письмо-вопрос;
письмо-просьба; письмо-обращение;
письмо-предложение, письмопредупреждение; письмо-напоминание;
письмо-приглашение, письмо-напоминание,
сопроводительное письмо, гарантийное
письмо, информационное письмо.
6. Финансовые и учетные: счёт-фактура,
балансовый отчёт

28. Типы и виды деловой документации

• по месту составления: внутренние и
внешние;
• по содержанию и назначению:
распорядительные, отчетные, справочные,
плановые, организационные, инструктивнометодические и т.д.;
• по форме: индивидуальные (когда
содержание каждого документа имеет свои
особенности), трафаретные (когда часть
документа отпечатана, а часть заполнена) и
типовые (созданные для группы
однородных предприятий, организаций);

29. Типы и виды деловой документации

• по срокам исполнения: срочные,
второстепенные, периодические,
итоговые;
• по происхождению: служебные и
личные;
• по виду оформления: подлинные,
копии, выписки, дубликаты;

30. Типы и виды деловой документации

• по фактору доступности
информации: документы открытого
пользования, ограниченного доступа,
конфиденциального характера;
• по форме отправления: традиционные
почтовые пересылки, электронная
почта, факсовые отправления и т. д.

31.

3. Правила оформления
основных документов

32. Задачи письменного делового общения

• информирование адресата,
• привлечение внимания к проблеме,
• побуждение к действию (решению проблем),
• придание юридического статуса
(документирование отношений, сделок),
• инициирование и поддержка деловых
отношений,
• решение конфликтных ситуаций.

33. Перед составителем документа стоят следующие трудности:

– прояснение сложившейся официальноделовой ситуации,
– выбор документа в соответствии со
сложившейся ситуацией,
– знание формы (схемы) выбранного
документа,
– выбор лексики и лексических формул,
– выбор грамматических средств, главным
образом, синтаксических конструкций.

34. Постоянные элементы содержания документа

• Реквизиты – это обязательные информационные элементы,
установленные законом или распоряжением для разных видов
документов. К ним относят:
– герб РФ (для государственных предприятий),
– эмблема (для организаций),
– сведения об адресате,
– сведения об адресанте,
– регистрационный номер,
– наименование жанра документа,
– текст документа,
– опись документальных приложений (если есть),
– дата,
– подпись автора документа и других лиц,
– отметки об исполнителе, об исполнении, о поступлении документа
в организацию.

35. Основные правила оформления документов

• стандарт оформления представлен в ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»;
• оформление производить с помощью
компьютерной оргтехники (исключение –
документы личного характера);

36. Основные правила оформления документов

• текст документов печатать на бланках формата
A4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на
бланках формата A5 и менее - через один
межстрочный интервал, шрифтом Times New
Roman (12, 13, 14);
• расстояние между отдельными реквизитами от 1,5 (большинство деловых документов) до 3
межстрочных интервалов; поля документа
справа 1 см, слева, сверху и снизу по 2 см;

37. Основные правила оформления документов

• страницы документа подлежат нумерации
(арабскими цифрами без точек и тире)
посередине в верхнем поле документа; если
первая страница – бланк, то она считается, но
не нумеруется, все последующие страницы и
считаются, и нумеруются;
• в документах запрещены сокращения, кроме
общепринятых, закрепленных в справочниках
и ГОСТ (http://doc-style.ru/SPR/?id=1.10)

38. Заявление

• документ, содержащий просьбу какоголибо лица, адресованный организации
или должностному лицу учреждения.

39. Образец заявления

40. Расположение частей заявления:

• наименование текст заявления пишется с
красной строки;
• дата ставится слева, подпись – справа.
• оформление наименование адресата
пишется вверху с отступом в треть строки;
• фамилия, имя и отчество заявителя – под
адресатом, с предлогом от или без него;
• после слова заявление ставится точка.

41. Оформление наименования адресата заявления:

• Если оно представляет собой название
организации, то ставится в
винительном падеже;
• если это название должностного лица
– в дательном падеже.

42. Клишированные формы в заявлении:

1. Просьба выражается:
• Прошу + инфинитив (разрешить,
допустить и т.п.)
• Прошу Вашего разрешения (согласия) + на
что? (на зачисление, на выезд и т.п.
2. Конструкции для ввода аргументации:
ввиду того что …; в связи с тем, что …; на
основании того, что …; потому что …;
так как …; учитывая (что).

43. Докладная записка

• документ, адресованный
руководителю учреждения,
информирующий о имеющем
место явлении, факте, событии, о
сложившейся ситуации, о
выполненной работе.

44. Образец докладной записки

45. Объяснительная записка

• документ, поясняющий
содержание отдельных положений
основного документа или
объясняющий причины какоголибо события, факта, поступка.

46.

47. Автобиография

• документ, в котором дается краткое
описание своей жизни,
• сообщаются сугубо официальные
сведения: год и место рождения,
образование, место работы,
местожительство, семейное
положение.

48. Образец автобиографии

49. Резюме

• документ, представляющий
потенциальному работодателю
анкетные данные,
профессиональные и личные
качества и возможности
претендента на какую-либо
должность.

50. Типовое резюме включает:

• – основной текст, включающий в себя перечень
мест работы и/или учебы (при этом следует
придерживаться, как правило, обратной
хронологической последовательности или
руководствоваться принципом значимости) с
указанием полного официального наименования
организаций, периода времени пребывания в них,
наименование занимаемой должности (учебной
специальности);
• – дополнительные сведения (опыт внештатной
работы, общественная деятельность,
профессиональная переподготовка);

51. Типовое резюме включает:

• – дополнительные сведения (опыт внештатной
работы, общественная деятельность,
профессиональная переподготовка);
• – прочие сведения (сопутствующие знания и
навыки: знание иностранных языков, заграничные
поездки, владение компьютером, вождение
автомобиля);
• – отличия и награды, ученые степени (раздел не
является обязательным);
• – интересы, склонности, имеющие отношение к
предполагаемой профессиональной деятельности
соискателя (содержание – на усмотрение
соискателя, раздел не является обязательным);

52. Типовое резюме включает:

• – иная вспомогательная информация
(на усмотрение соискателя);
• – рекомендации (сведения о
рекомендациях);
• – дата написания резюме;
• – подпись соискателя.

53.

54. Доверенность

• документ, свидетельствующий
о предоставлении права
другому лицу на совершение
определенных действий

55. Образец доверенности

56. Расписка

• документ, подтверждающий
получение каких-либо
материальных ценностей

57. Образец расписки

58.

Спасибо за внимание!