Юридически значимый электронный документооборот с

1.

Юридически значимый
электронный
документооборот с
Заказчиком
Авторы:
Колесова Татьяна,
Жигалин Руслан.

2.

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен файлами через интернет
между контрагентами, согласными на работу в ЭДО, через аккредитованного
ФНС оператора связи.
Диадок – это сервис обмена юридически значимыми электронными документами
с контрагентами (аккредитованный оператор АО "ПФ "СКБ Контур").
Наша Компания работает с оператором Диадок (АО "ПФ "СКБ Контур").
Электронные документы, переданные через систему оператора ЭДО,
являются оригиналами, их не нужно распечатывать. ИФНС и суды принимают их
без дублирования на бумаге в качестве оригиналов.
Юридическую силу электронным документам придает квалифицированная
электронная подпись (КЭП) и передача через доверенного оператора ЭДО.

3.

Через Диадок можно передать:
Неформализованные документы – это документы в произвольных форматах
Акты (в том числе акты сверок);
Договоры, спецификации, протоколы разногласий;
Счета, заявки, гарантийные письма;
заверенные КЭП любые копии документов.
Формализованные документы

4.

Через Диадок можно передать:
Формализованные документы - это документы в электронных форматах, утвержденных ФНС, передаются
только в установленном ФНС в .xml формате через операторов ЭДО
Универсальный передаточный документ (УПД) – документ, объединяющий всю информацию,
которая отражается в первичных документах и счетах-фактурах. Утвержденный формат - Приказ от 19
декабря 2018 г. N ММВ-7-15/820@.
Универсальный корректировочный документ (УКД) - документ, который совмещает в себе
корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров
(выполненных работ, оказанных услуг). Утвержденный формат - Приказ ФНС от 13.04.2016 № ММВ-715/189@ (утратит силу 01.10.2021г.). Новый утвержденный формат - Приказ ФНС от 12.10.2020 № ЕД-726/736@. До 01.10.2021 года новый формат будет действовать параллельно со старым. Принимать
корректировочные счета-фактуры по старому формату ФНС должны по 31 декабря 2024 года
включительно, при условии, что документы созданы до 01.10.2021
Счета-фактуры - это документ, необходимый для учета НДС. В нем отражается сумма налога, которую
продавец включил в стоимость отгруженного товара (оказанной услуги). Передается в паре с ТН по
форме ТОРГ-12 или Актом приемки-сдачи. Утвержденный формат - Приказ от 19 декабря 2018 г. N
ММВ-7-15/820@;
Товарные накладные по форме ТОРГ12 - это первичный учетный документ, с помощью которого
оформляется передача товарно-материальных ценностей между организациями и на основании
которого ведется учет этих операций. Утверждены рекомендуемые форматы Приказами ФНС РФ :
Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ или Приказ от 19 декабря 2018 г. N ММВ-7-15/820@.

5.

Пример Формализованного УПД в установленном ФНС в .xml формате

6.

Пример Формализованного УПД в печатной версии Диадок
(подписано обеими сторонами).

7.

Преимущества работы с
Подключение к системе Диадок (веб версия) – бесплатно.
Получение входящих документов в веб версии Диадок – бесплатно.
Хранение документов бессрочно – бесплатно.
Для работы в системе подходит сертификат КЭП для отчетности в ФНС.
Оплата оператору производится только за исходящие документы с завершенным
циклом документооборота: если одна из сторон отказывает в подписи документа – он
не тарифицируется.
Роуминг с другими системами ЭДО (Тензор (СБИС), Калуга-Астрал и другие
операторы)
Исключение ошибок ручного ввода документов и их корректировки.
Диадок автоматически проверяет: сертификат электронной подписи: легитимность,
срок действия; формат документов; соответствие данных в конкретном документе.

8.

Чем удобен ЮзЭДО в Диадок? Упрощение бизнес - процессов
Гарантированная доставка документа за 7 секунд;
Прозрачность - документы не теряются, онлайн контроль
статусов документов всеми сторонами обмена по всем этапам
ЭДО.
Исключение ошибок ручного ввода документов (при загрузке
документа из учетной системы);
Круглосуточный доступ к документам с любого устройства;
Легкий поиск документов по удобным фильтрам;
Возможность автоматического распределения входящих
документов по подразделениям и ответственным сотрудникам;
Возможность быстро предоставлять в ФНС корректно
составленные документы (через Контур.Экстерн, возможно
ответить на требование ИФНС выбрав документы в Диадоке или в
нашем эл. архиве, а опись заполнится автоматически).

9.

Чем удобен ЮзЭДО? Экономическая эффективность
Сокращение расходов на печать, доставку, обработку
и хранение документов до 80% в год.
Уменьшение времени на обработку документов на
65% (от создания до предоставления в ИФНС/суды).
Увеличение суммы входящего НДС за счёт
гарантированного принятия документов.
Соблюдение сроков предоставления документов в
ИФНС.

10.

Почему идем в ЮзЭДО?
Тендерные закупки. В ближайшем будущем все
поставки в рамках 44 ФЗ в обязательном порядке
должны сопровождаться электронными формами
закрывающих документов через площадки ЕИС, ПИК
ЕАСУЗ, Портал поставщиков г. Москвы. Бумажные
документы сформировать в рамках 44 ФЗ будет
невозможно.
Маркировка товаров. Решение правительства
о создании до 2024 г. национальной системы
цифровой маркировки товаров. Обмен УПД с
DataMatrix кодом между импортером, магазинами
и клиентами только в электронном виде!!!
Сегодня за отсутствие DataMatrix кода на упаковках
товаров производителю грозит административная
ответственность. А в некоторых случаях — даже
уголовная.
И это еще не последние изменения: Правительство РФ и
ФНС все больше толкают бизнес в сторону ЮзЭДО.

11.

Сколько клиентов уже пользуется?
Количество настроенных клиентов
166
340
2019
2020
За все время отправлено больше 200
тысяч документов
Обработано около 300 тысяч документов
Топ филиалов по настроенным клиентам
Филиал Коломна
Филиал Екатеринбург-1
Филиал Москва 4
Филиал Оренбург
Филиал Москва-1
Филиал Таганрог
Филиал Тверь
Филиал Тула 2
Филиал Москва 2
Филиал Череповец
Филиал Москва 3
Филиал Ярославль
Филиал Самара
27
21
20
19
17
15
15
14
13
13
12
12
11

12.

13.

Как перейти на ЮзЭДО?
1.
Директор филиала должен получить КЭП. Если КЭП уже получена, то своевременно ее
обновлять (КЭП выдается на 1 год). Для обоих случаев необходимо создать запрос в Jira в
проекте «Служебная записка ДПр», тема «КЭП» и к запросу приложить Анкету, СЗ, цветной скан
Паспорта и СНИЛС. Памятка по процессу получения КЭП для директоров филиалов и
Памятка по обновлению КЭП (пока действует старый КЭП).
2.
После получения и установки КЭП на ПК директора филиала необходимо авторизоваться в
ДИАДОК. При авторизации придет оповещение администратору ДИАДОК (сотруднику службы
документационного обеспечения) для настройки прав подписи и доступа к документам владельца
КЭП.
3.
Подключить клиента к ЮЗЭДО с нашим юридическим лицом.

14.

Как подключить клиента?
Если с клиента подключает
менеджер по продажам
Менеджер по продажам отправляет
клиенту Опросный лист и доп.
соглашение по ЮЗЭДО
Если клиент обратился сам (по телефону в ЦПК или
оставил заявку на сайте)
Сотрудник ЦПК (согласно «Порядка работы в ЮЗЭДО по
инициативе клиента») собирает необходимые данные с
Заказчика и оформляет запрос в JIRA в проекте
«Поддержка ЮзЭДО», тип задачи «Подключение клиента»,
назначает его на сотрудника сбыта, отвечающего за данного
клиента.
Сотрудник сбыта, получив запрос, заполняет недостающие
данные и прикладывает доп. соглашение по ЭДО, запрос
назначает на группу ОД.
Открывает запрос в JIRA проект
«Поддержка ЮЗЭДО» тип задачи
«Подключение клиента», к запросу
прикладывает доп. соглашение по
ЮзЭДО.
По запросу проходит согласование доп. соглашения, проверка технической настройки,
настройка роуминга и подключение Заказчика к Ораклу.

15.

Как работать в ЮзЭДО?
После настройки клиент
будет подключен к Диадок
и Oracle и вы сможете
обмениваться документами

16.

Как работать в ЮзЭДО?
С неформализованными документами (договор и его приложения, акт сверки
в форматах doc, pdf, xls и т.д.) в ЮзЭДО работаем через оператора ДИАДОК.
1.
Документ загружается в ДИАДОК.
2.
Директор филиала подписывает документы ДИАДОК, после чего клиент
видит документ.
3.
Клиент подписывает документ либо отказывает в подписи. У документа
появляется соответствующие статусы.
Инструкции по работе в ДИАДОК: Инструкция для владельцев электронной
подписи в Диадок и Инструкция пользователя без сертификата (КЭП) в Диадок.
Подробнее в «Правилах работы с электронными документами в системе «Диадок» с
Заказчиками Компании».

17.

Работа с формализованными документами (УПД/УКД) – через Oracle.
1.
Товар отгружается клиенту (рейс закрывается). Для сопровождения груза с машиной
едет документы на бумаге: Транспортная накладная (ТН) и Товарная накладная по форме
ТОРГ-12.
2.
После каждой отгрузки автоматически формируется исходящая УПД в OeBS и
«назначается» на директора филиала для подписания. А менеджеру, который
прописан в Оракле к данному Заказчику, приходит отчет о выгруженных УПД.
3.
Директор филиала (или его замещающий) получает уведомление в сводку уведомлений,
переходит к УПД и подписывает их.
4.
Документ автоматически выгружается из OeBS в Диадок и становиться доступен
контрагенту.
Подробнее в «Правилах работы с электронными документами в системе «Диадок» с Заказчиками
Компании».

18.

Подписание контрагентом и корректировка УПД
1.
Контрагент принимает товар и подписывает документ либо в Диадок, либо в своей
учетной системе (если выполнены интеграция УС и провайдером ЭДО).
2.
Если при приемке товара контрагентом выявлено несоответствие с УПД, контрагент
запрашивает корректировку документа (по документу ставит «Отказ от подписи» или
«Запрошено уточнение»). Все статусы подтягиваются в OeBS и в отчет .
3.
После изменения документа в OeBS (проведения возврата, изменения реквизитов, цен и
прочее) менеджер сообщает бухгалтеру о необходимости выгрузить повторную УПД или УКД.
УПД/УКД выгружаются на подпись директору филиала по нажатию кнопки «Отправить».
Доступ к выгрузке повторного УПД или УКД есть у всех бухгалтеров сбыта!
Подробнее в «Правилах работы с электронными документами в системе «Диадок» с Заказчиками
Компании».

19.

20.

Наши дополнительные предложения для электронного УПД:
Выгрузка УПД:
- кодах Заказчика
- штрих-кодах
- в кодах РС
- в кодах аналогично созданному ЗнП
Возможность в поле Основание выводить подробную информацию по тегам:
- номер и дата договора (по умолчанию)
- номер и дата ЗнП либо информацию из поля «Основание печатного
документа» в ЗнП

21.

Преимущества работы в ЭДО для клиента
Подключение к системе Диадок – бесплатно.
Получение входящих документов – бесплатно.
Хранение документов бессрочно – бесплатно.
Для работы в системе подходит сертификат КЭП для отчетности в ФНС.
Оплата оператору производится только за исходящие документы с
завершенным циклом документооборота: если одна из сторон
отказывает в подписи документа – он не тарифицируется. Оплачивает
отправитель.
Роуминг с другими системами ЭДО.
Направьте клиенту презентацию о ЮзЭДО с РС

22.

Многие процессы можно автоматизировать:
Массовая выгрузка и отправка, подписание КЭП документов в Диадок из своей
учетной системы (например, модуль 1С).
Массовая загрузка документов из Диадок и авто подписание их КЭП.
Распределение документов по подразделениям внутри своей организации.
Отправка документов в конкретное подразделение контрагента.
Архивация документов.

23.

Мобильное приложение Диадок
Доступно мобильное приложение, где реализовано:
Просмотр документов и комментариев
других сотрудников;
Согласование и подписание документов.
Бесплатно скачать приложение можно здесь:
http://www.diadoc.ru/lp-app

24.

Дополнительная информация по ДИАДОК (в помощь клиенту):
О ДИАДОК - https://www.diadoc.ru/about
Вебинары на разные темы, связанные с юридически
значимым ЭДО, где даются ответы на большинство
возникающих вопросов - https://www.diadoc.ru/webinars
Информация о возможностях интеграции с учетными
системами - https://www.diadoc.ru/integrations

25.

Часто задаваемые вопросы

26.

Как заполнить поле Основание?
Инструкция Заказы на продажу
(часть 1 Создание и работа с
заказом) (стр.7 Основание печатного
документа).
Это работает и для электронных
документов

27.

Можно поправить документ после подписи его КЭП?
Править документы подписанные электронной
подписью (КЭП) нельзя! Документ не будет считаться
действительным.
Отзываем либо аннулируем неправильный документ,
запрашиваем у контрагента сделать «отказ от
подписи» и выставляем новый!

28.

Если клиент работает не с Диадок?
Менеджер открывая запрос в JIRA в проекте «Поддержка
ЮзЭДО» – «Подключение клиента» указывает юридические
данные Заказчика, оператора Заказчика и его контактное лицо
(Ф.И.О. и телефон). Сотрудники СДО, получив запрос,
отправляют заявку на роуминг в Диадок и отслеживают ее
реализацию. После завершения подключения роуминга, запрос
JIRA передается на настройку в Оракле.
В роуминге не действует функция «аннулировать документ»!
Аннулирование документов проходит через Соглашение на
аннулирование. Рекомендуется периодически с клиентом
делать сверку статусов документов.

29.

У нас возникла ошибка. Что делать?
Если при выгрузке, отправке, подписании и
прочее у вас возникла ошибка, открываете
запрос в JIRA в проекте «Поддержка ЮзЭДО»
→ «Прочие вопросы по ЮЗЭДО»
Запрос приходит на сотрудников СДО (группа
ДО). Они проверяют ошибку на стороне
Диадока. Если ошибка относиться к работе в
Оракле, то запрос назначается на группу EDI
(на сотрудников Отдела систем электронного
обмена данными)

30.

У кого спросить об ЮзЭДО?
За консультацией по работе в ЮзЭДО или подключению
Заказчика обращайтесь к сотрудникам Службы
документационного обеспечения (СДО): Колесовой Татьяне
и Егоровой Анастасии
Пишите в почту, в чат Битрикса24, в JIRA в проекте
«Поддержка ЮзЭДО» – «Прочие вопросы по ЮЗЭДО».
Все контакты есть на ИНФО Портале.