obzornaya-prezentaciya-1s-arhiva

1. «1С:Архив 1.0»

Обзор программы
Версия 1.0.12

2. Содержание

1. Цели, задачи
2. НПА
3. Технология архивного хранения. Процессы
4. Настройка программы
4.1. Обмен НСИ
4.2. Общие настройки
4.3. Ролевая модель. Права доступа
5. Комплектование
6. Учетная документация
7. Хранение
8. Использование
9. Уничтожение дел/документов
10. Дополнительные возможности (задачи, штрихкодирование и др.)

3. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

4. Хранение документов

• Организации обязаны хранить документы в течение установленных сроков хранения
ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением
системы хранения электронных документов (далее – СХЭД)
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Утверждены приказом
Росархива от 31.07.2023 № 77
• Риски при несоблюдении требований законодательства:
o Штрафы
o Снижение эффективности управления (невозможно найти нужную информацию)
o Невозможность выполнить запросы госорганов и контрагентов

5. «1С:Архив»

«1С:Архив» – универсальная система долговременного хранения бумажных
и электронных документов с гарантией юридической значимости в течение
всего срока хранения
Поддерживает работу на платформе 8.3.24 без режима совместимости
Позволяет:
Организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов
по правилам российского делопроизводства и архивного дела
Гарантировать сохранение юридической значимости документов в течение
всего срока хранения
Оптимизировать работу архивистов и делопроизводителей за счет
автоматизации рутинных операций и эффективного документопотока между
информационными системами-источниками документов для «1С:Архива»
Обеспечить оперативный доступ к архивным документам
Распределить оперативное и долгосрочное архивное хранение
Снизить нагрузки на системы-источники документов
Снизить стоимость хранения документов
О продукте
Руководство по
использованию

6. НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ АКТЫ (НПА)

7. НПА, влияющие на «1С:Архив»

ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ
ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и
других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях
(утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1.
Понятия и принципы
ГОСТ Р 7.0.109-2024. СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Логическая
структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их
хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом
Росархива от 22.05.2019 № 71)
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения
электронных документов в архивах государственных органов» (утв. приказом Росархива от 15.06.2020
№ 69)

8. ТЕХНОЛОГИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

9. Технология архивного хранения. Процессы

Учет
(учетная
документация)
Комплектование
(прием
документов)
Хранение
(обеспечение
сохранности)
Использование
Уничтожение
1С:ERP
1С:ЗУП
1С:УХ
«1С:Документооборот»
Ввод
документов
вручную
Прием в архив
Прием электронных
документов, ввод
документов вручную
Временное
востребование /
возврат документов
из архива / в архив
Хранение/учет/
использование
Оформление учетных
документов (описи, книга
учета поступления и выбытия
и др.)
Обеспечение сохранности и
юридической значимости в
период хранения
Использование, управление
запросами и формирование
документов по
использованию (архивные
справки, выписки, журнал
передачи и др.)
Уничтожение
Удаление из
системы
Формирование
документов
Выгрузка файлов
в каталог на
диске
Передача в
государственные /
муниципальные
архивы

10. НАСТРОЙКА ПРОГРАММЫ ОБМЕН НСИ ОБЩИЕ НАСТРОЙКИ РОЛЕВАЯ МОДЕЛЬ. ПРАВА ДОСТУПА

11. Обмен НСИ

В программе предусмотрен автоматический обмен НСИ с системами-источниками документов
Поддерживаются следующие справочники для обмена:
•«Виды документов»
•«Организации»
•«Подразделения»
• «1С:Архив» принимает эти данные в виде файлов JSON.
• При каждой итерации регламентного задания «Обмен с системами•«Должности»
источниками документов» сначала выполняется загрузка НСИ, а
•«Физические лица»
после этого уже загрузка документов.
•«Сотрудники
• Из «1С:Архива» в систему-источник эти данные не выгружаются.
•«Грифы доступа»
• «1С:Документооборот» поддерживает обмен НСИ и выгружает ее в
нужном формате
•«Контрагенты»
•«Проекты»
•«Номенклатура дел»
•«Разделы номенклатуры дел»

12. Общие настройки

В «1С:Архиве» все команды для настройки и обслуживания программы
расположены в меню раздела «Настройка»
• Настройка сотрудников,
восстановление паролей
• Ролевая модель, группы и
полномочия
• Электронные подписи
• NEW Настройка внешнего вида
штампа ЭП
• Работа с файлами
• Учет персональных данных

13. Общие настройки

При первичном запуске «1С:Архива»
настраивается обмен документами
с системами-источниками документов:
• Криптопровайдер
• Загрузка документов:
Сетевой путь к каталогу интеграции, куда системыисточники будут выгружать документы
Системы-источники документов
На стороне систем-источников
документов устанавливаются
соответствующие встречные настройки
(на примере «1С:Документооборота»)

14. Интеграция

Интеграция с типовыми конфигурациями «1С»:
«1С:Документооборот»
Другие типовые конфигурации «1С»
1С:Предприятие 8. Библиотека интеграции с «1С:Архивом»
«Библиотека интеграции с 1С:Архивом» позволяет:
Отмечать документы к передаче в «1С:Архив» из
интерфейса прикладного решения
Формировать контейнеры документов, отправлять их в
«1С:Архив»
Получать из «1С:Архива» информацию о загрузке, о
проверке документов
Получать из «1С:Архива» данные об уничтожении
документов
Отображать информацию об обмене в карточке документа
Скачивать выгруженные файлы документов из «1С:Архива»

15. Версионность формата обмена

Системы-источники документов и «1С:Архив» обмениваются сведениями о версии
формата обмена
• Если версии разные, обмен все равно возможен
• Не обязательно обновлять до последних версий все системы-источники
• Для обмена используется максимальная из общих версий двух систем
Поддерживается начиная с версий:
«1С:Архив» 1.0.7
«1С:Документооборот» 2.1.35
«1С:Документооборот» 3.0.15
«Библиотека интеграции с 1С:Архивом» 1.0.2

16. Ролевая модель. Права доступа

«1С:Архив» предоставляет возможность разграничить права доступа к данным
информационной базы
Полномочия
Самое крупное деление прав, базовые настройки
Представляют собой готовый набор ролей с правами доступа к данным.
С помощью полномочий задаются общие настройки прав
Права
Можно назначать:
• пользователям;
• рабочим группам;
• сотрудникам подразделения
Политики доступа
Позволяют ограничить права, назначенные
Настраивается доступ:
• по организациям;
• подразделениям;
• грифам доступа и др.
полномочиями

17. Ролевая модель. Права доступа

Всем пользователям информационной базы могут быть назначены одно или несколько
«Полномочий» в соответствии с их должностными обязанностями
• В «1С:Архиве» настроены четыре поставляемых полномочия:
Базовые полномочия:
права на запуск клиентских приложений;
чтение документов, НСИ и других данных
Администратор
Полный доступ к любым данным и функциям
Архивисты
Права на работу с архивными документами
Проверка загруженных документов
Добавление и изменение дел, НСИ
Формирование сводных описей и т. д.
Открытие внешних
отчетов и обработок
Права на подключение дополнительных (внешних) отчетов и обработок к
информационной базе и их использование в режиме «1С:Предприятие»
Пользователи

18. Ролевая модель. Права доступа

Гибкая настройка прав доступа:
• В разрезе видов документов,
организаций, грифов доступа и
пр.
• Можно создать произвольные
полномочия или изменить
существующие
• Чтобы назначить роли
полномочиям, достаточно
установить или снять флажки в
списке разрешенных действий

19. Ролевая модель. Права доступа

Пример настройки полномочий
«Архивисты»

20. КОМПЛЕКТОВАНИЕ

21. Комплектование

Нормативно-правовые акты предписывают:
•Передачу в СХЭД документов в виде «контейнера»
•Передачу дел по сдаточным описям
•Создание файла визуализации на сервере, если сервер поддерживает такой формат
•Отложенное усовершенствование ЭП
•Подключение дополнительных реквизитов ко всем основным справочникам
•Автоматическое создание задач исполнителям при поступлении документов

22. Комплектование

«Контейнер документа» содержит:
• Контент и метаданные электронного
документа
• Файлы электронных подписей
• Визуализированную копию
электронного документа в формате
PDF/A

23. Контейнер документа

Можно передавать значения
следующих типов:
Строка
Число
Булево
Дата
Организация
Подразделение
Должность
Сотрудник
Физ. лицо
Документ
Вид документа
Гриф доступа
Контрагент
Проект
Валюта
Файл метаданных
Номер, дата, вид, организация…
Визы, резолюции
Связи
Файлы документа
Хеш-суммы, роли
Подписи
УКЭП, УНЭП, ПЭП
Файлы визуализации
PDF/A со штампами подписей

24. Прием документов по сдаточным описям

Выгрузка документов в «1С:Архив» на примере «1С:Документооборота»
На стороне «1С:ДО» выгрузка дел в
архив выполняется через рабочее
место «Передача дел в архив».
Команда доступна из меню
раздела «Документы»
Если настроена интеграция с
«1С:Архивом», то в документе
«Передача дел в архив» доступно
поле «Статус выгрузки в архив»

25. Комплектование

В документах, принятых в
«1С:Архив», отображаются:
o
o
o
o
Дата поступления в архив
Система-источник документов
Ссылка на учетный документ
Архивный шифр
В систему-источник документов
передаются данные из «1С:Архива».
Например, в «1С:Документообороте»:
o
o
Проводится документ
«Передача дел в архив»
Состояния дел меняются
на «Передан в архив»
Если файлы переданных документов удаляются в системе-источнике, то с момента
поступления документов в архив их хранение выполняется только на стороне
«1С:Архива» с соответствующим ограничением доступа к документам в этой системе

26. Комплектование

При необходимости
можно загрузить
документы и файлы в
«1С:Архив» вручную

27. Комплектование

В «1С:Архиве» документы
могут быть созданы в
ручном режиме

28. Номенклатура дел

Номенклатуре дел создается в системе как справочник на основании утвержденной
номенклатуры дел организации
Номенклатура
может быть
создана
несколькими
способами
Дела:
• Бумажные
• Электронные
• Гибридные

29. Места хранения дел

В системе предусмотрен справочник «Места хранения дел». Визуализация справочника возможна
в нескольких вариантах: списком, иерархическим списком, деревом
Штрих-код места
хранения

30. Прием документов без дел и описей

В «1С:Архиве» доступна работа с документами, не сформированными в дела и,
соответственно, не прошедшими процедуру передачи в архив:
Приемка на оперативный контур
Хранение до передачи в архив
Формирование дел и сдаточных описей в «1С:Архиве»
Закрытие дел
Оформление передачи на архивный контур
Уничтожение

31. Варианты выгрузки документов в «1С:Архив» без дел и описей

Документы могут быть подписаны
в системах-источниках УКЭП,
УНЭП, ПЭП
Документы из 1С:ЭДО также могут
быть приняты в «1С:Архив»

32. Загрузка, выгрузка бумажных документов

В «1С:Архиве» предусмотрена выгрузка /
загрузка бумажных документов
Файлы бумажных документов переносятся
и хранятся аналогично электронным – в
zip-файле
При отсутствии файлов бумажного
документа в «1С:Архив» документ
переносится без файлов
Обработка большого количества
отсканированных документов
o Загрузка со сканера (потоковое
сканирование) или каталога на диске
o Автоматическое распознавание штрихкода,
сопоставление с документами в базе

33. Проверка документов при загрузке в «1С:Архив» из системы-источника

При загрузке документов в «1С:Архив» автоматически выполняется поиск
файлов выгрузки в подпапках каталога обмена.
Если такие файлы найдены, то выполняются:
Проверка электронных подписей документов
Усовершенствование подписей до формата архивного хранения CAdES-A v3
Загрузка НСИ
Проверка хеш-сумм файлов
Создание карточек документов с прикрепленными файлами контейнера и
визуализации
• Создание файлов визуализации, если они отсутствуют
• Отправка в систему-источник отчета о выполненной загрузке

34. Проверка актуальности ЭП

• При приеме документов в «1С:Архив»
происходит усовершенствование
подписи до формата CAdES-Av3

35. Прием и хранение машиночитаемых доверенностей (МЧД)

В коллекции ЭП в файле метаданных можно указать ссылку на МЧД
Поддерживаются все b2b-форматы МЧД: пилотный, 001, 002, 003

36. Комплектование

• При поступлении дел на
архивный контур им
присваивается архивный шифр
Ф. №
Ф2
Оп. №
1
Д. №
1

37. ЗАДАЧИ НА ОСНОВАНИИ «ВЫДАЧИ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ»

38. УЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

39. Учетная документация

В «1С:Архиве» предусмотрено формирование и оформление основной учетной документации /
печатных форм архива
Сдаточная опись
Реестр документов
Реестр описей
Сводная опись дел
документ, по которому
документы передаются в
архив.
Формируется либо в системеисточнике документов, либо в
«1С:Архиве»
формируется в системеисточнике документов при
выгрузке данных для
«1С:Архива».
Это список всех документов,
входящих в дело
открывается из списка
«Сводных описей»
открывается из списка
«Сводных описей» или из
карточки «Сводной описи».
Доступен выбор года, за
который формируется «Раздел
описи», если «Опись
дел» содержит дела за
несколько лет
Список фондов
Лист фонда
открывается из списка фондов
открывается из списка
фондов и из карточки фонда
Книга учета
поступления и
выбытия дел,
документов
открывается из списка
«Сдаточных описей» и из
карточки «Сдаточной описи».
Доступен выбор года, за
который формируется «Книга
учета»

40. Сдаточные описи

Прием документов по готовым сдаточным описям
в архивный контур осуществляется из системисточников документов, если они поддерживают
списание формирование сдаточных описей,
либо
• «1С:Архив» формирует сдаточные описи для
документов из систем-источников документов, не
поддерживающих их формирование
Один выгруженный из системы-источника
документов zip-файл содержит:
o
o
o
o
o
дату, номер и другие реквизиты документа
передачи;
список передаваемых дел и их реквизиты;
реквизиты
соответствующих
элементов
номенклатуры дел;
В карточке описи фиксируются дата передачи документа в
реестр документов каждого дела;
архив и дата его приемки.
файлы контейнеров этих документов
Можно принять или отклонить документы по этой описи

41. Реестр документов

Открывается
из
карточки
дела
по
ссылке «Реестр электронных документов».
Для
бумажных
документов
ссылка
называется «Внутренняя опись»
Передается
в
«1С:Архив»
вместе
со
сдаточной описью в виде двух файлов на
каждое дело:
o Печатной формы MXL (XLS, XLSX)
o Файла XML, который используется для
программной проверки
Реестры документов используются для проверки
состава поступивших документов

42. Реестр описей

•Формируется как печатная форма из
раздела «Сводные описи»
•В нее включается информация о
поступивших в архив сдаточных описях

43. Сводные описи

•Сводные описи создаются в
соответствующем справочнике вручную
•В карточку сводной описи вносится
следующая информация:
o № описи
o Тип и вид описи
o Фонд
•На вкладке «Единицы хранения»
отображается информация о делах /
документах, включенных в сводную опись

44. Годовой раздел описи

•Принятые
в
архив
дела
нужно
распределить в сводную опись
•В форме доступны отборы по форме
документов, сроку хранения, по личному
составу, организации и подразделению
•После заполнения отборов необходимо
нажать кнопку «Заполнить дела» и выбрать,
какие дела включать
Команда «Распределение дел по описям»
расположена в меню раздела «Архив документов»

45. Фонды

В справочнике «Фонды» формируются:
• Карточка фонда
o
o
o
o
№ фонда
Наименование фондообразователя
История изменений наименований
Дата
первого
поступления
документов в архив
•Печатные формы
o
o
Список фондов
Лист фонда

46. Книга учета поступления и выбытия

•Формируется как печатная форма из
раздела «Сдаточные описи»
•В нее включается информация из
поступивших в архив сдаточных
описей

47. ХРАНЕНИЕ

48. Хранение

• Основная задача – гарантия сохранения юридической силы электронных
документов в течение всего срока хранения
• В процессе хранения должны обеспечиваться следующие свойства документа:
o Аутентичность
o Достоверность
o Целостность
o Пригодность для использования
• Решение:
Разграничение прав доступа*
Мониторинг и ведение журнала действий в системе
Проверка электронных документов на соответствие требованиям
Резервное копирование средствами СУБД при клиент-серверном варианте работы
Поддержка актуальности электронной подписи
с использованием формата CAdES-A
o Топографирование мест хранения
* См. раздел «Ролевая модель. Права доступа»
o
o
o
o
o

49. Мониторинг событий

• Для мониторинга событий в «1С:Архиве»
предназначен «Журнал регистрации»
o
В журнале фиксируются сведения об основных
действиях по изменению данных, выполнению
регламентных
операций,
подключению
и
отключению от программы и т. д.
«1С:Архив» автоматически собирает
показатели производительности ключевых
операций и отправляет их в фирму «1С»
через специальный веб-сервис pult.1c.ru
o
Собранные
сведения
помогут
разработчикам
программы оперативно диагностировать проблемы,
исправлять выявленные ошибки и определять
приоритеты работ для ближайших релизов
Открыть журнал регистрации можно по
соответствующей команде в меню раздела
«Настройка»

50. Регулярная проверка контейнеров

• Периодичность проверки задается в
«Общих настройках программы»
• Что проверяется:
o Электронные подписи
o Целостность файлов через сверку хеш-сумм
o Соответствие реквизитов карточки записанным
в контейнере метаданным
o Что реестры электронных документов в делах
соответствуют документам, которые фактически
лежат в деле

51. Регулярная проверка контейнеров

По результатам проведенной проверки
для каждого фонда формируется
карточка, в которой указаны:
o Дата начала и окончания проверки
o Количество проверенных дел и
документов
o Обнаруженные ошибки
Статус проверки отображается картинкой
в списке пакетов

52. Поддержка актуальности ЭП

• Срок действия сертификата обычно составляет 12–15 месяцев
• По истечении срока подпись обычного формата не будет успешно проходить полную процедуру
проверки, так как нет подтвержденной информации о дате подписания документа
• Для решения этой проблемы нужно использовать подписи усовершенствованных форматов
• Для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3, который позволяет продлевать
проверяемость подписи на неограниченное время

53. Поддержка актуальности ЭП

Усовершенствование подписи до формата CAdESAv3 при приеме документов в архив (см. раздел
«Комплектование»)
Во время архивного хранения – добавление в
подписи новых архивных меток по мере истечения
срока действия сертификата предыдущей метки:
o
o
Регулярно (по умолчанию 1 раз в неделю) – поиск
ЭП, сертификат метки времени которых истекает
менее чем через 12 месяцев, добавление новых
меток в такие подписи
При
проверке
контейнеров
наличие
ЭП,
сертификат последней метки которой истекает
менее чем через 11 месяцев, фиксируется как
найденная ошибка

54. Топографирование мест хранения

В «1С:Архиве» доступно ведение
топографических указателей для дел
на бумажных носителях
В разделе «НСИ» можно настроить:
o
o
Помещения и территории
Места хранения дел
В деле делается соответствующая
отметка о месте его хранения

55. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

56. Использование

В «1С:Архиве» поддерживаются основные сценарии использования:
Предоставление копий документов по запросам
Предоставление архивных справок / выписок
Предоставление / изъятие оригиналов документов
Доступ к документам в системе / поиск документов
NEW Задачи на основании «Выдачи дел и документов»
Также реализованы основные документы / учетные формы:
Форма запроса
Журнал выдачи
Акт выдачи во временное пользование (печатная форма)
Отчет по запросам

57. Задачи на основании «Выдачи дел и документов»

• Исполнителем
таких задач может
быть как
конкретный
сотрудник, так и
Роль
• Возможность
удобно
использовать для
согласования
выдачи дел и
документов

58. Использование

• Выдача документов / копий документов осуществляется по запросам, которые
можно создать в разделе «Запросы информации»
• В форму запроса (ответ) можно вложить запрашиваемые документы в
электронном виде (оригиналы / копии)
Запрос
Ответ

59. Использование

• Отчет о статистике запросов/ответов размещен в разделе «Архив документов» –
«Запросы информации»
• Отчет настраивается по периоду и другим параметрам

60. Учет выдачи / возврата документов

• Выдача / возврат осуществляются в
разделе «Выдача дел и документов»
• На основании записи о выдаче
формируется запись в «Журнале
передачи» (как в
«1С:Документообороте»)

61. Учет выдачи / возврата документов

• Информация о выдаче
оригинала документа
отображается гиперссылкой в
карточке документа

62. Выдача оригинала

• При выдаче оригинала
можно оформить «Акт
выдачи дел и
документов» –
формируется как
печатная форма

63. Выдача оригинала

• Для выданного оригинала дела на
бумажном
носителе
можно
сформировать «Карту-заместитель»
• Формируется из карточки дела

64. Выдача электронных документов / электронных копий

Для передачи документов в электронном виде их нужно предварительно выгрузить
Предусмотрено два режима выгрузки документов из «1С:Архив»:
•Для предоставления в ФНС (выгружает определенный формат файлов (приказ ФНС РФ от
18.01.2017 № ММВ-7-6/16):
o Файлы ЭДО – выгружаются в формате XML (формализованный формат для автоматической
обработки в ФНС), упакованные в zip-файл с файлом-описанием по формату ФНС
o Файлы не ЭДО – выгружаются файлы визуализации документов в неформализованных форматах
(TIF, JPG, PDF или PNG), упакованные в zip-файл с файлом-описанием по формату ФНС
•Все файлы:
o Выгружаются все файлы «1С:Архива» и ЭДО (содержимое
дополнительного описания
o Внутри zip-файла предусмотрена группировка по ролям
контейнера)
на
диск
без

65. Выдача электронных документов / электронных копий

•Выгрузка выполняется из
карточки или списка
документа архива по
кнопке «Выгрузить
документы»

66. Выдача справок и выписок

Также в «1С:Архиве»
настроены печатные формы для
«Архивной справки» и
«Архивной выписки» в разделе
«Запросы информации»

67. Использование

Поиск дел/документов осуществляется в
соответствующих разделах «1С:Архива»:
o «Документы»
o «Дела (тома)»
Также есть возможность полнотекстового поиска
Помимо традиционных способов реализован
поиск по штрихкоду

68. УНИЧТОЖЕНИЕ ДЕЛ / ДОКУМЕНТОВ

69. Уничтожение дел / документов

• Выявление документов с истекшими сроками хранения является одной из ключевых
задач экспертизы ценности документов
• По результатам экспертизы ценности составляются:
Структурные подразделения
Предложения к акту о выделении к уничтожению
Акт подразделения
Архивист
Сводный акт о выделении к уничтожению документов
• «1С:Архив» выполняет следующие функции:
o Формирует проект акта о выделении к уничтожению документов
o Формирует сводный акт о выделении к уничтожению документов на основании проектов актов
(предложений) от структурных подразделений
o Уничтожает электронные документы программно-техническими средствами

70.

Уничтожение дел / документов
• В меню раздела «Архив
документов» есть раздел
«Уничтожение дел», в котором
открывается одноименный список
документов
• В данном разделе создается проект
акта (уничтожение дел). В карточке
заполняется основная информация:
o Форма документов
o Организация и подразделение
o Основание (результат ЭЦ) + можно
приложить файл с решением ЭК
o Список документов, включенных в акт
Заполнить список дел для уничтожения можно как
вручную,
так
и
автоматически
–
по
команде «Заполнить»

71.

Уничтожение дел / документов
• Файлы документов, включенные в акт, уничтожаются автоматически
o Задание на удаление файлов добавляется в «Очередь операций с делами», затем обрабатывается
и удаляется регламентным заданием «Обработка очереди операций с делами»
o При постановке задания в очередь устанавливается дата «текущая + 2 недели», чтобы была
возможность вернуть документ при обнаружении ошибки
• В карточке документа отображается информация об уничтожении

72.

Уничтожение дел / документов
• Из раздела «Уничтожение документов»
можно сформировать печатную форму акта
• После того как уничтожение дел выполнено в
«1С:Архиве», информация об этом
отправляется в систему-источник документов
• «1С:Архив» дополнительно передает
реестры уничтоженных дел

73.

Объединение описей и актов о выделении к
уничтожению
• Акты о выделении к уничтожению,
созданные в подразделениях, можно
объединить в один сводный акт
• Для этого в разделе «Уничтожение
дел» необходимо выделить несколько
документов (актов) и нажать
«Объединить в новом документе»
o В карточке сводного документа отображается
список документов-оснований. По ним
предусмотрен отбор
o В карточке документа-основания также
отображается информация о сводном
документе

74. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

75. Отчеты

В разделе «Архив документов»
есть возможность формировать
основные отчеты:
Контрольные
По всем документам
По исполнителям
Статистические

76. Почта, рассылка

Доступна отправка на электронную почту:
Печатных форм
Рассылок отчетов по расписанию
Уведомлений о задачах
Уведомлений о проблемах в работе программы

77. Работа с задачами

Список «Мои задачи» расположен на начальной
странице
Создать задачу вручную можно из карточек
документов:
o
o
«Сдаточная опись»
«Пакет документов»
Автоматически формируются задачи
o
o
o
При поступлении дел и документов в составе «Сдаточной описи»
При поступлении документов в составе «Пакета документов»
Если при автоматической проверке дел и документов возникли
ошибки
Автоматическое выполнение задач по принятым
документам
Отправка сотрудникам уведомлений по электронной
почте
o
o
О новых задачах
О «зависших» и не исполненных в срок задачах

78. Штрихкодирование

• Загрузка штрихокда
• Добавление вручную
• Команды для печати штрихкода:
o Печать штрихкода на наклейке
o Печать штрихкода на странице

79. Связи документов

В «1С:Архиве» есть возможность:
o Передать связи между документами из системы-источника документов автоматически
o Установить связи вручную
Связи позволяют использовать реквизиты связанных документов
Структура связей документа отображается по ссылке «Связей» в его карточки
o По кнопке «Структура связей» можно сформировать отчет обо всех связях документа

80. Дополнительные возможности

Уведомление ответственных о проблемах
Вставка штампа ЭП с помощью сервиса «1С:Штамп»
Групповое закрытие дел
Подписание файлов с помощью МЧД
Отображение переходящих дел
Поддержка визуализации файлов в xls и xlsx
Визуализация и предпросмотр средствами платформы
Прием ЭП формата CMS
Список разрешенных неаккредитованных УЦ
Отзыв документов из архива и др.

81. Полезная информация

Описание продукта «1С:Архив»
Описания новых релизов для подробного изучения
Формат обмена 1.0.9
Комплект нормативных документов 2024
Готовая тиражная методика для построения
системы
управления
документами
и
совместной работой сотрудников на базе
программ «1С:Документооборот 8 КОРП» и
«1С:Архив»
Библиотека интеграций с «1С:Архивом»
Учебный курс «Организация хранения документов
с использованием «1С:Архива»

82. Контакты для обращений

• doc@1c.ru
• consult@1c.ru