How to fill in Internal Control Tables

1.

How to fill in Internal Control Tables ?
The Internal Control Matters Table will be aggragated for the whole Lactalis Group, so please :
1/ Respect the Drop down menu for the columns : Pole, Cycle, Criticality, Evolution Vs N-1
2/ Respect the correct Company name and Company code
The Internal Control Assessment Table will be aggragated for the whole Lactalis Group, so please :
1/ Respect the Drop down menu for the column : Evaluation
2/ Respect the correct Company name and Company code

2.

Lactalis Group, so please :
ticality, Evolution Vs N-1
hole Lactalis Group, so please :

3.

4.

Internal control Issues
INTERNAL CONTROL ISSUES
Schedule to be shared with Lactalis local management
Local auditors - information provided to group auditors
Pole
Company Name
Company
Code
Year
file:///mnt/raid/files2/ppt/k/kb2raS4OlfFHYupGmNq65QBEoe38PhnjMvXKLs.pptx
Cycle
Criticality
Evolution Vs
N-1
Issues / Internal Control Matters
4/25
Auditor's recommandations
Management's answer
10/31/2018

5.

EVALUATION OF INTERNAL CONTROL
LOCAL AUDITORS - INTERNAL CONTROL EVALUATION'S - INFORMATION PROVIDED TO GROUP AUDITOR
Schedule to be shared with Lactalis local management
Please find below, the definitions of the evaluation criteria :
Insufficient : poor level of control leading to severe weaknesses which prevent from producing true and fair financial figures .
Perfectible : level of control which can be improved, with internal control issues that may impact the fairness and trueness of financial figures
Sufficient : some internal control deficiencies or areas of improvement identified which does not impact the fairness and trueness of financial figures
Under control : good practices identified, no internal control deficiencies or areas of improvement identified.
Cycle
Investments and fixed assets
Inventories: finished goods and semi-finished goods
Inventories: depreciation
Inventories: spare parts
Customers / Sales - gross
Customers / Sales - rebates
Customers / Sales - depreciation
Suppliers / Purchases
Shareholder's equity
Cut-off
Taxes - intercompany transfer pricing issues
Taxes - other
Provisions for risk
Finance / Cash - bank reconciliations
Finance / Cash - cash inventory
Finance / Cash - other
Legal
Human resources
Financial Statement closing process
Segregation of duties
Overall evaluation of internal controls
IT Environment
Evaluation
Company Code and Name
Comments

6.

ess of financial figures
nd trueness of financial figures

7.

Version
Nom de l'entité
Code de l'entité
Pays
Pôle
Français

8.

1. Général
Comment l'inventaire est-il suivi et évalué ?
Si autre, veuillez préciser :
L'entité dispose-t-elle d'un inventaire permanent (quantités en stocks
mises à jour à chaque opération) ou périodique (stock mis à jour
seulement par une prise d'inventaires périodique) ?
Les écritures de stock sont-elles passées en comptabilité générale ?
Y a-t-il des stocks importants détenus par des tiers dans un autre
emplacement physique ?
Si oui, quel type ?
Si oui, quelle est leur valeur approximative (en k€) ?

9.

10.

11.

12.

2. Réception / expédition
L'accès aux lieux de stockage est-il sécurisé ?
Quel département est responsable de la réception et de l'expédition
physique des stocks ?
La personne responsable des mouvements comptables de réception
du stock est-elle diférente de celles qui l'enregistrent dans le
système?
La personne responsable des mouvements comptables d'expédition du
stock est-elle diférente de celles qui l'enregistrent dans le système?
Y a-t-il un mouvement automatique enregistré dans le système au
flashage lorsqu'un article est expédié ou reuu ?
Les marchandises reuues sont-elles systématiquement réconciliées
avec les bons de commande?
Les marchandises expédiées sont-elles systématiquement contrôlées
par un rapprochement avec le bon de livraison avant l'envoi ?

13.

14.

3. Inventaires physiques
L'entité dispose-t-elle d'un processus d'inventaire physique documenté
formalisé ?
L'entité efectue-t-elle des inventaires physiques complets (i.e. toutes
les références sont comptées au moins une fois par an) ?
L'entité réalise-t-elle un inventaire physique annuel ?
L'entité réalise-t-elle un inventaire physique tournant ?
En cas d'inventaire physique tournant, quelle est la fréquence de
ces inventaires :
Si un inventaire tournant est utilisé, y a-t-il une vérifcation que
l'ensemble des références était bien compté une fois par an ?
Si un inventaire tournant est utilisé, comment sont sélectionnées
les références / lieux ?
Si pondéré / ABC, combien de fois par année les articles
sont-ils comptés?
Y a-t-il des zones distinctes indiquant clairement les zones à compter ?
(chargement / déchargement, "bill and hold", en consignation, périmée
/ endommagée, facturée non livré...)
Les articles périmés / endommagés sont-ils examinés et marqués par
des compteurs ?
La production est-elle arrêtée pendant le comptage des stocks ?
Les activités d'expédition et de réception sont-elles interrompues
pendant le comptage ?

15.

Quel département efectue les comptages ?
La personne qui rapproche les feuilles de comptage avec le système
est-elle diférente de celles qui efectuent les procédures de
comptage?
Les références sont-elles recomptées en cas d'écart entre la quantité
théorique et la quantité comptée ?
Quel est le seuil utilisé pour investiguer les écarts ?
Les ajustements quantités comptages/quantités théoriques sont-ils
examinés et approuvés avant ou après leur enregistrement ?
Si oui, par qui sont-ils approuvés ?
Quel est le volume des ajustements post inventaire enregistré
(calculer la dernière donnée disponible en % du CA)

16.

17.

18.

4. Valorisation
Comment les coûts des matières premières sont-ils suivis par l'entité ?
Si le coût standard est utilisé, à quelle fréquence est-il mis à
jour ?
Quelle est la méthode de valorisation des matières premières utilisées
par l'entité?
Si autre, veuillez indiquer :
Les coûts indirects sont-ils intégrés dans la valorisation des produits
fnis?
Si oui, veuillez indiquer les types de coûts indirects:
Comment les coûts des produits fnis sont-ils suivis par l'entité ?
Quelle est la méthode de valorisation des produits fnis utilisés par
l'entité?
Si autre, veuillez indiquer :
Le calcul de la valorisation est-il revu au moins annuellement?

19.

20.

5. Dépréciation
Les DLUO sont-elles suivies et utilisées pour calculer les provisions sur
les stocks ?
Si oui, sont-ils suivis dans le système ou manuellement?
Existe-t-il une procédure pour détecter et évaluer la dépréciation des
stocks?
Une analyse de la VNR est-elle efectuée sur les produits fnis ?
Une provision pour les marchandises obsolètes ou excédentaires estelle calculée?
Une provision pour les produits fnis périmés / endommagés ou
excédentaires est-elle calculée?
Si oui, les hypothèses sont-elles mises à jour en fonction d'un
examen rétrospectif des résultats de la période précédente?
La provision pour dépréciation de stocks est-elle revue et approuvée ?
Si oui, par qui sont-ils approuvés ?

21.

22.

6. Procédures d'audit
Assistez-vous à l'inventaire physique ?
Si IP tournant, à combien d'IP assistez-vous ?
Si IP tournant, testez-vous d'autres prises d'IP sans y assister ?
Efectuez-vous des tests de comptage List to Floor ?
Efectuez-vous des tests de comptage Floor to list ?

23.

24.

7. Autres
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