Особенности организации электронного документооборота

1.

Особенности организации
электронного
документооборота

2.

Документированная информация - зафиксированная на
материальном носителе путем документирования информация с
реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в
установленных законодательством Российской Федерации случаях ее
материальный носитель.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»

3.

Виды документирования
Техническое документирование
Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат
строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий
и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий
промышленного производства. Это также документация, связанная с геодезией,
картографией, гидрометеослужбой.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря
точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных
областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в
журналистике и т.д.
Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный
кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении.
Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой
системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на
которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются
документы с информацией в форме, понятной только машине.

4.

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в
любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения
и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его
идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в
пространстве в целях общественного использования и хранения
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ
«Об обязательном экземпляре документов»

5.

Документ - (от лат. documentum — «образец, свидетельство,
доказательство») — материальный объект, содержащий информацию
в зафиксированном виде и специально предназначенный для её
передачи во времени и пространстве.
Документ – это выделенная информация по определенной цели
(назначению) субъекта, зафиксированная в любой знаковой форме с
установленными реквизитами, позволяющими её идентифицировать и
представляемая на любом носителе.
Документ - (document, records): Зафиксированная на материальном
носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и
сохраняемая организацией или частным лицом в качестве
доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой
деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)

6.

Электронный документ
Электронный документ – документ, созданный при помощи
электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных
средств, документа, фиксируемого в цифровом коде в форме
материальной записи идентифицируемого именного файла
(файлов) или идентифицируемой записи в файле (файлах) базы
данных, доступных для использования, копирования, передачи и
получения по телекоммуникационным каналам связи и
последующей обработки при визуальном или ином восприятии их
или их производных форм с помощью этих средств.

7.

Электронный документ
Электронный документ – обособленный объект, представляющий
информацию в форме отдельного документа – файла, базы данных
или электронной записи
Электронный документ включает содержание и реквизиты в аналоговой
или цифровой записи
Электронный документ представлен на материальном носителе,
позволяющем передавать информацию документа по каналам связи
и получать его визуальное отображение и воспроизводить его путем
копирования

8.

Внешний электронный
документооборот
Положение о Реестре доверенных операторов юридически значимого
электронного документооборота определено приказом ФНС России
от 23.10.2020 № ЕД-7-26/775@.
https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/el_doc/el_bus_entities/

9.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности,
техническая документация и другая корреспонденция – свободны от
жесткого регулирования со стороны государства.
Для формализованных документов в отдельных законодательных актах
прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.
Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.
Формализованные документы напрямую влияют на правильность
налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для
них имеет важное значение.

10.

11.

12.

ФНС России разработаны Концепция развития электронного
документооборота в хозяйственной деятельности (далее - Концепция), а
также план мероприятий по её реализации. Концепция предназначена для
реализации комплексного подхода к нормативному правовому
регулированию в области применения электронной подписи, архивного
хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости
электронного документооборота в целях его развития с учетом соблюдения
баланса интересов участников рынка и органов государственной власти.
Основной целью является определение путей и способов цифровизации
документооборота в Российской Федерации.
Основные пути развития:
Разработка востребованных форматов электронных документов;
Создание условий комфортного использования различных видов
электронной подписи;
Создание единых технологических правил обмена документами;
Создание единых правил хранения электронных документов и
последующего представления с подтверждением юридической
значимости;
Стандартизация электронного документооборота между хозяйствующими
субъектами;
Создание условий для взаимодействия с контролирующими органами и
органами исполнительной власти;
Организация и развитие международного обмена документами.

13.

С 1 июля меняются правила получения и использования электронной подписи.
Изменения внесены Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. В частности, с
2021 года появится новый вид организаций: доверенная третья сторона. В их задачи
будет входить проверка действительности ЭП, сертификатов и полномочий
участников электронного взаимодействия. Планируется, что это обезопасит работу с
электронной подписью и исключит мошенничества в этой сфере.
Также с 1 января 2021 года удостоверяющие центры получат право хранить и
использовать по поручению клиента ключ электронной подписи (дистанционная
электронная подпись). Таким образом, владельцы смогут подписывать электронные
документы с любого электронного устройства без установки специальных программ.
Кроме того, дистанционное хранение ЭП упростит отслеживание подписанных
документов, ведь в удостоверяющем центре будет сохраняться вся история их
подписания.
Также в соответствии с новым законом с 1 января 2022 года меняется порядок
получения электронной подписи. Руководители кредитных организаций смогут
сделать это только в Центральном банке Российской Федерации, руководители
органов государственной власти – в Федеральном Казначействе, руководители
коммерческих предприятий и индивидуальные предприниматели - в Федеральной
налоговой службе. Последняя категория также сможет идентифицировать личные
данные и получать ЭП удаленно, в том числе по действующему сертификату ЭП.
Сотрудники юридического лица или индивидуального предпринимателя вправе
получать ЭП в коммерческих удостоверяющих центрах. Для подтверждения
полномочий будут прикладываться машиночитаемые доверенности.
Сертификаты ключей ЭП на сотрудников для сдачи налоговой отчетности, полученные
до 1 июля, действуют до конца 2021 года.

14.

Оператор ЭДО (электронного документооборота) – организация,
обладающая программно-аппаратным комплексом для обеспечения
и поддержки обмена открытой и конфиденциальной информацией по
телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного
документооборота между сторонами. По сути, система оператора
ЭДО представляет собой высоконагруженный сервис электронной
почты с защищенными каналами связи и шифрованием,
обеспечивающими безопасность передачи документов с
соблюдением законодательно установленных форматов документов и
регламентов передачи.

15.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, участник присоединяется к
регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать
специальные соглашения с каждым контрагентом не потребуется, что
значительно облегчает процесс подключения к ЭДО.
Для обмена документами с контрагентами, подключенными к разным
операторам ЭДО, необходимо настраивать роуминг. При этом не между
всеми операторами реализован механизм автоматической настройки
роуминга. Например, между операторами, входящими в Хаб 1С (Калуга
Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), к которым
можно подключиться через сервис 1С-ЭДО, есть прямой роуминг, который
настраивается самостоятельно без вашего участия. Однако если ваш
контрагент использует Контур.Диадок, что бывает довольно часто, а вы – 1СЭДО, то придется проходить процедуру настройки роуминга, которая
может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки не отображается
автоматически, его надо отслеживать самостоятельно, что крайне
неудобно.

16.

Как внедрить ЭДО в организации и начать использовать безбумажный
документооборот?
1. Выбрав оператора ЭДО, вы получите ту самую техническую возможность
для защищенного обмена – программу, которая создана для этих целей и
позволяет:
1. Пригласить партнеров к обмену или принять входящее приглашение;
2. Создавать, подписывать, отправлять партнерам исходящие документы;
3. Получать электронные документы от партнеров, подписывать/отклонять/проверять
электронные подписи;
4. Хранить электронные документы (по закону вы должны хранить первичные
документы не менее 4 лет, т.е. переход на ЭДО будет включать в себя
организацию электронного архива).
2. Приобрести (у оператора или в любом аккредитованном
удостоверяющем центре) электронную подпись на уполномоченное лицо
организации и пройти регистрацию в системе оператора. Если ранее вы
приобрели ЭП для сдачи отчетности, то она может подойти для ЭДО
(необходимо уточнить у оператора). Каждый сотрудник, который
уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь
электронную подпись.
3. После регистрации в системе отправить приглашения к обмену
контрагентам.
4. Внедрить интеграционное решение оператора.

17.

Что изменится при переходе на ЭДО в организации вне зависимости от размера и формы
собственности
Скорость получения оригинала документа. При обнаружении ошибок процесс получения
корректировочного документа будет так же быстр и прост.
Способ получения и отправки оригинала документа в режиме online при использовании
ЭДО несравним с обменом бумажными оригиналами. Вы получите возможность
круглосуточно, находясь в любой точке мира с доступом в интернет, осуществлять любые
операции с документами, в том числе подписывать исходящие или полученные документы.
Контроль движения отправленного документа. В случае задержки подписания со стороны
партнера можно легко напомнить ему об этом, т.е. упростить процесс получения
оригинала, снижая риски из-за его отсутствия. При бумажном обмене именно это является
основной проблемой: чаще всего, стороны обмениваются сканами документов, процесс
же получения оригиналов по разным причинам затруднен или вовсе не происходит. В
случае недобросовестности партнера отсутствие оригиналов может повлечь серьезные
проблемы.
Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение дает возможность
эффективнее использовать время сотрудников и сократить затраты (бумага, картриджи,
почтовые расходы, содержание архива). Если объем внешней корреспонденции
превышает несколько сотен документов в месяц, издержки на документооборот могут
составлять сотни тысяч рублей в год. При бумажном обороте полученный от контрагента
(входящий документ) после подписания отправляется снова контрагенту, т.е. и по входящим
документам тоже имеют место расходы, которые ЭДО поможет исключить.
Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в
электронном архиве. Используя систему электронного документооборота, организация
может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве. В случае
необходимости, хранящиеся в архиве документы можно легко найти, распечатать для
проверяющих (ФНС, для предоставления в суд и др.) и предоставить, подписав
электронными подписями сторон или заверив предварительно должным образом.
Оригиналы документов также можно предоставить на электронных носителях или
распечатать и заверить у нотариуса.
Интеграция. Система ЭДО оператора электронного документооборота может быть
интегрирована с уже установленными у вас системами бухгалтерского учета 1С и т.п., что
еще больше упростит процесс перехода и использования электронного
документооборота.

18.

Какие плюсы еще дает внедрение внутреннего документооборота:
Дополнительная экономия, ведь отказ от бумаги влечет за собой отказ и
от множества других канцтоваров, например, ручек, маркеров, файлов,
уголков, папок и т.п.
Экономится пространство, которое занимала бумага, как в квадратных
метрах, так и на столах сотрудников.
Безопасность. Вероятность потери и утечки документов стремится к нулю.
Создается единое информационное пространство в компании. Над
документом одновременно могут работать несколько сотрудников,
степень доступа настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
Повышение качества работы с документацией за счет фиксации этапов
прохождения документа и возможности контролировать процесс.
Повышение производительности сотрудников за счет увеличения
скорости работы с документацией.
Повышение культуры работы предприятия.
Экологическая ответственность за счет отказа от использования
природных ресурсов в виде древесины, использующейся для изготовления
бумаги.

19.

Преимущество ЭДО в цифрах:
до 30% - экономия времени на согласование и поиск документов,
в 3 раза - снижение затрат на расходные материалы,
до 25% - повышение производительности труда,
до 80% – сокращение стоимости хранения документов.

20.

Как движется документ во внутреннем ЭДО:
Подготовка документа.
Согласование документа.
Подписание документа.
Регистрация документа.
Отправка.
Прием документа.
Первичное рассмотрение.
Повторное рассмотрение.
Вынесение резолюции.
Исполнение документа.
Направление документа в архив.

21.

Формы организации внутреннего документооборота
Централизованная - документация сосредотачивается в отделегруппе отделов, это может быть секретариат, канцелярия. Эти отделы
берут на себя основные обязанности, например, регистрацию,
обработку, хранение документации.
Децентрализованная - документация сосредотачивается в
нескольких структурных подразделениях. Такая форма, как правило,
применяется тогда, когда компания имеет несколько подразделений,
территориально удаленных друг от друга,
Смешанная - совмещает в себе характеристики централизованной
и децентрализованной форм.

22.

7 основных видов внутренней документации компании:
Управленческий ЭДО - ведение организационных и
распорядительных документов.
Кадровый ЭДО - ведение трудовых книжек, кадрового учета,
поручений, приказов и др.
Коммерческий ЭДО - оформление и ведения счетов, технической
документации, спецификации и др.
Производственный ЭДО - ведение документов, определяющих
организацию производственных процессов компании.
Финансовый ЭДО - ведение финансовой отчетности.
Складской ЭДО - ведение инвентаризации, актов о приемке
материалов и др.
Архивный ЭДО - систематизация и упорядочение документов
организации.

23.

https://cyberleninka.ru/article/n/analiz-uyazvimostey-sovremennyh-sistemelektronnogo-dokumentooborota/viewer
https://habr.com/ru/company/ascon/blog/347016/
https://ecm-journal.ru/docs/Osobennosti-zashhity-ehlektronnogodokumentooborota.aspx