Документационное обеспечение управления. Тема 1. Система документационного обеспечения управления

1. Документационное обеспечение управления Ильина Ольга Ивановна

Тема 1. Система документационного
обеспечения управления

2. Вопросы

1. Документооборот и делопроизводство на
предприятии. Процесс управления
документами.
2. Основные действующие лица и их задачи.
3. Основные понятия о документе.
Классификация документов
4. Система документооборота
5. Стандартизированные термины ДОУ

3. Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:

сбор и обработку документной информации;
подготовку решения, принятие и
документирование решения;
доведение решения до исполнителей;
исполнение решения;
контроль исполнения;
сбор информации об исполнении;
передачу информации по вертикальным и
горизонтальным связям;
хранение и поиск информации.

4. Правила работы с документами в организации составляют систему документационного обеспечения управления (ДОУ).

Делопроизводство
(документационное обеспечение
управления ДОУ) определяется
стандартом как «отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и
организацию работы с документами», т.е.
весь процесс от момента создания
документа до его уничтожения или
передачи на хранение в архив.

5. Система ДОУ формируются под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативно-методической
базой ДОУ;
- сложившихся национальных традиций
работы с документацией;
- установленных руководством
предприятия правил работы с
документами;
- квалификации делопроизводственной
службы предприятия.

6. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в
сфере информации и документации
Указы и распоряжения Президента РФ,
постановления и распоряжения Правительства
РФ, регламентирующие вопросы
документационного обеспечения на федеральном
уровне,
Правовые акты федеральных органов
исполнительной власти субъектов РФ
(министерств, комитетов, служб, агентств и т.д.)
как общеотраслевого, так и ведомственного
характера.

7. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения
Типовая инструкция по делопроизводству в
министерствах и ведомствах Российской
Федерации
ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов.
(Утвержден постановлением Госстандарта России
от 03.03.03 № 65-ст и введен в действие
01.07.2003.)

8. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. (Утвержден
постановлением Госстандарта России от 27.02.98
№ 28.)
Основные правила работы ведомственных
архивов
Перечень документов, образующихся в
деятельности организаций (типовой или
ведомственный), с указанием сроков хранения
Типовое положение о ведении делопроизводства
по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан в государственных органах, на
предприятиях, в учреждениях и организациях

9. Организационное построение службы делопроизводства:

1. Централизованная: операции по обработке
документов сосредоточиваются (централизуются) в
едином для всего учреждения центре — канцелярии,
общем отделе или у секретаря.
2. Децентрализованная: рассредоточение
делопроизводственных операций между структурными
подразделениями учреждения; при этом в каждом из
них выполняется относительно однородный набор
делопроизводственных операций.
3. Смешанная: операции выполняют централизованно
(прием, регистрация, контроль, размножение
документов) и децентрализованно (справочноинформационное обслуживание, хранение документов,
формирование дел).

10. 3. Основные понятия о документе, системах документации

Документ — это зафиксированная на
материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.

11. Классификация документов

по видам - организационно-правовые,
распорядительные, справочно-информационные,
справочно-аналитические, плановые, отчетные,
документы по личному составу (кадровые
документы).
по форме изложения — индивидуальные,
типовые, трафаретные;
по содержанию — простые (рассматривают один
вопрос), сложные (рассматривают несколько
вопросов);

12. Классификация документов

по происхождению — официальные,
личные;
по месту происхождения — внешние
(пришедшие из других организаций или от
частных лиц), внутренние (созданные
внутри организации);
по срокам хранения — постоянные,
временные (до 10 лет и свыше 10лет);

13. Классификация документов

по гласности - документы ограниченного доступа
(с грифами «ДСП», «Сов. секретно»,
«Конфиденциально»), документы без ограничения
доступа;
по средствам фиксации информации —
рукописные, машинописные, электронные,
графические, кино-, фото-, фонодокументы;
по юридической значимости - оригиналы
(подлинники), копии, дубликаты, черновики,
выписки;
по срочности — срочные, несрочные.

14. Задание

Ознакомьтесь с должностной инструкцией
бухгалтера. Ответьте на вопросы:
1. Определите тип документа по каждому
классификационному признаку
2. Из каких разделов состоит должностная
инструкция.
3. Назовите обязательные элементы (помимо
содержательных), которые включает в себя
должностная инструкция.

15. 4. Система документооборота

Унификация документов - установление
единого комплекса видов и разновидностей
документов для аналогичных управленческих
ситуаций, разработка единых форм и правил их
составления, оформление и создание
трафаретных текстов
Система документации — это совокупность
документов, взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их
оформлению

16. ОКУД

Основой для систематизации документов в
информационно-поисковых системах
служит Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД).
В ОКУД включены унифицированные
формы, относящиеся к унифицированным
системам документации, обязательным
для применения и документационного
общения между юридическими лицами.

17. Формы ОКУД

организационно-распорядительной документации;
первичной учетной документации;
банковской документации;
финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской
документации бюджетных учреждений и
организаций;
учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятий;
отчетно-статистической документации;
документации по труду;
документации Пенсионного фонда РФ;
внешнеторговой документации.

18. ГОСТ Р 6.30—2003

создание организации как юридического
лица сопровождается принятием
учредительных документов — устава,
положения, учредительного договора;
деятельность органов управления
организации, ее структурных
подразделений и должностных лиц
регулируются регламентами, положениями
о структурных подразделениях,
инструкциями, правилами и другими
организационными документами

19. ГОСТ Р 6.30—2003

управленческие решения фиксируются в
распорядительных документах, наименования
которых определяются правовым статусом и
компетенцией организации (постановления,
распоряжения, приказы и др.);
заседания коллегиальных органов
сопровождаются ведением протоколов;
взаимоотношения с деловыми партнерами
регулируются с помощью договоров и другой
документации, используемой в договорной
работе;

20. ГОСТ Р 6.30—2003

при оформлении приема, увольнения,
перемещения работников, предоставлении
отпуска создаются кадровые документы —
трудовые договоры, приказы по личному составу,
заявления, трудовые книжки, личные карточки и
др.
в организации подготовляются акты, отчеты,
справки, докладные записки и иные документы;
информационный обмен с организациями и
гражданами осуществляется посредством писем,
телеграмм, телефонограмм, а также сообщений,
передаваемых с помощью средств факсимильной
связи и компьютерных сетей.

21. 5. Стандартизированные термины ДОУ с определением (извлеченные из ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело)

Общие понятия
Аудиовизуальный документ — документ,
содержащий изобразительную и звуковую
информацию.
Графический документ — изобразительный
документ, в котором изображение объекта
получено посредством линий, штрихов,
светотени.
Изобразительный документ — документ,
содержащий информацию, выраженную
посредством изображения какого-либо объекта.

22.

Продолжение слайда
Иконографический документ — документ,
содержащий преимущественно изображение
произведения искусства, специальной или
художественной фотографии.
Кинодокумент — изобразительный или
аудиовизуальный документ, созданный
кинематографическим способом.
Фотодокумент — изобразительный документ,
созданный фотографическим способом.
Фонодокумент - документ, содержащий
звуковую информацию, зафиксированную любой
системой звукозаписи.

23.

Продолжение слайда
Текстовой документ — документ, содержащий
речевую информацию, зафиксированную любым
типом письма или любой системой звукозаписи.
Письменный документ — текстовой документ,
информация которого зафиксирована любым
типом письма.
Рукописный документ - письменный документ,
при создании которого знаки письма наносят от
руки.
Машинописный документ — письменный
документ, при создании которого знаки письма
наносят техническими средствами.

24.

Продолжение слайда
Документ на машинном носителе — документ,
созданный с использованием носителей и
способов записи, обеспечивающих обработку его
информации электронно-вычислительной
машиной.
Видеограмма документа - изображение
документа на экране электронно-лучевой трубки.
Вид документа — принадлежность письменного
документа к системе документации по признакам
содержания и целевого назначения.
Инициативный документ — документ,
послуживший основанием для решения какоголибо вопроса и формирования дела

25.

Продолжение слайда
Документ личного происхождения —
документ, созданный лицом вне сферы его
служебной деятельности или выполнения
общественных обязанностей.
Нормативный документ — документ,
устанавливающий правила, общие принципы или
характеристики, касающиеся различных видов
деятельности или их результатов.
Официальный документ — документ,
созданный юридическим или физическим лицом,
оформленный и удостоверенный в
установленном порядке.

26.

Продолжение слайда
Служебный документ — официальный документ,
используемый в текущей деятельности организации.
Оригинал документа — экземпляр документа,
являющийся исходным материалом для копирования.
Подлинный документ — документ, сведения об авторе,
времени и месте создания которого, содержащиеся в самом
документе или выявленные иным путем, подтверждают его
достоверность.
Подлинник (официального) документа — первый или
единичный экземпляр официального документа.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника
документа, удостоверяющего личность, имеющий
юридическую силу.

27.

Продолжение слайда
Копия документа — документ, полностью
воспроизводящий информацию подлинника и все его
внешние признаки или часть их (без промежуточных форм).
Незаверенная копия — копия письменного или
графического документа, которая ввиду отсутствия на ней
необходимых реквизитов не имеет юридической силы
подлинника документа.
Заверенная копия — копия документа, на которой в
соответствии с установленным порядком проставляются
необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Юридическая сила документа — свойство официального
документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.

28. Делопроизводство

Делопроизводство
Документирование — совокупность процессов по
созданию всех видов документации, отражающих
деятельность учреждения, организации или предприятия.
Система документации — совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения,
вида, сферы деятельности, единых требований к их
оформлению.
Унифицированная система документации (УСД) —
система документации, созданная по единым правилам и
требованиям, содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности.

29. Делопроизводство

Реквизит документа — обязательный элемент
оформления официального документа.
Формуляр документа — набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных в определенной
последовательности.
Формуляр-образец документа — модель построения
документа, устанавливающая область применения,
форматы, размеры полей, требования к построению
конструкционной сетки и основные реквизиты.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих
автора официального письменного документа.

30. Делопроизводство

Оформление документа — проставление необходимых
реквизитов, установленных правилами документирования.
Документооборот — движение документов в организации
с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправления.
Объем документооборота — число документов,
поступивших в организацию и созданных ею за
определенный период.
Контроль исполнения документов — совокупность
действий, обеспечивающих своевременное исполнение
документов.
Срок исполнения документа — срок, установленный
нормативно-правовым актом (типовой срок исполнения
документа), организационно-распорядительным документом
или резолюцией (индивидуальный срок исполнения
документа).

31. Делопроизводство

Дело — совокупность документов (или документ),
относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку.
Формирование дела — группирование исполненных
документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и
систематизация документов внутри дела.
Оформление дела — подготовка дела к хранению в
соответствии с установленными правилами.
Заголовок дела — краткое обозначение сведений о
составе и содержании документов в деле.
Номенклатура дел — систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации, с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке.

32. Задания на дом:

1. Организация работы секретаря-
референта (доклад)
2. Расскажите о трех формах организации
делопроизводства в учреждениях.
3. Сформулируйте основные правила
работы с документами
4. Приведите современную
классификацию документов
5. Каковы основные термины,
используемые в делопроизводстве?

33. Терминологический диктант:

1 вариант: Реквизит документа;
унифицированная система документации,
номенклатура дел, подлинный документ,
дело
2 вариант: Документооборот, контроль
исполнения документа, служебный
документ, оригинал документа, дубликат
документа
3 вариант: Унифицированная система
документации (УСД), срок исполнения
документа, нормативный документ, копия
документа заверенная, оформление дела