Систематизация и обеспечение сохранности документов. Номенклатура дел организаци

1. РАЗДЕЛ 6. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2. Номенклатура дел организации

3. Вопросы

1. Номенклатура дел: основные положения
2. Порядок разработки и применения
номенклатуры дел организации

4. Номенклатура дел: основные положения

Быстро найти нужный документ для использования
возможно лишь при четкой классификации документов.
Кроме этого, научно обоснованная классификация
документов имеет большое значение не только для
оперативной работы в организациях, но и для
последующего хранения и использования документов в
архивах.
Простейшей классификацией документов является
группировка их в дела.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения
дело – это документ или совокупность документов,
относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку.

5. Номенклатура дел: основные положения

Специальным классификационным
справочником, определяющим порядок
распределения документов в дела, является
номенклатура дел.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения
Номенклатура дел – это
систематизированный перечень заголовков
дел, создаваемых в организации, с указанием
сроков их хранения.

6. Номенклатура дел: основные положения

Назначение номенклатуры дел:
• систематизация документов, т.е. она служит планом
распределения документов после их исполнения в дела и таким
образом определяет систему хранения документов в организации.
При этом номенклатура дел может служить основанием как для
формирования документов на бумаге в физические дела, так и для
упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных
документов в случае хранения документов (файлов) в организации
на уровне файловой системы или базы данных;
• указание на сроки хранения документов, т.е. каждое дело,
включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения
документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в
соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно
намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа
(первый этап экспертизы ценности документов);

7. Номенклатура дел: основные положения

Назначение номенклатуры дел:
• закрепление индексации дел, что предполагает ее
использование при регистрации документов – индекс
дела по номенклатуре часто входит составной частью
в регистрационный номер документа;
• справочное значение при изучении структуры
организации;
• основа для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения и основной
учетный документ в делопроизводстве;
• учет дел временного (до 10 лет включительно)
хранения;
• основа для составления актов на уничтожение дел;
• основа схемы построения справочной картотеки на
исполненные документы.

8. Номенклатура дел: основные положения

Номенклатура дел должна быть в каждой
организации, учреждении, предприятии.
Номенклатура дел должна охватывать все документы,
создаваемые в процессе их деятельности.
Общие требования к составлению и оформлению
номенклатур дел :
• Основные правила работы архивов организаций,
одобренные решением Коллегии Росархива от 06
февраля 2002 г. (раздел 3.4);
• Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти, утвержденных
приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76
(раздел 3.5).

9. Номенклатура дел: основные положения

Виды номенклатур дел:
• типовая;
• примерная;
• индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав
дел, заводимых в делопроизводстве однотипных
организаций, и является нормативным
документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает
примерный состав дел, заводимых в
делопроизводстве организаций, на которые она
распространяется, с указанием их индексов, и
носит рекомендательный характер.

10. Номенклатура дел: основные положения

Индивидуальная номенклатура дел
конкретной организации – это
систематизированный перечень конкретных
заголовков дел, предполагаемых к заведению
в делопроизводстве организации (или ее
структурного подразделения) в
определенном календарном году с
указанием сроков хранения, оформленный в
установленном порядке.

11. Порядок разработки и применения НД

Для составления индивидуальной номенклатуры
дел используются типовые и примерные
номенклатуры дел:
• в индивидуальную номенклатуру дел
организации из типовой или примерной
номенклатуры дел переносятся
предусмотренные ими заголовки дел, которые
предполагается завести в делопроизводстве
организации, конкретизированные с учетом ее
специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел
переносятся без изменений сроки хранения
дел, предусмотренные типовой или
примерной номенклатурой дел.

12. Порядок разработки и применения НД

Разработка индивидуальной номенклатуры
дел организации на предстоящий год
начинается в последнем квартале и
завершается в декабре.
С января следующего года она вводится в
действие.

13. Порядок разработки и применения НД

Каждое структурное подразделение
организации составляет свою номенклатуру дел.
Служба ДОУ объединяет эти номенклатуры дел в
сводную.
«Основные правила работы архивов
организаций», одобрены решением Коллегии
Росархива от 06 февраля 2002 г.:
сводная номенклатура дел отражает документы
всей организации и состоит из номенклатур дел
структурных подразделений.

14. Порядок разработки и применения НД

Номенклатура дел структурного
подразделения:
• составляется работниками этого
подразделения;
• согласовывается со службой ДОУ и с
руководителем архива или лицом,
ответственным за архив организации;
• подписывается руководителем этого
структурного подразделения;
• направляется в службу ДОУ.

15. Порядок разработки и применения НД

Сводная номенклатура дел:
• подписывается руководителем службы ДОУ или
лицом, ответственным за документационное
обеспечение управления;
• визируется руководителем архива или лицом,
ответственным за архив;
• согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации;
• направляется на согласование с ЭПК соответствующего
архивного учреждения (если документы поступают на
хранение в государственные архивы);
• утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел должна согласовываться с архивным
учреждением не реже одного раза в 5 лет.
В случае коренного изменения функций и структуры
организации разрабатывается новая номенклатура дел.

16. Порядок разработки и применения НД

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и
содержания документов, образующихся в деятельности
организации.
При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться:
• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с
указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел.

17. Порядок разработки и применения НД

Для разработки индивидуальной НД необходимо изучить
и проанализировать:
документы текущего делопроизводства для
определения круга вопросов, возникающих в процессе
деятельности;
документацию прошлых лет.
В НД должны быть включены:
• все документы, создаваемые в данной организации;
• все входящие документы;
• все регистрационно-справочные журналы и картотеки;
• электронные документы;
• базы данных;
• документы коллегиальных и общественных органов,
Исключение: печатные издания и технические документы.

18. Порядок разработки и применения НД

НД конкретной организации состоит из
разделов, соответствующих:
наименованиям структурных
подразделений;
направлениям деятельности;
должностям руководителей и
специалистов.
Документы общественных органов
включаются в номенклатуру дел как
самостоятельный раздел.

19. Порядок разработки и применения НД

Последовательность расположения разделов
номенклатуры дел соответствует утвержденной
структуре организации.
При указании раздела обязательно проставляется
индекс.
Пример разделов НД по структурным подразделениям:
01 – служба ДОУ, 02 – финансовый отдел, 03 –
плановый отдел, 04 – служба персонала и т. д.
Пример разделов НД по направлениям деятельности:
01 – ректорат, 02 – учебная работа, 03 – НИР, 04 –
КТР, 05 – воспитательная работа и т. д.
Пример разделов НД по должностям руководителей и
специалистов: 01 – генеральный директор, 02 –
заместитель директора, 03 – коммерческий директор
и т. д.

20. Порядок разработки и применения НД

Составляется номенклатура дел на общем
бланке организации по установленной форме.
Приложение 7 к п. 3.4.6 «Основных правил
работы архивов организаций», одобренных
решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
Примеры\Форма номенклатуры дел
организации.docx

21. Порядок разработки и применения НД

В пределах разделов заголовки дел располагают в
соответствии со степенью важности документов и их
взаимосвязью:
• вначале систематизируют документы вышестоящих
организаций;
• затем – дела с распорядительными документами
своего руководства, коллегиального органа и т. д.;
• в последнюю очередь – справочно-информационные
документы (переписка, докладные записки, справки и
т. д.).
В конце каждого раздела номенклатуры необходимо
оставлять 2-3 свободных (резервных) номера для
заведения ранее не предусмотренных дел.

22. Порядок разработки и применения НД

В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел
проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру.
Индекс дела, чаще всего, состоит из:
• установленного в организации цифрового
обозначения структурного подразделения;
• порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре дел в пределах структурного
подразделения.

23. Порядок разработки и применения НД

Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами.
Например: 02-03, где 02 – индекс структурного
подразделения, 03 – порядковый номер
заголовка дела по номенклатуре дел.
При этом в номенклатуре дел рекомендуется
сохранять одинаковые индексы для
однородных дел разных структурных
подразделений (направлений деятельности),
например, "Приказы по основной
деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

24. Порядок разработки и применения НД

В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются
заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью
важности документов, составляющих дела, и их
взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию.
При этом заголовки дел, содержащих постановления и
приказы вышестоящих организаций, располагаются перед
заголовками дел с приказами руководителя организации.
Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые
и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по
корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру
дел по алфавиту географических названий или
корреспондентов;

25. Порядок разработки и применения НД

Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание
документов, включенных в дело, т. е. указывать, какие виды
документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.
МАХ перечень элементов заголовка дела:
• название вида или разновидности документов (приказы, акты,
протоколы и т. д.);
• автор документа (название организации, структурного
подразделения);
• корреспондент (название организации, от которой получены
документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела (для дел,
содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы);
• указание на копийность документов.

26. Порядок разработки и применения НД

Состав элементов заголовка определяется
характером документов, помещенных в дело.
Заголовки дел могут уточняться в процессе
формирования и оформления дел.
Название документа в заголовке может быть как в
единственном («Журнал учета выдачи дипломов«),
так и во множественном числе («Приказы ректора
по основной деятельности»).
При наличии в деле документов нескольких видов
они перечисляются в заголовке, например:
«Распорядительные документы и инструктивные
письма вышестоящих организаций по вопросам
образовательной деятельности».

27. Порядок разработки и применения НД

Если в деле объединены различные виды документов
(более 2–3) по одному вопросу, не связанные
последовательностью делопроизводства, то в заголовке
употребляется термин «документы».
Далее указывается содержание вопроса, которому
посвящены документы, в конце заголовка в скобках
перечисляются основные виды документов.
Например, «Документы о представлении к
награждению и присвоению званий (справки,
представления, докладные записки, и др.)».
Термин «документы» может использоваться в заголовках
дел, содержащих приложения к другим документам.
Например, «Документы к приказам по личному составу
(заявления, докладные записки, справки и др.)».

28. Порядок разработки и применения НД

Термин «дело» употребляется в заголовках
судебных, следственных, арбитражных и
личных дел, содержащих документы,
связанных последовательностью
делопроизводства по одному конкретному
вопросу.
Например, «Личное дело Штолера Андрея
Владимировича».

29. Порядок разработки и применения НД

В заголовке, который начинается со слова «переписка»,
уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.
Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается
его конкретное название, например, «Переписка с
Министерством культуры Российской Федерации».
Если в деле содержится переписка с несколькими
однородными корреспондентами, их названия в
заголовке дела даются обобщенно как видовое название
корреспондента, например, «Переписка с
образовательными организациями высшего
образования».
Если переписка ведется с разнородными
корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок
дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь
вопрос, например, «Переписка об организации
повышения квалификации работников».

30. Порядок разработки и применения НД

В заголовках дел с распорядительной
документацией, а также с протоколами, после
указания вида документа (во множественном
числе) указывают автора, например, «Протоколы
заседаний ученого совета за 2014 г.».
Если дело в нескольких томах, то в законченных
делопроизводством делах вместо года указывают
крайние даты, т. е. дату первого и дату последнего
документа, например, «Приказы по личному
составу. Том 1. 11 января–30 июня 2014 г.».
В заголовках дел при необходимости дается
указание на копийность документов, например
«Положение о персонале. Копия».

31. Порядок разработки и применения НД

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным
в течение одного года, являются
«переходящими».
Они вносятся в номенклатуру дел организации
следующего года с тем же индексом.
К заголовкам дел для группировки
электронных документов применяются общие
требования.
В графе «Примечания» в номенклатуре дел
следует указать вид носителя и место его
хранения.

32. Порядок разработки и применения НД

В графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел
указывается количество дел (томов, частей).
Она заполняется по окончании календарного
года, т. к. может оказаться, что под одним
заголовком будет заведено не одно, а
несколько дел – томов (объем дела не
должен превышать 250 листов).

33. Порядок разработки и применения НД

В графе 4 "Срок хранения и № статей по
перечню" указываются:
• срок хранения дела,
• номера статей по перечню (типовому,
ведомственному),
• при его отсутствии – по типовой или
примерной номенклатуре дел.
В графе должна проставляться ссылка на
порядковый номер статьи, например,
Постоянно, ст. 18 «и».

34. Порядок разработки и применения НД

Определение сроков хранения документов
осуществляется на основании специальных
типовых или ведомственных перечней
документов.
Перечень документов со сроками
хранения представляет собой
систематизированный список видов и категорий
документов с указанием сроков их хранения.
Установленные данными перечнями сроки
хранения документов являются обязательными,
при этом сроки хранения не разрешается
сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных
спецификой деятельности организации, –
увеличивать.

35. Порядок разработки и применения НД

Типовые перечни:
• Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России
от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 04.02.2015).
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической и производственной деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом
Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (ред. от 28.04.2011);
• Примерный перечень типовых видов управленческих
документов негосударственных организаций (новых
экономических хозяйственных структур), которые могут
подлежать отбору на постоянное хранение в государственные
архивы (Отбор на государственное хранение управленческих
документов, образующихся в деятельности негосударственных
организаций (новых экономических хозяйственных структур).
Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1997).

36. Порядок разработки и применения НД

В ряде отраслей созданы ведомственные
перечни, которые содержат заголовки дел,
отражающих все участки деятельности системы
органов, входящих в данное ведомство.
При установлении сроков типовым перечнем
следует пользоваться лишь при отсутствии
ведомственного перечня, так как в
ведомственном перечне состав и содержание
документов организаций отражены с большой
полнотой и конкретизацией.

37. Порядок разработки и применения НД

При включении в номенклатуру заголовков,
документов, срок хранения которых не
предусмотрен типовым или ведомственным
перечнями документов, срок их хранения
устанавливается экспертно-проверочной
комиссией соответствующего архивного
учреждения по представлению архива
организации и центральной экспертной
комиссией (экспертной комиссией)
организации.

38. Порядок разработки и применения НД

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока
действия номенклатуры проставляются
отметки :
• о заведении дел;
• о переходящих делах;
• о выделении дел к уничтожению;
• о передаче дел в другую организацию для
продолжения;
• о лицах, ответственных за формирование дел
в структурных подразделениях и др.

39. Порядок разработки и применения НД

При помещении в дело первого документа в
номенклатуре дел в графе «Примечание»
делается отметка о заведении дела («дело
заведено»).
Это позволит в конце года точно знать количество
фактически заведенных дел.
При составлении номенклатуры дел организации,
имеющиеся в Перечне 2010 примечания, включая
отметку «ЭПК», сопровождающую срок хранения
отдельных видов документов, переносятся в
номенклатуру дел и в дальнейшем учитываются
при проведении экспертизы ценности
документов.

40. Порядок разработки и применения НД

При составлении сводной номенклатуры дел
возможно продолжение нумерации дел.
В этом случае если номенклатура дел службы
ДОУ заканчивается делом номер 01-11, то
первое дело финансового отдела будет иметь
номер 02-12.
Если номера дел финансового отдела с 02-12
до 02-24, то дела службы персонала (03)
начинаются с номера 03-25.

41. Порядок разработки и применения НД

По окончании календарного года в конце
номенклатуры дел составляется итоговая запись о
количестве заведенных дел постоянного и
временного (отдельно) сроков хранения.
Она составляется по форме, приведенной в
Приложении 7 к п. 3.4.6 «Основных правил работы
архивов организаций», одобренных решением
Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Примеры\Форма итоговой записи к номенклатуре
дел организации.docx
Примеры\Пример итоговой записи к
номенклатуре дел организации.docx