1С:Архив. Новое решение для долговременного хранения документов

1.

1С:Архив
Новое решение для долговременного хранения документов
Федай Александр
Разработчик
1

2. 1С:Архив 1.0

Бета-версия вышла 16 мая 2022
Финальная запланирована на октябрь 2022
Цена коробки 90 тыс. руб.
Поддерживается интеграция с ДО 3.0
2

3. 1С:Архив 1.0

• Решение для долговременного хранения документов
• Позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и
электронных документов
• Позволяет вести архивный учет в соответствии с требованиями
Росархива:
• Ведение списка фондов
• Формирование описей дел, печать годовых разделов
• Отображение документов в виде иерархии
«Фонд – Годовой раздел описи – Дело – Документ»
• И т.д.
3

4. 1С:Архив 1.0

• Обеспечивает хранение электронных документов в виде
контейнеров в соответствии с требованиями Росархива
• Дополняет переданные ЭП до формата архивного хранения,
продлевает их актуальность на любой срок
• Содержит удобные механизмы поиска документов, в т.ч
полнотекстовый поиск, в т.ч. по распознанному тексту
• Позволяет снизить нагрузку на учетные системы
4

5. Потребности

• Объем электронных документов растет,
есть запрос на обеспечение их хранения
5

6. Потребности

• НПА по архивному делу, требующие оформления
документов, сопровождающих архивное хранение
6

7. Потребности

• Единое хранилище всех документов организации
7

8. Потребности

• Снижение нагрузки с учетных систем за счет
переноса части документов
8

9. Нормативные документы

ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ
ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 № 152-ФЗ
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных
органах, органах местного самоуправления и организациях (2015)
• Методические рекомендации по применению Правил (2016)
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота
и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов
(утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69)
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного
самоуправления (2019)
9

10. Контейнер документа

• НПА предписывают передачу ЭД в виде
контейнеров, содержащих:
• Контент и метаданные электронного документа
• Файлы электронных подписей
• Визуализированную копию текстового электронного
документа в формате PDF/A
10

11. Контейнер документа

Файл метаданных
Номер, дата, вид, организация, …
Визы, резолюции
Связи
Файлы документа
Хеш-суммы, роли
Подписи
УКЭП, УНЭП, ПЭП
Файлы визуализации
PDF/A со штампами подписей
11

12. Контейнер документа

12

13. Карточка документа

13

14. Карточка документа

14

15. Поддержка актуальности ЭП

• Срок действия сертификата обычно
составляет 12-15 месяцев
• По истечении срока подпись обычного формата
невозможно проверить, т.к. нет подтвержденной
информации о дате подписания документа
• Для решения этой проблемы нужно использовать
подписи усовершенствованных форматов
15

16. Поддержка актуальности ЭП

• Для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3,
который позволяет продлевать проверяемость подписи
на неограниченное время
16

17. Поддержка актуальности ЭП

Усовершенствование подписи до формата CAdES-Av3 при приеме документов в Архив
Добавление в подписи новых архивных меток по мере истечения срока действия сертификата
предыдущей метки
Регулярно (по умолчанию 1 раз в неделю):
поиск ЭП, сертификат метки времени
которых истекает менее чем через 12
месяцев, добавление новых меток в такие
подписи
При проверке контейнеров наличие ЭП,
сертификат
последней
метки
которой
истекает менее чем через 11 месяцев,
фиксируется как найденная ошибка
17

18. Выгрузка из Документооборота

18

19. Выгрузка из Документооборота - НСИ

• Что выгружается:
Организации
Подразделения
Проекты
Должности
Виды документов
Контрагенты
Физ. лица
Сотрудники
Номенклатура дел
Грифы доступа
Валюты
• Элементы выгружаются в файлы json
• При включении интеграции выгружаются все элементы НСИ,
далее – все измененные элементы
19

20. Выгрузка из Документооборота

Документы – в составе дел
20

21. Варианты выгрузки документов

Произвольный пакет
Документ
Документ
Сдаточная опись
1С:Архив
Дело
Оперативный контур
Документ
Документ
…
…
Дело
Документ
Архивный контур
Документ
…
…
21

22. Загрузка в Архив

22

23. Загрузка в Архив

Поиск файлов выгрузки в каталоге обмена
Загрузка НСИ
Проверка электронных подписей документов
Усовершенствование подписей до формата архивного хранения
CAdES-Av3
Проверка хеш-сумм файлов
Создание документов «Передача дел в архив»
Создание номенклатуры дел и дел (томов)
Создание карточек документов с прикрепленными файлами
контейнера и визуализации
Создание файлов визуализации, если они отсутствуют
Отправка ответа об успешном приеме описи, либо об обнаруженных
ошибках
23

24. Загрузка в Архив

24

25. Загрузка в Архив

25

26. Загрузка в Архив

26

27. Ведение списка фондов

• Печатные формы «Лист фонда», «Список фондов»
27

28. Формирование сводных описей

• Правила хранения 2015 года предписывают
ведение сводных описей и их годовых разделов
28

29. Формирование сводных описей

• Печатные формы «Годовой раздел описи» и «Реестр описей дел»
29

30. Распределение дел по описям

• Формирование состава сводных описей
• Присвоение делам и документам
архивных шифров, состоящих из
• Для дел: номера электронного дела по описи
электронных дел, номера описи, номера
фонда
• Для документов: номера документа по
внутренней описи дела и архивного шифра
дела
30

31. Распределение дел по описям

31

32. Регулярная проверка контейнеров

• Периодичность проверки задается в настройках
• Что проверяется:
• Электронные подписи
• Целостность файлов через сверку хеш-сумм
• Соответствие реквизитов карточки записанным
в контейнере метаданным
• Реестры электронных документов в делах
соответствуют документам, которые фактически
лежат в деле
32

33. Регулярная проверка контейнеров

33

34. Уничтожение дел

• Оформляется в Архиве по аналогии с Документооборотом
• Информация отправляется в систему-источник
• ДО при получении такого сообщения записывает
документ Уничтожение дел у себя и проводит его
• Файлы уничтоженных документов удаляются,
в карточку добавляется отметка о том,
что документ уничтожен
34

35. Уничтожение дел

35

36. Планы

Библиотека интеграции с Архивом, ее внедрение в типовые конфигурации
Более широкие возможности использования архивного фонда
Передача в гос. архив
Гибкая настройка прав доступа
Обработка запросов на предоставление архивных копий,
справок, выписок
Читальный зал
(когда будут определены форматы и требования)
Задачи для архивиста: принять опись, ознакомиться
с результатами проверки документов и т.д.
Уведомления
Доработка под новые пользовательские сценарии,
выявленные на пилотах
И многое другое…
36

37.

1С:Архив
Новое решение для долговременного хранения документов
Спасибо за внимание!
Федай Александр
Разработчик
37