Инструкция по закупкам

1.

Инструкция
по Закупкам

2.

Алгоритм действий при закупке
Определить ЧТО покупаем
(+исследуем рынок)
Определяем ОБЪЕМ закупки
Для административных закупок:
Высылаем запрос на утверждение целесообразности
закупки в Джойнт
Составляем RFP (письмо приглашение, тех. задание, спецификацию).
(Если сумма закупки больше 7 000$, то RFP высылаем на одобрение в
Джойнт ПЕРЕД отправкой поставщику)
Рассылаем RFP поставщикам, ждем ответ

3.

Рассматриваем документы от поставщиков
Если сумма закупки более 3000$ составляем протокол УК
Если сумма тендерная и выше 30 000$, то высылаем протокол УК и документы от поставщиков на
рассмотрение в Джойнт ДО заседания комиссии заблаговременно
Если сумма до 30 000$, то высылаем Протокол УК ВМЕСТЕ со всеми документами в Джойнт после
проведения заседания Закупочной комиссии
Проводим заседание комиссии, определяем победителя.
Пишем протокол Закупочной Комиссии
Если закупка ДО 3000$ - просто информируем письменно РКЗ о заседании и выбранном поставщике: высылаем
сравнительную таблицу и протокол.
Если закупка от 3000$ до 7000$ - высылаем НА УТВЕРЖДЕНИЕ РКЗ
Если закупка свыше 7000$ - высылаем РКЗ, а РКЗ – в ИЕРУСАЛИМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ

4.

Закупки бывают
Административные
Программные
Делаем запрос на одобрение целесообразности
Независимо от стоимости!!
Сразу проводим процедуру:
маркетинг/ тендер

5.

2 комиссии и
2 протокола:
УК (комиссия по
утверждению
поставщиков)
Проверка поставщиков
– 2 сотр: юрист/бухгалтер
и закупщик
от 3000$
ЗК (закупочная комиссия)
Выбор поставщика
min 4:
Директор назначает +
одобр. Джойнта
+1 от общественности
Кто ищет и общается с
поставщиками не голосует
Max на 2 года
Min кворум – 3 чел-ка
от 500$

6.

Протокол УК от 3000$

7.

Что Проверяем у поставщиков, на закупку
от 3000$:
Как это можно проверить:
Является ли действующим юр. лицом
УНП вносим на сайте:
http://egr.gov.by/egrn/index.jsp?content=Find
Какая у него форма налогообложения (плательщик/ не
плательщик НДС, плательщик единого налога)
!ВАЖНО! Уточняем у бухгалтера как на нас отразится
форма налогообложения поставщика ещё ДО
проведения конкурса
Запрашиваем письмо у поставщика
Имеет ли право заниматься видом деятельности
(Лицензии, сертификаты соответствия)
!ВАЖНО! Данная информация обязательна к проверке
на любую сумму закупки если деятельность подлежит
лицензированию
Запрашиваем у поставщика лицензии, сертификаты, если
это лицензируемый вид деятельности
Аффилированность с нашими сотрудниками
Запрашиваем письмо в произвольной форме у
поставщика, можно включить в таблицу к заполнению
Аффилированность с другими участниками
Запрашиваем Устав, смотрим сайты поставщиков

8.

Что ДОПОЛНИТЕЛЬНО проверяем у поставщика,
выигравшего закупку
от 7000$:
Как это можно проверить:
Не находится ли он в процессе ликвидации/
банкротства
https://bankrot.gov.by/Messages/MessagesList
В реестре не должен быть указан
Есть ли задолженности по налогам
http://www.portal.nalog.gov.by/debtor
Задолженность по налогам перед бюджетом:
отсутствует
Не ведется ли в его отношении исполнительное
делопроизводство
https://minjust.gov.by/directions/enforcement/debtor
s/
Кто имеет право подписи Договора на указанную
сумму, и при каких условиях
Запросить у поставщика Устав, доверенность, иной
документ подтверждающий право подписи
договора
Дополнительно проверяются следующие факты (заполняется только для закупок на
тендерную сумму для победителей)
№ Наименование
п
поставщика
.
п
не находится ли этот поставщик в
процессе ликвидации,
реорганизации, уменьшении
уставного капитала
Да/нет – источник информации
(название
документа
поставщика/ адрес интернет
сайта)
не находится ли
поставщик на
какой-либо
стадии
банкротства
Да/нет
–
источник
информации (название
документа поставщика/
адрес интернет сайта)
не ведется ли в
отношении
поставщика
исполнительное
производство
Да/нет
–
источник
информации
(название
документа
поставщика/
адрес интернет сайта)
наличие
задолженност
и по налогам
Кто имеет право подписи
Договора на
указанную сумму, и
при каких условиях
Да/нет – источник
информации
(название документа
поставщика/
адрес
интернет сайта)
Должность
–
условия
источник
информации
(название
документа
поставщика/ адрес интернет
сайта)
Выводы
комиссии

9.

Для этого есть портал Ilex.by (есть логины и пароли у бухгалтерии)
Ilex.by
Бобруйск
Витебск
Гомель
Минск
ЕСТЬ ДОСТУП

10.

Протокол ЗК: обязателен от 1500$ либо от меньшей суммы
если это закреплено внутренними правилами организации
1. Дата заседания комиссии, название организации
2. Для каких организаций проводится тендер
3. Параметры процедуры
• Способ выбора победителя (на всю поставку или на отдельные предметы)
• Способ расчета победителя (по минимальной из предложенных цен или по перерасчету на усредненную единицу)
• Цена – фиксированная или привязанная (к чему); условный курс доллара к местной валюте, принятый для данной закупки
• Для тендера – Тип тендера: закрытый/открытый с публикациями (перечислить издания); анонимный/не анонимный
4. Перечисление присутствовавших, их должности в организации/ях и статус по отношению к процедуре: с/без права голоса/консультант/наблюдатель
5. Присутствие/отсутствие аудитора
6. Повестка дня, перечисление предметов закупки с указанием их количества
7. Перечисление потенциальных поставщиков, которым были посланы письма-приглашения
8. Перечисление поставщиков, от которых были получены ответы
9. Пояснение причин отстранения поставщиков, если оно имело место.
10. Решение о выборе поставщика
11. Примечание/пояснение – если необходимо
12. Подписи членов закупочной комиссии и наблюдателей
13. В случае, если выигравший поставщик аффилирован по отношению к организации, проводившей тендер, или по отношению к руководителям
организации, данный факт должен быть отражён в протоколе заседания закупочной комиссии.
14. ВСЕ ВАЖНЫЕ ФАКТЫ В ПРОЦЕССЕ ЗАСЕДАНИЯ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ОТРАЖЕНЫ В ПРОТОКОЛЕ

11.

Схема утверждения закупок:
Сумма закупки
Для финансируемых организаций
До 3000$
Утверждение внутри организации
ОТ 3000$ до 7000$
Утверждение региональным офисом Джойнта
От 7000$ и выше
1. Утверждение региональным офисом Джойнта
2. Утверждение в Иерусалиме
Административные закупки +
реабилитационное оборудование
На утверждение целесообразности в Джойнт
Все закупки
Информационное письмо РКЗ с наименованием поставщика и
суммой закупки, сравнительную таблицу и протокол

12.

МЕТОД (Процедура)
Выбора поставщика
Маркетинг
(до 7000$)
До 3000$ обычный
Строгий маркетинг от 3000$
до 7000$
Тендер
(от 7000$)

13.

КОГДА МАРКЕТИНГ?
Если стоимость меньше 7000$
Перед каждым тендером (предтендерный маркетинг)
Если действующий поставщик повышает цену (чтобы понять
насколько правомочен запрос)
С разрешения вышестоящей организации вместо нового тендера
при продлении договора.

14.

МАРКЕТИНГИ
ДО 1500$
ОТ 1500$ до 3000$
ОТ 3000$ до 6999$
бесконкурентный
конкурентный
Min
поставщиков:
Не менее 6
Не менее 3х с КП на основе RFP Не менее 3х с КП на основе RFP
Без КП не менее 6
Способ
Исследование рынка для
определения средней цены
КП на основе RFP
Можно также делать
исследование рынка
КП на основе RFP
Победитель:
не выше среднейрыночной*
цены
самая низкая цена
самая низкая цена
Способ
получения КП:
любым способом (лучше в
Интернете) с датой, источником
инф-ции и сотрудником который
собирал инф-цию
Печать и оригинальная
подпись на КП не обязательны
Обмен информацией с
поставщиком – e-mail, либо
другой письменный способ
КП должны быть с печатью и
подписью поставщика
(достаточно скана)
*Цена выигравшего поставщика
НЕ УЧИТЫВАЕТСЯ при расчёте
средней цены
строгий
Запрашиваем документы:
свидет-во о гос.рег., Устав,
письмо об аффилированности,
форму налогообложения,
лицензии

15.

Как можно получить КП от поставщика от
500$ до 3000$
Поставщик заполняет таблицу, которую Вы ему выслали
Вы запрашиваете прайс-лист или счет у поставщика
Сравниваете цены в Интернете и делаете print screen
Сотрудник производит «Контрольную закупку» (с разрешения
Джойнта)
Комбинируете вышеперечисленное

16.

Обязательно для закупок на сумму выше
3000$ запрашиваем у поставщика:
Свидетельство о гос. регистрации
Форму налогообложения
Письмо об аффилированности относительно
сотрудников нашей организации
Документы для установления
аффилированности между поставщиками: как
правило Устав

17.

От 7000$ - Тендер
Открытый, подача рекламы в СМИ
Перед каждым тендером – предтендерный
маркетинг
Проходит в несколько заседаний комиссий
Во время тендера проводятся торги по телефону
Равные условия: Если что-то рассказываете
одним, то остальным высылаете ту же
информацию
Если меняются существенные условия тендера,
то только директор организации может вносить
изменения

18.

Пред тендерный маркетинг делаем среди:
На сумму более 100 000$ - не менее чем среди 5ти поставщиков
На сумму менее 100 000$ - не менее чем среди 3х поставщиков
Проводится среди поставщиков, которые НЕ УЧАСТВУЮТ В ТЕНДЕРЕ

19.

Этапы тендера
1 этап
Проверка и утверждение
поставщиков УК
За несколько дней ДО
тендера.
Либо в день тендера, но с
объявлением перерыва
2 этап
Открытие ящика и внесение
данных в таблицу
3 этап
Заседание Закупочной
Комиссии

20.

2 этап
Открытие ящика с КП
Min 3 человека ЗК, один из них – председатель
Председатель назначает одного из участников секретарем и тот ведет протокол ЗК
Считаем и вскрываем конверты
Председатель назначает 2 человека (НЕ ЧЛЕНЫ комиссии и не голосуют) чтобы
внести все данные в сравнительную таблицу в Excel
Если заносить в таблицу долго, то можно перенести 3й этап на другой день, НО не
позднее 48 часов после вскрытия ящика
После открытия конвертов ВСЕ присутствующие должны расписаться на КП (на полях
или обороте каждого листа)
Если кол-во листов больше 10, то председатель решает на каком листе
подписываться

21.

3 этап
Все из ЗК + приглашенные
У всех есть распечатанные сравнительные
таблицы
Отстраняют тех, кто не удовлетворяет условиям,
либо не все документы подал
Каждая стадия заносится в протокол ЗК
Определяется победитель/ли
Протокол ЗК подписывается всеми членами
комиссии

22.

Выбираем победителя
Как правило по самой низкой цене и соответствию ТЗ
Если на этапе выбора остается 1 поставщик, то выбор по min цене
затруднителен. Тогда комиссия должна сравнить его цены с ценами на
пред-тендерном маркетинге.
- Если цена поставщика ниже – то он выиграл. Если выше, то:
- Если в RFP были предусмотрены торги, то нужно просить скидку. Если
не дает результата, то тендер д.б. отменен и сделан заново
Если принимал участие 1 поставщик – утверждение Нацига
Если выиграл не самый дешевый – аргументация + утверждение
Нацига
Высылаем итоги тендера аудитору, РКЗ. А РКЗ – в Иерусалим.

23.

Изменения после тендера:
Если в течение тендерного периода поставщик нарушает условия договора, и организация считает, что
необходимо прервать договор, директор организации должен обратиться в региональный Джойнт.
Решение об одностороннем расторжении договора принимается Утверждающей комиссией Джойнта:
РКЗ, юриста и Нецига.
В случае, когда выигравший поставщик отменяет свое коммерческое предложение или принято
решение об одностороннем расторжении договора, Закупочная Комиссия обращается к поставщику,
давшему следующее по цене предложение.
Данные первого поставщика передаются Нецигу и в комиссию по утверждению поставщиков (в
расширенном составе), чтобы она рассмотрела целесообразность отстранения поставщика от участия в
тендерах.
Обо всех случаях замены поставщика Джойнт должен информировать Координатора закупок в
Иерусалиме.
Если в период после тендера поставщик обратился с просьбой установить новую цену на товар/ы
вследствие значительного изменения рыночной цены, необходимо провести ценовое исследование
рынка и отправить его результаты в вышестоящую организацию для принятия решения.

24.

Документы, которые высылаем на
одобрение в Джойнт
1. RFP (с тех. Заданием и спецификацией)
2. Протокол УК с подписями
3. Протокол ЗК с подписями
4. Если Тендер, то: Таблица пред- тендерного маркетинга, с вычисленными
средними ценами (в Excel)
5. Тендерная таблица сравнения цен поставщиков (в Excel, а расчёты
произведены по формулам). В эту таблицу необходимо внести и средние цены
пред-тендерного маркетинга – последней колонкой.
6. Если маркетинг, то КП от поставщиков после вашего маркетинга. Если во
время тендера – КП от поставщиков.
Дополнительно: для одобрения поставщиков Минским офисом Джойнт –
необходимо выслать их уставные документы РКЗ.

25.

Только утвержденные поставщики допускаются к участию в тендере (Протокол
УК)
Если тендер свыше 30 000$, ТО проверяем 3 пункта ДО заседания закупочной
комиссии:
1. Не находится ли поставщик в процессе ликвидации/банкротства
2. имеются ли задолженности по налогам
3. не ведется ли в отношении него исполнительное делопроизводство
Если тендер менее 30 000$, ТО проверяем эти пункты ТОЛЬКО ДЛЯ ПОБЕДИТЕЛЯ
Если 2 и 3 пункты присутствуют, это не значит что он снимается. Если поставщик
выиграет, то у него нужно запросить разъяснения до полного снятия сомнений.
Все документы для утверждения поставщиков УК необходимо запрашивать за
несколько дней до тендера. Эти документы НЕ ДОЛЖНЫ содержать цены!
Документы можно выслать на e-mail закупщику.
Ценовые предложения высылаются почтой и складываются запечатанными в
тендерный ящик

26.

Тендерный ящик
Запирается на ключ
Для тендеров на сумму свыше 30 000$ - ключ хранится
у аудитора
Для тендеров на сумму ниже 30 000$ - у директора
организации
Предтендерный маркетинг тоже в запечатанном
конверте кидаем в ящик
Если КП пришло заказным письмом, то сотрудник
который его получил сразу кидает его в ящик, не
вскрывая

27.

ДОКУМЕНТЫ процедуры закупки И ИХ
ХРАНЕНИЕ
Для каждой закупки папка минимум:
Запрос (RFP) +Тех. Задание + спецификацию
Коммерческие предложения и отказы
Протоколы заседаний УК и ЗК
Таблицы сравнения цен от поставщиков
Письмо об утверждении решения ЗК
Все документы, связанные с закупкой храним
2 года

28.

Договор с поставщиком
Дата подписания только ПОСЛЕ даты утверждения Джойнтом
Пример: договор от 05.09.2020, а одобрение от 06.09.2020 – ОШИБКА.
Договор не подписывать ранее чем 06.09.2020!!
Указываем ВСЕ преференции в результате переговоров
Предусматриваем возможность расторжения договора на выгодных
условиях
Высылаем договор на рассмотрение РКЗ на сумму свыше 3000$
Рекомендуем визировать и рецензировать договоры у юриста
Указывать в договоре в каких документах будет видна скидка

29.

Предоплата свыше 50%

30.

Предоплата свыше 50%
Предпочтительна оплата по факту
Предоплата не может превышать 50% от стоимости разовой поставки
100% предоплата только в исключительных случаях при условии:
Общая сумма договора не выше 2000$
Поставка не позднее 7 дней после оплаты
Каждый случай д.б. ПРЕДВАРИТЕЛЬНО ПИСЬМЕННО УТВЕРЖДЕН
Директором организации.
свыше 1000$: РКЗ д.б. проинформирован письменно
Свыше 2000$ - необходимо ПИСЬМЕННОЕ разрешение Координатора
Закупок в Иерусалиме

31.

Планы VS реальность

32.

План закупок
К концу ноября каждого года высылать РКЗ в Джойнт
Работать с ним на протяжении всего года. Обновление раз/месяц РКЗ
Наименование организации
Адрес местонахождения организации
ФИО Закупцика/Телефон
Электронная почта
Дата заполнения
Условия закупки
Закупка
№
№ (Программа)
1 СОС
2
Описание
график осуществления процедур закупки
Утверждение закупки
Утвержден
ие
Срок
целесообр утверж
дата
дата
утвержде
действ
Способ закупки азности и дение Поставщик Кол-во Объем объём
дата
заключе
утверждени
нная
ия
(после
закупок в закупки, закупки, проведения
мин.
РФП
ния
я
сумма
маркет
выбора)
год
руб.
$
Требовани
договора
инга
й.
бытовая техника тендер
да
да
Триовист
ежемес
35000 14285 05.01.21 08.01.21 34850
10.01. 04.01.
21
21

33.

1 раз в 2 месяца сравнивать план и реальные
выплаты контрагенту + отчет РКЗ
Проверка по консолидации:
План по закупкам:

34.

Создание базы поставщиков региона
После встречи будет создан файл с общим доступом.
Каждый закупщик скинет туда поставщиков, с которыми сотрудничал, к которому
обращался.
Поставщики по видам закупок
Каждый сможет добавлять, поправлять, брать информацию
Вид
закупки:
Поставщик:
Регион работы:
Работали с ним
или нет:
Даты
сотрудничества
Доставка
Отзывы о
работе:
Бытовая
техника
ООО Триовист
Гомель, Речица,
Минск, Бобруйск,
…
Да (Гомель),
Да (Минск),
Да (Витебск)
01.01.2017 31.12.2017
…
Есть, до
квартиры,
входит в
стоимость
Хороший
сервис,
охотно идут
на контакт…

35.

Я к вам пишу – чего же боле?!

36.

Письма РКЗ, ответы аудитору, запрос на
тендер
Четкая полная информация:
Даты, суммы, доп. финансирование, когда, кто, сколько осталось, сколько хотите
потратить до конца периода, когда утверждалось и т.д.
Перечень приложений
При превышении одобренных сумм: пояснительные записки/объяснительные, письма
Ответ на поставленный вопрос
Ответ в поставленный срок/ уведомление о невозможности выполнить в срок
Молчание – это не ответ
Документы перевернутые, читабельные, Переименованные! https://tools.pdf24.org/ru/editpdf

37.

Документы к поставщикам:
Адекватные запросы
Полная информация о нас
Без сумм, только объемы
Не запрашивать то, чего не нужно (или что можно
найти в Интернете)
Понятный язык в RFP
Читайте что пишете поставщику

38.

Важные моменты, что высылать РКЗ:
Для закупок от 1500$ до 3000$ высылать письмо с пометкой «FYI»:
- Протоколом
- Сравнительной таблицей цен
Документы (от поставщиков) по тендеру высылать:
От 30 000$ - ДО тендера на одобрение поставщика.
Договоры высылать РКЗ:
Для закупок от 3000$
Закупки с пограничной суммой около 3000$ по плану:
На одобрение к РКЗ, делаем по правилам от 3000$

39.

Благодарю за внимание!