Similar presentations:
Схемы классификации документной информации. Выявление и отбор информации для каталогизации
1.
Схемы классификациидокументной информации.
Выявление и отбор информации
для каталогизации
Подготовил Белоносов Д.
2.
Каталог - межфондовый архивный справочник, в котороминформация о содержании документов архива сгруппирована по
предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с
принятой для данного каталога схемой классификации
документной информации.
3.
Схемы классификации документнойинформации
Схема классификации (организации) дел архивного фонда
представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учрежденияфондообразователя, его функций или вопросов и направлений
его деятельности. Классификационная схема является
основанием для организации архивного фонда, для
распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее
характерные стороны деятельности фондообразователя, его
функции или структуру, что и закрепляется описью.
4.
Схемы классификации документнойинформации
К основным классификационным признакам относятся:
· структурный — в соответствии со структурными подразделениями;
· функциональный, отраслевой, тематический — с учетом
функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех,
которых касается содержание документов;
· хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы.
5.
Схемы классификации документнойинформации
К дополнительным классификационным признакам относятся:
· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;
· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась
переписка фондообразователем;
· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц,
которые являются авторами документов;
· предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отражены в
документах;
· географический — по территориям, населенным пунктам и
географическим понятиям, с которыми связано содержание документов,
их авторы или корреспонденты;
· хронологический — по датам документов.
6.
Схемы классификации документнойинформации
7.
Выявление информации длякаталогизации
В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы
документов:
- организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные
документы учреждения-фондообразователя;
- руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к
учреждению-фондообразователю;
- документы подведомственных учреждений, присланные для контроля,
обобщения, анализа;
- печатные издания, относящиеся к деятельности учрежденияфондообразователя;
- копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие
документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.
8.
Выявление информации длякаталогизации
При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, фактам
и явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие
или характер отдельной местности, региона и т.д.
Отобранная для каталогизации документная информация описывается на
каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных
приемов описания: подокументного; поединичного; группового.
9.
Выявление информации длякаталогизации
Цель отбора - выявить для описания такие сведения, которые в
совокупности дадут необходимую и достаточную информацию о
сущности событий, фактов, явлений, отраженных в
документальных материалах. При этом необходимо избегать
включения в каталог случайных сведений о событиях, фактах,
явлениях, не раскрывающих закономерности и х развития, не
показывающих индивидуальные, характерные особенности их
появления. Качество отбора сведений в конечном итоге
определяет полноту разделов каталога, степень освещенности
тех или иных исторических фактов и событий.
10.
Выявление информации длякаталогизации
Основным критерием при отборе сведений является критерий
оценки содержания, ценности документной информации с
учетом ее научно-исторического и практического значения.
Содержание необходимо рассматривать в целом и в деталях,
выделить главное и второстепенное и в зависимости от этого
решать, какое значение могут иметь сведения, отраженные в
документальных материалах, для освещения тех или иных
сторон жизни общества с позиций как настоящего, так и
будущего. Необходимо отбирать только такие информационные
сведения, которые показывают основное содержание
документа.
11.
Выявление информации длякаталогизации
Основное содержание документа (основная информация) - это
та целевая необходимая информация, которая вытекает из
формы и целевого назначения документа как средства
управления.