Электронный документооборот

1.

Электронный
документооборот

2. Достоинства электронных документов

Позволяют использовать новые методы
работы;
Повышают скорость и качество
принятия управленческих решений;
Позволяют существенно экономить
ресурсы.

3. Недостатки электронных документов

Быстрое моральное устаревание IT,
которые меняются каждые пять семь лет;
«Трудно найти, легко потерять и
невозможно забыть».
Источник: Храмцовская М. А., Смешанный документооборот в
России: особенности текущего момента. Секретарьреферент, №10, 2016 г.

4. Формализованные и неформализованные электронные документы

Электронные документы могут быть
формализованными - утвержденными
государственными органами. Для таких
документов унифицирован формат, форма
документа и процедуры обмена.
Электронные документы могут быть
неформализованными.
При электронном документообороте между
предприятиями-партнерами формат, формы
документов и процедуры обмена произвольны и
определяются соглашением об обмене.

5. Формализованные электронные документы

6. Счет-фактура

Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или
оказание услуг и их стоимость.
Электронный счет-фактура является юридически значимым
оригиналом, как и его бумажный аналог.
Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан
руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение
пяти дней.
Электронный счет-фактура также должен быть
зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и
хранится в электронном виде не менее 4 лет.
Его можно представить в качестве основания для получения
вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 №
ММВ-7-6/93@должно содержать идентификатор оператора
электронного документооборота.
У продавца и покупатели должны быть одинаковые счетфактуры (либо только электронные, либо только бумажные).
Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счетфактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.

7. Книга покупок

Предназначена для регистрации документов,
подтверждающих оплату НДС при покупке
товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в
целях определения суммы налога, подлежащей
вычету (возмещению) в порядке, установленном
НК РФ.
Заполняется строго по унифицированной
форме. Произвольные формы запрещены для
применения и отклоняются специалистами
налоговых органов. Форма книги покупок и
продаж утверждена Постановлением
Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Хранить необходимо не менее 4 лет (с
момента внесения последней записи).
Формат электронных книг покупок и продаж,
утвержденный приказом ФНС России от
04.03.2015 № ММВ-7-6/93@

8. Форма книги покупок

КНИГА ПОКУПОК
Покупатель
Идентификационный номер и код причины постановки
на учет налогоплательщика-покупателя
Покупка за период с
по
№
п/п
Код
вида
операции
1
2
Номер
Номер
Номер
Номер
Номер
Дата
и дата
и дата
и дата
и дата
и дата принятия
счетаисправ- коррек- исправдокуна учет
фактуры ления тировоч- ления
мента,
товаров
продавца счетаного
коррек- подтвер- (работ,
фактуры счетатирождаюуслуг),
продавца фактуры вочного
щего имущестпродавца счетауплату
венных
фактуры налога
прав
продавца
3
4
5
6
7
8
Наименование
продавца
ИНН/КПП
продавца
9
10

9. Форма книги покупок (продолжение)

Сведения о посреднике
(комиссионере, агенте)
наименование
посредника
ИНН/КПП
посредника
11
12
Номер
таможенной
декларации
Наименование
и код
валюты
13
14
Стоимость
покупок по
счету-фактуре,
разница
стоимости по
корректировочному счетуфактуре
(включая НДС)
в валюте счетафактуры
15
Руководитель организации
или иное уполномоченное лицо
(подпись)
(ф.и.о.)
(подпись)
(ф.и.о.)
Индивидуальный предприниматель
Реквизиты свидетельства о государственной
регистрации индивидуального предпринимателя
Сумма НДС по
счету-фактуре,
разница суммы
НДС по
корректировочному счетуфактуре,
принимаемая
к вычету,
в рублях
и копейках
16

10. Книга продаж

Предназначена для регистрации счетов-фактур, а
иногда и других документов, при реализации товаров
(выполнении работ, оказании услуг) организациями и
предпринимателями.

11. Журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Отчетный документ по налогу на добавленную
стоимость (НДС), в котором отражаются полученные
и выставленные счета-фактуры.
Не зависимо от первоначального оформления (на
бумаге или в электронном виде) в контролирующие
органы предоставляется исключительно в
электронном виде.
Следует отметить, что в законодательстве не
прописана необходимость подачи исправленного
Журнала, если в нем после отправки в
контролирующий орган, обнаружилась ошибка.
Однако, большинство экспертов рекомендуют это
сделать, предварительно аннулировав ошибочные
записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет
вместе со всеми первичными документами.

12.

Документ о передаче товара при торговых
операциях.
Действует согласно приказу ФНС РФ от
30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
Документ о передаче результатов работ (об
оказании услуг).
Действует согласно приказу ФНС РФ от
30.11.2015 № ММВ-7-10/552@

13. УПД

Счет-фактура и документ об отгрузке товаров
(выполнении работ), передачи имущественных прав
(документ об оказании услуг), включающий в себя
счет-фактуру. Универсальный передаточный
документ, который заменяет первичный документ
или комплект закрывающих документов по сделке.
УПД заменяет:
·
Счет-фактуру;
·
Первичный документ: накладная/акт;
·
Комплект документов: счет-фактура +
накладная/акт.

14.

В зависимости от того, в каком качестве
составитель использует формат, xml-файл
будет содержать набор тех или иных
обязательных реквизитов. Является
обязательным с 1 июля 2017.
Если УПД применяется как первичные
документ, то его можно передавать без
участия оператора электронного
документооборота.
Если же УПД используется как счетфактура и первичный документ, то тогда
без оператора ЭДО не обойтись.

15. УКД – Универсальный корректировочный документ

Корректировочный счет-фактура и документ об изменении
стоимости отгруженных товаров (выполненных работ,
оказанных услуг), переданных имущественных прав,
включающий в себя корректировочный счет-фактуру.
Универсальный корректировочный документ, можно использовать
сразу в нескольких целях:
·
для корректировочных счетов-фактур;
·
при корректировании первичных документов;
·
при корректировании первичных документов, включающих в себя
счет-фактуру (УПД).
В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат,
xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных
реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017.

16. Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет

в графическом формате jpg, tif, pdf
или png (неформализованные документы)
Договор (соглашение, контракт);
Счет-фактура;
Корректировочный счет-фактура;
Товарно-транспортная накладная;
Акт приемки-сдачи работ (услуг);
Грузовая таможенная декларация/транзитная
декларация;
Спецификация (калькуляция, расчет) цены
(стоимости);
Товарная накладная (ТОРГ-12).