ЭДО для контрагентов Как это работает?

1.

ЭДО для контрагентов
Как это работает?

2.

Отправка документов
Отправитель заходит в Диадок
Действия:
перейти по ссылке
diadoc.ru
нажать “войти”

3.

Отправка документов
Отправитель заходит в Диадок
Действия:
ввести логин и
пароль
или выбрать
сертификат для
входа
выбрать
организацию из
списка, если их
несколько

4.

Отправка документов
Обмен приглашениями
При первой отправке
необходимо
отправить/принять
приглашение к
обмену от
контрагента.
Приглашение
принимается при
условии заключения
соглашения об ЭДО.
Если приглашение принято,
а соглашение не
заключили, то необходимо
как можно скорее
направить его контрагенту
и подписать с обеих сторон.

5.

Соглашение об ЭДО
Подписание и условия
Когда нужно заключать соглашение об
ЭДО?
Заключить соглашение необходимо одновременно с началом
обмена электронными документами.
В новом формате соглашения детализированы условия по обмену
документами, а в приложении к нему передается список всех
кодов договоров, которые необходимо указывать при отправке если соглашение уже было подписано ранее, или в договоре есть
блок об электронном документообороте, то подписать соглашение
в обновленном формате все равно нужно.
Можно ли сейчас отправлять/принимать КС
без него?
Да, с учетом текущей ситуации, можно начинать
отправлять/принимать документы через Диадок до того, как будет
подписано соглашение
Как получить коды договоров, если еще не
заключено соглашение?
При отправке нужно указать код ЕСУД договора.
Если соглашение еще не отправлено, их может выгрузить
финансовый менеджер проектной команды.
Что будет, если при отправке КС: не указать
код договора/ не указать суммы при
отправке/ сумма КС-2 не равна КС-3/ сумма
КС-3 не равна счет-фактуре?
Документ будет автоматически отклонен.

6.

Отправка документов
Отправка документов
Действия:
нажать “новый
документ”
загрузить один или
несколько готовых
файлов или
заполнить документ
в редакторе

7.

Отправка документов кратко
Формат и комплектность
Есть табличная часть?
Если нет, документ может быть
неформализованным
Есть суммы к оплате?
Нужно указать их при отправке и вложить в пакет
счет
Выделен НДС?
В пакете должна быть счет-фактура в формате
XML
Запрашивать
ответную подпись?
Да, на акт/накладную/УПД, дополнительный
документ, если он предусмотрен договором
Где указать код
договора?
В XML (упд или счет-фактуре),
или в полях основание/комментарий,
или в названии файла
Вид документа
выбран при
отправке?
Если нет, нужно указать в названии файла
Если контрагент
использует не
Диадок, а
другого
оператора, то
функционал
отправки
“пакетом” может
быть недоступен.
Решение:
- соблюдать
требования к
форматам;
- указывать вид и
код договора в
названии файла

8.

Отправка документов (пример комплекта)
На примере комплекта КС // единого строительного акта
КС-2 и КС-3 //
Единый
строительный акт
XLS
Вложить файл:
выбрать тип файла “акт”, формат XLS;
в названии файла “КС-2” и “КС-3” соответственно или
“единый строительный акт”;
при отправке заполнить суммы и запросить
ответную подпись
Счет-фактура
XML
Выгрузить из учетной системы или заполнить через
конструктор Диадока;
подписывается только отправителем
Счет
PDF или
любой
Вложить файл в произвольном формате,
подписывается только отправителем
Обязательно указать
код договора
формат:
Д123456
В XML (упд или счет-фактуре),
или в полях основание/комментарий,
или в названии файла
Обязательно
отправить пакетом
Собрать в пакет можно любые документы до
подписания (например, те, что загружены файлами и
из учетной системы)
Если отправка не
через Диадок,, то
функционал
отправки
“пакетом” может
быть недоступен.
Решение:
- соблюдать
требования к
форматам;
- указывать вид и
код договора
(формат Д123456) в
названии файла

9.

Отправка документов (подробнее)
Формат и комплектность: Формат
Обязательный формат XML
(требования ФНС)
Документы с табличной частью
Документы без табличной части
Любая счет-фактура (в том числе
корректировочная, исправление)
Любой УПД (счет-фактура,
передаточный документ, счетфактура+передаточный
документ, корректировочный
УПД)
Формализованный акт
Товарная накладная
Акт сверки
Неформализованный акт
Счет
Договорные документы
Неформализованные документы
Если документ
отправляется в
произвольной
форме
(неформализованный),
то обязательно
указать вид
документа в
названии файла.
Код договора
также можно
указать в
названии файла.

10.

Отправка документов (подробнее)
Формат и комплектность: Код договора
В формализованных документах код
договора (формат Д123456) можно указать в
структуре документа, если он создается в
учетной системе, либо при отправке в
поле Основание или Комментарий
Любая счет-фактура (в том числе
корректировочная, исправление)
Любой УПД (счет-фактура, передаточный
документ, счет-фактура+передаточный
документ, корректировочный УПД)
Формализованный акт
Товарная накладная
Акт сверки
В неформализованных документах код
договора (формат Д123456) указывается в
поле Основание или Комментарий, или в
названии файла
Неформализованный акт
Счет
Договорные документы
Неформализованные документы

11.

Как узнать коды всех своих договоров в ПИК?
Список своих договоров с кодами можно увидеть в Личном кабинете контрагента на
https://tender.pik.ru
Инструкция по
личному кабинету
для подрядчиков:
https://docs.google.co
m/document/d/1GQLn
2MaHBcm3_Xtj36M6n_
nxydPRRcvAfyBvj4nUP
MY/edit

12.

Отправка документов (подробнее)
Формат и комплектность.
Связанные первичные документы должны отправляться “пакетом”:
Акт или товарная накладная документ, по которому
принимаются выполненные
работы и услуги
Обязательно требует подписи
второй стороны
Счет-фактура - если в акте или
товарной накладной выделен
НДС
Подписывается только
отправителем
Счет - содержит реквизиты для
оплаты
Подписывается только
отправителем
Любые дополнительные
документы, предусмотренные
договором
Могут требовать ответной подписи
по условиям договора, например,
спецификации, без которых не
будет подписан основной акт
Если контрагент
использует не
Диадок, а
другого
оператора, то
функционал
отправки
“пакетом” может
быть недоступен.
Решение:
- соблюдать
требования к
форматам;
- указывать вид и
код договора в
названии файла

13.

Отправка документов
Отправка файлов
Действия:
- выбрать получателя
- выбрать вид
документа
- указать номер и дату
документа, сумму и
сумму НДС, код
договора
- запросить ответную
подпись по актам и
договорным
документам

14.

Отправка документов
Передача на подпись
Действия:
- отправить
созданные
документы
подписанту
- после подписания
их получит в свой
ящик выбранный
контрагент

15.

Получение документов
Загрузка и блокировка от подписания
Действия:
- при получении
входящих
документов в Диадок
они загружаются в
Тесса
- если документ
требует подписи, то
он блокируется от
подписания
- для счет-фактур
автоматически
подписывается
уведомление о
получении

16.

Получение документов
Определение вида документа и автоотказ
Действия:
- проверяем вид
документа и формат;
- запрошена ли
подпись;
- указан ли код
договора;
- если документ не
проходит проверку отказываем;
- если вид документа
невозможно
определить отправляем задачу
на пользователя

17.

Получение документов
Отправка на согласование / подписание
Действия:
- если документ
требует подписи и
прошел проверку,
отправляем его на
согласование;
- результаты
согласования
дублируем в Диадок,
если все участники
согласовали,
передаем
подписанту

18.

Согласование (аннулирование)
Аннулировать можно:
-
-
документ, не требующий ответной подписи, если
его необходимо отозвать (например, счет-фактуру
или счет)
подписанный документ
Запрос может быть отправлен с нашей стороны (кнопка
в левой панели ответственным или бухгалтером), или
прийти от контрагента
Все запросы на аннулирование проходят согласование
с бухгалтером

19.

Контакты:
Поддержка- [email protected]