Документационное обеспечение управленческой деятельности

1. Документационное обеспечение управленческой деятельности

2. Основные требования к информации:

достаточность
оперативность
надежность
своевременность
и достоверность

3. Документ

• документ: Зафиксированная на носителе
информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать.
• электронный документ: Документ,
информация которого представлена в
электронной форме.
• письменный документ: Документ,
информация которого зафиксирована
знаками письменности.

4. Функции документа

• Главная функция документа –
хранение и передача
(распространение) информации во
времени и пространстве.
• Общие функции документа
• Специальные функции документа

5. Виды документов по способу фиксации информации

текстовой документ
изобразительный документ
фотодокумент
аудиовизуальный документ
видеодокумент
кинодокумент
фонодокумент
графический документ

6. "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
Термины и определения:
оформление документа
служебный документ
официальный документ
документ подлинный
копия документа
юридическая сила документа

7.

• Делопроизводство -деятельность,
обеспечивающая:
• документирование - запись информации на
носителе по установленным правилам,
• документооборот - движение документов в
организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправки),
• оперативное хранение - хранение
документов в структурном подразделении до
их передачи в архив организации или
уничтожения),
• использование документов.

8. Экскурс в историю: Приказное делопроизводство

• В конце XV в.
появляются первые
приказы и
приказные избы.

9. Приказное делопроизводство

• Соборное уложение
1649 г., содержавшее
основные законы
России XVII в., имело
общую длину столбца
309 м.
• Подпись на документах
растягивали во всю
ширину.

10. Приказное делопроизводство

• В период приказного
делопроизводства царь
издавал указы,
жалованные грамоты,
акты.
• Боярская дума
издавала приговоры.
• Была распространена
форма: «Царь указал и
бояре приговорили».

11. Развитие делопроизводства при Петре I

• С 1704 года важнейшие
государственные функции
выполняет кабинет и личная
канцелярия царя.
• В кабинет поступали
рапорты от дипломатических
представителей. Особую
группу дел кабинета
представляли челобитные.
• После смерти Петра I
кабинет был упразднен.

12. Развитие делопроизводства при Петре I

• «Генеральный регламент»,
принятый в 1720 году,
установил очередность
рассмотрения дел, функции
чиновников, в том числе
секретарей.
• Генеральный регламент
ввёл систему
делопроизводства,
получившую название
"коллежской" по названию
учреждений нового типа —
коллегий.

13. Развитие делопроизводства в эпоху Екатерины II

• С 1763 года происходит
возрождение кабинета
его императорского
величества.
• Введена должность
статс-секретарей,
основная обязанность
которых заключалась в
«приеме прошений на
высочайшее имя».

14. Исполнительное делопроизводство

• В 1802 г. был издан указ о замене петровских
коллегий министерствами.
• В 1812 г. было учреждено восемь
министерств.
• Порядок прохождения документов по
инстанциям был строго регламентирован
законом.
• Дела делились на три категории:
неотложные, «не терпящие времени», и
обычные.

15. Делопроизводство в XIX веке

В 1868 году в Харькове были созданы специальные
курсы подготовки секретарей.
Появляется техника, упрощающая работу:
множительные аппараты, пишущие машинки,
стенография.
Выходили специальные журналы 1884 год — «Вестник
контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и
другие.

16. Письмовники

• Цвет бумаги мог быть
синим, оранжевым,
палевым и пр.
• Самым подходящим
считали «молочный»
цвет.
• Письма отправляли в
конвертах, а конверты
запечатывали
облатками или
сургучом.

17. Октябрьский переворот 1917 года

• Секретарями
В.И.Ленина были
образованные дамы
из «высшего
общества»:
Е.Д.Стасова,
Л.А.Фотиева,
выпускницы СанктПетербургских
высших женских
курсов.

18. Делопроизводство в советские годы

• В 1932 году секретари были поделены на две
неравноценные по престижу и окладам
группы. Одни назывались референтами и
помощниками, а другие – секретаримашинистки.

19.

• Документационное обеспечение
управления, ДОУ: деятельность,
целенаправленно обеспечивающая
реализацию единой политики и
стандартов по отношению к
документальному фонду организации.
• документальный фонд: Совокупность
документов, образующихся в
деятельности организации.

20. Формы организации делопроизводства:

• централизованная
• децентрализованная
• смешанная

21. Элементы ДОУ

1. Документирование.
2. Документооборот. Его этапы:
• первичная обработка
• предварительное рассмотрение;
• регистрация;
• рассмотрение руководством;
• передача на исполнение.
3. Организация хранения документов архивное дело.

22. Классификация документов

• По видам: организационнораспорядительные, справочноинформационные, по личному составу
• По форме: индивидуальные, типовые,
трафаретные
• По срокам хранения: постоянно, свыше 10
лет, до 10 лет
• По происхождению: официальные, личные
• По гласности: секретные (ДСП, сов.
секретно, конфиденциально), несекретные
• По срочности: срочные, несрочные

23. Системы управленческих документов

организационно-правовая документация;
плановая документация;
распорядительная документация;
справочная и справочно-аналитическая
документация;
отчетная документация;
документация по личному составу или по
кадрам;
финансовая документация;
документация по информационному
обеспечению деятельности и др.

24. Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и
документации;
2. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,
федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб,
агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения
управления на федеральном уровне;
3. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов
Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих
вопросы ДОУ;
4. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические
документы по ДОУ различных организаций;
5. Государственные стандарты на документацию;
6. Унифицированные системы документации;
7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации;
8. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда
служащих службы ДОУ;
9. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

25. Нормативная база ДОУ:

• "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от
30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 13.07.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу
с 01.10.2015)
• Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "О
техническом регулировании»
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 31.12.2014)
"Об информации, информационных технологиях и о защите
информации"(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014)"О
персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)
• Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.03.2015) "О
государственной тайне"
• Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014)
«О бухгалтерском учете»
• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.10.2014)
"Об архивном деле в Российской Федерации"

26. Классификация унифицированных форм документов

государственные (общероссийские);
отраслевые (ведомственные);
субъектов Российской Федерации;
формы документов объединений,
предприятий, организаций.

27. Службы ДОУ

управление делами;
общий отдел;
отдел ДОУ;
канцелярия;
секретариат;
секретарь и т.д.

28.

Основными правилами организации
документооборота являются:
– оперативное прохождение документа с
наименьшими затратами времени;
– максимальное сокращение инстанций
прохождения документа (каждое перемещение
документа должно быть оправданным,
необходимо исключить или ограничить
возвратные перемещения документов);
– порядок прохождения и процесс обработки
основных видов документов должны быть
единообразными.

29.

Основные характеристики потоков:
объем потока, который определяется
количеством документов, проходящих через
канцелярию (секретаря-референта) за год,
полугодие или квартал;
структура потока, определяемая
разновидностью документов, авторством и
другими классификационными признаками;
режим потока, который определяется
периодичностью движения документов через
канцелярию (секретаря-референта).

30.

Три основные формы
организации
работы с документами:
• централизованная
• децентрализованная
• смешанная

31. Производственный цикл документооборота

32.

Документооборот образуют
три потока документов:
• входящих (поступающих из других
организаций)
• исходящих (отправляемых в другие
организации)
• внутренних (созданных и действующих
в пределах организации)

33.

Не подлежат регистрации службой ДОУ:
письма, присланные в копии для сведения;
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
первичные документы бухгалтерского учета;
учебные планы, программы, копии;
месячные, квартальные и др. отчеты;
формы статистической отчетности;
сообщения о совещаниях и заседаниях;
поздравительные письма и пригласительные билеты,
телеграммы;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
телеграммы и письма о разрешения командировок;
научные отчеты по темам;
прейскуранты;
нормы расхода материалов;
документы, оформленные ненадлежащим образом.

34.

Норма времени = Мon (1+ К/100),
• где, Мon - норматив времени на
выполнение данной работы,
установленный по сборнику
нормативов;
• К - сумма времени на подготовительно
заключительную работу, отдых и
личные надобности в процентах от
оперативного времени (8%).

35.

Норматив численности – определяет количество сотрудников
требующихся для выполнения документов организации и
закрепляется за данным подразделением при существующих
организационно технических условий.
Ч = Нвр.*О*К/М-(М*А)
• где, Ч - норматив численности (необходимое количество
сотрудников);
• Нвр. - средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64
часа;
• О - количество документооборота (корреспонденция 1 год);
• К - коэффициент измерения трудоёмкости работ;
• М - годовой номинальный фонд рабочего времени;
• А - коэффициент неявок на работу = 0,3.

36.

Объем документооборота
рассчитывается по формуле:
Уд = вх. + исх. + вн.
где, Уд – объем документооборота;
вх. – входящая документация;
исх.- исходящая документация;
вн. – внутренняя документация.

37.

Задачи системы документооборота:
Поддержка качественного накопления.
Обеспечение эффективного управления.
Прозрачность деятельности организации.
Контроль деятельности предприятия.
Кадровая гибкость.
Возможность хранения информации обо всем
производственном процессе.
Формализации деятельности работников.
Управление и доступ к информации.
Оптимизация процессов.
Исключение обычных бумажных документов из
внутреннего оборота.
Автоматизация механизма их выполнения и контроля.