Топ-10 способов снизить затраты в закупках на нестабильных рынках

1.

Топ-10 способов снизить затраты
в
закупках на нестабильных рынках
2022

2.

Топ-10 способов по снижению затрат на динамичном рынке:
1. Ускорение закупок в 2-3 раза
2. Рамочные контракты с формульным ценообразованием
3. Остальные закупки – на Электронные торговые площадки (ЭТП)
4. Балансировка пулов квалифицированных поставщиков (VMS)
5. Гибкие нормативы уровня товарных запасов
6. Гибкие условия оплаты
7. Перевод поставщиков на прогрессивные ретро-бонусы (rebates)
8. Валютные коридоры
9. Мониторинг мер государственной поддержки
10. Консигнационные склады + технологии VMI

3.

1. Ускорение закупок в 2-3 раза
Анализ цикла закупок, нормирование операций
Гибкие матрицы согласования (от условий и суммы сделки)
Максимальный перевод согласований в электронный вид (договоры, потребность,
заказы), с доступом через мобильное приложение
Подготовка панели квалифицированных поставщиков
Исключение работы отдела закупок по ряду категорий за счет соединения
заказчиков и поставщиков на согласованных условиях
Пример: ускорение цикла закупок с 60 дней до 30 дней для компании с годовым
объемом закупок в 5 млрд. руб. позволило снизить среднюю оборачиваемость
запасов с 2 месяцев до 1 месяца, что дает экономию на кредитных средствах 5 000 000
000 * 12% / 365 * 30 дней = 49,3 млн. руб.

4.

Пример гибкой матрицы согласования

5.

Запуск проекта по ускорению
1.
Критический обзор всех этапов закупок и снабжения в компании (Decomposition)
2.
Запуск ретроспективного анализа хронометража по всем участкам и участникам процесса
(Process Mining)
3.
Выявление причин операционных отклонений (программные, организационные, кадровые и
т.п.) (Factor Analysis)
4.
Пересмотр процессов и процедур (Process Reengineering)
5.
Разработка нормативов по каждому этапу цикла закупок, использование метода перцентилей,
бенчмарков и экспертных ожиданий (Norming)
6.
Развертывание системы наблюдений, в разрезе категорий, сотрудников, поставщиков
(Dashboard Deployment)
7.
Оценка результатов, подведение KPI, анализ причин отклонений (Check)
Цель – ускорение процессов в 2-3 раза , выход на best-in-class показатели по отрасли

6.

Области для ускорения
ТЗ
-
Early Procurement
Involvement
-
Вовлечение
экспертизы
поставщиков
-
-
Контракт
-
Для простых случаев – анализ точки
заказа
Конкурс из
сбалансированных
пулов (VMS)
-
Рамочные контракты- с
формульным
ценообразованием
-
Отказ от ненужных покупок, учет
аналогов, система межфилиальных
перемещений
E-bidding
-
Шаблоны всех типов
документов
-
Кроссфункциональные
группы
Workshops, в т.ч. с
внутренними и
внешними
стейкхолдерами
Выбор
поставщика
MRP
-
VMI и CPFR
-
Сценарное
моделирование,
учет рисков
-
Управление
буферами запасов
на всех участках
-
-
-
Учет рисков по цепи
поставок, включая
поставщиков 2-го и 3го уровней
ESG факторы
Should Cost модели
для оценки
справедливой цены
Open Book контракты
-
Гибкие матрицы
согласования
Учет рейтинга
поставщиков и его
грейда
Электронное
согласование
Исполнение
Промежуточный
контроль для
выявления
отклонений
Итоги
-
Автоматические
рассылки по меткам
(приближение,
задержка,
критическая
задержка)
Доступность данных
для поставщика и
заказчика в режиме
онлайн
Алгоритм действий
при отклонениях по
количеству,
качеству
Обновление
рейтинга
Поставщика
Автоплатежи

7.

Пример электронного согласования с мобильного
телефона

8.

2. Перевод закупок на рамочные контракты с формульным ценообразованием
Четыре способа ценообразования:
Фиксация на квартал, полугодие, год (риск, что цена будет с запасом)
Согласование %% скидки от розничной цены поставщика
Разработка формулы цены с привязкой к биржевым индексам
Полностью открытое ценообразование Open Book с раскрытием затрат
Пример: у компании с годовым объемом закупок в 10 млрд. руб. 80% затрат были по
регулярным закупкам от 33 поставщиков. Половину перевели на рамочные контракты с
формульным ценообразованием, что сократило трудозатраты отдела закупок на
проведение конкурсов, подписание спецификаций на 25%, что составляет 7,5 млн. руб.
стоимости трудочасов. Помимо этого удалось ускорить цикл размещения заказа,
скорость поставки и улучшить показатели оборачиваемости товарных запасов

9.

Формула цены на газ

10.

3. Остальные закупки – на ЭТП
Возможность быстрого обращения к пулам квалифицированных поставщиков
Привлечение новых поставщиков
Высокая прозрачность закупочных процедур
Высокая скорость закупочных процедур
Пример:
https://pharmvestnik.ru/content/articles/Azimjon-Azizov-my-izmenili-tehnologiu-zakupok-i-srazu-poluchili-effekt.html
Петровакс — крупнейший в России экспортер оригинальных лекарственных средств, препараты «Петровакса» поставляют в 12 стран, включая
государства ЕАЭС, Ближнего Востока и Евросоюза. В 2020 году выручка компании составила 12,5 млрд руб.
За год на счету предприятия 642 открытые закупки в виде электронных аукционов (одноэтапных и реже двухэтапных).
Подписаны 602 контракта на сумму свыше 500 тыс. руб.
548 закупок прошли с участием более трех поставщиков.
Средняя экономия средств при закупках составила 13,9% благодаря использованию следующих правил: для закупок стоимостью ниже 100 тыс. руб. —
среднее среди первых коммерческих предложений по цене заказа, для закупок стоимостью свыше 100 тыс. руб. — первое лучшее предложение по
цене заказа.

11.

4. Балансировка пулов квалифицированных поставщиков
Инновационный подход:
Традиционный подход:
«Быстрый» поиск поставщиков
Проведение скоринга и
квалификации поставщиков
Ad Hoc approach
Необходимость проведения
тендера
Формирование и балансировка
пулов
Запрос предложений (RFQ)
Необходимость проведения
тендера
Отбор победителей, их проверка и
квалификация
Тендер по квалифицированным
пулам
Ongoing process
Квалификационные анкеты по
категориям
Поступающие предложения
«архивируются»

12.

5. Гибкие нормативы уровня товарных запасов
Ситуации:
Закупка крупных партий по старым ценам
Хеджирование валютных рисков за счет сверх-нормативных закупок
Снижение риска дефицита материала и связанных с ним потерь
Пример: компания приобретает доски для производства поддонов на 125 млн руб в
год. Каждую весну во время бездорожья досок не хватает, цены повышаются и
приходится вместо досок 2 и 3 сорта – иногда покупать доски 1 сорта, которые стоят
дороже. Однажды принято решение о создании запаса в 1 кв. на весь 2 кв.,
поставщики даже снизили цены на 10% в зимний период ради такой сделки. Также
удалось избежать закупки досок 1 сорта. Итоговая экономия составила 25 млн. руб.

13.

6. Гибкие условия оплаты
Варианты реализации:
Мы допускаем уменьшение отсрочки платежа с существенной скидкой (более 1%
за 30 дней разницы)
Мы допускаем аванс с существенной скидкой (более 1% за 30 дней разницы +
несколько процентов за риск)
Мы допускаем увеличение отсрочки платежа с увеличением цены, но не более 1%
за 30 дней разницы
Мы допускаем подписание длинной отсрочки платежа (90-150 дней), особенно по
импортным контрактам, с правом досрочной оплаты и начислением покупателю
ретро-бонуса за досрочную оплату в размере 1% за каждые 30 дней (например).
Таким образом, по импортным контрактам у нас есть возможность «поймать»
момент, получить ретро-бонус от поставщика за досрочную оплату и хеджировать
валютный риск

14.

7. Прогрессивные ретро-бонусы с поставщиками (rebates)
Варианты реализации:
Ретро-бонусы на пороговое значение выборки (например, свыше 100т)
Ретро-бонусы на интервальные значения выборки, где начальная точка
зафиксирована в интересах поставщика (100-120т, 120-150т, >150т)
Ретро-бонусы на интервальные значения выборки, где начальная точка
зафиксирована в интересах покупателя (80-100т, 100-120т, 120-150т, > 150)
Ретро-бонусы за преждевременную оплату (см. предыдущий пункт)
Ретро-бонусы за своевременную оплату (для злостных нарушителей)
Ретро-бонусы прочие (за расширение ассортимента, за маркетинговые активности и
т.п.)
Примечательно, что Поставщики, которые не согласны снижать цены, часто
соглашаются на введение ретро-бонуса с интервальными значениями, где начальная
точка зафиксирована в интересах покупателя

15.

8. Для ТРУ с высокой доле импорта – валютные коридоры
Максимально крупные интервалы (70-80, 80-90, 90-100)
Выбор целевого базового интервала со значением ровно посередине от текущего
курса валюты
Пример: компания закупает дюбели, в которых металлическая часть поставляется из
Тайваня, а пластиковая изготавливается в России. Поставщик настаивает, что при каждом
ослаблении рубля он имеет право повышать цены, ведь растет его себестоимость, и
каждый месяц направляет свое предложение о повышении цен. Курс рубля к доллару
составляет 75 р. / USD. Договорились про валютные коридоры, пока курс составляет 7080 р. / USD рублевая цена остается прежней, как итог курс держался на уровне 77-79 в
течение года, цена сохранялась. При отсутствии валютных коридоров покупатель
переплатил бы поставщику 3-4% за аналогичный период. При объеме закупок 50 млн.
руб., экономия составила 1,5 – 2 млн. руб.

16.

9. Мониторинг мер гос поддержки на зарубежных рынка
На зарубежных рынках может быть гос поддержка экспорта
На внутреннем рынке также может быть гос поддержка экспорта
Преференции могут касаться налогов, ставок кредитования, экспортных-импортных
пошлин и т.п.
В 2020 году удалось выявить несколько случаев гос поддержки экспорта на стороне
Поставщиков (Польша, Германия) и использовать эти ситуации:
- Для снижения цен на 3% сроком на 9 месяцев
- Для увеличения отсрочки платежа с 45 дней до 120 дней

17.

10. Консигнация и VMI
Возможность расплачиваться только за фактически реализованные товары
Возможность расплачиваться только за фактически израсходованные материалы
Балансирование на комфортных уровнях товарного запаса, снижение риска
дефицита материала
Отсутствие инвестиций в товарные запасы
Расширение ассортимента в отношении товаров, закупаемых для последующей
перепродажи
Улучшение Lead Time и уровня сервиса, которое положительно сказывается на
продажах
Выгода для поставщика в увеличении продаж через товаропроводящую сеть
клиента и гарантии будущей работы

18.

Закупки как бизнес-партнер (стратегическая функция)
1.
Поддерживают непрерывную хозяйственную деятельность предприятия в нестабильной
экономической ситуации (баланс пула поставщиков, управление страховыми запасами,
мониторинг ситуации, запасные варианты поставок и т.д.)
2.
Улучшают показатели эффективности организации (снижение затратной базы и себестоимости
продукции, улучшение оборачиваемости запасов и оптимальное использование оборотных
средств компании)
3.
Создают ценность для Клиента (внедрение технических и технологических инноваций, альянсы
и партнерские программы с поставщиками по развитию материалов, участвуют в кроссфункциональных проектах компании)
4.
Защищают репутацию компании на рынке (устойчивое развитие,
ответственность, контроль качества и безопасности материалов)
ESG,
Координационный Совет по Логистике
социальная
Коданев В.В.
31.08.2021г

19.

Видео-курс повышения квалификации «Управление закупками» (40 часов)
Передовые практики и инструменты повышения
конкурентоспособности компании на рынке
https://bit.ly/2TDTx3E
Промокод 15%: Value
Документы после завершения курса:
- Удостоверение о повышении квалификации государственного образца (каждому слушателю)
- Сертификат от Координационного Совета по Логистике (КСЛ)
Координационный Совет по Логистике
Коданев В.В.
31.08.2021г