4.57M

Category:

management

Отдел договоров непроизводственных закупок. Ключевые вопросы взаимодействия

1.

Отдел договоров
непроизводственных закупок
Ключевые вопросы взаимодействия

Проблематизация
1
Отсутствие понимания этапов процесса запуска
и согласования договорных документов
2
3
Незнание функционального разделения ролей
и обязанностей закупщика и администратора
в процессе
Несвоевременное подписание договорного документа
и потенциальный срыв поставки

3.

Содержание
ВВОДНЫЙ
МОДУЛЬ
КОДИРОВАНИЕ
НОВОЙ
НОМЕНКЛАТУРЫ
В ИС «УЗ ТМЦ»
ПРОЦЕСС ЗАКЛЮЧЕНИЯ
ДОГОВОРНОГО
ДОКУМЕНТА
ЗАКАЗ
ВВОД ЦЕН в
ИС «УЗ ТМЦ»
ПОЛЕЗНАЯ
ИНФОРМАЦИЯ

4.

ВВОДНЫЙ МОДУЛЬ

5.

Основные закупочные процессы
УПРАВЛЕНИЕ
ПАНЕЛЬЮ
ПОСТАВЩИКОВ
ВЫБОР
ПОСТАВЩИКОВ
(СОРСИНГ)
ОБЗОР
ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПОСТАВЩИКОВ
Поиск новых
поставщиков
и их предварительная
оценка
Запросы техникокоммерческих
предложений
поставщикам-кандидатам
Анализ эффективности
работы поставщиков
(цена, качество, сроки
поставки…)
Формирование стратегии
по товарным группам
Коммерческие
переговоры
Проверка потенциальных и
действующих поставщиков
для участия в сорсинге
Комитет по выбору
поставщиков
Мероприятия по
улучшению работы
поставщиков
для достижения целевых
показателей
Заключение договора
ПЛАНИРОВАНИЕ
ВЫПОЛНЕНИЕ
Каталог процедур закупок
АНАЛИЗ / ПЛАН ДЕЙСТВИЙ

6.

Инициатор/заказчик закупки-закупщик-администратор
ИНИЦИАТОР/ЗАКАЗЧИК
СОЗДАНИЕ ЗАЯВКИ НА ЗАКУПКУ
Операционные, текущие
закупки, периодически
повторяющиеся
Без инвестирования
(OPEX)
С инвестированием
(CAPEX)
ИС «ЭСД»
ИС 1С:УККЗ
Закупки в рамках проектной
деятельности
ЗАКУПЩИК
НОМИНАЦИЯ ПОСТАВЩИКА
Новый
поставщик
Действующий
поставщик
АДМИНИСТРАТОР
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРНОГО ДОКУМЕНТА
Содержит спецификацию
(конкретный объем и сроки)
Разовый
договорной документ
Рамочный
договорной документ
Содержит перечень того, что
будет закуплено (без конкретного
количества товара, услуг, работ)

7.

Виды договорных документов
ВИДЫ ОФЕРТЫ КОНТРАГЕНТА
ПРОЕКТЫ ДОКУМЕНТОВ АО «АВТОВАЗ»
ДОГОВОР
Поставка товара
Выполнение работ
Оказание услуг
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ
СОГЛАШЕНИЕ
ДОГОВОРНОЕ
ПИСЬМО
Дополнительная
поставка к договору
Внесение изменений
в действующий договор
Односторонняя оферта
на
разовую срочную
закупку, не требующая
подписания контрагентом:
- срок не более 6 месяцев
- сумма не более 500 000
т.руб в т.ч. НДС.
ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ/
ПРОТОКОЛ СОГЛАСОВАНИЯ
РАЗНОГЛАСИЙ/
ДОГОВОР
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ
СОГЛАШЕНИЕ
ДОП. СОГЛАШЕНИЕ
О РАСТОРЖЕНИИ
ДОГОВОРА
ПРОТОКОЛ УРЕГУЛИРОВАНИЯ
РАЗНОГЛАСИЙ
Оформляется в случае возникновения разногласий
между Сторонами к заключенному договору или
дополнительному соглашению
Оформляется
в
случае
досрочного
расторжения договора или по истечении его
срока по инициативе любой из Сторон

8.

ПРОЦЕСС ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ

9.

Процесс заключения договорного документа
0
1
2
3
4
5
Заявка на
закупку
и номинация
поставщика
Формирование
проекта
договорного
документа (ДД)
Согласование
ДД в ИС
«ЭСД»
Распечатка,
сшивка,
подписание ДД
АО «АВТОВАЗ»
Подписание ДД
контрагентом
Внесение ДД в
реестр и
передача на
хранение
*ЭСД – электронное согласование договоров

10.

Этап 1. Формирование проекта договорного документа
Формирование
проекта договорного
документа (ДД)
Согласование
ДД в ИС «ЭСД»
ЗАКУПЩИК
Распечатка, сшивка,
подписание ДД
АО «АВТОВАЗ»
Подписание
ДД контрагентом
Внесение ДД в реестр
и передача
на хранение
АДМИНИСТРАТОР
1. Создать заявку в Яндекс-трекере
ЗАЯВКА
*ИНК – индивидуальный номер контракта. Это уникальный номер, который присваивается каждому договорному документу
**1С НСИ – информационная система, полное наименование которой 1С ЦУ НСИ Контрагентов и Договоров

11.

Оформление заявки в Яндекс-трекере
1
Зайти в Яндекстрекер
2
Выбрать форму задачи
Инструкция: https://sharepoint.vaz.ru/sites/svpz/Shared%20Documents/EProcesses/YT%20instead%20ENOT.pdf

12.

Важные поля для заполнения в заявке (OPEX)

13.

Важные поля для заполнения в заявке (CAPEX)
Информация, специфичная
для заявки по инвестиционной
деятельности (в отличие от текущей)

14.

Этап 1. Формирование проекта договорного документа
Формирование
проекта договорного
документа (ДД)
Согласование
ДД в ИС «ЭСД»
Распечатка, сшивка,
подписание ДД
АО «АВТОВАЗ»
ЗАКУПЩИК
Подписание
ДД контрагентом
Внесение ДД в реестр
и передача
на хранение
АДМИНИСТРАТОР
1. Создать заявку в Яндекс-трекере
ЗАЯВКА
2. Предоставить информацию к заявке
ИНФО
*ИНК – индивидуальный номер контракта. Это уникальный номер, который присваивается каждому договорному документу
**1С НСИ – информационная система, полное наименование которой 1С ЦУ НСИ Контрагентов и Договоров

15.

Комплект документов к заявке на договорной документ
ПРОЕКТ ДОГОВОРА
ПО ФОРМЕ АО «АВТОВАЗ»
•1) Актуальная карточка
контрагента
•2) Проект договорного
документа/типовая форма (№)
•3) Спецификация
•4) Обязательные приложения к
договору (график, смета, ТЗ,
утвержденный протокол выбора
победителя/№ номинации в ЭДО)
•5) Маршрут согласования с
заказчиком
*Строка заявки «Прикрепленные файлы»
ОФЕРТА
КОНТРАГЕНТА
•1.Скан-копии оригинала
договорного документа,
подписанного контрагентом
•с обязательным
предоставлением оригинала
данного документа.
•2.Маршрут согласования с
заказчиком

16.

Этап 1. Формирование проекта договорного документа
Формирование
проекта договорного
документа (ДД)
Согласование
ДД в ИС «ЭСД»
Распечатка, сшивка,
подписание ДД
АО «АВТОВАЗ»
ЗАКУПЩИК
1. Создать заявку в Яндекс-трекере
ЗАЯВКА
2. Предоставить информацию к заявке
ИНФО
Подписание
ДД контрагентом
Внесение ДД в реестр
и передача
на хранение
АДМИНИСТРАТОР
1. Зарегистрировать ДД в информационной
системе «1С ЦУ НСИ договоры»*,
присвоить ИНК**
2. Создать электронный проект ДД
в текстовом формате (WORD, EXCEL)
*ИНК – индивидуальный номер контракта. Это уникальный номер, который присваивается каждому договорному документу
**1С НСИ – информационная система, полное наименование которой 1С ЦУ НСИ Контрагентов и Договоров

17.

18.

19.

Загрузка договорного документа в ИС «ЭСД»

20.

Маршрут согласования договорного документа
ДОГОВОРНЫЕ ДОКУМЕНТЫ СОГЛАСОВЫВАЮТСЯ СОГЛАСНО СТО 00232934-39.07-2024
ПОЛНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ СЛУЖБ УКАЗАН В СТО 00232934-39.07-2024 (39 СТРАНИЦА)

21.

Пример маршрута согласования договорного документа

22.

Согласование по маршруту

23.

24.

Этап 2. Согласование договорного документа в ИС «ЭСД»
Формирование
проекта ДД
Согласование
договорного
документа в ИС «ЭСД»
Распечатка, сшивка,
подписание ДД
АО «АВТОВАЗ»
АДМИНИСТРАТОР
1. Загрузка проекта ДД по маршруту в ИС «ЭСД»
Маршрут
2. Вложение сопроводительных документов
3. Фактическое устранение замечаний по
документу (исправления, недостающие файлы)
Подписание ДД
контрагентом
Внесение ДД в реестр
и передача на
хранение
ЗАКУПЩИК
1. Мониторинг согласования договорного документа:
- проверка корректности проекта договорного
документа и его подписание по маршруту
- ответы на замечания согласующих служб в зоне
своей ответственности (основание закупки, цена,
номенклатура) и др. информации
4. Уведомление служб о внесенных изменениях
- согласование предварительного текста документа
с контрагентом при необходимости
5. Контроль согласования и подписания
договорного документа
- согласование замечаний с поставщиком до
окончательного согласования (при необходимости)
6. Сканирование подписанных документов при
отправке контрагенту (при необходимости) и
последующей сдаче в архив двусторонне
подписанного документа.
2. Предоставление информации для отправления
подписанного АО «АВТОВАЗ» документа контрагенту
(способ отправки, адрес, данные получателя)

25.

26.

Внесение ДД в реестр и передача на хранение
ПЕЧАТЬ ДД
АРХИВАЦИЯ

27.

ВВОД ЦЕН В ИС «УЗ ТМЦ»

28.

Ввод цен ИС «УЗ ТМЦ»
0
1
Подписание
Договорного
Документа
или
Подписание
протокола цен
Формирование
заявки на ввод/
изменение цен
в Яндекстрекере
2
3
Предоставление Ввод цен в ИС
подтверждающей
«УЗ ТМЦ»
документации
к заявке
*ИС «УЗ ТМЦ» – информационная система «Управление закупками товарно-материальных ценностей»

29.

Этап 1. Формирование заявки на ввод /изменение цен в Яндекс-трекере
Формирование заявки
на ввод / изменение цен
в Яндекс-трекере
Предоставление
подтверждающей
документации к заявке
Ввод цен в ИС «УЗ ТМЦ»
2 Выбрать форму задачи
3
1
Зайти в Яндекстрекер
Заполнить обязательные поля

30.

Этап 2. Предоставление подтверждающей документации к заявке
Формирование заявки
на изменение цен
в Яндекс-трекере
Предоставление
подтверждающей
документации к заявке
ЗАКУПЩИК
Ввод цен в ИС «УЗ ТМЦ»
АДМИНИСТРАТОР
1. Предоставить подписанные документы от
обеих сторон: договорной документ, ПСЦ,
основной заказ, доп. заказ (указать в заявке
номер ФВП)
1. Проверить наличие подписанных
документов/полноты данных в заявке
и подтверждения ретроспективы
2 Выбрать форму задачи
2. Предоставить подтвержденную
2. Сформировать запрос на недостающие данные
у закупщика
начальником управления ретроспективу
(при необходимости ввода цены ранее
текущего месяца)
3. Указать в комментариях по каким кодам
необходимо вводить цены (основным или
аналогам) при необходимости
4. Вложить
файл в заявку при
в Яндекс1 Зайтиxls./doc.
номенклатуре
свыше 5 позиций
трекер
3. Ввести цены согласно заявке (1-3 рабочих дня)
3
Заполнить обязательные поля

31.

Этап 3. Ввод цен ИС «УЗ ТМЦ»
Формирование заявки
на изменение цен
в Яндекс-трекере
Предоставление
подтверждающей
документации к заявке
Ввод цен в ИС «УЗ ТМЦ»

32.

КОДИРОВАНИЕ НОВОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ
В ИС «УЗ ТМЦ»

33.

Кодирование новой номенклатуры в ИС «УЗ ТМЦ»
0
1
Кодирование
новой
номенклатуры
ТМЦ
Согласование
Договорного
Документа

34.

Кодирование новой номенклатуры в ИС «УЗ ТМЦ»
0
1
Кодирование
новой
номенклатуры
ТМЦ
Согласование
Договорного
Документа
1. Оформить электронную служебную записку от заказчика
(подразделения АО «АВТОВАЗ») или закупщика в отдел
договоров непроизводственных закупок в ЭДО
2. Предоставление необходимых данных для кодирования:
3. Присвоение нового кода в ИС «УЗ ТМЦ»(1-3 рабочих дня)

35.

ЗАКАЗЫ

36.

Информационная система 1С УККЗ
ПРИКАЗ №265 ОТ 13.07.2023
«О ВВОДЕ В ПРОМЫШЛЕННУЮ
ЭКСПЛУАТАЦИЮ ИНФОРМАЦИОННОЙ
СИСТЕМЫ «1С УЧЕТ И КОНТРОЛЬ
КОРПОРАТИВНЫХ ЗАКУПОК»
ИНФО

37.

Виды закупок по инвестиционной деятельности в ИС 1С УККЗ
ИНИЦИАТОР
Новая
СОЗДАНИЕ ЗАЯВКИ НА ЗАКУПКУ
Новая
F4 (Доп. потребность)
ЗАКУПЩИК
НОМИНАЦИЯ
ПОСТАВЩИКА
АДМИНИСТРАТОР
СОГЛАСОВАНИЕ
ЗАЯВКИ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ДОГОВОРНОГО
ДОКУМЕНТА
АДМИНИСТРАТОР
СОЗДАНИЕ ЗАКАЗА
СОЗДАНИЕ ЗАКАЗА
ПО F4
F4

38.

Этапы создания заказа
Администратор/
Закупщик*
Закупщик
0
1
2
3
4
5
Заключение
договорного
документа
Формирование
заявки на заказ
Предоставление
подтверждающей
документации
к заявке
Создание и
согласование
заказа
Получение
подписей с 2х
сторон на
бумажном
носителей
Размещение
подписанного
Заказа в
архиве
основного
договора
Разовый
договор
Разовый
договор
Разовый
договор
Разовый
договор
Рамочный
договор
Рамочный
договор
Рамочный
договор
Рамочный
договор
Рамочный
договор
Рамочный
договор
ЭСД
Яндекс-трекер
1С УККЗ
1С УККЗ
Вне системы
ЭСД/бум.архив
Администратор
* К разовым договорам заявку на заказ делает Администратор по договору (при наличии утвержденного
ПВП/F4), к рамочным договорам заявку на заказ делает Закупщик.

39.

Этап 1. Формирование заявки на заказ
Формирование
заявки на заказ
1
2
3
Предоставление
подтверждающей
документации к заявке
Зайти в Яндекстрекер
Выбрать форму задачи
Заполнить
обязательные поля
Создание
и согласование заказа
Получение подписей
с 2х сторон на бумажном
носителей
Размещение подписанного
заказа в архиве
основного договора

40.

Этап 2. Предоставление подтверждающей документации к заявке
Формирование
заявки на заказ
Предоставление
подтверждающей
документации к заявке
Создание
и согласование заказа
Получение подписей
с 2х сторон на бумажном
носителей
Размещение подписанного
заказа в архиве
основного договора
Разовый
договор
Рамочный
договор
№ протокола выбора победителя
(утвержденный)/№ заявки на закупку F4 (в 1С
УККЗ)
№ протокола выбора победителя
(утвержденный)/ № заявки на закупку F4 (в 1С
УККЗ)
Драфт договорного документа (в ИС «ЭСД»)
Действующий рамочный договор
Заполненный драфт заказа + необходимые
приложения (ТЗ, сметы, график и пр.)
Маршрут согласования с заказчиком

41.

Этап 3. Создание и согласование заказа
Формирование
заявки на заказ
Предоставление
подтверждающей
документации к заявке
Создание
и согласование заказа
Получение подписей
с 2х сторон на бумажном
носителей
Размещение подписанного
заказа в архиве
основного договора
Разовый
договор
Рамочный
договор
Заказ создается в 1С УККЗ как технический
документ для осуществления дальнейших
операций в системе по проведению
приемок и оплат.
Заказ создается в 1С УККЗ
для осуществления дальнейших операций
в системе по проведению приемок и оплат.
Номер Заказа ОБЯЗАТЕЛЬНО указывается
в спецификации договора для включения
поставщиком в документы поставки.
Согласование и утверждение заказов в 1С
УККЗ возможно после подписания
договорного документа и передачи
в реестр договоров.
Оформленный Заказ на бумажном носителе
направляется поставщику на подпись
в соответствии с условиями договора.

42.

Этап 4. Получение подписей с 2х сторон на бумажном носителе
Формирование
заявки на заказ
Предоставление
подтверждающей
документации к заявке
Создание
и согласование заказа
Получение подписей
с 2х сторон на
бумажном носителей
Размещение подписанного
заказа в архиве
основного договора
По рамочному договору Заказ подписывается на бланке в двух экземплярах для каждой Стороны
Актуальный адрес Контрагента для отправки заказа Администратор уточняет у Закупщика
Закупщик оказывает содействие по возврату от Контрагента оригинала подписанного экземпляра
Заказа (при необходимости)

43.

Этап 5. Размещение подписанного Заказа в архиве основного договора
Формирование
заявки на заказ
Предоставление
подтверждающей
документации к заявке
Создание
и согласование заказа
Получение подписей
с 2х сторон на бумажном
носителей
Размещение
подписанного заказа
в архиве
основного договора
Сканы оформленных на бланках заказов вкладываются
в резолюции на Закупщика и хранятся в «Сводном
отчёте по файлам из связанных документов»

44.

Типовые ошибки при оформлении заказов
1. Разночтение информации в ПВП и спецификации к договору (суммы, кол-во строк, валюта, ед.изм., статьи
затрат)
2. Оформление нескольких ПВП по каждой заявке от Инициатора в рамках одного проекта и договорного
документа
3. Предоставление не утвержденных ПВП для формирования заказа
4. В заявках от Заказчика отсутствует разбивка по статьям бюджета на закупку товара и выполнение работ,
либо выполнение работ, привязанных к разным статьям затрат
5. По периметру закупок общих сервисов, услуг инженерии и логистики все операционные заявки со статьями
затрат H38 и 5S8 проводятся через 1С УККЗ с оформлением ПВП и заказов.

45.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

46.

Отслеживание документов ИС «ЭСД»
Настройка почты

47.

Пример отслеживания уведомлений из ИС «ЭСД» в почте

48.

Пример формирования интерфейса личных заявок
Настройка Яндекс-трекера

49.

Отслеживание истории заявки в яндекс-трекере

50.

Чек-лист «Этапы договорной деятельности» (1)

51.

Чек-лист «Этапы договорной деятельности» (2)

52.

Чек-лист «Этапы оформления заказов к рамочному инвестиционному договору»
(1)
ВХОД
КТО ЛИДЕР?
ВЫХОД
НАЗНАЧЕНИЕ ОТВЕТСТВЕННОГО АДМИНИСТРАТОРА
1
1.1
ДЕЙСТВИЕ
Заявка от Заказчика + Протокол выбора
поставщика / Доп. заявка на закупку (F4)
Подготовка пакета документов для создания заказа в 1С УККЗ.
Оформление заявки в Яндекс.Трекер
Назначение ответственного администратора
1.2
Закупщик
Заявка в Яндекс.Трекер на оформление Заказа к
действующему договору направлена
Яндекс.Трекер
Ответственный администратор назначен
(E-mail уведомление)
Заявка принята в работу.
(Переход на шаг 1.5)
Рассмотрение заявки на предмет корректного составления и
полноты предоставленной информации
1.3
Администрато
р
Заявка в Яндекс.Трекер на оформление
Заказа к действующему договору
Требуются уточнения или дополнительные данные –
заявка возвращена Закупщику на обновление.
(статус в системе Яндекс.Трекер «Требуется
информация»)
1.4
Обновление заявки в Яндекс.Трекер на оформление заказа в 1С
УККЗ.
Закупщик
Обновленная заявка в Яндекс.Трекер на оформление
заказа в 1С УККЗ. (Возврат на шаг 1.2)
1.5
Подготовка проекта эл. Заказа + вложение заполненного бланка
Заказа в 1С УККЗ
Администратор
Проект эл. Заказа + Заполненный бланк Заказа для
согласования в 1С УККЗ.
(обновленный статус в Яндекс.Трекер «В работе»)
Администратор
Заказ утвержден. Регистрация приёмки и оплаты в
ИС возможна
(Обновленный статус в Яндекс.Трекер)
СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА ЗАКАЗА
2
2.1
Проект эл. Заказа + Заполненный бланк
Заказа для согласования в 1С УККЗ.
Согласование эл. Заказа + Бланка в 1С УККЗ

53.

Чек-лист «Этапы оформления заказов к рамочному инвестиционному договору»
(2)
ВХОД
2.2
Заказ утвержден.
Регистрация приёмки и оплаты в
ИС возможна
ДЕЙСТВИЕ
КТО ЛИДЕР?
ВЫХОД
Распечатка согласованного заказа на бланке + лист
согласования из 1С УККЗ. Передача на подпись со
стороны АО АВТОВАЗ (резолюция в ЭСД на Группу
Печати)
Администратор
Согласованный заказ на бланке передан подписанту со
стороны АО АВТОВАЗ
(Обновленный статус в Яндекс.Трекер)
ПОДПИСАНИЕ ЗАКАЗА СТОРОНАМИ
3
Согласованный заказ на бланке
передан подписанту со стороны
АО АВТОВАЗ
Подписание заказа на бланке (2 экз.)
Администратор
Заказ со стороны АО АВТОВАЗ подписан (2 экз.)
3.2
Заказ со стороны АО АВТОВАЗ
подписан (2 экз.)
Отправка бумажной версии Заказа Поставщику,
либо передача на подпись представителю
Поставщика
(При отправке заказа экспресс-почтой
актуальный адрес Поставщика уточняет
Закупщик)
Администратор
Заказ отправлен Поставщику (2 экз.)
Уведомление об отправке (+ track number) в ИС ЭСД.
(Обновленный статус в Яндекс.Трекер)
3.3
Заказ отправлен Поставщику (2
экз.)
Подписание заказа со стороны Поставщика
(поддержка Закупщика в подписании Заказа при
необходимости)
Администратор
Заказ подписанный с 2-х Сторон.
3.4
Заказ подписанный с 2-х Сторон.
Получение экземпляра подписанного Заказа от
Поставщика (курьерская служба, представитель
Поставщика, …)
Администратор
Подписанный экземпляр Заказа
АО «АВТОВАЗ»
3.1
ПЕРЕДАЧА ЗАКАЗА В АРХИВ ДОГОВОРОВ
4
4.1
Подписанный экземпляр Заказа
АО «АВТОВАЗ»
4.2
Сканирование и размещение скан-копии
подписанного Сторонами Заказа в ИС ЭСД
Размещенная скан-копия оформленного Заказа в ИС
ЭСД
Администратор
Передача подписанного Сторонами Заказа в архив
договоров
Оригинал оформленного Заказа сдан в архив
(Обновленный статус в Яндекс.Трекер)

54.

Спасибо за внимание!

English Русский Rules