Закупки. Основные замечания по итогам аудиторских проверок

1.

ЗАКУПКИ: ОСНОВНЫЕ
ЗАМЕЧАНИЯ ПО ИТОГАМ
АУДИТОРСКИХ ПРОВЕРОК
ВАЛЕНТИНА ЖУКОВА, ВНУТРЕННИЙ АУДИТОР РЕГИОНАЛЬНОГО ОФИСА
ДЖОЙНТ МИНСК

2.

ВАЖНОСТЬ ОТСЛЕЖИВАНИЯ ИЗРАСХОДОВАННЫХ СУММ И
АНАЛИЗ ИХ НА СООТВЕТСТВИЕ СУММАМ МАРКЕТИНГОВ
(ТЕНДЕРОВ)
ЗАМЕЧАНИЕ
РЕКОМЕНДАЦИИ
НЕСООТВЕТСТВИЕ СПОСОБА ВЫБОРА ПОСТАВЩИКА
В «РУКОВОДСТВЕ ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ И
УТВЕРЖДЕНИЮ ЗАКУПОК», В СЛУЧАЕ ЕСЛИ СУММА
ЗАКУПКИ СОСТАВЛЯЕТ ОТ 3000 $ И ДО 7000 $,
ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПОСТАВЩИКОВ ДОЛЖНЫ БЫТЬ
ЗАВЕРЕНЫ ПЕЧАТЬЮ И/ИЛИ ОРИГИНАЛЬНОЙ ПОДПИСЬЮ
ПОСТАВЩИКА.
ПРОТОКОЛОМ *** ОПРЕДЕЛЕН ПОСТАВЩИК ТОВАРОВ НА
ПЕРИОД ***
В СВЯЗИ С ПЛАНИРУЕМОЙ СУММОЙ ЗАКУПКИ ДО $3000
ВЫБОР ПОСТАВЩИКА ПРОВОДИЛСЯ ПУТЕМ СРАВНЕНИЯ
ЦЕН В ИНТЕРНЕТЕ БЕЗ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОЦЕДУРЫ
ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ПОСТАВЩИКОМ СООТВЕТСТВУЮЩИХ
ДАННЫХ ПЕЧАТЬЮ И/ИЛИ ПОДПИСЬЮ.
ФАКТИЧЕСКИЙ ОБЪЕМ ЗАКУПКИ У ПОСТАВЩИКА
ТОВАРОВ СОСТАВИЛ БОЛЕЕ $3000
СОБЛЮДАТЬ ТРЕБОВАНИЯ «РУКОВОДСТВА
ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ И УТВЕРЖДЕНИЮ
ЗАКУПОК», УСТАНОВЛЕННЫЕ СПОНСОРОМ;
ЗАКУПЩИК ОРГАНИЗАЦИИ ПО
КОНСОЛИДАЦИИ 1 РАЗ В 2 МЕСЯЦА ДОЛЖЕН
СВЕРЯТЬ ФАКТИЧЕСКИ ПОТРАЧЕННУЮ
СУММУ ПО КОНТРАГЕНТУ С ОДОБРЕННОЙ ПО
ИТОГАМ МАРКЕТИНГА/ТЕНДЕРА

3.

ИСКЛЮЧЕНИЯ ИЗ ПРАВИЛ – КАК БЫТЬ
ЗАМЕЧАНИЕ
ЗАКУПКА УСЛУГ У ОДНОГО ПОСТАВЩИКА
БЕЗ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЦЕДУРЫ
СОГЛАСОВАНИЯ С РЕГИОНАЛЬНЫМ
ОФИСОМ И КООРДИНАТОРОМ ЗАКУПОК В
ИЕРУСАЛИМЕ
РЕКОМЕНДАЦИИ
ЗАКУПКА ДОЛЖНА БЫТЬ В ПЛАНЕ
В НАЧАЛЕ ФИНАНСОВОГО ГОДА ДОЛЖЕН
БЫТЬ ПРОТОКОЛ С АРГУМЕНТАЦИЕЙ,
ПОЧЕМУ МЫ ВЫБИРАЕМ ТОЛЬКО ИЗ
ОДНОГО ПОСТАВЩИКА
В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ОБЪЕМА ЗАКУПКИ
ДАЛЬНЕЙШЕЕ ЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ С
ВЫШЕСТОЯЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

4.

ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРНОЙ ПРОЦЕДУРЫ ОНЛАЙН
ЗАМЕЧАНИЕ
В ПРИГЛАШЕНИЯХ НА ТЕНДЕР (RFP),
КОТОРЫЕ РАССЫЛАЮТСЯ УЧАСТНИКАМ,
УКАЗЫВАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА ДЛЯ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКИХ
ПРЕДЛОЖЕНИЙ, НО ПРИГЛАШЕНИЕ НЕ
СОДЕРЖИТ ТРЕБОВАНИЙ О ЗАЩИТЕ
ПАРОЛЕМ КОММЕРЧЕСКОГО
ПРЕДЛОЖЕНИЯ, ЧТО ЯВЛЯЕТСЯ ПРЯМЫМ
НАРУШЕНИЕМ ОДНОГО ИЗ ПРИНЦИПОВ
ТЕНДЕРНОЙ ПРОЦЕДУРЫ - СЕКРЕТНОСТИ
РЕКОМЕНДАЦИЯ
ДОПОЛНИТЬ ТЕКСТ БЛАНКОВ ПИСЕМПРИГЛАШЕНИЙ, КОТОРЫЕ РАССЫЛАЮТСЯ
ПОТЕНЦИАЛЬНЫМ УЧАСТНИКАМ ТЕНДЕРА
ТРЕБОВАНИЕМ О ЗАЩИТЕ ПАРОЛЕМ ФАЙЛА
ЦЕНОВОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

5.

ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРНОЙ ПРОЦЕДУРЫ ОНЛАЙН
ЗАМЕЧАНИЕ
РЕКОМЕНДАЦИЯ
ПРИСУТСТВИЕ НЕ ВСЕХ ЧЛЕНОВ
ЗАКУПОЧНОЙ КОМИССИИ НА ЭТАПЕ
ВСКРЫТИЯ ТЕНДЕРНОГО ЯЩИКА (ДОЛЖНО
БЫТЬ НЕ МЕНЕЕ 3-Х ЧЛЕНОВ ЗК, ВКЛЮЧАЯ
ЕЕ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ)
РЕКОМЕНДУЕТСЯ НЕУКОСНИТЕЛЬНО
СОБЛЮДАТЬ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОВЕДЕНИЮ
ТЕНДЕРОВ, ОПИСАННЫЕ В РУКОВОДСТВЕ
ПО ЗАКУПКАМ, ВО ИЗБЕЖАНИЕ
ЗЛОУПОТРЕБЛЕНИЙ ПРИ ВЫБОРЕ
ПОСТАВЩИКА

6.

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРНЫХ ТОРГОВ
ЗАМЕЧАНИЕ
ВСКРЫТИЕ ТЕНДЕРНЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
ПОСТАВЩИКОВ ДО НАЧАЛА ЗАСЕДАНИЯ
ТЕНДЕРНОЙ КОМИССИИ
РЕКОМЕНДАЦИЯ
ВСКРЫВАТЬ ТЕНДЕРНЫЙ ЯЩИК В
ПРИСУТСТВИИ ВСЕХ ЧЛЕНОВ ТЕНДЕРНОЙ
КОМИССИИ

7.

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРНЫХ ТОРГОВ
ЗАМЕЧАНИЕ
ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ
ТЕНДЕРНОЙ
КОМИССИИ
СФОРМИРОВАН
ЧЕРЕЗ
НЕСКОЛЬКО ДНЕЙ ПОСЛЕ ЗАСЕДАНИЯ, НЕ
ОТРАЖАЕТ ВСЕХ ФАКТОВ
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ФОРМИРОВАТЬ И
ПОДПИСЫВАТЬ В ДЕНЬ ЗАСЕДАНИЯ
ТЕНДЕРНОЙ КОМИССИИ

8.

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРНЫХ ТОРГОВ
ЗАМЕЧАНИЕ
ГОЛОСОВАНИЕ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ
ПРОВОДИЛИСЬ НА ОСНОВАНИИ УСТНЫХ
ЗАЯВЛЕНИЙ ПОСТАВЩИКОВ О СНИЖЕНИИ
ЦЕНЫ ПРЕДЛОЖЕНИЯ
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЕ ТОЛЬКО НА
ОСНОВАНИИ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО
ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ОТ ПОСТАВЩИКОВ
В СЛУЧАЕ ПРОВЕДЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ
ТОРГОВ И ПОЛУЧЕНИИ ОТ ПОСТАВЩИКОВ
ПРЕДЛОЖЕНИЙ СО СНИЖЕННОЙ ЦЕНОЙ,
ПОЛУЧАТЬ ОТ ПОСТАВЩИКОВ ПРЕДЛОЖЕНИЯ
В ТЕЧЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ

9.

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРНЫХ ТОРГОВ
ЗАМЕЧАНИЕ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ НЕКОРРЕКТНОЙ
ИНФОРМАЦИИ ОТ ПОСТАВЩИКОВ,
КОТОРЫЕ НЕ БЫЛИ ПРОВЕРЕНЫ ПРИ
СОСТАВЛЕНИИ ПРОТОКОЛА КОМИССИИ ПО
УТВЕРЖДЕНИЮ ПОСТАВЩИКОВ
РЕКОМЕНДАЦИЯ
НАДЛЕЖАЩИМ ОБРАЗОМ ПЕРЕПРОВЕРЯТЬ
ПОСТУПАЮЩУЮ ОТ ПОСТАВЩИКОВ
ИНФОРМАЦИЮ

10.

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРНЫХ ТОРГОВ
ЗАМЕЧАНИЕ
НЕОБХОДИМО ИСКЛЮЧАТЬ СЛУЧАИ
ДРОБЛЕНИЯ ЗАКУПОК
РЕКОМЕНДАЦИЯ
ЕСЛИ КРИТЕРИИ ДЛЯ ВЫБОРА
ПОСТАВЩИКОВ ОТЛИЧАЮТСЯ
НЕЗНАЧИТЕЛЬНО, СЛЕДУЕТ ОБЪЕДИНЯТЬ
ЗАКУПКИ В ОДНУ ТЕНДЕРНУЮ ПРОЦЕДУРУ
И ПОПЫТАТЬСЯ ПОЛУЧИТЬ У
ПОСТАВЩИКОВ ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ СКИДКУ
ЗА ОБЪЕМ

11.

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРНЫХ ТОРГОВ
ЗАМЕЧАНИЕ
ВЫИГРАВШИЙ ПОСТАВЩИК
ЗАРЕГИСТРИРОВАН ЗА МЕСЯЦ ДО НАЧАЛА
ТЕНДЕРА
РЕКОМЕНДАЦИЯ
ПРИ ЗАКЛЮЧЕНИИ ДОГОВОРА С
ВЫИГРАВШИМ ПОСТАВЩИКОМ УЧИТЫВАТЬ
СТЕПЕНЬ ЕГО ФИНАНСОВОЙ
БЛАГОНАДЕЖНОСТИ

12.

МОНИТОРИНГ УСЛОВИЙ ДОГОВОРА ОТНОСИТЕЛЬНО
ИНДЕКСАЦИИ ЦЕНЫ НА ТОВАР
ЗАМЕЧАНИЕ
ФИНАНСОВЫЕ ПОТЕРИ, СВЯЗАННЫЕ С
НЕСОБЛЮДЕНИЕМ ПОСТАВЩИКОМ СЛГ
УСЛОВИЙ ДОГОВОРА ОТНОСИТЕЛЬНО
ИНДЕКСАЦИИ ЦЕНЫ НА ТОВАР
РЕКОМЕНДАЦИЯ
РЕКОМЕНДУЕТСЯ ИНИЦИИРОВАТЬ С
ПОСТАВЩИКОМ ПЕРЕСМОТР ЦЕН ЗА ИЮНЬ
2022Г. В СТОРОНУ ПОНИЖЕНИЯ В
СООТВЕТСТВИИ С УСЛОВИЯМИ ДОГОВОРА

13.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
ВОПРОСЫ?