Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Термины и определения, сформировавшиеся в ИТ предметной области

1. Термины и определения

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения«
Термины и определения, сформировавшиеся
в ИТ предметной области.

2.

Электронный архив документов — это система
хранения документов в электронном виде,
обеспечивающая надежность хранения документов,
конфиденциальность и разграничение прав доступа,
отслеживание истории использования документа,
удобство и скорость поиска. (С сайта одной из СЭД)
Хранилище электронных документов – это
программно-аппаратный комплекс,
обеспечивающий структурированное хранение
документов в электронном виде. (Методические
рекомендации по организации работы и технологическому
оснащению хранилищ электронных документов. ВНИИДАД, 2012 )

3.

Единица учета электронных документов –
электронный документ, зарегистрированный в
информационной системе организации и
включенный в состав электронного дела
Единица хранения электронных документов –
контейнер электронного документа
Контейнер электронного документа – упаковка,
включающая электронный документ в формате
архивного хранения и его метаданные;

4.

миграция (электронных документов) –
перемещение документов из одной системы или
одного носителя в другую систему или на другой
носитель с сохранением аутентичности,
целостности, достоверности документов и
пригодности их для использования;
конвертация, конвертирование (электронных
документов) – преобразование электронного
документа из одного формата в другой;

5.

Система электронного документооборота информационная система, обеспечивающая сбор
документов (включение документов в систему), их
об-работку, управление документами и доступ к
ним;
Информационная система архива организации
- информационная система, обеспечивающая
хранение архивных электронных документов и
управление ими;

6.

ИС типа «Архив организации», предназначенные
для автоматизации работы архива организации.
ИС типа «Электронный архив документов»,
предназначенные для работы с электронными
копиями документов на бумажных носителях и их
регистрационно-учетными данными, внесенными в
систему, а также электронными файлами.

7. Источники информации в Интернет

8. Портал Архивы России http://www.rusarchives.ru/

9.

10.

11.

12. Форум портала

13. Раздел автоматизированные архивные технологии

14.

15.

16.

- Отчет о научно – исследовательской «Функциональные
требования к информационным системам архивов
электронных документов организаций»
- Сравнительный анализ программных продуктов,
предназначенных для информатизации внутриархивной
деятельности государственных и муниципальных архивов
- Сравнительный анализ форматов файлов электронных
документов постоянного (долговременного) хранения
- Рекомендации по комплектованию, учету и организации
хранения электронных архивных документов в архивах
организаций
- Отчет о НИР «Архивоведческие и документоведческие
функциональные требования к информационным системам,
обеспечивающим электронный документооборот в процессе
внутренней деятельности федеральных органов
исполнительной власти»

17. Сайт “Электронных офисных систем” http://www.eos.ru

18.

19. СЭД “Дело”

20.

21.

22. Архивное дело

23.

24.

25.

26.

27.

28. Сайт “Directum”

29.

30.

31.

32.

33.

34.

35. Сайт конференции “Docflow” http://www.docflow.ru

36. Форум сайта

37. ЭОС в социальных сетях

38. Сообщество по системам электронного документооборота http://ecm-community.livejournal.com

Сообщество по системам электронного
документооборота http://ecmcommunity.livejournal.com

39. Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики http://gasur.ru/komitet/

40. Интернет приемная

41. Законодательные и иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации, документации и архивном деле

42.

43.

44.

45. Жизненный цикл электронного документа

Документы, находящиеся в оперативном
использовании в организации: электронные
копии документов, электронные документы
-
Модули систем электронного документооборота
Хранение в архиве организации
- ИС типа «Электронный архив документов»,
- ИС типа «Архив организации»,
Хранение в государственном архиве - обеспечение
долговременного и постоянного хранения
- ИС типа “Архивный фонд”

46.

47. ИТ управления ЭД, которые находятся в оперативном обращении

48.

49.

50.

51.

52.

53. Создание электронных документов

54.

55. Организация поиска ЭД

56. Создание и работа с версиями документов

57. Обеспечение конфиденциальности ЭД

58. Формирование электронной подписи

59. Организация коллективной работы с ЭД

60. Протоколирование действий пользователей

61. Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

62.

63. Регистрация документов

64. Создание отчетов

65. Потоковый ввод бумажных документов

66. ИТ на этапе хранения документов (бумажных и электронных) в архиве организации

67. Некоторые аспекты организации хранения электронных документов в составе архивного фонда организации

68.

-
-
Электронные документы постоянного и
временных (свыше 10 лет) сроков хранения
включаются в состав архивного фонда
организации
Электронные документы передаются в
составе контейнера ЭД (zip-папку), который
включает в себя:
электронный документ в формате архивного
хранения
метаданные документа, включая электронные
подписи

69.

Способы передачи электронных документов
в архив организации:
- Из информационных систем организации
для хранения на серверах (основной и
рабочий) архива организации
- На физически обособленных материальных
носителях однократной записи в двух
экземплярах (основной и рабочий) для их
хранения в соответствии с учетными
документами архива

70.

Форматы архивного хранения электронных
документов
o
o
o
o
Текстовый формат - PDF/A (*.pdf)
Графические форматы: …
Аудио, видео форматы: …
Форматы баз данных: …

71.

Особенности формата PDF/A
- Вся информация, необходимая для того, чтобы
каждый раз отображать документ в неизменном виде,
внедрена в файл. Сюда входит (не ограничиваясь
только этим) всё содержимое документа (текст,
растровые изображения и векторная графика),
шрифты и информация о цвете. Документы формата
PDF/A не могут использовать информацию из
внешних источников (как то шрифтовые программы
или гиперссылки)

72.

- запрещён аудио и видео контент;
- запрещено внедрение кода на javascript и команд на
запуск исполняемых файлов;
- цветовые пространства определяются независимым
от устройства способом;
- шифрование не разрешено;
- предписывается использование основанных на
стандартах метаданных.

73.

Обособленные материальные носители
цифровой информации:
Жесткие диски (интерфейсы FibreChannel (FC),
SerialAttachedSCSI (SAS), SerialATA (SATA) и NLSAS) – организация “оперативного” хранилища
архивных данных
Ленточные носители
Накопители на оптических дисках – организация
долговременного хранения архивных данных

74.

DVD- формат цифрового оптического
диска:
ёмкость от 4,7 до 17,1 Гб;
срок хранения: 2 - 30 лет
Blu-ray Disc (BD) – формат оптического
носителя, используемый для записи с
повышенной плотностью и хранения
цифровых данных
ёмкость: 128 ГБ;

75. Архивные оптические накопители ЭЛАР® НСМ DVD

76.

77. Архивные оптические накопители ЭЛАР® НСМ серии С BD

78.

79.

UDO, UDO2. Новый стандарт оптического
диска – UltraDensityOptical
Емкость от 30 до 60 Гб
Срок хранения – 100 лет
M-DISC
Срок хранения – 1000 лет

80. ИС типа «Архив организации», предназначенные для автоматизации работы архива организации

Объекты хранения – бумажные документы
Основные функции систем связаны с автоматизацией форм
и методов работы архивов организаций по хранению
традиционных «бумажных» документов:
комплектования архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
учет архивных документов на уровне фонд – опись – единица
хранения;
контроль состояния сохранности;
создания и ведения в автоматизированном режиме научносправочного аппарата; осуществления поисковых механизмов;
использования (функционал «читального зала») и контроля
использования хранящихся в архиве документов;
…

81. ИС типа «Электронный архив документов», предназначенные для работы с электронными копиями документов на бумажных носителях и их

регистрационно-учетными данными, внесенными
в систему, а также электронными файлами.
семейство программных продуктов «LanDocs»
(«LanDocs:СЭД/ЕСМ» (система электронного
документооборота и система управления контентом) и
«LanDocs:Архив» (единый архив документации))
(разработчик Ланит);
семейство программных продуктов «Дело», «Архивное дело»
…

82. Преимущества использования электронного архива

Централизованное и надежное хранение документов
организации
Увеличение скорости поиска необходимой информации
(документа)
Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных
документов
Защита от потери документов
Организация различных уровней доступа сотрудников к
документам организации
Безопасный удаленный доступ к документам организации
Возможность многопользовательского доступа

83. Электронный архив:

программно-аппаратный комплекс решающий
задачи:
-
-
учета документов, их хранения;
управления доступом;
создания электронных документов всех
информационных потоков предприятия;
управление использованием информации

84. Виды электронных архивов

Система автоматизации архивного делопроизводства
необходима для архивного подразделения предприятия.
Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел,
вести учет, контролировать даты обязательного хранения
и т. д.
Электронный архив финансовой (платежной)
документации обеспечивает централизованный учет и
хранение электронных образов первичных финансовоэкономических документов, договоров и прочих
документов, имеющих отношение к финансовоэкономической деятельности предприятия.
Электронный архив проектной документации позволяет
проектным организациям хранить весь спектр документов,
как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое
другое.

85.

Электронный архив нормативных документов
представляет собой организованный каталог всех стандартов
предприятия, закупленных и (или) разработанных им.
Создание такого архива тесно связано с проблемой
авторского права компаний-разработчиков стандартов и
зачастую бывает одним из условий прохождения
сертификации.
Электронный архив технической документации
предназначен для организаций, чья деятельность связана с
поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей
технической документации (руководства пользователя,
технические характеристики и проч.).

86.

Электронный архив юридической
документации, содержащий договоры и
сопутствующую документацию;
Электронный архив кадровой документации,
используемый для хранения личных дел, трудовых
договоров, приказов и распоряжений, инструкций и
регламентов внутри компании;
Электронный архив конструкторской
документации позволяет организовать доступ к
копиям чертежей, независимо от их давности.

87. Подсистемы электронного архива

Подсистема ввода документов
-
Подсистема хранения
-
Подсистема ввода сканированных документов
Подсистема ввода документов, создаваемых сразу в электронном
виде
Подсистема оперативного хранения документов
Подсистема долгосрочного архивного хранения документов
Подсистема тиражирования
Подсистема приложений
-
-
ПО управления аппаратными средствами
ПО обработки сканированных приложений
Средства разработки электронных документов
Средства защиты информации
Средства администрирования системы

88. Подсистемы электронного архива

89.

90. Аппаратные средства сканирования: основные характеристики

Ежедневная нагрузка: от 100 листов и более
Скорость сканирования: от 10 до 160 страниц в
минуту (от 20 до 320 изображений при двух
стороннем сканировании)
Максимальный формат оригинала: A8 – A4
Максимально возможное разрешение: до 600 точек
на дюйм
Наличие дуплекса (двухстороннее сканирование)
Возможность сканирования в цвете
Емкость автоподатчика: от 50 до 500 листов
Цена: от нескольких десятков до нескольких сотен
тысяч рублей

91. Аппаратные средства сканирования

Книжные (планетарные)

92. Аппаратные средства сканирования

Документные сканеры: сканирование до 90
страниц в минуту

93. Аппаратные средства сканирования

Документные сканеры: сканирование свыше
90 страниц в минуту

94. Аппаратные средства сканирования

Книжные сканеры – роботы, для массового
оцифровывания оцифрованных документов

95. Аппаратные средства хранения документов

Файловые сервера
организации для
организации небольших по
объему электронных
архивов
Универсальные архивные
оптические (DVD)
накопители: возможность
организации электронных
архивов объемом десятки
ТераБайт

96. Функции электронных архивов

Ввод данных
Веб представление
Организация личного рабочего пространства
Печать документов
Поиск документов
Сканирование и распознавание документов
Разграничение прав доступа
Экспорт данных
Импорт данных
Ведение аудита
Организация резервного копирования
Формирование электронной подписи и шифрование
документов

97. Обеспечение сохранности документов

Обеспечение физической сохранности документов
-
-
-
Хранение в двух или более экземплярах , размещенных
на отдельных электронных носителях (рабочий и
резервный)
Выбор типа носителя и его долговечность зависит от:
вида хранимых электронных документов;
предполагаемого срока хранения документа; характера
производств самих носителей и предполагаемых
режимов хранения
Обеспечение оптимальных условий для хранения
носителей информации: защита от магнитных и
электромагнитных воздействий, защита от механических
повреждений и деформаций, воздействий экстремальных
температур, прямых солнечных лучей

98. Обеспечение сохранности документов

Обеспечение условий для считывания
информации в долговременной перспективе
-
-
Миграция
Предварительная миграция в “открытые”
форматы (txt, rtf, PDF, tiff, jpg)
Использование эмуляторов программной среды
Инкапсуляция – включение электронных
документов в состав файлов межплатформенных
форматов (XML)

99. Обеспечение аутентичности

Аутентичность – свойство быть подлинным
Угрозы электронным документам
-
Нарушение целостности ЭД
Нарушение “неотказуемости” ЭД
Конфликтные ситуации между участниками
электронного обмена
- Отказ от факта приема (получения) или передачи
ЭД
- Отказ от авторства ЭД

100.

ЭП – средство защиты информации,
обеспечивающее возможность контроля
целостности и подтверждения подлинности ЭД.
При этом ЭП должна обеспечивать выполнение
следующих функций:
-
Подтверждать, что подписывающее лицо не случайно
подписало ЭД
Подтверждать, что только подписывающее лицо
подписало документ и только оно
Зависеть от содержания подписываемого документа и
времени его подписание
Подписывающее лицо в дальнейшем не должно иметь
возможность отказаться от факта передачи документа

101. Закон “Об электронной подписи”

Электронная подпись – информация в
электронной форме, которая присоединена к
другой информации в электронной форме
(подписываемой информации) или иным
образом связана с такой информацией и
которая используется для определения лица,
подписывающего информацию

102.

Схема подписания документа ЭП

103.

Схема проверки ЭП