Документы, от которых можно отказаться и спасти компанию от штрафов

1.

Богомолова Ирина
Главный редактор журнала «Кадровое дело»
Документы, от которых можно отказаться и спасти
компанию от штрафов

2.

Анонс:
● 1. Какие заявления с сотрудников лучше не брать;
● 2. Может ли соглашение об увольнении подменить срочный
договор;
● 3. Есть ли положения и регламенты, от которых больше вреда
чем пользы;
● 4. Сколько должно быть приказов о назначении ответственных
в компании;
● 5. Допустимо ли не оформлять приказы о переносе отпуска.

3.

Заявления от работников не нужны
Прием на работу. Чтобы принять сотрудника на работу, получать
от него заявление не надо. Его нет среди обязательных
документов, которые сотрудник приносит вам, чтобы с ним
заключили трудовой договор, ст. 65 ТК.
Увеличение зарплаты. Повышение зарплаты — это из менение
условий трудового договора. Вы должны подписать с работником
допсоглашение к нему, ст. 72 ТК.

4.

Заявления от работников не нужны
Перемещение. Чтобы изменить рабочее место сотрудника или
структурное подразделение, в котором он работает, достаточно
издать приказ и ознакомить с ним сотрудника, ч. 3 ст. 72.1 ТК.
Мнение работника спрашивать не надо. Заявление у работника
не просите.
Обязательно проверьте, указали ли рабочее место или
структурное подразделение в трудовом договоре!

5.

Заявление нужно, но не всегда
Перевод. Переводите сотрудников на основании допсоглашения к трудовому договору, ст. 72.1, 72.2 ТК.
Заявление лучше взять, если переводите работника на нижестоящую должность.
Если работник принес медицинское заключение о том, что не может исполнять свои должностные
обязанности. Если у вас есть вакансии, которые подходят работнику по состоянию здоровья, письменно
предложите ему выбрать одну из них. В ответ он должен написать заявление о том, что согласен на перевод
либо отказывается от всех должностей, которые ему предложили. (Другой вариант- он ставит отметку
согласен или нет, прямо на документе с предложенными вакансиями).
Если работник письменно согласился перейти на одну из вакантных должностей, которая подходит ему по
состоянию здоровья, заключите с ним допсоглашение.

6.

Заявление нужно
Неполный рабочий день. Условие о том, что сотрудник будет работать в режиме неполного
рабочего времени, включите в трудовой договор или допсоглашение,
ст. 93 ТК.
Есть льготники, которых вы обязаны перевести на неполное рабочее время: беременные
женщины, работники, ухаживающие за больным членом семьи, а также один из родителей
ребенка до 14 лет или ребенка-инвалида. Таким сотрудникам вы обязаны установить удобные
для них условия рабочего времени.
Чтобы узнать пожелания льготника по режиму работы, попросите его написать заявление, ч. 2
ст. 93 ТК.
Для того чтобы установить работнику режим неполного рабочего времени, заключите
допсоглашение к трудовому договору, ч. 1 ст. 93 ТК.

7.

Заявление нужно

8.

Заявление нужно но не всегда
Отпуск. Большинство работников уходит в отпуск по графику,
который работодатель утверждает до начала года. Требовать
заявление на отпуск у работников, которые отдыхают по графику,
не имеет смысла.
Вы обязаны отпустить работника отдыхать в даты, которые
указали в графике отпусков, а он обязан пойти в отпуск именно в
этот период, ч. 2 ст. 123 ТК. Но не забудьте под подпись
уведомить работника о предстоящем отпуске за две недели до
даты, когда он должен пойти отдыхать, ч. 3 ст. 123 ТК.

9.

Заявление нужно но не всегда
Заявление на отпуск обязательно возьмите у работников-льготников. Например, отдохнуть в
удобное время могут родители, у которых трое или больше несовершеннолетних детей,
младшему из которых не исполнилось 14 лет, ст. 262.2 ТК. Право на отпуск вне графика также
есть у несовершеннолетних работников, усыновителей детей в возрасте до трех месяцев, у
сотрудниц перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, а также после
отпуска по уходу за ребенком, ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК.
Не забывайте, что льготы могут быть не только в Трудовом кодексе, но и в других законах.
Например, право выбрать период отпуска есть у почетных доноров России,
п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве
крови и ее компонентов».
Изменить даты отпуска льготник может неограниченное количество раз, письмо Минтруда от
08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786.

10.

Заявление нужно но не всегда
Заявление на отпуск нужно взять у работников, которые в график не попали. Также у тех, кто
хочет перенести отпуск на другие даты.
Минтруд России неоднократно высказывал мнение, что вы вправе установить разумный срок,
в который работник с правом на отпуск в удобное время должен подать заявление на
ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом ведомство подчеркивало, что период отпуска,
конкретную дату его начала определяет работник, Письма от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, от
31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456.

11.

Может ли ГИТ оштрафовать за заявления на отпуск
Перечень документов, которые инспектор может потребовать при проверке (отпуска), п. 13
Административного регламента утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160

12.

Заявление обязательно
Выдача копий документов и справок СТД-Р, ст. 62,66.1 ТК
Отпуска ( уход за ребенком, без сохранения зарплаты, по беременности и родам)
Увольнение
определение СК по гражданским делам Верховного суда от 01.02.2021 № 14-КГ20-14-К1

13.

Соглашение о расторжении ТД
Работник подписал соглашение слишком рано
Суды находят подвох в статье 78 Трудового кодекса. Работодатели же считают, что расстаться с сотрудником по соглашению
сторон — это максимально выгодное и безопасное решение. В результате увольнение отменяют и сотрудника возвращают в
штат с выплатами компенсаций.
В Трудовом кодексе чиновники написали, что по соглашению сторон расторгнуть трудовой договор можно в любое время.
Срок, за который нужно подписать соглашение, никто не ограничивал. Работодатели принимали решения сами, в зависимости
от ситуации. С одним работником они подписали соглашения за день до увольнения, а с другим могли подписать документ за
несколько месяцев или даже в день приема на работу. Периодически работодатели, конечно, этим злоупотребляли и оформляли
соглашение таким образом, чтобы бессрочный договор был расторгнут, когда удобно компании.

14.

Соглашение о расторжении ТД
Директор хочет принять сотрудника на работу только на определенное время, но оснований для заключения срочного
трудового договора нет. Работодатель понимает, что если он установит в трудовом договоре определенный срок, работник
сможет в суде это условие оспорить и трудовой договор станет бессрочным. Для того, чтобы избежать этого, кадровик при
приеме на работу нового сотрудника просит его сразу подписать соглашение о расторжении трудового договора, например,
через год.
Чиновники из Минтруда считают, что раз в законе нет ограниченного срока для того, чтобы подписать соглашение о
расторжении договора, его могут определить работодатель и сотрудник, письмо от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347. Но суды с
этим не всегда соглашаются.

15.

Соглашение о расторжении ТД
Иванов в октябре 2018 года подписал соглашение о расторжении трудового договора. Увольнение назначили на 20 сентября
2019 года. По условиям соглашения увольнение должны были оформить почти через год после того, как документ подписали
директор и Иванов. Ближе к дате увольнения Иванов написал заявление с просьбой аннулировать соглашение, но его уволили,
и он обратился в суд. Суды двух инстанций поддержали работодателя, так как есть соглашение об увольнении, которое
подписали сотрудник и работодатель.
Судьи третьей инстанции отправили дело на новое рассмотрение. Причина — другого места работы и источников дохода у
работника не было, после увольнения он фактически лишался заработка, хотя у него двое детей. Кроме того, Иванов настаивал
на моральном давлении со стороны работодателя, Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 09.11.2020
№ 88-23332/2020

16.

Соглашение о расторжении ТД
Начальник заставил сотрудника подписать соглашение
Сотрудники, которые понимают, что поспешили уволиться, пытаются вернуть работу через суд. Их мотивация — начальник
заставил подписать документы и угрожал уволить за виновные действия, если они не согласятся. Суды сейчас все чаще
поддерживают работников в таких случаях.
Пример
Директор вызвал Сидорова и заставил его подписать соглашение об увольнении. Как сказал в суде Сидоров, если бы он
отказался, то его бы уволили за виновные действия, и не только его, но и супругу. Свидетель подтвердил, что все это правда, и
судьи признали увольнение незаконным, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 26.04.2018 по делу №
33-7309/2018

17.

Соглашение о расторжении ТД.
Работница не знала о своей беременности
Пример
Иванова подписала соглашение об увольнении. Через две недели после увольнения она узнала, что беременна. Иванова
написала заявление с просьбой отменить увольнение. Документ Иванова отправила работодателю. Ей письменно отказали.
Иванова обратилась в суд, и ее восстановили на работе. Факт того, что она не знала о беременности, не имеет значения.
Заявление с просьбой аннулировать соглашение она отправила работодателю, и отказывать ей не имели права, Апелляционное
определение Московского городского суда от 22.01.2020 № 33-1325/2020

18.

Приказы о назначении ответственных. Персданные
Работодатель обязан назначить сотрудника, который будет отвечать за
организацию обработки персональных данных в организации, ст. 18.1,
22.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее —
Закон о персданных. На практике бывает, что назначают двух
ответственных, один работает с сотрудниками, другой с клиентами
компании. Роскомнадзор за такое штрафует. По закону ответственный
должен быть один.
Насколько критично, если приказа нет. Если не назначить
ответственного за обработку персональных данных, можно получить
штраф от Роскомнадзора. Компания заплатит до 100 000 руб., а директор
как должностное лицо до 20 000 руб., ч. 6 ст. 13.11 КоАП.

19.

Приказы о назначении ответственных. Персданные
Есть ли запреты, когда выбираете кандидата. Да, есть. Не назначайте
ответственным директора компании. Ведь если буквально читать Закон о
персданных, то ответственный работник подчиняется непосредственно
руководителю организации, который приказ о назначении подписывал, ч. 2 ст. 22.1
Закона о персданных. Нельзя назначить любого сотрудника ответственным, все же
работа с персданными должна быть указана в его должностной, иначе непонятно,
как он должен отвечать за то, к чему отношения не имеет. Еще один фактор, чтобы
подбирать кандидата внимательно: именно с тем работником, чьи данные есть в
приказе, будут взаимодействовать проверяющие из Роскомнадзора. Проверяющим
даже не нужно просить приказ о назначении ответственного, нужно только
посмотреть, чьи персданные указали в уведомлении о начале обработки
персональных данных.

20.

Приказы о назначении ответственных. Трудовые книжки
Работодатель обязан приказом назначить ответственного за ведение
и хранение трудовых книжек. Если в должностной инструкции
сотрудника есть обязанность вести и хранить трудовые книжки, приказ
все равно нужен, п. 45 Правил, утв. постановлением Правительства
от 16.04.2003 № 225.
Насколько критично, если приказа нет. Если не назначите приказом
ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, рискуете
подставить компанию и директора. Самый позитивный исход— это
предупреждение, но может быть и штраф до 50 000 руб. для компании
и до 5000 руб. для директора, ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

21.

Приказы о назначении ответственных. Трудовые книжки
Есть ли запреты, когда выбираете кандидата. В законе нет специальных
требований к ответственному за трудовые книжки. Но, во-первых, сотрудник,
который отвечает за трудовые книжки, должен иметь доступ к персданным
работников. Во-вторых — работнику нужен определенный уровень знаний и умений
по работе с трудовыми книжками. Ориентируйтесь на эти особенности, когда будете
выбирать кандидатуру ответственного за трудовые книжки.

22.

Приказы о назначении ответственных. Пожарная
безопасность
Сотрудник, который отвечает за пожарную безопасность, нужен, но по закону в любом случае
несет ответственность руководитель организации. Неважно, сколько человек в компании и
какая площадь офиса, ч. 3 ст. 37 Закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ о пожарной безопасности, п. 4
Правил противопожарного режима в РФ, утв. постановлением Правительства от 16.09.2020 №
1479, далее — Правила.
Насколько критично, если приказа нет. Если проверяющие обнаружат, что вы не назначили
ответственного, можно получить предупреждение или заплатить штраф по части 1 статьи 20.4
КоАП. Компании придется заплатить до 200 000 руб., а должностному лицу до 15 000 руб.
Отменить штрафы суды не разрешают, постановление Верховного суда от 13.10.2020 № 5АД20-107.

23.

Приказы о назначении ответственных. Пожарная
безопасность
Есть ли запреты, когда выбираете кандидата. Обязательное требование
к ответственному за пожарную безопасность — чтобы он прошел обучение мерам
пожарной безопасности по программе пожарно-технического минимума —
ПТМ, п. 3 Правил.

24.

Приказы о назначении ответственных. Охрана труда
Работодатель с численностью сотрудников более 50 человек должен организовать службу охраны труда или
взять в штат специалиста по охране труда, ч. 1 ст. 217 ТК, письмо Минтруда от 26.09.2019 № 15-2/В-2363.
Если численность работников организации до 50 человек, то нужно назначить ответственного за охрану
труда. Это может быть директор организации или другой сотрудник, которого назначат приказом. Есть
вариант заключить договор ГПХ, по которому другая организация или специалист, который не в штате вашей
компании, будет отвечать за охрану труда, ч. 3 ст. 217 ТК.
Насколько критично, если приказа нет. Если проверяющие обнаружат, что в организации, численность
которой более 50 человек, в штате нет специалиста по охране труда или вы не покажете приказ о том, что
назначили ответственного, если численность организации до 50 человек, то штрафуют за это до 80 000 руб.,
а до 5000 руб. — должностное лицо, ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП.

25.

Приказы о назначении ответственных. Охрана труда
Есть ли запреты, когда выбираете кандидата. Ответственный за охрану труда должен иметь
соответствующую подготовку или опыт работы в этой области, ст. 217 ТК. Поэтому сотрудника, который
будет отвечать за охрану труда, нужно обучить в учебном центре в течение месяца после трудоустройства и
далее — не реже одного раза в три года, п. 2.3.1 Порядка № 1/29. Ориентируйтесь на требования к
квалификации специалиста по охране труда, которые чиновники указали в профстандарте. Судьи согласны с
тем, что требования к квалификации работников, которые трудятся в должности специалиста по охране
труда, обязательно применять, приказ Минтруда от 04.08.2014 № 524н, определение Третьего кассационного
суда общей юрисдикции от 06.11.2019 по делу № 88-23/2019.

26.

Приказы о назначении ответственных. Воинский учет
Назначить ответственного за воинский учет нужно приказом по форме, которая есть в приложении № 4 к
Методическим рекомендациям, утв. Минобороны 11.07.2017. В приказ по согласованию с военным
комиссариатом можно вносить незначительные правки, например если компания не занимается
бронированием. Проект приказа согласуйте с территориальным военным комиссариатом, п. 22
Методических рекомендаций, утв. Минобороны 11.07.2017, далее — Методические рекомендации.
Насколько критично, если приказа нет. В КоАП нет отдельного штрафа за то, что приказ кадровик не
составил. Но при проверке специалисты военкомата обязательно укажут на это в акте, зафиксируют в
журнале такую оплошность и поставят «неудовлетворительную» оценку за ведение воинского учета, приказ
Министра обороны от 18.07.2014 № 495. Вместе с этим проверяющие назначат дату, к которой все ошибки
нужно исправить и отчитаться в военкомат, что приказ оформили и согласовали с военкоматом.

27.

Приказы о назначении ответственных. Воинский учет
Есть ли запреты, когда выбираете кандидата. Ответственный за воинский учет должен не реже одного
раза в три года повышать квалификацию. Первый раз пройти обучение нужно в течение года после
назначения на должность, приложение № 19 к Методическим рекомендациям. Еще сотрудник, который
заполняет личные карточки и другую документацию по воинскому учету, должен иметь доступ к
персональным данным.
Скачать образцы приказов можете в статье https://e.kdelo.ru/888748

28.

ЛНА компании из-за которых могут быть проблемы
Положение о работе беременных
Чиновники отменили СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, на основании которого работодатели обязаны были
предоставлять сотрудникам перерывы от работы за компьютером, постановление Правительства от
08.10.2020 № 1631. С 1 января 2021 года до конца 2026 года действуют санитарные правила СП 2.2.3670-20,
утвержденные постановлением главного санитарного врача от 02.12.2020 № 40. В новом СанПиН
информации о перерывах нет. Еще новшество — с нового года работодатели не обязаны сокращать время
работы за компьютером всем беременным сотрудницам.
Это подтверждает Минтруд в своем письме от 25.02.2021 № 15-0/ООГ-471. Но если реально предоставляете
эти гарантии всем работникам компании, которые работают за компьютерами, в том числе беременным, и
планируете продолжить их предоставлять, то не убирайте совсем пункт о перерывах из вашего локального
акта. А вот ссылку на СанПиН, которые больше не действуют, из ПВТР убрать нужно обязательно. Тогда
компанию не оштрафуют за то, что локальный акт не соответствуют изменениям в законах.

29.

ЛНА компании из-за которых могут быть проблемы
Положение о ненормированном дне
Связано это с новым законопроектом о поправках в ТК
Сотрудников, которые по условиям трудового договора, а также ЛНА или коллективного договора работают
в режиме ненормированного рабочего дня, можно эпизодически привлекать к работе за пределами их
основного рабочего времени, ст. 101 ТК. Чиновники из Минтруда объяснили, как следует понимать это
требование, в письме от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911.
Конкретной максимальной частоты в законе нет. Однако чиновники из Роструда рекомендовали
привлекать работников с ненормированным рабочим днем к дополнительной работе не чаще трех раз в неделю, доклад с руководством по соблюдению обязательных требований за I квартал 2020 года, утв. Рострудом,
далее — доклад Роструда.

30.

ЛНА компании из-за которых могут быть проблемы
Положение о ненормированном дне
Сейчас нет ограничений, сколько часов сотрудники с ненормированным рабочим
днем могут отработать вне основного рабочего времени. Чиновники готовятся это
исправить и ограничить количество часов —120 часов в год. Руководителей, их замов и главбухов
ограничения не коснутся.
Если проект примут, вам придется считать, сколько часов за рабочий год сотрудник переработал. Как только
это число достигнет 120, задержать сотрудника на работе просто
так не получится. Придется привлекать его к сверхурочной работе: получать согласие и оплачивать труд в
повышенном размере.
Законопроект № 1182849-7 «О внесении изменений в ТК»

31.

ЛНА компании из-за которых могут быть проблемы
Положение о ненормированном дне
Сейчас работодатели сами выбирают, предоставлять ли всем сотрудникам с ненормированным рабочим днем
одинаковый отпуск или устанавливать гибкую систему. Чиновники считают несправедливым, что работники
трудятся разное количество часов, а в качестве компенсации одинаково получают по три дополнительных
дня к отпуску.
Если законопроект примут, то ежегодный дополнительный отпуск работника с ненормированным рабочим
днем будет зависеть от количества часов, которое он отработал больше своей нормы. Но трехдневный
минимум по-прежнему надо будет предоставлять даже тем, кого к дополнительной
работе ни разу не привлекли.

32.

От каких приказов можно отказаться
Приказ о сокращенном рабочем дне перед праздниками
Приказ о переносе отпуска

33.

Спасибо за внимание