Научно-справочный аппарат к документам АФ РФ. Лекция 1. Понятие о системе справочно-поисковых средств к архивным документам

1.

Научно-справочный
аппарат к документам АФ
РФ
Спичак А.В., к.и.н.

2.

Система справочно-поисковых
средств (система научносправочного
аппарата) к документам архива —
это комплекс взаимосвязанных и
взаимодополняемых архивных
справочников о составе и содержании
архивных документов, создаваемых на
единой методической основе
для поиска архивных документов и
архивной информации в целях
эффективного использования.
Принципы
построения
системы
СПС.
преемственность
СПС организаций с
СПС
государственных и
муниципальных
архивов.
взаимосвязь и
взаимодополняемост
ь информации
различных
справочников,
описывающих
первичную
ретроспективную
документную
информацию на
разных уровнях
неповторяемость и
недублированность
информации
различных видов
справочников

3.

1. Архивный
фонд
Российской
Федерации в
целом
Структура
системы СПС
основана на иерархии
классов справочников
в соответствии с
уровнями
архивных
документов
2. Сеть
государствен
ных и
муниципальн
ых архивов
3. Архив
4. Фонд
5. Дело или
отдельный
документ

4.

5.

6.

7.

Типы и виды справочных средств в государственном и муниципальных архивах

8.

9.

10.

1. Архивный
фонд Российской
Федерации:
2. Сеть архивов
отдельного
региона:
• Справочник
«Государственные
архивы СССР». Ч. 1-2.
М., 1989.
• Справочник
«Документы ГАФ
СССР в библиотеках,
музеях и научноотраслевых архивах».
— М., 1991.
• Справочник
«Архивные документы
в библиотеках и музеях
РФ». — М., 2003.
• Указатель «Личные
архивные фонды в
государственных
хранилищах СССР». Т.
1-2. — М., 1963; Т. 3.
— М., 1980.
• Центральный
фондовый каталог АФ
РФ в ГА РФ.
• Фондовый
каталог субъекта
Российской
Федерации или
муниципального
образования.
• Путеводитель
«Центральные
архивы Москвы».
Вып. 1-3. М.,
1999; Вып. 4. —
М., 2000.
3. Архив:
• путеводитель или
краткий
справочник;
• описи;
• каталоги;
• тематические
обзоры;
• указатели.
4. Фонд:
• опись;
• обзор фонда;
• каталоги;
• указатели.
5. Отдельное дело
или отдельный
документ:
• тематические
путеводители;
• каталоги;
• указатели;
• обзоры
фондовые и
тематические;
• внутренняя опись
дела;
• аннотация;
• заверительная
надпись

11.

межархивные
• на уровне АФ
РФ и его
части
• на уровне
внутриархивные
фондов
или
и межфондовые
их частей
• на уровне
внутрифондовые фонда или
его части

12.

идентификационные
Архивный
фонд
• архивный шифр (сокращенное
наименование архива, номер
фонда);
• название фонда;
• крайние даты документов фонда;
• объем фонда (количество ед. хр.).
Дело
• архивный шифр (сокращенное
наименование архива, номер
фонда, номер описи, номер дела);
• заголовок дела;
• крайние даты документов дела;
• объем дела (количество листов в
деле).
Документ
• архивный шифр (сокращенное
наименование архива, номер фонда,
номер описи, номер дела, номер
(номера) листа (листов);
• заголовок документа;
• дату документа;
• объем документа (количество листов в
документе).
Элементы
описания
интеллектуальные
состав
содержание
история
формирова
ния и
хранения
единицы
описания

13.

Описание
архивных
документов —
создание вторичной
документной
информации архивов.
Архивный шифр — это
условное обозначение места
хранения дела: название архива,
№ фонда, № описи, № дела по
описи.
(Ф. 1. Оп. 1. Д. 1. Л. 50).
название
организации с
указанием
вышестоящего
ведомства
название филиала
или
представительств
а
название
структурной
части (функции,
отрасли)
аннотация (при
необходимости)
заголовок дела
индекс дела по
номенклатуре
крайние даты
документов дела
количество
листов
архивный шифр

14.

Опись дел, документов —
архивный справочник,
предназначенный
для раскрытия состава и содержания
единиц хранения/единиц учета,
закрепления их внутрифондовой
систематизации и учета; состоит из
описательных статей единиц
хранения/единиц учета, итоговой
записи, листа-заверителя и
справочного аппарата к описи.
информационна
я (раскрывает
состав и
содержание
документов)
Функции
классификацион
ная (закрепляет
систематизацию
дел внутри
фонда).
учетная
(обеспечивает
учет дел)

15.

Внутренняя опись
документов дела
для учета документов
постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения,
учет которых вызывается
спецификой данной
документации (особо
ценные, личные, судебные,
следственные дела и т.д.), а
также
для учета дел постоянного и
временного (свыше 10 лет)
хранения,
сформированных по
разновидностям документов,
заголовки которых не
раскрывают конкретное
содержание документа.

16.

постоянного
хранения
Описи
структурных
подразделений
(сдаточные) и
сводные описи
по личному
составу
временного
хранения
(например, 5 лет и
выше, 10 лет и
выше, свыше 10 лет
(по усмотрению
организации)
1. описание дел
2. организация
документов и дел в
пределах архивного
фонда (разработка
классификационной
схемы дел фонда и
классификации дел
фонда)
4. составление
справочного
аппарата и
оформления описи
3. составление
собственно описи
документов;