DigitScan Научно-техническая обработка архивных документов

1. DigitScan

Научно-техническая обработка
архивных документов.
Зачем это нужно?

2. Нормативные документы

Федеральный закон об Архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 г. №125
ФЗ, изменения от 13.05.2008 г. №68 ФЗ
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов
архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта
2015 г.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Министерства
культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. №558

3. Наши услуги в рамках НТО

Научно-техническая обработка
документов
Выделение документов к
уничтожению
Проведение экспертизы научной и
практической ценности документов
Архивная обработка документов по
личному составу (срок хранения 75 лет)
Выделение документов к уничтожению с
истекшими сроками хранения
Архивная обработка документов по
основной деятельности (постоянного
хранения)
Составление актов о выделении дел к
уничтожению с истекшими сроками
хранения
Передача документов в
государственный архив в случае
ликвидации организации
Переплетные работы
Переплет документов
Сшив документов
Оформление дел после переплетных работ
(титульный лист, корешок дела)
Разработка и составление
номенклатуры дел

4. Понятие научно-технической обработки

Научно-техническая обработка документов-это формирование документов в
дела по определенным признакам.
Например: лицевые счета формируются в дела строго по годам, внутри
годового раздела по фамилиям сотрудников по первым трем буквам. Приказы
по хронологии, по номерам и датам. Документы в личных делах располагаются
в хронологическом порядке по мере их поступления.
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4см.

5. Виды документов по срокам хранения:

Документы по личному составу
(срок хранения 75 лет)
• Приказы директора по личному
составу (прием, увольнение,
передвижение, премирование);
• Документы по заработной плате
сотрудников (лицевые счета,
расчетные ведомости);
• Личные дела уволенных работников;
• Личные карточки уволенных
работников (Форма Т-2);
• Трудовые договоры, соглашения,
контракты;
Документы по основной
деятельности
(срок хранения постоянно)
• Приказы директора по основной
деятельности;
• Годовые бухгалтерские отчеты и
приложения к ним;
• Годовые отчеты по налогам и
перечислению денежных средств в
различные фонды;
• Штатное расписание, изменения и
дополнения к нему;
Документы временного срока
хранения (5 лет)
• Банковские документы;
• Кассовые документы;
• Авансовые отчеты;
• Главная книга;
• Журналы ордера;
• Договоры;

6. Архивная обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет)

Документы по личному составу имеют особое, социальное значение для
сотрудников как давно уволенных, так и работающих, любого уровня и
ранга. Подтверждение стажа, квалификации, размера заработной платы и
отчислений в пенсионный фонд- вот информационная ценность данных
документов. Также надо учесть, что в отличие от документов по основной
деятельности, документы по личному составу вне зависимости от
масштаба и вида деятельности организации, в обязательном порядке при
ликвидации поступают на государственное хранение.

7. Архивная обработка документов постоянного срока хранения

Документы по основной деятельности в большинстве случаев не
поступают на государственное хранение, но до момента ликвидации
организация, целесообразнее предпринять все меры по обеспечению их
полноты и сохранности. По данным документам прослеживается история
развития организации. Также существуют организации - источники
комплектования архива, которые в обязательном порядке ежегодно
передают документы по основной деятельности на государственное
хранение.

8. Правильно оформленное дело по личному составу

9. Формирование документов по личному составу

10. Ваша выгода от архивной обработки дел по личному составу и дел постоянного хранения:

Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов;
Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;
Экспертиза и восстановление утраченных в процессе работы документов;
Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям
законодательства;
Экономия занимаемого документами места;

11. Архивная обработка дел

Экономия времени на поиск необходимого документа или дела при выдаче справок
социального характера работникам;
По результатам обработки документов можно составлять акт о выделении дел на
уничтожение с истекшими сроками хранения;
Документы подготовлены к передаче на государственное хранение;
Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;
Сокращение издержек, связанных с хранением, поиском и использованием документов;
Экономия денежных средств (наши услуги дешевле, чем собственная архивная служба);
Удобство работы с документами;
Повышение эффективности работы (передача функций архивной обработки нам, позволит
клиентам сконцентрироваться на решении профильных задач);
Бесплатные консультации специалистами DigitScan.

12. Научно-справочный аппарат организации

• Архивная опись – это архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и
предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
• Предисловие к описи включает обобщенную характеристику документов,
включенных в опись по составу и содержанию документов в целом и
отдельных групп документов, сведения о наличии документов и
особенности формирования дел.
• Историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий
сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую
характеристику состава и содержания его документов и системы научносправочного аппарата архива.

13. Передача документов в государственный архив

• Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности
организаций, являются документальным подтверждением трудового стажа
работников, размеров оплаты их труда, льготных прав и др., в связи с чем
обеспечение их сохранности является гарантией социальной защиты
граждан РФ.
• При ликвидации организации в соответствии со ст. 23 ФЗ ликвидационная
комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий в обязательном
порядке (в случае отсутствия вышестоящей организации) передает
документы по личному составу в государственный архив.

14. Документы, которые передаются в государственный архив:

-приказы по личному составу;
-карточки (Форма Т-2) уволенных работников;
-трудовые договоры уволенных работников;
-договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами (ГПХ) и акты
выполненных работ к ним;
-личные дела уволенных работников;
-лицевые счета по заработной плате или расчетные ведомости по
заработной плате.

15. Разработка и составление номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием
сроков их хранения, по установленной форме.
Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального
фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем
вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е. в дела с конкретными,
точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками
дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел
называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации,
классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

16. Ваша выгода от составления номенклатуры дел:

• Обеспечение сохранности и учета документов;
• Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям
законодательства;
• Экономия времени на поиск необходимого документа или дела;
• Формирование документов строго по срокам хранения.

17. Выделение документов к уничтожению включает в себя:

Проведение экспертизы научной и практической ценности документов
Выделение документов к уничтожению с истекшими сроками хранения
Составление актов о выделении дел к уничтожению с истекшими сроками хранения
Документы временного срока хранения это документы, связанные как с бухгалтерским учетом, так и с
административно-хозяйственной деятельностью организации. Банковские, кассовые, авансовые отчеты, главная книга,
журналы ордера, договоры - вот тот незначительный перечень документов, имеющий ограниченный пятью годами срок
хранения.
По истечении данного срока данные документы совершенно законно могут быть отобраны к уничтожению и после
составления акта о выделении дел на уничтожение, физически уничтожены. Одним из обязательных условий
определения срока хранения документов, является отсутствие судебных и иных разбирательств, связанных с ними. В
случае таких разбирательств, срок хранения документа исчисляется с момента вынесения окончательного решения и
закрытия дела.

18. Выделение дел к уничтожению

19. Ваша выгода от выделения документов к уничтожению:

-экономия занимаемого места в офисе или на складе;
-сокращение издержек, связанных с хранением, поиском и использованием
документов;
- законное обоснование отказать проверяющим органам в предоставлении
данных документов.

20. Переплетные работы

• Переплет документов
• Сшив документов
• Оформление дел после переплетных работ (титульный лист, корешок
дела)

21. Ваша выгода от переплета:

Переплетенные документы занимают на 30 % меньше места в офисе;
Переплет обеспечивает лучшую сохранность и порядок документов в деле: невозможно
изменить размещение документов, не расшив его;
Переплетенное дело легко раскрывается, что позволяет сделать ксерокопию листов или
электронную версию документа;
Облегчает и убыстряет передачу документов между должностными лицами и на государственное
хранение.
Переплет предотвращает порчу и утрату документов;
С переплетенными делами легче работать: документы не россыпаются и не спутываются, как в
папках;

22. Операционное выполнение архивных работ

В НТО существует определенный порядок выполнения работ, который включает в себя:
- систематизацию документов по срокам хранения
- экспертизу ценности документов
- НТО
- нумерацию листов
- оформление описи на дела
- составление внутренней описи (только на личные дела уволенных работников и трудовые договоры)
- согласование описи с клиентом или архивом
- переплет документов
- оформление дел (простановка архивных штампов и оформление обложки дела)
- систематизацию документов по описи и передачу их представителю клиента

23. Архив клиента до и после НТО

Архив до НТО
Архив после НТО,
выполненной сотрудниками
DigitScan

24. Для чего необходима архивная обработка документов (НТО)

• Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов
• Системное хранение документов
• Подготовка дел к передаче на государственное хранение
• Выполнение требований законодательства
• Экспертиза и восстановление утраченных документов
• Без проведения предварительной НТО законодательно запрещается
уничтожать документы с истекшими сроками хранения

25. ВАША ВЫГОДА ОТ АРХИВНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ (НТО)

ВАША ВЫГОДА ОТ АРХИВНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
(НТО)
дальнейшее
хранение
документов
соответствует
требованиям
законодательства
обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи
экономия занимаемого документами места
экономия времени на поиск необходимого документа при выдаче справок
социального характера
документы подготовлены к передаче на государственное хранение
по результатам НТО можно составить акт о выделении документов на
уничтожение

26. Для правильного определения объема документов на НТО необходимо знать:

1. Период обработки
2. Численность личного состава
3. Процент «текучки» (средний) личного состава
4. Какие документы по личному составу ведутся
5. Специфические особенности документов по личному составу организации:
5.1. наличие работников вредных профессий;
5.2. наличие большого количества работников по договорам подряда, на
которых не ведутся лицевые счета
6.Имеется ли в организации номенклатура дел

27. Ответственность за нарушением норм хранения и обработки документов

В середине 2009 года введена в действие статья 13.25 КоАП «Нарушение требований
законодательства о хранении документов», предусматривающая наказание за
неисполнение обязанности по хранению документов путем наложения административных
штрафов. Размеры штрафа существенны для организаций малого и среднего бизнеса и
составляют для физического лица от 2 500 руб. до 5 000 рублей, для юридического лица
от 200 000 руб. до 300 000 рублей. (вместо прежних от 300 руб. до 3000 руб.) Требования
статьи распространяются на АО, профессиональных участников РЦБ, НПФ, ООО,
унитарные предприятия. Характерно, что ответственность для всех одинакова. Чтобы
избежать финансовых потерь в виде штрафов руководителям компаний следует
позаботиться о сохранности документации еще на стадии делопроизводства, не говоря
уже об организации архивного хранения документации предприятия, как того требует
архивное законодательство. Нарушение трудового законодательства в части порядка и
сроков хранения документов может грозить административной ответственностью для
руководителя предприятия, штрафами и даже дисквалификацией

28. Виды нарушений, санкции и основания

-Отсутствие или неправильное ведение
обязательной кадровой документации
-Нарушение порядка ведения, хранения и учета
трудовых книжек
-Нарушение порядка представления сведений в
ПФ РФ
-Нарушение норм, регулирующих обработку и
защиту персональных данных работника
-Нарушение порядка и сроков хранения кадровых
документов
Штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное
лицо;
ИП – штраф от 1000 до 5000 рублей или
приостановление деятельности на срок до 90 суток
Юр.лица – штраф от 30000 до 50000 рублей или
административное приостановление деятельности
на срок до 90 суток
При повторном нарушении возможна
дисквалификация на срок до 3-х лет.
КоАП РФ, статья 5.27, часть 1.
КоАП РФ, статья 5.27, часть 2.
Нарушение порядка хранения
документов АО
Штраф от 2 500 до 5000 рублей на
должностных лиц
Штраф от 200000 до 300000 рублей на
юридических лиц
КоАП РФ, статья 13.25, пункт 1.

29. Виды нарушений, санкции и основания

Нарушение порядка хранения
документов ООО
Штраф от 2500 рублей до 5000 на
должностных лиц
Штраф от 200000 до 300000 рублей на
юридических лиц
КоАП РФ, статья 13.25, часть 2.
Непредставление налоговому органу
сведений, необходимых для
осуществления налогового контроля
200 рублей за каждый непредставленный
документ
НК РФ, ст. 126
Непредставление налоговому, таможенному
органу, органу государственного
внебюджетного фонда для осуществления
контрольных функций
Штраф от 300 до 500 рублей на
должностных лиц
КоАП РФ, статья 15.6, часть 1.

30.

Спасибо за внимание.