Номенклатура дел и формирование дел

1. Номенклатура дел и формирование дел

2. Номенклатура дел

ДЕЛО - это совокупность документов,
относящихся к определенному вопросу
деятельности учреждения и помещенных в
отдельную обложку с соответствующим
заголовком
Номенклатура дел – это систематизированный
перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке
Номенклатура дел должна быть в каждом
учреждении, фирме и охватывать все документы,
создаваемые в процессе их деятельности
2

3.       Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения

Номенклатура дел – документ
многоцелевого назначения
Главным назначением номенклатуры дел
является систематизация документов,
позволяющая распределять документы после их
исполнения в дела и определяющая систему
хранения документов в учреждении.
Индексация дел, закрепленная номенклатурой
дел, используется при регистрации документов.
Изучая структуру организации, номенклатуру дел
используют как справочный материал.
Простейшей классификацией документов
является группировка их в дела.
3

4.

4

5. Виды номенклатуры дел

Номенклатуры дел бывают трех видов:
индивидуальные (для определенной фирмы,
функционального подразделения);
примерные;
типовые.
Типовые и примерные номенклатуры дел,
составляются для однородных по характеру деятельности
организаций.
Примерная номенклатура дел носит
рекомендательный характер.
Типовая номенклатура дел носит обязательный
характер.
5

6. Правила составления номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется для каждого
функционального подразделения фирмы лицом,
ответственным за ведение делопроизводства с
привлечением ведущих специалистов подразделения.
Согласовывается с архивом и подписывается лицом,
ответственным за ведение делопроизводства в данном
подразделении.
В небольших фирмах номенклатура дел утверждается
руководителем, в крупных фирмах – руководителями
подразделений.
Номенклатура дел составляется в трех экземплярах:
первый
экземпляр – неприкосновенный хранится в
структурном подразделении;
второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации;
третий экземпляр – используется для формирования дел и
поиска необходимого документа.
6

7. Формирование дел

Формирование дел - это отнесение документов к
определенному делу в соответствии с номенклатурой
дел и систематизация документов внутри него
После окончания работы с документом он передается для
помещения в дело.
Исполненные документы должны иметь отметку об
исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу
рабочего дня.
Неисполненные документы подшивать в дело
запрещается.
Документы включаются в дело только в одном экз.
В дело можно подшить не более 200-250 листов. Если
документов больше, дело разделяется на два и более тома.
В дело формируются документы одного календарного года.
7

8. Составление заголовков дел

Выяснив круг документов, подлежащих включению в
номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел.
Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная
точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск
необходимого документа.
Начинается заголовок с указания вида документа
(приказы, распоряжения, решения и т.д.).
При составлении заголовка каждого конкретного дела
необходимо учитывать сроки хранения документов.
Приказы ректора университета
Например, 02-01
02-02
Рабочие программы
02-03
Календарные планы
8

9.  Группировка документов

Группировка документов
Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:
Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного
вида – приказов, протоколов и т.д.
Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку
документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы
о строительстве нового учебного корпуса.
Авторский признак – в дело собираются документы одного автора
(комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных
комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.
Корреспондентский признак – переписка с определенным
корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.
Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в
том случае, когда на первое место выступают временные параметры
документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.
9

10. Систематизация документов

Внутри дела документы систематизируются в:
вопросно-логическом (предусматривает размещение
документов в последовательности решения вопроса),
хронологическом (переписку систематизируют в
хронологической последовательности: документ-ответ
подшивается за документом-запросом),
алфавитном (по фамилиям авторов или по алфавиту
названий учреждений-корреспондентов),
нумерационном порядке (в нумерационном порядке
группируются квитанции, накладные и т.д.).
10

11. Оформление обложки дел

В момент заведения дела на
обложку выносятся
следующие сведения по
номенклатуре:
наименование
учреждения и его
подчиненность;
наименование
структурного
подразделения;
делопроизводственный
индекс дела;
заголовок дела;
срок хранения дела.
11

12. Хранение дел

Дела формируются в подразделениях и
хранятся в них до передачи в архив
учреждения.
Для обеспечения быстрого поиска нужного
дела они располагаются точно в
соответствии с расположением их в
номенклатуре дел.
12