Правила нотариального делопроизводства (тема 5)

1.

Тема 5. Правила нотариального
делопроизводства.
Нотариальное производство:
понятие и стадии
К.ю.н., доцент кафедры уголовноправовых дисциплин
Литвинко В.А.

2.

Вопросы:
• 1. Общие положения, касающиеся
нотариального делопроизводства.
• 2.Понятие нотариального производства.
• 3.Подготовка и оформление документов.
• Организация работы с документами.
• 4.Формирование дел.
• 5.Стадии и содержание нотариального
производства.

3.

1. Общие положения, касающиеся
нотариального делопроизводства.
• Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь
от 14.01.2015 N 4
• "О некоторых вопросах нотариального делопроизводства"
• Настоящие Правила определяют порядок документирования
нотариальной деятельности и порядок организации работы
нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в
нотариальной
конторе,
нотариусов,
осуществляющих
нотариальную деятельность в нотариальном бюро (далее, если
не указано иное, - нотариусы), работников нотариальных
контор, нотариальных бюро с документами независимо от вида
носителя.
• Оформление документов (документирование) в нотариальном
делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а
также в электронном виде в случаях и порядке,
предусмотренных законодательством Республики Беларусь и
настоящими Правилами.

4.

Нотариальное делопроизводство включает:
подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и использование
нотариальных документов и документов, на основании которых совершены
нотариальные действия;
ведение реестров, книг, журналов регистрации (учета), в которых регистрируются
(учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых
совершаются нотариальные действия;
оформление, регистрацию и учет документов по истребованию и предоставлению
нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия;
оформление, передачу, регистрацию, учет и хранение нотариусами сведений
(документов) о совершении нотариальных действий;
прием, учет, подготовку, оформление, размножение (тиражирование), контроль
исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных
документов, образующихся в деятельности нотариальной конторы, нотариального
бюро;
делопроизводство по обращениям граждан, в том числе индивидуальных
предпринимателей, и юридических лиц;
подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов (просьб) об оказании
правовой помощи;
оперативное хранение документов нотариуса, нотариальной конторы, а также их
подготовку к передаче в нотариальный архив;
подготовку, оформление, регистрацию, учет, предоставление сведений (документов)
по совершенным нотариальным действиям.
Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с требованиями Закона
Республики Беларусь от 18 июля 2004 года "О нотариате и нотариальной деятельности"
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 120, 2/1055),
настоящих Правил, а также иных актов законодательства Республики Беларусь:

5.

• оформление документов по истребованию и
предоставлению нотариусами сведений и (или)
документов, необходимых для совершения
нотариального действия, их учет и регистрация
осуществляются в соответствии с Инструкцией о
порядке истребования нотариусом сведений и
(или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия, утвержденной
постановлением Министерства юстиции
Республики Беларусь от 7 июня 2005 г. N 26
(Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2005 г., N 91, 8/12699; N
105, 8/12766), иными нормативными правовыми
актами;

6.

• оформление, передача, регистрация, учет и хранение нотариусами
сведений (документов) о совершении нотариальных действий
осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 30 июня
2014 года "О мерах по предотвращению легализации доходов,
полученных преступным путем, финансирования террористической
деятельности и финансирования распространения оружия массового
поражения«
• постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта
2006 г. N 367 "Об утверждении формы специального формуляра
регистрации финансовой операции, подлежащей особому контролю, и
Инструкции о порядке заполнения, передачи, регистрации, учета и
хранения специальных формуляров регистрации финансовых операций,
подлежащих особому контролю"
• Инструкцией о порядке представления органами, должностные лица
которых уполномочены совершать нотариальные действия, и
нотариусами сообщений о нотариальном удостоверении права на
наследство и договоров отчуждения в налоговые органы, утвержденной
постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь
от 31 декабря 2010 г. N 105 "О некоторых вопросах передачи сведений и
признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства по
налогам и сборам Республики Беларусь»

7.

• прием, учет, подготовка, оформление, размножение
(тиражирование), контроль исполнения, хранение и
использование организационно-распорядительных
документов, образующихся в деятельности
нотариальной конторы, нотариального бюро,
осуществляются в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству в государственных органах, иных
организациях, утвержденной постановлением
Министерства юстиции Республики Беларусь от 19
января 2009 г. N 4, государственным стандартом
Республики Беларусь СТБ 6.38-2004
"Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационнораспорядительной документации. Требования к
оформлению документов", утвержденным
постановлением Комитета по стандартизации,
метрологии и сертификации при Совете Министров
Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69;

8.

• ведение делопроизводства по обращениям граждан, в
том числе индивидуальных предпринимателей, и
юридических лиц в нотариальных конторах,
нотариальных бюро, контроль за их рассмотрением
осуществляются в соответствии с Законом Республики
Беларусь от 18 июля 2011 года "Об обращениях граждан и
юридических лиц»,
• постановлением Совета Министров Республики Беларусь
от 30 декабря 2011 г. N 1786 "Об утверждении Положения
о порядке ведения делопроизводства по обращениям
граждан и юридических лиц в государственных органах,
иных организациях, у индивидуальных
предпринимателей» и иными актами законодательства;
• подготовка, оформление, исполнение нотариусами
документов (просьб) об оказании правовой помощи
осуществляются в соответствии с международными
договорами Республики Беларусь с учетом требований
Министерства юстиции Республики Беларусь.

9.

• Нотариальное делопроизводство ведется на одном из государственных
языков Республики Беларусь и состоит из:
• делопроизводства нотариуса - деятельность нотариуса,
осуществляющего деятельность в нотариальной конторе (далее нотариус нотариальной конторы), по обеспечению документирования
его нотариальной деятельности, формированию документов,
указанных в абзацах втором - пятом, десятом пункта 3 настоящих
Правил, за исключением ведения книг, журналов регистрации и учета,
заведенных в одном экземпляре на нотариальную контору, а также
деятельность нотариуса, осуществляющего деятельность в
нотариальном бюро (далее - нотариус нотариального бюро), по
обеспечению документирования его нотариальной деятельности и
деятельности нотариального бюро, оперативному хранению
документов нотариуса;
• делопроизводства нотариальной конторы - деятельность нотариусов,
работников нотариальной конторы по обеспечению документирования
деятельности нотариальной конторы, формированию документов,
указанных в абзацах шестом - восьмом, десятом (в отношении
документов, созданных до 31 декабря 2013 г.) пункта 3 настоящих
Правил, а также оперативному хранению документов нотариальной
конторы.

10.

• Заведующий нотариальной конторой вправе
определить лицо (лиц), ответственное за ведение
делопроизводства нотариальной конторы, о чем
издается соответствующее распоряжение.
• Нотариус односоставной нотариальной конторы, а
также нотариус нотариального бюро являются
лицами, ответственными за организацию и ведение
делопроизводства.
• В случае утраты документов лицо, ответственное за
организацию и (или) ведение делопроизводства,
незамедлительно информирует соответствующую
территориальную нотариальную палату для
принятия необходимых мер по розыску документов.

11.

2.Понятие нотариального
производства.
• Нотариальное делопроизводство включает:
подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и использование
нотариальных документов и документов, на основании которых совершены
нотариальные действия;
ведение реестров, книг, журналов регистрации (учета), в которых регистрируются
(учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых
совершаются нотариальные действия;
оформление, регистрацию и учет документов по истребованию и предоставлению
нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия;
оформление, передачу, регистрацию, учет и хранение нотариусами сведений
(документов) о совершении нотариальных действий;
прием, учет, подготовку, оформление, размножение (тиражирование), контроль
исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных
документов, образующихся в деятельности нотариальной конторы, нотариального
бюро;
делопроизводство по обращениям граждан, в том числе индивидуальных
предпринимателей, и юридических лиц;
подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов (просьб) об оказании
правовой помощи;
оперативное хранение документов нотариуса, нотариальной конторы, а также их
подготовку к передаче в нотариальный архив;
подготовку, оформление, регистрацию, учет, предоставление сведений (документов)
по совершенным нотариальным действиям.

12.

• Для регистрации (учета) нотариальных документов и иных документов
заводятся:
• -в нотариальной конторе, нотариусом нотариального бюро:
• книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 3 к
настоящим Правилам;
• алфавитная книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 4
к настоящим Правилам;
• алфавитная книга учета завещаний по форме согласно приложению 5 к
настоящим Правилам;
• алфавитная книга запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов
по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам;
• алфавитная книга регистрации заинтересованных лиц об истребовании
сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального
действия, по форме согласно приложению 2 к Инструкции о порядке
истребования нотариусом сведений и (или) документов, необходимых для
совершения нотариального действия;
• журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 7
к настоящим Правилам;
• журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 8
к настоящим Правилам;
• иные книги, журналы, связанные с организацией и обеспечением
деятельности нотариальной конторы, нотариального бюро.
• Книги, журналы, указанные в части первой настоящего подпункта, должны
включать информацию (сведения, записи), вносимую всеми нотариусами
соответствующей нотариальной конторы;

13.

• -нотариусом нотариальной конторы, нотариального бюро:
• книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 3 к
настоящим Правилам;
• книга учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или)
управлению им по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам;
• книга учета ценностей при принятии мер по охране наследства по форме
согласно приложению 10 к настоящим Правилам;
• приходная книга учета депозитных операций и расходная книга учета
депозитных операций по формам согласно приложениям 5 и 6 к Инструкции
о порядке принятия в депозит нотариуса денежных средств и ценных бумаг,
утвержденной приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 16
марта 1999 г. N 57;
• книга регистрации заинтересованных лиц об истребовании сведений и (или)
документов, необходимых для совершения нотариального действия, по
форме согласно приложению 1 к Инструкции о порядке истребования
нотариусом сведений и (или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия;
• журнал учета специальных формуляров регистрации финансовых операций,
подлежащих особому контролю;
• книга учета выездов нотариуса для совершения нотариальных действий;
• алфавитные книги, предусмотренные абзацами третьим - шестым части
первой подпункта 14.1 настоящего пункта.

14.

3.Подготовка и оформление документов
• Подготовка и оформление документов в зависимости от
их вида (организационно-распорядительные документы;
ответы на обращения граждан, в том числе
индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц;
документы по истребованию и предоставлению
нотариусами сведений и (или) документов, необходимых
для совершения нотариального действия; документы
(просьбы) об оказании правовой помощи и т.д.)
осуществляются в соответствии с нормативными
правовыми актами, перечисленными в пункте 4
настоящих Правил.
• Подготовка и оформление нотариальных документов
осуществляются в порядке, предусмотренном
нормативными правовыми актами, регулирующими
порядок совершения нотариальных действий.

15.

Оттиски гербовой печати выполняются штемпельной краской синего, голубого или
фиолетового цвета.
При приостановлении полномочий нотариус обязан передать гербовую печать на
хранение в территориальную нотариальную палату. Акт о приеме гербовой печати
утверждается председателем, заместителем председателя территориальной
нотариальной палаты (далее - председатель территориальной нотариальной палаты).
Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр хранится
в делах территориальной нотариальной палаты.
Реестры для регистрации нотариальных действий, реестры для регистрации
запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов ведутся по формам
согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Министерства юстиции Республики
Беларусь от 10 декабря 2012 г. N 293 "Об установлении форм реестров для регистрации
нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных и
исполнительных надписей, протестов векселей и распоряжения о возмещении
расходов за счет наследства».
Каждый реестр для регистрации нотариальных действий закрепляется заведующим
нотариальной конторой за конкретным нотариусом. Такому реестру присваивается
самостоятельный номер.
Каждому новому реестру для регистрации нотариальных действий, заведенному
нотариусом в течение одного календарного года, присваивается следующий по
порядку номер.
В нотариальных конторах допускается сохранять номер реестра для регистрации
нотариальных действий в течение календарного года за определенным нотариусом,
при этом каждый следующий том (книга) такого реестра закрепляется за ним
заведующим нотариальной конторой.
Ведение нотариусом одновременно нескольких реестров для регистрации
нотариальных действий не допускается.

16.

• Реестры, книги, журналы до начала их использования должны
быть прошиты, их листы - пронумерованы.
• Количество листов реестра для регистрации нотариальных
действий должно быть заверено подписью председателя
территориальной нотариальной палаты и оттиском печати
территориальной нотариальной палаты.
• Количество листов книг, журналов заверяется подписью:
• нотариуса нотариальной конторы и скрепляется его гербовой
печатью в отношении книг и журналов;
• заведующего нотариальной конторой и скрепляется его гербовой
печатью в отношении книг и журналов, заведенных в одном
экземпляре на нотариальную контору;
• нотариуса нотариального бюро и скрепляется его гербовой
печатью в отношении книг и журналов.
• Сведения в алфавитные книги вносятся в тот же день, когда
внесены сведения в книги.
• Нотариус своевременно и правильно вносит записи в книгу учета
наследственных дел, и алфавитные книги, а также в книги,
указанные в абзацах втором - шестом подпункта 14.2 пункта 14
Правил нотариального делопроизводства.

17.

• Текст нотариального документа должен быть
написан ясно и четко, числа и сроки должны быть
обозначены хотя бы один раз словами.
• Фамилия, собственное имя и отчество (если таковое
имеется) гражданина, адрес его места жительства
(регистрации) должны быть написаны полностью,
наименования юридических лиц приведены без
сокращений с указанием адреса их места
нахождения.
• При удостоверении сделки, участником которой
является иностранный гражданин либо лицо без
гражданства, в нотариально оформляемом
документе должно быть указано, гражданином
какого государства он является, либо указано, что он
является лицом без гражданства.

18.

• Удостоверительная надпись излагается на документе. Если
удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть
изложена на отдельном листе, который прикрепляется к документу, при
этом текст удостоверительной надписи должен начинаться на документе.
• Для совершения удостоверительных надписей при оформлении
документов для действия на территории Республики Беларусь могут
применяться штампы с текстом соответствующей удостоверительной
надписи.
• При оформлении нотариальных документов могут также применяться
мастичные штампы "копия", "копия с копии", "выписка" и т.п.
• Оттиски штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или
фиолетового цвета.
• При использовании мастичного штампа для совершения
удостоверительной надписи допускается дописывание нотариусом
незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических
средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового
цвета.
• Допускается проставление с использованием красителя синего, голубого
или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального
действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканного
нотариального тарифа за совершение нотариальных действий и оказание
услуг правового и технического характера при совершении
удостоверительной надписи с использованием технических средств.

19.

• При оформлении нотариальных документов, предназначенных для действия
за границей, проставления апостиля или легализации, использование
мастичных штампов не допускается.
• Если в удостоверенном (выданном, засвидетельствованном) документе
имеются описки, опечатки, явные арифметические ошибки, не меняющие
существа документа, в него могут быть внесены исправления.
• Приписки и исправления, сделанные в тексте документа, после
удостоверительной надписи оговариваются и подписываются нотариусом с
указанием статуса "нотариус" и скрепляются его гербовой печатью. При этом
исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а
затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.
• Если в нотариальный документ вносится несколько исправлений либо если
внесение исправлений технически сложно, допускается составление текста
нотариального документа заново. При этом документ, подлежащий замене,
изымается нотариусом и приобщается к документам по совершенному
нотариальному действию (при их наличии). На изъятом документе делается
отметка о составлении текста нотариального документа заново, которая
подписывается нотариусом с указанием даты внесения исправлений, статуса
"нотариус" и скрепляется его гербовой печатью.
• Если исправления вносятся в нотариальный документ, подписанный лицами,
совершившими нотариальное действие, вновь выдаваемый документ
подписывается этими лицами.

20.

Исправления записей в реестрах, книгах, журналах должны быть сделаны так, чтобы
все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в
первоначальном тексте, и заверены подписью нотариуса.
Внесение исправлений в нотариальные документы, реестры для регистрации
нотариальных действий осуществляется нотариусом, совершившим нотариальное
действие.
В случае отсутствия нотариуса нотариальной конторы, совершившего нотариальное
действие, исправления вносятся нотариусом, определенным территориальной
нотариальной палатой для выполнения функций нотариуса, временно не
осуществляющего нотариальную деятельность ввиду уважительных причин либо
полномочия которого приостановлены, а в случае его отсутствия - заведующим
нотариальной конторой либо осуществляющим функции заведующего нотариусом,
осуществляющим деятельность в той же нотариальной конторе, определенным
распоряжением заведующего.
В случае отсутствия нотариуса нотариального бюро, совершившего нотариальное
действие, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальном бюро,
исправления вносятся другим нотариусом, определенным территориальной
нотариальной палатой для выполнения функций нотариуса, временно не
осуществляющего нотариальную деятельность ввиду уважительных причин либо
полномочия которого приостановлены.
Внесение исправлений в нотариальные документы, удостоверенные (выданные,
засвидетельствованные) до 1 января 2014 г. государственной нотариальной конторой,
осуществляется заведующим нотариальной конторой, образованной на базе
упраздненной государственной нотариальной конторы, либо нотариусом,
осуществляющим функции заведующего этой нотариальной конторой, определенным
в соответствии с распоряжением заведующего нотариальной конторой.

21.

• Документ, состоящий из двух и более листов, должен
быть прошит (прошнурован) нитью (лентой) белого либо
красного цвета, его листы - пронумерованы.
• На скрепляемом документе совершается надпись: "Всего
прошито, пронумеровано и скреплено печатью на _____
листах".
• В случае, если документ, состоящий из двух и более
листов, прошнуровывается лентой, в надписи,
предусмотренной частью второй настоящего пункта,
слово "прошито" заменяется словом "прошнуровано".
• Количество прошитых листов заверяется подписью
нотариуса, выдавшего документ либо совершившего
нотариальное действие, с указанием его должности
(статуса) и скрепляется гербовой печатью.
• Оформление документа включает его подписание и в
случаях, предусмотренных нормативными правовыми
актами, - проставление гербовой печати.
• Оттиск гербовой печати выполняется штемпельной
краской синего, голубого или фиолетового цвета.

22.

Гербовая печать проставляется на:
-нотариальных документах;
-свидетельствах о принятии и удостоверении закрытого завещания, об удостоверении
полномочий исполнителя завещания (душеприказчика);
-распоряжениях о возмещении расходов за счет наследства;
-постановлениях нотариуса об отказе от совершения нотариального действия, об
аннулировании свидетельства о праве на наследство, об изъятии завещания и
передаче его завещателю для уничтожения и т.д.;
-протоколах вскрытия и оглашения закрытых завещаний;
-просьбах о правовой помощи (поручениях);
-составленных нотариусом актах описи наследственного имущества, об уничтожении
всех экземпляров завещания и т.д.;
-запросах нотариуса об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для
совершения нотариального действия;
-справках об обстоятельствах, являющихся основанием для возврата госпошлины за
совершение нотариальных действий (взысканной государственными и частными
нотариусами до 1 января 2014 г.), денежных средств за оказание нотариальных услуг
правового и технического характера, взысканных государственными нотариусами,
тарифа за нотариальные услуги прав-го и технич. характера, оказываемые частными
нотариусами до 1 января 2014 г., нотариального тарифа;
-документах, содержащих информацию о совершенных нотар. действиях, их
участниках, предоставление которых нотариусами предусмотрено законодат-вом;
иных документах, на которых проставление оттиска гербовой печати предусмотрено
актами законодательства, а также международными договорами.

23.

• При подписании нотариусом нотариального документа, в
тексте которого либо в тексте удостоверительной надписи
на котором имеется указание фамилии, собственного
имени, отчества (если таковое имеется) либо фамилии,
инициалов нотариуса, который его совершил,
расшифровка подписи не производится.
• При подписании нотариусом документа, в тексте которого
отсутствует указание его фамилии, собственного имени,
отчества (если таковое имеется) (фамилии, инициалов),
расшифровка подписи обязательна.
• Нотариальное производство – это совокупность
юридически значимых действий нотариуса,
уполномоченного должностного лица и
заинтересованных лиц (физических и юридических лиц (в
лице своих представителей)), а также других лиц,
принимающих участие в данной процедуре (переводчики,
свидетели), направленных на совершение нотариального
действия.

24.

Организация работы с документами.
• Регистрация документов - запись учетных данных о документе
в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания,
получения или отправки из нотариальной конторы,
нотариального бюро, от нотариуса, путем проставления на нем
регистрационного индекса с одновременной записью
необходимых сведений о документе в соответствующих
журналах, книгах, реестрах.
• Регистрации подлежат все документы, поступившие либо
созданные в ходе осуществления деятельности в
нотариальной конторе либо в нотариальном бюро,
независимо от способа их создания, передачи или доставки.
• Не подлежат регистрации личная переписка, поздравительные
открытки, пригласительные билеты и др.
• Документы, поступившие в нотариальную контору,
нотариальное бюро, проходят первичную обработку и
регистрацию в день поступления.

25.

• Первичная обработка включает проверку правильности доставки по
адресу на конверте, проверку целостности упаковки, вскрытие
почтовой корреспонденции.
• Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по
назначению, при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно
доставлено".
• В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования, а также при отсутствии в конверте документа или
приложения к документу составляется акт об отсутствии документов
или иных вложений в почтовых отправлениях по форме согласно
приложению 11 к настоящим Правилам, один экземпляр которого, в
том числе с поврежденной корреспонденцией, направляется
отправителю, второй - остается в нотариальной конторе, нотариальном
бюро.
• Все конверты вскрываются и, как правило, уничтожаются, кроме
случаев, когда на документе отсутствует реквизит "Дата"; дата на
оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа; дата документа существенно
отличается от даты его получения; в полученном документе нет
обратного адреса отправителя. В указанных случаях конверт
подшивается в дело за документом.

26.

• На всех входящих документах в правом нижнем углу первого
листа документа ставится регистрационный штамп с датой
поступления по формам согласно приложению 12 к настоящим
Правилам. При регистрации документа поле регистрационного
штампа "N ______" заполняется в соответствии с присвоенным
документу в соответствующем журнале (книге) порядковым
номером.
• На документах, не подлежащих регистрации, в штампе
заполняется только поле "Дата".
• Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить
на конвертах (пакетах).
• Регистрация (учет) входящих и исходящих документов
производится соответственно в журнале регистрации
входящих документов по форме согласно приложению 7 к
настоящим Правилам и журнале регистрации исходящих
документов по форме согласно приложению 8 к настоящим
Правилам, если иное не установлено настоящими Правилами,
нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы
организации работы с документами в нотариальной конторе,
нотариальном бюро.

27.

• Прием, регистрация и выдача поступивших в депозит нотариуса
денежных сумм и ценных бумаг осуществляются в соответствии с
Законом Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной
деятельности", а также в порядке, предусмотренном Инструкцией о
порядке принятия в депозит нотариуса денежных средств и ценных
бумаг.
• Регистрация (учет) запросов об истребовании сведений и (или)
документов, необходимых для совершения нотариального действия, и
ответов на них, направляемых в соответствии со статьей 53-1 Закона
Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной деятельности",
осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке
истребования нотариусом сведений и (или) документов, необходимых
для совершения нотариального действия.
• Регистрация (учет) нотариусами сведений (документов) о совершении
нотариальных действий осуществляется в порядке, установленном
Инструкцией о порядке заполнения, передачи, регистрации, учета и
хранения специальных формуляров регистрации финансовых
операций, подлежащих особому контролю, утвержденной
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта
2006 г. N 367).
• Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по
каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.),
производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по
почте или курьерской связью.

28.

В журнале регистрации входящих документов регистрируются, в частности:
- письменные обращения (запросы);
- организационно-распорядительные документы, поступающие в нотариальную контору, нотариальное
бюро;
- заявления с просьбой о совершении нотариальных действий (о выдаче свидетельства о праве
собственности на долю имущества, нажитого супругами в период брака; о выдаче свидетельства об
удостоверении факта; о совершении исполнительной надписи, о протесте векселя, о передаче
документов на хранение и об их возврате; о выдаче дубликата документа, удостоверенного или
выданного нотариусом, о выдаче дубликата завещания, приравненного к нотариально удостоверенному;
о принятии (выдаче) в депозит денежных сумм либо ценных бумаг и т.п.);
- заявления, указанные в пункте 2 статьи 74 Закона Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной
деятельности", в случае если они поступили по почте либо переданы нотариусу, работнику нотариальной
конторы, нотариального бюро, лицом, не являющимся заявителем.
Заявления, указанные в пункте 2 статьи 74 Закона Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной
деятельности", в случае, если они являются основанием для открытия наследственного дела, в день
поступления регистрируются в книге учета наследственных дел с присвоением порядкового номера,
который является номером открытого наследственного дела, а в случае, если они поступают по уже
открытому наследственному делу - регистрируются в книге учета наследственных дел без присвоения
нового порядкового номера и приобщаются в ранее открытое наследственное дело.
Заявления о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им также регистрируются в книге
учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им;
- заявления завещателя о предоставлении ему завещания для уничтожения, распоряжение завещателя
об уничтожении завещания нотариусом;
- заявления об отмене нотариально удостоверенной доверенности;
- заявления о вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия;
- заявления заинтересованных лиц, желающих обратиться в суд для оспаривания права или факта, об
удостоверении которых просит другое заинтересованное лицо, об отложении совершения
нотариального действия;
- иные входящие документы, регистрация которых в журнале регистрации входящих документов
предусмотрена настоящими Правилами, иными нормативными правовыми актами.

29.

• После регистрации документы, поступившие в нотариальную
контору и касающиеся деятельности нотариальной конторы,
передаются лицом, ответственным за ведение
делопроизводства, заведующему нотариальной конторой,
который проставляет резолюции и передает их на исполнение.
• Документы, поступившие в нотариальную контору и связанные
с документированием деятельности нотариуса данной
нотариальной конторы, передаются этому нотариусу.
• Документы, поступившие нотариусу нотариального бюро,
рассматриваются самим нотариусом.
• Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса, не
позднее двух рабочих дней со дня поступления направляется
этому нотариусу с сопроводительным письмом. О
направлении документа другому нотариусу в письменной
форме сообщается лицу, от которого поступил документ.
• Если неизвестно, к компетенции какого нотариуса,
нотариальной конторы относится разрешение поставленных в
полученном документе вопросов, документ направляется в
соответствующую территориальную нотариальную палату для
дальнейшей передачи по принадлежности.

30.

• Всем исходящим документам присваивается регистрационный индекс,
состоящий из индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет
храниться документ, и порядкового номера, под которым данный
документ зарегистрирован в журнале регистрации исходящих
документов, если иной порядок присвоения регистрационного номера
не предусмотрен настоящими Правилами, иными нормативными
правовыми актами.
• Все нотариальные действия регистрируются в соответствующих
реестрах для регистрации нотариальных действий, для регистрации
запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов, в книге
учета депозитных операций.
• В каждом нотариальном документе, выданном в результате
совершения нотариального действия, указывается номер,
присвоенный соответствующему нотариальному действию при его
регистрации. Номер указывается в графе нотариального документа
"Зарегистрировано в реестре за N __________".
• Номер, присвоенный нотариальному документу, состоит из номера
реестра для регистрации нотариальных действий и номера записи, под
которым в реестре зарегистрировано нотариальное действие, в
результате совершения которого выдан нотариальный документ.

31.

• Контроль за сроками и качеством исполнения документов,
перечисленных в части второй настоящего пункта, и
содержащихся в них поручений осуществляется заведующим
нотариальной конторой, нотариусом нотариального бюро.
• На контроль в обязательном порядке берутся документы,
поступившие из Министерства юстиции Республики Беларусь,
Белорусской нотариальной палаты, соответствующей
территориальной нотариальной палаты, судов, прокуратуры,
органов уголовного преследования, органов Комитета
государственного контроля Республики Беларусь, таможенных
органов по имеющимся в их производстве делам об
административных таможенных правонарушениях, налоговых
органов по проводимым ими налоговым проверкам, главных
управлений юстиции, средств массовой информации с
указанием о сообщении результатов рассмотрения, а также
обращения граждан, в том числе индивидуальных
предпринимателей, и юридических лиц.
• Заведующим нотариальной конторой, нотариусом
нотариального бюро могут быть поставлены на контроль и
другие документы.

32.

4.Формирование дел.
Формирование дел нотариальной конторы осуществляется лицом, ответственным за
ведение делопроизводства нотариальной конторы, а формирование дел нотариуса лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариуса.
В дела группируются документы одного делопроизводственного года.
В деле документы систематизируются в хронологическом порядке с января по декабрь
(по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения, удостоверения,
выдачи и т.д.).
При этом, соблюдая логическую последовательность решения вопроса, документ-ответ
располагается после инициативного документа (документа-запроса), если иное не
предусмотрено настоящими Правилами.
46. Заявления наследника о принятии наследства; о выдаче свидетельства о праве на
наследство; о принятии наследства и выдаче свидетельства о праве на наследство; об
отказе от наследства; пережившего супруга наследодателя о выдаче свидетельства о
праве собственности на долю имущества, нажитого супругами в период брака; лица,
понесшего расходы, вызванные смертью наследодателя, охраной наследства и
управлением им, а также расходы на похороны с требованием о возмещении
указанных расходов; кредитора о предъявлении требований по долгам наследодателя;
наследника, исполнителя завещания, органа местного управления и самоуправления,
других лиц, действующих в интересах сохранения наследственного имущества; о
принятии мер по охране наследства и (или) управлению им формируются в
наследственные дела.
Каждому наследственному делу присваивается номер, состоящий из порядкового
номера, под которым оно зарегистрировано в книге учета наследственных дел, и
указываемого через дробь года, в котором оно заведено.

33.

• Если в нотариальной конторе осуществляют нотариальную деятельность два и
более нотариуса, то наследственному делу кроме реквизитов, указанных в
части второй настоящего пункта, присваивается также индекс нотариуса,
который заводит наследственное дело и в делах которого оно хранится.
• В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с
оформлением наследства.
• Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, оно
переходит на следующий год под тем же номером и перерегистрации не
подлежит.
• Законченные производством наследственные дела формируются в дела того
года, в котором они закончены.
• Дополнительные свидетельства о праве на наследство и документы,
истребованные (предоставленные) для их выдачи, формируются в дело года, в
котором выданы данные свидетельства о праве на наследство.
• В случае, если нотариусом нотариальной конторы по заведенному и не
оконченному производством государственной нотариальной конторой
наследственному делу выдается свидетельство о праве на наследство, то
такое наследственное дело хранится в делах этого нотариуса.
• Иные нотариальные документы (за исключением документов, связанных с
оформлением наследственных прав) подшиваются в дела в следующем
порядке: первым - оставшийся в делах нотариуса экземпляр нотариального
документа, за ним - документы, на основании которых он совершен (выдан,
удостоверен).

34.

• Годовые планы и отчеты хранятся в делах того года,
к которому они относятся по своему содержанию,
независимо от времени их составления.
• Протоколы в деле располагаются в хронологическом
порядке по возрастанию номеров и группируются,
как правило, вместе с документами, на основании
которых протокол готовился (повестка дня,
доклады, проекты решений и другие документы).
• Дело с документами не должно превышать 300
листов (30 - 40 мм толщины). При большем объеме
документов дело делят на самостоятельные тома.
Документы каждого следующего тома являются
продолжением предыдущего тома.

35.

• Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел,
образующихся в процессе деятельности нотариальной конторы, нотариуса
нотариальной конторы, нотариуса нотариального бюро, с указанием сроков
их хранения.
• Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов
в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их
хранения в делопроизводстве, составления описи дел в соответствии с
пунктом 55 настоящих Правил.
• Номенклатура дел составляется ежегодно сроком действия на календарный
год (делопроизводственный год) и вводится в действие с 1 января года, на
который она составлена.
• Номенклатура дел составляется на основе примерной номенклатуры дел,
утверждаемой правлением Белорусской нотариальной палаты по
согласованию с центральной экспертной комиссией Белорусской
нотариальной палаты и соответствующим государственным архивом.
• В номенклатуру дел должны быть включены все дела, которые ведутся в
нотариальной конторе, в том числе нотариусами нотариальной конторы,
нотариусом нотариального бюро, а также реестры, книги, журналы.
• Сводные номенклатуры дел нотариальной конторы, номенклатура дел
нотариуса нотариального бюро, которые являются источниками
комплектования государственных архивов, согласовываются с центральной
экспертной комиссией территориальной нотариальной палаты и
соответствующим государственным архивом (структурным подразделением
по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета,
Минского городского исполнительного комитета).

36.

5.Стадии и содержание нотариального
производства.
• Все юридически значимые действия, осуществляемые в
процессе совершения нотариального действия,
происходят в рамках правовой процедуры, которую
правильно называть нотариальным производством.
Нотариальное производство является одной из
разновидностей юридической деятельности. В этом
смысле нотариальное производство представляет собой
определенную совокупность юридических действий
нотариуса и лиц, обратившихся за совершением
нотариального действия, направленных на совершение
определенного нотариального действия.
• Из данного определения вытекают следующие признаки
нотариального производства:
• 1) одним из его субъектов является нотариус;
• 2) предметом и результатом нотариального производства
является совершение нотариального действия.

37.

• Нотариальное производство как юридически
регламентированная деятельность складывается из
определенных стадий, образующих в совокупности
единое процессуальное целое. Можно выделить
три стадии нотариального производства:
• 1) возбуждение нотариального производства, на
которой решается вопрос о возможности
совершения нотариального действия;
• 2) установление юридического состава,
необходимого для совершения нотариального
действия;
• 3) совершение нотариального действия нотариусом
либо отказ в совершении нотариального действия в
зависимости от установленного фактического
состава.

38.

• В рамках нотариального производства выделяют следующие стадии[5]:
• 1) возбуждение нотариального производства;
• 2) установление юридического и фактического состава совершаемого
нотариального действия;
• 3) совершение нотариального действия или отказ в его совершении в
зависимости от установленного фактического состава.
• Возбуждение нотариального производства происходит при обращении
заинтересованных лиц – физических лиц, юридических лиц (в лице
представителей юридического лица). Порядок возбуждения производства
зависит от вида нотариального действия. Основанием для возбуждения
служит либо сам факт обращения лица, либо заявление лица о совершении
определенного действия, например, о выдаче свидетельства о праве
собственности на долю имущества, нажитого супругами в период брака. На
данной стадии проверяется соблюдение правил предметной и
территориальной компетенции, происходит проверка дееспособности
граждан и правоспособности юридических лиц, полномочий представителей.
• Установление юридического и фактического состава совершаемого
нотариального действия предполагает проверку юридических и
фактических оснований для совершения определенного нотариального
действия с учетом его специфики. Исходя из фактического состава, нотариус
определяет документы, необходимые для совершения нотариального
действия.

39.

• И третья стадия – совершение нотариального действия или отказ в его
совершении является следствием наличия законных оснований для
возбуждения нотариального производства на первой стадии и установления
конкретного юридического и фактического состава нотариального действия.
Согласно ст. 62 Закона о нотариате нотариус, уполномоченное должностное
лицо, отказавшие гражданину или юридическому лицу в совершении
нотариального действия, по письменному заявлению этих гражданина или
юридического лица должны в течение трех рабочих дней с даты поступления
заявления изложить в письменной форме причины отказа и разъяснить
порядок его обжалования. Отказ в совершении нотариального действия
оформляется нотариусом, уполномоченным должностным лицом путем
вынесения постановления.
• В качестве факультативных стадий нотариального производства выделяют[6]:
• 1) предварительную подготовку к совершению нотариального действия,
которая осуществляется при необходимости истребования нотариусом
дополнительных сведений и документов либо направления документов на
экспертизу;
• 2) исполнение нотариального акта;
• 3) обжалование нотариальных действий либо отказа в их совершении.
• Поскольку исполнение нотариального акта осуществляется за рамками
нотариального производства и не входит в компетенцию нотариальных
органов, то представляется, что выделение исполнения нотариального акта в
качестве стадии нотариального производства неосновательно.

40.

•Благодарю за
внимание!!!