Структура административно-хозяйственного отдела

1.

2.

• План квартального собрания:
1. Структура административно-хозяйственного .
2. Задачи к обсуждению на квартальном собрании:
2.1. Предложения по изменению структуры АХО.
3. Проблемные зоны отдела.
4. Планируемые задачи.

3. 1.Структуре административно-хозяйственного отдела на данный момент

Отдел эксплуатации: 160 000
Федотовский М. (Менеджер отдела) – 40
000
Грицок - 50 000
Соломаха – 35 000
Абрамов 35 000
-
-
Отдел закупок: 45 000
Харитонов Р. – 45 000
Руководитель АХО
Сердцев Д 50 000
Выполнение заявок на мелкий ремонт и средний ремонт
в магазинах СПб и регионах;
Выполнений срочных аварийных заявок на мелкий и
средний ремонт а магазинах СПб и регионах;
Поиск подрядчиков в регионах и СПб (работы не по
профилю хоз.отдела), оформление отношений;
Составление заявок и часто поиск поставщиков на закупку
материалов для текущей работы и для открытий
магазинов;
Отправка в регионы;
Курирование сотрудников хоз.отдела;
Курирование услуг по клининг (заведение сетов, контроль
договоров).
-
-
Отдел открытия
-
Предоставление замеров помещения для составления
проекта;
Подготовка проектов (электрика, архитектура, вентиляция,
пожарная сигнализация);
Согласование проектов с администрациями;
Поиск подрядчика;
Проведение переговоров с подрядчиками по цене СМР;
Закупка нового оборудования;
Закупка торгового оборудования;
Установка торгового оборудования;
Контроль ремонта помещений (фото, личное посещение);
Взаимодействие с другими отделами (обозначение точных
сроков и дат);
Контроль исполнения сроков;
Поиск компаний по оказанию клининговых услуг.
-
-
-
Контроль остатков регулярного спроса;
Проведение конкурсов (тендеров);
Контроль отгрузок на всех этапах (поиск поставщика,
подтверждение заказа, заведение поставщика в базы,
заключение договоров, контроль оплаты, прием груза,
заведение товара в номенклатуру, передача товара
конечному пользователю, закрывающие документы)
Поиск альтернативных (идентичных) товаров.
Создание (подбор) корректных наименований
номенклатуры (для выполнения задач поставленных
закупщику);
Создание новой номенклатурной позиции, после
обращения сотрудников, которые пишут о такой
необходимости в Мегаплане, в задаче №49935.
Создание новых КНТ в УТ на товары для продажи.
Обсуждение вопросов связанных с заведением новых
позиций с компетентными товароведами.
Доведение информации до старших товароведов о
«Более ненужных» КНТ, либо объединение нескольких
в одну, либо изменение названия, изменение «вида
номенклатуры» ,удаления не верно созданных
(дублирующихся) КНТ, поступление товаров и услуг
Переведение ДС (физическая перевозка) в иностранной
валюте на счет поставщика техники, за поставляемые им
товары НА ПРОДАЖУ

4. 2.Предложение по структуре административно-хозяйственного отдела №1

2.Предложение по структуре административнохозяйственного отдела №1
Отдел закупок: 70 000 – 80 000
Харитонов Р. – 45 000
Доп. Человек 25 000 – 35 000
Отдел эксплуатации: 160 000
Федотовский М. (Менеджер отдела) – 40
000
Грицок - 50 000
Соломаха – 35 000
Абрамов 35 000
Руководитель АХО
Сердцев Д. 50 000
+ 2 сотрудника – 35 000
70 000
-
-
Выполнение заявок на мелкий ремонт и средний ремонт
в магазинах СПб и регионах;
Выполнений срочных аварийных заявок на мелкий и
средний ремонт а магазинах СПб и регионах;
Поиск подрядчиков в регионах и СПб (работы не по
профилю хоз.отдела), оформление отношений;
Составление заявок и часто поиск поставщиков на закупку
материалов для текущей работы и для открытий
магазинов;
Отправка в регионы;
Курирование сотрудников хоз.отдела;
Курирование услуг по клининг (заведение сетов, контроль
договоров).
-
-
Контроль остатков регулярного спроса;
Проведение конкурсов (тендеров);
Контроль отгрузок на всех этапах (поиск поставщика,
подтверждение заказа, заведение поставщика в базы,
заключение договоров, контроль оплаты, прием груза,
заведение товара в номенклатуру, передача товара
конечному пользователю, закрывающие документы)
Поиск альтернативных (идентичных) товаров.
Доп. Человек 25 000 – 35 000
Отдел открытия: 50 000
Бригадир - 50 000
-
Предоставление замеров помещения для составления
проекта;
Подготовка проектов (электрика, архитектура, вентиляция,
пожарная сигнализация);
Согласование проектов с администрациями;
Поиск подрядчика;
Проведение переговоров с подрядчиками по цене СМР;
Закупка нового оборудования;
Закупка торгового оборудования;
Установка торгового оборудования;
Контроль ремонта помещений (фото, личное посещение);
Взаимодействие с другими отделами (обозначение точных
сроков и дат);
Контроль исполнения сроков;
Поиск компаний по оказанию клининговых услуг.
-
-
-
-
Создание (подбор) корректных наименований
номенклатуры (для выполнения задач поставленных
закупщику);
Создание новой номенклатурной позиции, после
обращения сотрудников, которые пишут о такой
необходимости в Мегаплане, в задаче №49935.
Создание новых КНТ в УТ на товары для продажи.
Обсуждение вопросов связанных с заведением новых
позиций с компетентными товароведами.
Доведение информации до старших товароведов о
«Более ненужных» КНТ, либо объединение нескольких
в одну, либо изменение названия, изменение «вида
номенклатуры» ,удаления не верно созданных
(дублирующихся) КНТ, поступление товаров и услуг
Переведение ДС (физическая перевозка) в иностранной
валюте на счет поставщика техники, за поставляемые им
товары НА ПРОДАЖУ

5. Предложение по структуре административно-хозяйственного отдела №2

Предложение по структуре административнохозяйственного отдела №2
Отдел эксплуатации: 160 000
Федотовский М. (Менеджер отдела) – 40
000
Грицок - 50 000
Соломаха – 35 000
Абрамов 35 000
Отдел закупок: 45 000
Харитонов Р. – 45 000
+ 2 сотрудника – 35 000
70 000
-
-
Руководитель АХО
Сердцев Д. 50 000
Выполнение заявок на мелкий ремонт и средний ремонт
в магазинах СПб и регионах;
Выполнений срочных аварийных заявок на мелкий и
средний ремонт а магазинах СПб и регионах;
Поиск подрядчиков в регионах и СПб (работы не по
профилю хоз.отдела), оформление отношений;
Составление заявок и часто поиск поставщиков на закупку
материалов для текущей работы и для открытий
магазинов;
Отправка в регионы;
Курирование сотрудников хоз.отдела;
Курирование услуг по клининг (заведение сетов, контроль
договоров).
-
Бригада:
сдельная оплата труда
3 000 – 3 500/м2 = 175
000
Отделочник
Подсобник
(подмастерье)
Электрик
Плиточник
Бригада штатная
структура: 190 000
Отделочник: 50 000
Подсобник(подмастер
ье): 40 000
Электрик: 40 000
Плиточник: 60 000
Контроль остатков регулярного спроса;
Проведение конкурсов (тендеров);
Контроль отгрузок на всех этапах (поиск поставщика,
подтверждение заказа, заведение поставщика в базы,
заключение договоров, контроль оплаты, прием груза,
заведение товара в номенклатуру, передача товара
конечному пользователю, закрывающие документы)
Поиск альтернативных (идентичных) товаров.
Доп. Человек 25 000 – 35 000
Отдел открытия:
Бригадир - 50 000
-
-
Предоставление замеров помещения для составления
проекта;
Подготовка проектов (электрика, архитектура, вентиляция,
пожарная сигнализация);
Согласование проектов с администрациями;
Поиск подрядчика;
Проведение переговоров с подрядчиками по цене СМР;
Закупка нового оборудования;
Закупка торгового оборудования;
Установка торгового оборудования;
Контроль ремонта помещений (фото, личное посещение);
Взаимодействие с другими отделами (обозначение точных
сроков и дат);
Контроль исполнения сроков;
Поиск компаний по оказанию клининговых услуг.
-
-
-
-
Создание (подбор) корректных наименований
номенклатуры (для выполнения задач поставленных
закупщику);
Создание новой номенклатурной позиции, после
обращения сотрудников, которые пишут о такой
необходимости в Мегаплане, в задаче №49935.
Создание новых КНТ в УТ на товары для продажи.
Обсуждение вопросов связанных с заведением новых
позиций с компетентными товароведами.
Доведение информации до старших товароведов о
«Более ненужных» КНТ, либо объединение нескольких
в одну, либо изменение названия, изменение «вида
номенклатуры» ,удаления не верно созданных
(дублирующихся) КНТ, поступление товаров и услуг
Переведение ДС (физическая перевозка) в иностранной
валюте на счет поставщика техники, за поставляемые им
товары НА ПРОДАЖУ

6.

Отдел эксплуатации
• Разработка мотивации;
• СПб - разработка регламентов;
• Регионы – Выбор подрядчиков на обслуживание регионов (абонентская; сдельная
оплата труда – базируясь на статистики заявок по регионам)
• Курирование по уборке офиса.

7.

Отдел закупки
• Регламент и проработка мотивации. Приложение №1
• Добавить в структуру сотрудника на оперативную работу, тем самым высвободить время
основного менеджера на анализа цен, поиск альтернативных (идентичных) товаров ,
проработку нормативов и их отслеживание по выдаче хоз.материалов.

8.

Отдел открытия
• Добавить штатную структуру : Бригадир + бригада (сделка либо штатная структура). В случае простоя перераспределение на текущие задачи.
• После согласования штатной структуры, руководитель отдела может заниматься управленческой работой.
Проработкой переоснащения магазинов.
• Ввод Голдобиной Н. в состав структуры АХО : оповещение о сроках открытия/закрытия ТТ, перенос сроков;
расчет бюджета по открытию/ закрытию ТТ; администрирование услуг клининга по ТТ

9. 3. Проблемные зоны отдела.

После объединение вышеперечисленных отделов в одну структуру, и ввода в должность руководителя АХО
Сердцева Д., при поверхностном аудите, были выявлены следующие проблемные зоны подразделений:
Отдел эксплуатации:
Отдел закупок
- Большое кол-во накопленных
задач;
- Ежемесячное утверждение
плана закупок;
- Еженедельные согласования
доп. смен;
- Еженедельная корректировка
бюджета, следствие – выход на
сверхлимит;
- Наем подрядных организаций;
- За оперативной работой,
отсутствие времени на выбор
более выгодных предложений от
поставщиков.
Отдел открытия:
- При поставленных планах на открытие ТТ, у
руководителя отдела не остается времени
заниматься управленческой деятельностью;
- Усилился контроль по пожарной безопасности,
нехватка времени на переоснащения ТТ;

10.

4. Планируемые задачи
Утверждение штатной структуры.
Проработка регламентов и систем мотивации
1.Разработка норм по списанию хоз.материалов;
2. Поиск аналогичных товаров, с сохранением
характеристик, но более дешевого бренда;
3. Текущие задачи в срок;
4. Повышение системности и организованности
при открытии.