Научно-справочный аппарат к документам АФ РФ. Тема 2.5. Лекция 5. Каталоги

1.

Тема 2.5. Научносправочный аппарат к
документам АФ РФ
Спичак А.В., к.и.н.
5. Каталоги

2.

Закрепления
системы
хранения
архивных
документов
Межфондовые
архивные справочники,
в которых информация
о содержании
документов архива
сгруппирована по
предметам (темам,
отраслям)
ОПИСЬ
Но для поиска
документной
информации это
недостаточно!
КАТАЛОГИ
Запросы по
предметам,
вопросам, темам,
событиям

3.

Архивный каталог —
• справочник, в
котором сведения о
содержании архивных
фондов, единиц
хранения/единиц
учета, архивных
документов (или их
частей), расположены
в соответствии с
выбранной схемой
классификации.

4.

Охватывает подавляющее
большинство фондов архива, потому
что его структура не зависит от
системы хранения документов, а
отражает классификацию
документной информации по темам,
отраслям и т.д., опись же составляется
на документы одного архивного фонда
или его части
Гораздо подробнее описи, так как
может содержать информацию не
только одного дела, но и части
документа, одного документа,
группы документов, группы дел
В отличие от
описи
каталог:
В отличие от описи не является
учетным справочником, т.е. он не
служит для подсчета количества
дел и документов; единственная
его функция — информационный
поиск
Если каждая опись строится на основе
собственной схемы систематизации
материалов данного фонда, то
каталожные карточки всех фондов
архива упорядочиваются в
соответствии с единой схемой, основы
построения которой являются общими
для всех архивов

5.

регист
рацион
ные
по
личному
составу
заявлени
й
граждан
Быстры
й поиск
ДИ картотек
и
учетнорегистра
ционные
писем
Архив
организации
Государстве
нный/муни
ципальный
архив

6.

В организации каталоги
создаются в делопроизводстве
Но!
также в архиве, если:
Архив организации
• Некачественная
делопроизводственная картотека
• Архив выполняет большой
объем справочной работы
Государственный/муниципальный
архив
• Создается система каталогов
архива
• Необходимо в совершенстве
овладеть методами поиска
информации с помощью
архивного каталога
Вывод: в архиве организации могут и
не создавать, но в
государственном/муниципальном
архиве СОЗДАЕТСЯ СИСТЕМА
КАТАЛОГОВ

7.

Государственный архив Российской Федерации:
• – систематический;
• – именной (деятели РСДРП, литературы и искусства, национальных культур);
• – предметно-тематический, по документам личных фондов государственных и
политических деятелей России.
В архиве имеются также делопроизводственные ведомственные
картотеки:
• Ф. 58. Московское губернское жандармское управление: именная.
• Ф. 63. Отделение по охранению общественной безопасности и порядка в Москве
(охранное отделение): именная.
• Ф. 102. Департамент полиции Министерства внутренних дел:
• – предметная;
• – именная.
Оп. 265. Опись перлюстрированных писем:
• именная.

8.

В Российском государственном
архиве Военно-Морского Флота
• в системе каталогов кроме систематического,
предметно-тематического и именного имеется
специфический каталог корабельного состава
флота.
В Российском государственном
архиве экономики
• также наряду с традиционными видами
имеется каталог по истории учреждений.

9.

Российский государственный архив
кинофотодокументов
систематический:
• – досоветский период;
• – советский период;
именной (лиц, изображенных в кинокадрах):
• – досоветский период;
• – советский период;
• – фильмовый (алфавитный, на все фильмы и спецвыпуски,
хранящиеся в архиве);
• – журнальный (алфавитный, периодических
кинопроизведений);
• – режиссерский (алфавитный);
• – операторский (алфавитный);
• – студийный (алфавитный, киностудий, продукция которых
хранится в архиве);
• – хронологический (по годам выпуска кинопродукции)

10.

определение вида
каталога;
систематизация
карточек и ведение
каталога.
разработка схемы
классификации
документной
информации в
каталоге;
выявление и отбор
документной
информации для
каталогизации;
индексирование
каталожных
карточек;
описание
документной
информации на
каталожных
карточках;

11.

12.

Систематический каталог
• Документная информация
классифицируется по отраслям знаний и
практической деятельности общества и
располагается в логической
последовательности.
Предметный, географический
и именной указатели
• При отсутствии
соответствующих каталогов!

13.

Предметный
Тематический
каталог
Каталог по
истории
учреждений
• По темам
• подтемам
• рубрикам
• подрубликам
• Условие –
данный признак
отсутствует в
систематическом
каталоге!
• Отрасль,
• подведомственн
ость
учреждений,
• тип учреждений
в алфавитном
порядке,
• внутри – по
алфавиту их
наименований
Каталог по
истории
административнотерриториального
деления
• По алфавиту
предметных
понятий
• В логической и
хронологическо
й
последовательно
сти
Хронологический
каталог
Именной каталог
• Период времени
• Год
• Месяц
• Число
• Алфавит
фамилий лиц
• Хронология или
др.
Географический
каталог
• Алфавит
объектов
• Хронологическа
я или
тематическая
последовательно
сть

14.

– организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие
документы организации или организаций фондообразователя;
– руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно
относящиеся к организации или организациям фондообразователя;
– документы подведомственных учреждений, присланные для контроля,
обобщения, анализа;
– печатные издания, относящиеся к деятельности организации или
организаций фондообразователя;
– копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и
другие документы, по своей ценности и трудности поиска
заслуживающие каталогизации.

15.

Подокументное
описание
Поединичное
описание
Групповое
описание
• на карточку
выносится
информация
одного документа
или части
сложного,
многоаспектного
документа
(протоколы,
доклады).
• на карточку
заносится
информация
одного дела, но
при условии, что
она касается
одного вопроса
или события.
• на карточку
заносится
информация
группы
документов
(одного или
нескольких дел)
или группы дел
(одного фонда).
• В этих случаях
также
наблюдается
единство вопроса,
события, места и
времени.

16.

часть
документа
документ
группа
документов
дело
группа дел

17.

Описание документной
информации на
каталожных карточках
-
• фиксирование
вторичной
документной
информации на
каталожной карточке
Каталожная карточка • карточка, включаемая
в карточный каталог и
содержащая сведения,
соответствующие
задачам и тематике
архивного каталога.

18.

– классификационные (индекс, рубрика, подрубрика,
дата и место события);
– информационные (содержание документов);
– поисковые (название архива, название фонда, №
фонда, № описи, № дела, листы);
– внешние (язык документа и способ
воспроизведения);
– контрольные (должность и подпись составителя,
дата составления карточки).

19.

Основной метод
описания
информационных
сведений
• предметное
(повопросное)
описание
• на одной карточке
дается только один
вопрос, независимо от
того, где он освещен: в
части документа, в
одном документе,
группе документов,
деле или группе дел.
Предметный метод
описания документов —
• отражение в
описательной статье
на каталожной
карточке одного
предмета (вопроса).
Описание
информационных
сведений
• в первую очередь
описывается вопрос,
содержание документа
• затем вид документа
или вид дела
• автор
• адресат
• корреспондент.

20.

«Лист»
• указывает номер
страницы или
количество листов
документа или
документов
«Язык документа»
• заполняется только в
том случае, когда
документ написан на
другом языке, нежели
основной массив
документов данного
архивного фонда
«Способ
воспроизведения»
• когда документ
выполнен в
нетрадиционной
форме.
«Должность и подпись
составителя» и «Дата
составления карточки»
• заполняются
обязательно!