Организация оперативного хранения документов и порядок передачи документов в архив или на уничтожение (Тема 9)

1.

Слайд 1
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Преподаватель Юридического колледжа
Бурмистрова Светлана Евгеньевна

2.

РЕМОНТ
Тема 9
Организация оперативного
хранения документов и
порядок передачи
документов в архив или на
уничтожение

3.

Вопросы:
1. Номенклатура дел: понятие, значение для классификации документов,
оперативного хранения и их предархивной подготовки.
2. Формирование
документов.
и
оформление
дел.
Ответственность
за
сохранность
3. Основные этапы передачи документов в архив или на уничтожение:
подготовительный (обоснование выбора способа сохранения или
уничтожения путем проведения экспертизы ценности документов), основной
(подготовка дел для передачи в архив), завершающий (передача в архив или
на уничтожение).
4. Экспертиза ценности документов: понятие, назначение. Сроки хранения
документов. Доступ к архивным документам.

4.

ВОПРОС 1. Номенклатура дел: понятие, значение для классификации
документов, оперативного хранения и их предархивной подготовки.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – это систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков
их хранения, оформленный в установленном порядке.
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ
ТИПОВАЯ является
номенклатура дел – это
нормативным документом,
систематизированный
ПРИМЕРНАЯ носит
составляется для однотипных
перечень заголовков дел,
рекомендательный характер
намеченных к заведению в
организаций и устанавливает
и устанавливает примерный
делопроизводстве одной
для них типовой состав дел,
перечень дел организаций,
организации или ее
унифицированные заголовки
на которые она составляется.
дел, и их единую
структурного подразделения
индексацию.
в определенном
календарном году.

5. Номенклатура дел как основной классификатор документации предприятия

Назначение номенклатуры дел
предназначена для систематизации документов
содержит информацию о сроках хранения документов
закрепляет индексацию дел
служит учетным документом при сдаче в архив дел
имеет справочное значение при изучении структуры организации
является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения
является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их
регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел

6. Фрагмент номенклатуры дел

Название
раздела
Индекс дела
Заголовок дела
(тома, части)
Индекс дела –
обозначается арабскими
цифрами. Например, 0115 означает, что дело
включено в номенклатуру
пятнадцатым по счету в
номенклатуре дел службы
ДОУ.
Количество (томов,
частей)
Срок хранения (тома, части) и
№ статей по перечню
Примечание

7. Основные признаки дел, предусматриваемые номенклатурой

1
2
3
• предметно-вопросный или
тематический (документы
группируются в дела в зависимости
от содержащейся в них
информации)
• виды документов (приказы, отчеты,
протоколы и другое)
• адресаты (в дело объединяются
документы по переписке с одной
или несколькими организациями)
ЭЛЕМЕНТЫ ЗАГОЛОВКА ДЕЛА
1
• название вида дела или разновидности документов
2
• наименование органа внутренних дел или его структурного
подразделения (автора документа)
3
• наименование подразделения (организации), которому
будут адресованы или от которого будут получены
документы (адресат или корреспондент документа)
4
• краткое содержание документов дела
5
• название местности (территории), с которой связано
содержание документов дела
6
• даты (период), к которым относятся документы дела
7
• указание на копийность документов дела

8. Номенклатура дел

После введения в действие новой
номенклатуры дел делается отметка в
номенклатуре дел истекшего года о
перерегистрации переходящего дела:
«Переходящее, ведется с____года».
По делам, которые по каким-либо причинам в
течение года не заводились, в графе
«Примечание» номенклатуры дел делается
запись «Дело не заводилось».
Общие требования к составлению и оформлению
номенклатур дел изложены в следующих
документах:
Основные правила работы архивов
организаций, одобренные решением Коллегии
Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти,
утвержденных приказом Росархива от 29
декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

9. Правила оперативного хранения документов

1. В дело подшиваются только полностью исполненные (отработанные)
документы. Запрещается подшивать в дела несколько экземпляров одного
документа, а также его черновые варианты.
2. В дело подшиваются только подлинники документов (для исходящих
документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного
лица). Не подшиваются в дела документы, подлежащие возврату (в этом случае,
как исключение, в дело помещается только заверенная копия документа).
3. Помещение документов в дела производится в строгом соответствии с
утвержденной номенклатурой дел предприятия. Приложения к документам
помещаются в дела вместе с самими документами.
4. Документы, помещаемые в дела, должны иметь регистрационные номера,
внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи.

10. Правила оперативного хранения документов

5. Папки, в которые подшиваются документы, должны содержать на корешках
индекс в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел (Пример 1),
а на обложках – название организации, наименование структурного подразделения,
индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего документов,
содержащихся в деле (Пример 2).

11. Правила оперативного хранения документов

6. В один и тот же том дела подшиваются, как правило, документы, исполненные в
течение одного и того же года (за исключением переходящих дел, например, личных
дел сотрудников организации). Документы с различными сроками хранения
целесообразно подшивать в разные дела (в разные тома одного дела).
7. Размеры одной стороны обложки должны на 0,3-0,5 см превышать размеры
листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических
повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не
подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.
8. Сформированные дела помещают на оперативное хранение в специальные
запирающиеся шкафы или сейфы.
9. Для обеспечения оперативного поиска документов в шкафу дела располагаются в
вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.

12. Правила оперативного хранения документов

10. Расположение документов в деле осуществляется в прямом хронологическом порядке,
а имеющих строгую порядковую нумерацию (например, приказов) – в возрастающем
нумерационном. Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы),
представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для
документов).
11. На дверце шкафа внутренней стороны необходимо прикрепить перечень хранящихся в
нем дел (Пример 3).

13. Правила оперативного хранения документов

12. В шкафах хранятся обычные дела, в сейфах – дела, имеющие гриф секретности.
13. Помещение, где стоят шкафы с делами, должно быть сухим, прохладным, по
возможности затененным, чтобы солнечные лучи не превратили наши документы в труху еще
до того момента, как мы передадим их в архив.
14. Документы, находясь на оперативном
хранении, могут выдаваться на срок до одного
месяца работникам как вашей организации, так и
сторонних организаций, но строго по письменному
запросу или служебной записке, на которой будет
присутствовать разрешительная виза руководителя
организации.
Получатель
дела
обязательно
должен
расписаться в карте – заместителе дела (Пример 4).

14. Правила оперативного хранения документов

15. Данная карта-заместитель хранится у архивариуса или иного ответственного лица,
выдавшего дело. Для удобства работы можно также фиксировать факт выдачи дела в
архивной программе, если она имеется в организации.
Порядок помещения документов на оперативное хранение должен быть описан в
инструкции по делопроизводству организации (Пример 5).

15. Оперативное хранение документов в электронной форме

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в
памяти компьютера – записать в виде файла на жестком диске.
Использование электронных хранилищ документов позволяет
повысить оперативность выполнения заданий и должностных
обязанностей.
Хранить электронные документы надлежит ровно столько же,
сколько и их бумажные оригиналы или аналоги.
Нельзя иметь половину документов на бумаге, а другую половину в
электронном виде.
Создание и ведение электронного архива автоматически удваивает работу: нужно
будет переводить в электронный вид все бумажные документы и сохранять их в
архиве, а электронные документы (факсы и электронные письма) – распечатывать и
подшивать в дело с бумажными документами.

16. Порядок уничтожения и списания документов, снятых с текущего хранения

С этой целью формируется комиссия в составе председателя и 2-4 членов. По результатам
работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для
уничтожения документы.
В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или
продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание.
На основании письменного распоряжения руководителя организации комиссия:
1) осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;
2) вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт
(указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для
приложений к нему, гриф документа);
3) сосредоточивает отобранные для уничтожения документы в определенном месте (в отдельном
помещении, шкафу, сейфе или отдельной его секции);
4) по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и после доклада руководителю
кадровой службы передает документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной
переработки).

17. Вопрос 2. Формирование и оформление дел. Ответственность за сохранность документов.

Формирование
дел
представляет
собой
систематизированную
группировку
исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел,
обеспечивающую сохранность и оперативный поиск.
Этапы оформления дел
1)
2)
3)
4)
описание дела на обложке;
приобщение документов в дело;
проставление нумерации листов в деле;
составление заверительного листа и
внутренней описи документов дела по
установленной форме;
5) подшивку или переплет дела.

18. Общие правила формирования дел

1
• в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за
исключением документов, переходящих сроком исполнения на следующий год
2
• запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков
хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату
3
4
5
6
• по объему дело не должно превышать 250 листов и 4 см по толщине
• при наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на
каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и далее
• документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической
последовательности или их сочетании, документ-ответ помещается за документомзапросом (за исключением личных дел, где документы располагаются по мере их
поступления)
• в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле

19. Оформление дел

Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на
подшивку не принимаются.
Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными,
если они соответствуют заголовку номенклатурного дела.
Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного
документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под
подпись в номенклатуре дел с указанием даты.
Все законченные производством дела (тома дел)
регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале
учета законченных производством дел.

20. Оформление дел

По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов,
находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой цифрами и
прописью указывается количество внесенных в нее документов (например,
«Всего во внутреннюю опись внесено_____документов на_____листах»).
На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома
дела), производится запись о количестве листов, подшитых в
дело (том дела), которая заверяется подписью сотрудника,
оформляющего дело (том дела) (например,
«Всего в дело подшито листов, кроме того, внутренняя
опись на____листах»).
Заверительный лист не нумеруется.

21. Ответственность за сохранность документов

Нарушение требований законодательства о
хранении
документов
влечет
наложение
административного штрафа на должностных лиц
в размере от 2500 до 5000 рублей, на
юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей
(ст. 13.25 КоАП).
Налагать штраф за это нарушение могут
должностные лица органов, осуществляющих
контроль за соблюдением законодательства об
архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).

22. ВОПРОС 3. Основные этапы передачи документов в архив или на уничтожение: подготовительный, основной, завершающий.

Слово архив (от греч. Archeion и лат.
arhivum) означает присутственное
место.
Под
архивом
понимается
совокупность архивных документов, а
также
архивное
учреждение
или
структурное подразделение учреждения,
организации
или
предприятия,
осуществляющее прием и хранение
архивных документов в интересах
пользователей.

23. Архивный фонд Российской Федерации – все архивные документы страны

структурные
подразделения
учреждений или
ведомств, хранящие
документы этих ведомств
и организующие их
использование для
информационного
обеспечения их работы
Государственные архивы
Ведомственные архивы
Архивный фонд Российской Федерации –
все архивные документы страны
учреждения, которые
осуществляют собирание,
хранение и организацию
архивных документов в
целях их всестороннего
использования.
Государственные архивы
хранят постоянно (т.е.
вечно) наиболее ценные
архивные документы.
Главная задача
государственных архивов
– служение исторической
науке.

24. Этапы передачи документов в архив

Подготовительный
этап
• Экспертиза
научной и
практической
ценности
документов
Основной этап
• Составление
описей дел
• Брошюровка
(переплет
документов)
Заключительный
этап
• Передача
обработанных
документов на
хранение
На обложке должны
присутствовать реквизиты
наименование
организации;
наименование или
код
структурного
подразделения;
номер дела;
заголовок дела;
даты дела;
количество листов;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.

25. Порядок уничтожения документов

Он установлен Правилами организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и
организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях"
(Зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020 N 58396).

26. Способы утилизации деловых бумаг

1. Термический
2. Химический
3. Механический или
шредирование
• гарантирует
невозможность
восстановить информацию
и не требует сложного
дорогостоящего
оборудования
• запрет на сжигание бумаг
на открытом воздухе,
действующий в
населенных пунктах
• требует времени и
бдительности от
исполнителя
• после обработки
восстановлению
документы уже не
подлежат
• затратный – нужно
специальное
оборудование и реактивы
• исполнитель должен
строго соблюдать правила
техники безопасности
• специальное
оборудование – резаки,
которые режут бумагу на
множество тонких полосок
из которых уже
невозможно восстановить
документы
• экологичен и безопасен
для окружающей среды и
исполнителя

27. ВОПРОС 4. Экспертиза ценности документов: понятие, назначение. Сроки хранения документов. Доступ к архивным документам.

Экспертиза ценности документов
– это изучение документов на
основании критериев их ценности в
целях определения сроков хранения
документов и отбора их для
включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации.

28. Экспертиза ценности документов

в учреждении проводится:
• при составлении
номенклатуры дел
в
• формировании дел и
делопроизводстве
подготовке их к передаче в
архив
проводится в несколько этапов:
в делопроизводстве
организаций и предприятий
архивах организаций
в государственных архивах
в архиве
• в ходе подготовки дел к
передаче на постоянное
хранение

29. Экспертная комиссия

Для организации и проведения работы
по экспертизе ценности документов,
отбору и подготовке к передаче на
постоянное
хранение
документов,
образующихся
в
деятельности
организации,
создается
постоянно
действующая экспертная комиссия (ЭК).
В органах исполнительной власти,
крупных учреждениях и организациях
помимо экспертных комиссий
создаются центральные экспертные
комиссии (ЦЭК).
Задачи экспертной комиссии
1) организация и проведение экспертизы
ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении
номенклатуры дел и в процессе
формирования дел
2) организация и проведение экспертизы
ценности документов при подготовке их к
передаче в архив организации
3) организация и проведение отбора и
подготовки документов к передаче на
постоянное хранение в государственный или
муниципальный архив

30. Сроки хранения документов

Порядок и сроки хранения на
государственном
уровне
установлены:
законом «О бухгалтерском учете»;
законом «Об архивном деле»;
Налоговым кодексом РФ;
иными
законодательными
нормативными актами.
С 18.02.2020 вступил в силу
Приказ Росархива от 20.12.2019
N 236, которым утвержден перечень
типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков их
хранения.
Участвующие в документообороте предприятия деловые бумаги имеют разные
сроки хранения. Длительность хранения зависит от важности содержимого и
определяется в соответствии с архивным законодательством.

31. Доступ к архивным документам

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном
деле в Российской Федерации» Статья 24. Доступ к архивным документам.
Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам открытые документы
Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним.
Архив не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования документной
информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в
порядке оказания платных услуг, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской
Федерации или оговоренных в договорах по информационному обслуживанию.
Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к секретным, частично
секретным и конфиденциальным документам, базам и банкам данных с учетом ограничений,
установленных законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Архив дает пользователю соответствующие разъяснения или выдает копии части дела, документа,
не содержащие указанных сведений, а также предупреждает пользователя о его ответственности за
сохранение государственной тайны, конфиденциальных сведений, содержащихся в документах, в
соответствии с законодательством Российской Федерации.

32. Доступ к архивным документам

Архив ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим
информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного
лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов.
Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока
снимаются в случаях:
наличия письменного нотариально заверенного распоряжения субъекта
персональных данных или его наследника третьему лицу на ознакомление с
ними;
обезличивания персональных данных путем изъятия при копировании той их
части, которая позволяет отождествить их с конкретным человеком.
Архив по заявкам пользователей на копирование документов осуществляет
платную услугу по обезличиванию персональных данных, придавая им при
копировании форму анонимных сведений.

33.

Литература
Основная:
Основы делопроизводства. Учебник и практикум / Н.Н Шувалова, А.Ю. Иванова; под общей редакцией Н.Н Шуваловой. – 2-е
изд., Издательство: Юрайт, – 2019. – 429 с. – (Для студ. средн. проф. образ. юридических и экономических спец.).
Делопроизводство. Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. Издательство: Дашков и К, – 2019. – 405 с. –
(Профессиональное образование).
Дополнительная:
1. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В.
Санкина; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2018. – 304 с. + Доп. материалы
[Электронный ресурс; Режим доступа http://www.znanium.com]. – (Среднее профессиональное образование). Режим
доступа: http://znanium.com/bookread2.php?book=960127
2. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Гладий Е.В. – М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2016. – 249 с.:
60x90 1/16. – (Профессиональное образование) (Переплёт) ISBN 978-5-369-01042-6 Режим доступа:
http://znanium.com/bookread2.ph p?book=468335
Нормативно-правовые акты и иные правовые документы:
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ (последняя редакция).
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации».
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных».
Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 (ред. от 17.03.2018) «Об упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации»

34.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!