Электронный документ и документ в электронном виде

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ДОКУМЕНТ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Автоматизация управления
документами
Попова Е.Э.

2. Электронный документооборот

Движение ЭД в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения, отправки или
помещения в электронное дело образует электронный
документооборот организации (Инструкция о порядке
работы с электронными документами в государственных
органах, иных организациях, утвержденной постановлением
Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019
№ 19, Гл.3, п. 13).
Электронный документооборот организации осуществляется в
рамках АС ДОУ.

3. Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) – способ
организации документооборота, при котором
все документы или документы определенных классов в одной
организации или и в их совокупности (корпоративной системе)
представлены в электронном виде и хранятся централизованно
(Терминологический словарь «Электронный
документооборот: термины и определения»).
Электронный документооборот (ЭДО) – последовательность
обмена электронными документами по настоящему протоколу
(Распоряжение Правления ПФ РФ от 11.10.2007 N 190р (ред.
от 19.03.2010) статус: отменен).

4. Электронный документооборот

Средство реализации: АС ДОУ
Автоматизированная система документационного обеспечения
управления (АСДОУ) – автоматизированная система, предназначенная
для автоматизации документационного обеспечения управления в
конкретной организации (учреждении) на основе системы
электронного документооборота (Терминологический словарь
«Электронный документооборот: термины и определения»).
Система электронного документооборота (СЭД) – (1) ИС,
реализованная на основе специализированного комплекса программнотехнических средств, в том числе на основе облачного сервиса,
обеспечивающая процессы создания, обращения и централизованного
оперативного хранения, а также подтверждение подлинности и
целостности электронных документов и (или) иных документов в
электронном виде; (2) понятие, используемое как эквивалент АС ДОУ
(Терминологический словарь «Электронный документооборот:
термины и определения»).

5. Электронный документооборот

Средство реализации: АС ДОУ
Автоматизированная система документационного обеспечения
управления – информационная система, предназначенная для
автоматизации процессов документирования и организации работы с
документами (Постановление Министерства юстиции Республики
Беларусь от 10 января 2024 г. № 2 «Об изменении постановления
Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №
4, вступит в силу с 1 июля 2024 г.)
Передача документов в электронном виде в составе электронных дел в
архив организации осуществляется работниками структурных
подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и
обеспечивается средствами автоматизированной системы
электронного документооборота (далее – АСЭД) (п. 13, Правила
работы с документами в электронном виде в архивах
государственных органов, иных организаций, утвержденных
постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20)

6. Классификация

СЭД
СЭД
СЭД
ЗАКАЗНЫЕ
СЭД Документооборот и отслеживание
поручений Миноблисполкома,
СЭД ЭДО БЕЛАЗ-ХОЛДИНГ
КОРОБОЧНЫЕ
СЭД 1С: Документооборот,
СЭД DocNode
НАСТРАИВАЕМЫЕ
СЭД Directum, СЭД SMBusiness
ОТЕЧЕСТВЕННЫЕ
ППП Канцлер, СЭД Электронное Дело,
СЭД Рекорд
ИНОСТРАННОГО
ПРОИЗВОДСТВА
СЭД Тезис, СЭД InDocs,
СЭД Megapolis DocNet
СИСТЕМЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
СЭД Электронное Дело, СЭД Рекорд
ECM-системы
СЭД DIRECTUM Bel, СЭД EdocLib

7. Электронный документооборот

Внутри компании:
до 30% времени экономит
сотрудник на согласование и
поиск информации и документов;
в 3 раза снижаются затраты на
расходные материалы;
до 25% повышается производительность труда;
до 80% сокращается стоимость хранения документов.

8. Типы документов

До 2-ой половины 1990-ых гг.:
Машиночитаемый документ
После:
Электронный документ
Документ в электронном виде
Цифровой документ

9. Типы документов

Машиночитаемый документ – документ, пригодный для автоматического
считывания содержащейся в нём информации (ГСДОУ, 1991 и Примерной
инструкции по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на
предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, 1996).
Машинно-ориентированный документ – документ, предназначенный для
обработки части содержащейся в нем информации средствами ВТ.
Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием
носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации
ЭВМ.
Машинограмма – документ, созданный средствами ВТ на бумажном носителе
в человекочитаемой форме и оформленный в установленном порядке
(Государственный стандарт СССР 6.10.4-84 Придание юридической силы
документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым
средствами вычислительной техники).

10. Типы документов

Документ в
электронном
виде
Электронный
документ
ИС

11. Документ в электронном виде

Документ в электронном виде — документ, информация
которого представлена в цифровой форме и может
представлять собой единый файл либо совокупность файлов
(объектов хранения) и при необходимости содержать
контрольные характеристики (п.7 Правил работы с
документами в электронном виде в архивах
государственных органов, иных организаций, утвержденных
постановлением Минюста Республики Беларусь
от 06.02.2019 № 20).
Документ в электронном виде — документ, для создания и
воспроизведения которого требуются средства вычислительной
техники и сопрягаемые с ними устройства (СТБ 2059-2013
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

12. Электронный документ: понятие и структура

Электронный документ – документ в электронном виде с
реквизитами, позволяющими установить его целостность и
подлинность (Закон «Об ЭД и ЭЦП» до внесения изменений).
Электронный документ – документ в электронном виде с
реквизитами, позволяющими установить его целостность и
подлинность, которые подтверждаются путем применения
сертифицированных средств электронной цифровой подписи
с использованием при проверке электронной цифровой
подписи открытых ключей организации или физического
лица (лиц), подписавших этот электронный документ.

13. Электронный документ: понятие и структура

Копия электронного документа – форма внешнего
представления электронного документа на бумажном
носителе, удостоверенная в порядке, установленном
настоящим Законом и иными актами законодательства
Республики Беларусь.
Электронная копия бумажного документа – электронное
отображение бумажного документа, соответствующее
оригиналу и заверенное электронной цифровой подписью
лица, изготовившего такое электронное отображение.

14. Электронный документ: понятие и структура

Штамп времени – реквизит электронного документа,
удостоверяющий дату и время создания электронного
документа.
фиксация времени создания электронного
документа;
фиксация времени формирования ЭЦП (не
позднее времени формирования штампа времени);
фиксация времени выполнения какой-либо
операции, связанной с обработкой ЭД;
долговременное хранение ЭД, в том числе и после
истечения срока действия сертификатов проверки
подписи пользователя.

15. Электронный документ: понятие и структура

Закрепляется возможность подписания одной электронной
цифровой подписью нескольких связанных между собой
электронных документов (пакет электронных документов);
Решается проблема проверки достоверности ЭД, созданных
зарубежными партнерами с использованием различных
механизмов защиты электронных документов. Для этого
предусматривается возможность признания на территории
Республики Беларусь иностранного сертификата открытого
ключа путем установления доверия к нему доверенной третьей
стороной – определенной Президентом Республики Беларусь
организацией, осуществляющей функции по признанию
подлинности ЭД при межгосударственном электронном
взаимодействии.

16. Электронный документ: понятие и структура

Электронный документ должен соответствовать следующим
требованиям:
создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и
приниматься с помощью программных, программнотехнических и технических средств;
иметь структуру, установленную ст. 17 Закона «Об ЭД и
ЭЦП»;
быть представляемым в форме, доступной и понятной для
восприятия человеком.

17. Электронный документ: понятие и структура

ЭД= Документ в электронном виде + ЭЦП
Электронная цифровая подпись – последовательность
символов, являющаяся реквизитом электронного документа
и предназначенная для подтверждения его целостности и
подлинности (Закон «Об ЭД и ЭЦП» до внесения изменений).
Электронная цифровая подпись – последовательность
символов, являющаяся реквизитом электронного документа
и предназначенная для подтверждения его целостности и
подлинности, а также для иных целей, предусмотренных
настоящим Законом и иными законодательными актами
Республики Беларусь.

18. Электронный документ: понятие и структура

Электронная цифровая подпись – последовательность
символов, которая вырабатывается для данного
электронного документа с использованием личного ключа,
проверяется с использованием открытого ключа, является
реквизитом электронного документа, служит для
подтверждения его целостности и подлинности и
обеспечивает невозможность отказа от авторства (СТБ
34.101.69-2014 Информационные технологии и
безопасность. Криптология. Термины и определения).

19. Электронный документ: понятие и структура

ЭЦП предназначена для:
удостоверения информации, составляющей
общую часть ЭД;
подтверждения целостности и подлинности
ЭД;
подписания электронной копии документа
на бумажном носителе;
иных целей, предусмотренных Законом и
иными законодательными актами
Республики Беларусь.

20. Электронный документ: понятие и структура

Личный ключ –
последовательность символов,
принадлежащая определенным
организации или физическому лицу
и используемая при выработке
ЭЦП.
Открытый ключ –
последовательность символов,
соответствующая определенному
личному ключу, доступная для всех
заинтересованных организаций или
физических лиц и применяемая при
проверке ЭЦП.

21. Электронный документ: понятие и структура

Сертификат открытого ключа – электронный документ,
изданный поставщиком услуг и содержащий
информацию, подтверждающую принадлежность
указанного в нем открытого ключа определенным
организации или физическому лицу, и иную информацию,
предусмотренную настоящим Законом и иными актами
законодательства Республики Беларусь.
Средство электронной цифровой подписи – средство
криптографической защиты информации, с помощью
которого реализуются одна или несколько из следующих
функций: выработка электронной цифровой подписи;
проверка электронной цифровой подписи; выработка
личного ключа или открытого ключа.

22. Электронный документ: понятие и структура

Перечень НКИ, совместимых с программными
средствами криптографической защиты
информации ЗАО «АВЕСТ»:
устройство программно-аппаратное хранения информации
USB-носитель AvPass;
устройство программно-аппаратное хранения информации
USB-ключ AvToken;
устройство программно-аппаратное электронной
цифровой подписи и шифрования USB-ключ AvBign.
смарт-карта ACOS3;
бесконтактная карта MIFARE Std 4K.

23. Электронный документ: понятие и структура

Мобильная ЭЦП – технология, которая
позволяет использовать мобильный телефон в
качестве средства идентификации при
получении электронных сервисов.
Хранение личного ключа мобильной ЭЦП на sim-карте:
делает процедуру подписи электронных документов
удобной и простой;
пользователь не ограничен доступом к компьютеру;
документ может быть подписан в любое время и в любом
месте.

24. Электронный документ: понятие и структура

Условие для мобильной ЭЦП: наличие sim-карты с поддержкой
функции ЭЦП и устройства с функцией отправки и получения SMS (как
смартфона, так и простого мобильного телефона).
Процесс подписания ЭД представляет собой отправку специальных
зашифрованных сообщений (бинарных SMS) и подтверждается
вводом PIN-кода.
Услуги мобильной ЭЦП оказывают: Унитарное предприятие «А1»;
СООО «Мобильные ТелеСистемы».
Сервис доставки электронных документов «mDoc» –
кроссбраузерное веб-решение, позволяющее взаимодействовать с
абонентами СМДО с использованием мобильной ЭЦП (только для
абонентов МТС / А1).

25. Электронный документ: понятие и структура

При получении документов, подписанных ЭЦП,
осуществляется проверка:
подлинности ЭЦП;
соответствия способа использования ЭЦП
сведениям, указанным в сертификате ключа
подписи;
действительности сертификата ключа подписи.

26. Электронный документ: понятие и структура

ЭЦП – последовательность битов, вычисленная для каждого
сообщения.
Вычисления: с применением секретного ключа,
без применения секретного ключа.
Без секретного ключа подпись представляет собой просто
код, который может доказать, что документ не был изменен.
С использованием секретного ключа подпись докажет
целостность сообщения, позволит убедиться в его
подлинности и аутентифицировать источник.

27. Электронный документ: понятие и структура

Владелец должен обеспечить наличие своего открытого
ключа у всех, с кем он собирается обмениваться
подписанными документами.
В библиотеке Удостоверяющего центра обеспечивается
регистрация и надежное хранение открытых ключей во
избежание подделок и внесения изменений.

28. Принцип работы ЭЦП

29. Принцип работы ЭЦП

30. Принцип работы ЭЦП

31. Принцип работы ЭЦП

32. Электронный документ: понятие и структура

Атрибутный сертификат – электронный документ,
изданный поставщиком услуг и содержащий информацию о
полномочиях физического лица, в том числе
индивидуального предпринимателя (далее, если не
предусмотрено иное, – физическое лицо), являющегося
владельцем личного ключа электронной цифровой подписи
(далее – личный ключ), на подписание определенных видов
электронных документов, а также об иных полномочиях,
предоставленных ему от имени организации или другого
физического лица (далее, если не предусмотрено иное, –
полномочия).

33. Электронный документ: понятие и структура

Атрибутный сертификат
Позволяется использовать ЭД, подписанные ЭЦП, владельцем
личного ключа которой является физическое лицо (при
отсутствии атрибутных сертификатов), если они
дополнительно подписаны электронной цифровой подписью,
владельцем личного ключа которой является организация.
Своего рода доверенность на представление интересов
организации (физлица).

34. Электронный документ: понятие и структура

в качестве аналога оттиска
печати организации;
совместно с ЭЦП, владельцем
личного ключа которой является
физлицо, при отсутствии
атрибутного сертификата;
для создания и (или) подписания
электронных документов
посредством АИС без участия
физлица.
в электронном документе
помимо ЭЦП физлица должна
быть проставлена ЭЦП
организации;
полномочия данного физлица
(работника) должны быть
подтверждены атрибутным
сертификатом.

35. Электронный документ: понятие и структура

Свойства ЭД:
Подлинность – свойство электронного
документа, определяющее, что
электронный документ подписан
действительной электронной цифровой
подписью (электронными цифровыми
подписями).
Целостность – свойство электронного
документа, определяющее, что в
электронный документ не были
внесены изменения.

36.

Электронный документ: понятие и
структура
Электронный документ
Форма
внешнего
представления
Форма
внутреннего
представления

37. Электронный документ: понятие и структура

Электронный документ
Общая часть
Информация,
составляющая
содержание
документа
Особенная часть
Одна или несколько
ЭЦП.
Штамп времени
Данные для проверки ЭЦП,
идентификации ЭД
дата ЭД,
регистрационный индекс,
сведения о лице,
подписавшем ЭД

38. Электронный документ: понятие и структура

Общая часть ЭД состоит из информации, составляющей
содержание документа.
Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких ЭЦП.
Может содержать:
штамп времени
дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП
и идентификации ЭД, которые устанавливаются
техническими нормативными правовыми актами.

39. Электронный документ: понятие и структура

Особенная часть может содержать дополнительные данные,
необходимые для проверки ЭЦП и идентификации ЭД, в том
числе реквизиты, которые создаются после подписания ЭД
(дата ЭД, регистрационный индекс, сведения о лице,
подписавшем ЭД, и другие реквизиты) и включаются в
регистрационно-контрольную карточку (п.5 Инструкции о
порядке работы с электронными документами в
государственных органах, иных организациях, утвержденной
постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь
от 06.02.2019 № 19).

40. Электронный документ: понятие и структура

Преимущества ЭД:
ЭД имеет такую же силу как собственноручная подпись, заверенная
печатью;
криптоалгоритмы не дают возможности подделать подпись;
ЭЦП позволяет идентифицировать пользователя, подписавшего
документ;
идентичные экземпляры ЭД являются оригиналами и имеют
одинаковую юридическую силу;
подписание документов с помощью ЭЦП при пересылке по
незащищенным каналам обеспечивает невозможность взлома и
подмены данных;
ЭД сохраняют юридическую силу при судебных разбирательстах;
ЭЦП имеет силу на всей территории страны для абонентов,
относящихся к одной инфраструктуре открытых ключей.

41. Регламентация

Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. «Об
электронном документе и электронной цифровой подписи».
Инструкция по делопроизводству в государственных органах,
иных организациях, утвержденной постановлением
Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009
№ 4.
Инструкция о порядке работы с электронными документами в
государственных органах, иных организациях, утвержденной
постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь
от 06.02.2019 № 19.
Правила работы с документами в электронном виде в архивах
государственных органов, иных организаций, утвержденных
постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь
от 06.02.2019 № 20.

42. Регламентация

Положение о порядке удостоверения формы внешнего
представления электронного документа на бумажном носителе
(утверждено постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 20 июля 2010 г. № 1086, с изменениями и
дополнениями, внесенными постановлениями Совета
Министров Республики Беларусь от 15 августа 2013 г. № 718,
от 25 мая 2019 г. № 324).
Правила работы с документами в электронном виде в
государственных архивных учреждениях (утверждены
постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь
от 8 октября 2021 № 190).

43. Регламентация

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 34.101.692014. Информационные технологии и безопасность.
Криптология. Термины и определения.
Электронный документооборот: термины и определения:
Терминологический словарь. Утвержден
Приказом директора Департамента по архивам и
делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
19.10.2015 № 39.
https://archives.gov.by/home/normativnaya-baza-arhivnogo-dela-ideloproizvodstva-v-respublike-belarus

44. Регламентация

Об электронном документе и электронной цифровой подписи: Закон
Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З
Включен в Национальный реестр: 12.01.2010 (2/1665).
Вступил в силу: 21.01.2011.
Акты, изменяющие (дополняющие) документ:
1. О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "Об
электронном документе и электронной цифровой подписи". Закон
Республики Беларусь от 20 мая 2013 г. № 27-З
2. О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики
Беларусь по вопросам защиты информации. Закон Республики Беларусь от 23
октября 2014 г. № 196-З
3. О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики
Беларусь по вопросам государственной регистрации недвижимого
имущества, прав на него и сделок с ним. Закон Республики Беларусь от 8
января 2018 г. № 96-З
4. О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "Об
электронном документе и электронной цифровой подписи". Закон
Республики Беларусь от 8 ноября 2018 г. № 143-З

45.

46. Форматы файлов в информационной системе

Текстовые форматы, форматы представления данных.
Графические форматы.
Форматы сохранения аудио и видео информации.
Форматы для сохранения информации баз данных.

47. Форматы файлов в информационной системе

Рекомендуемые форматы ЭД в других странах
В 2007 г. швейцарский координационный комитет по вопросам
постоянного архивного хранения электронных документов (KOST)
разработал 1-ую версию каталога архивных файловых форматов
(Katalog archivischer Dateiformate, KaD).
Каталог форматов архивных файлов, версия 6.1, август 2020 г.,
Координационный центр постоянного архивирования электронных
документов: http://www.kost-ceco.ch/wiki/whelp/KaD/index.php
Каталог форматов архивных документов, версия 6.1, август 2020 г.,
Центр координации долгосрочного архивирования электронных
документов.
2021 г. версия 6.2

48. Форматы файлов в информационной системе

Каталог архивных файловых форматов (Katalog archivischer
Dateiformate, KaD)
1. Насколько формат соответствует требованиям архивов.
2. Ориентация на лучшие практики.
3. Классификация форматов: общеизвестные и широко
используемые форматы; текущие форматы; новые форматы,
которые будут использоваться ограниченно, но, несомненно,
получат широкое распространение; потенциальные форматы, в
разработке которых особую роль сыграла архивная
пригодность, но будущее которых пока не предвидится; и
устаревшие форматы, использование которых не рекомендуется
и для которых существуют альтернативы.

49. Форматы файлов в информационной системе

50. Форматы файлов в информационной системе

Фрагмент
таблицы рейтинга
форматов

51. Форматы файлов в информационной системе

52. Форматы файлов в информационной системе

53. Рекомендуемые форматы ЭД в других странах

54. Рекомендуемые форматы ЭД в других странах

55. Рекомендуемые форматы ЭД в других странах

56. Рекомендуемые форматы ЭД в других странах

57. Форматы файлов в информационной системе

Допустимыми форматами документов в электронном виде являются
(п.218 Инструкции по делопроизводству, п. 199):
Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2);
Office Open XML (DOCX);
OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на
бумажных носителях (сканов) являются (п.218 Инструкции по
делопроизводству):
Portable Network Graphics (PNG);
Tagged Image File Format (TIFF);
Joint Photograph Experts Group (JPEG);
Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).

58. Форматы файлов в информационной системе

С 1июля 2024 г.
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются
(п.218 Инструкции по делопроизводству, п. 199):
Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2);
Office Open XML (DOCX);
OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на
бумажных носителях (сканов) являются (п.218 Инструкции по
делопроизводству):
Portable Network Graphics (PNG);
Tagged Image File Format (TIFF);
Joint Photograph Experts Group (JPEG);
Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).

59. Форматы файлов в информационной системе

Предпочтительными форматами для проектов ЭД являются (п.28
Инструкции о порядке работы с электронными документами в
государственных органах, иных организациях, исключен!):
Office Open XML (DOCX);
Open Document Format (ODT).
П.27. Форматы файлов общей части ЭД определяются организацией
самостоятельно из числа допустимых форматов документов в
электронном виде, установленных Инструкцией по делопроизводству
в государственных органах, иных организациях.
Допустимые форматы электронных копий документов на бумажных
носителях указаны в п.61 Инструкции о порядке работы с
электронными документами в государственных органах, иных
организациях:
PDF/A1 или PDF/A2

60. Текстовые форматы, форматы представления данных

XML (eXtensible Markup Language) – расширяемый язык
разметки. Описывает документ и частично описывает
поведение программ, читающих XML-документы.
Разработан в 1998 году W3C.

61. Текстовые форматы, форматы представления данных

Структура
XML
Экземпляр
документа
Элементы
разметки
(теги)
Собственно
текст

62. Текстовые форматы, форматы представления данных

XSL (eXtensible Stylesheet Language) −
язык преобразования и визуализации.
XSL
XSL
Transformations
XSLT
XSL Formatting
Objects
XSL-FO
XPath

63. Текстовые форматы, форматы представления данных

PDF/A-1 PDF/A-2 (Portable Document Format );
Plain text планарный текст (почтовые сообщения);
RTF (Rich Text Format);
HTML (HyperText Markup Languag);
SGML (Standard Generalized Markup Language);
OpenDocument Format (*.odt);
OOXML (*.docx);
EPUB (Electronic Publication).

64. Формат PDF

Portable Document Format – межплатформенный
открытый формат.
Разработан Adobe Systems (1993 г.) с использованием ряда
возможностей языка PostScript.
С 1 июля 2008 г. является открытым стандартом
ISO 32000-1:2008 Document management — Portable
document format — Part 1: PDF 1.7.
Управление документами. Формат переносных документов.
Часть 1. PDF 1.7. (пересмотрен в 2018 г.)
Расширение: *.pdf

65. Формат PDF

PDF файлы:
сохраняют все шрифты, цвета и структуру исходного
документа независимо от программного обеспечения и
аппаратных средств;
могут быть просмотрены на более чем на 20-ти аппаратных
платформах (включая Windows, Linux, Unix, Mac, Palm и
Pocket PC);
обеспечивают безопасность на уровне документа
(используются 40- или 128-битные ключи) и могут быть
защищены паролем;
могут содержать изображения, водяные знаки, гиперссылки
и комментарии, интерактивные элементы управления,
древовидную структуру закладок (outlines) .

66. Формат PDF

самая последняя версия 2.0 (ISO 32000-2:2017)

67. Формат PDF

2017 г.: PDF 2.0.
ISO 32000-2:2020 Document management — Portable document
format — Part 2: PDF 2.0.
Управление документами. Переносимый формат документов.
Часть 2. PDF 2.0.
Первая спецификация PDF, полностью разработанная в
соответствии с правилами и процессами ISO.

68. Формат PDF

Возможности:
поддержкой новых коллекций символов Unicode для рендеринга pdfдокументов;
поддержка мультимедийных аннотаций, геопространственных функций и
3D-формата PRC;
ассоциированные файлы, впервые появившиеся в PDF/A-3, теперь
распространяют на любой документ формата PDF;
возможность включать машиночитаемые метаданные о файлах;
возможность включать данные и объекты в других файловых форматах в
свой PDF-документ;
поддержка пространств имен, поддержка MathML и подсказки
правильного произношения;
обновлены возможности для ЭЦП, что позволяет пользователям
использовать новые варианты проверки PDF-документов, подписанных
усиленными электронными подписями;
PDF полностью поддерживает 256-битное AES-шифрование.

69. Формат PDF

70. Формат PDF

ISO 32000-2:2020
Управление документами. Портативный формат
документа. Часть 2: PDF 2.0
Определяет цифровую форму для представления ЭД,
позволяя пользователям обмениваться и просматривать
электронные документы независимо от среды, в которой
они были созданы, просмотрены или распечатаны.

71. Формат PDF

Подмножество формата:
PDF/A предназначен для долгосрочного хранения
электронных документов.
PDF/A-1: ISO 19005-1: 2005. Document management —
Electronic document file format for long-term preservation —
Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Управление документами.
Формат файла электронного документа для
долговременного хранения. Часть 1 Использование формата
PDF 1.4 (PDF/A-1).
ISO 19005-1:2005/COR 1:2007
ISO 19005-1:2005/COR 2:2011
Пересмотрен в 2020 г.

72. Формат PDF

Стандарт определяет два уровня соответствия
для PDF/А-1-файлов:
• PDF/A-1b – соответствие уровня B (базовое);
• PDF/A-1a – соответствие уровня A (доступное).
PDF/A-1b ставит целью обеспечение надёжного
воспроизведения внешнего вида документа.
PDF/A-1a включает все требования PDF/A-1b и дополнительно
требует, чтобы была включена структура документа, ставя при
этом целью обеспечение возможности поиска и переназначения
(преобразования) содержимого документа.

73. Формат PDF

PDF/A-2: ISO 19005-2:2011. Document management —
Electronic document file format for long-term preservation — Part
2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2). Управление документами.
Формат файлов документов для долговременного хранения.
Часть 2 Использование ISO 3200-1 (PDF/A-2).
Актуализирован в 2022 г.
Определяет три уровня соответствия:
Документы PDF/A-2a и PDF/A-2b соответствуют уровням
соответствия a и b в документе PDF/A-1.
Новый уровень соответствия, PDF/A-2u, представляет
соответствие уровня B (PDF/A-2b) с дополнительным
требованием, чтобы весь текст документа имел сопоставление
Unicode.

74. Формат PDF

PDF/A-2:
сжатие изображения JPEG 2000
поддержка эффектов прозрачности и слоев
встраивание шрифтов OpenType
положения о цифровых подписях в соответствии со
стандартом PDF Advanced Electronic Signatures - PAdES
возможность встраивания PDF/A-файлов для упрощения
преобразования наборов документов в один файл.

75. Формат PDF

Подмножество формата:
PDF/A-3: ISO 19005-3:2012 Document management —
Electronic document file format for long-term preservation —
Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files
(PDF/A-3). Управление документами. Формат файлов
документов для долговременного хранения. Часть 3:
Использование ISO 3200-1 с поддержкой встроенных файлов
(PDF/A-3).
Актуализирован в 2023 г.
Позволяет встраивать в документы PDF/A файловые
форматы (такие как XML, CSV, CAD, текстовые документы,
документы электронных таблиц и другие).
PDF/A-3 служит «важным бизнес-потребностям, не
связанным с сохранением документов в долгосрочной
перспективе»

76. Формат PDF

PDF/X−1a:
Предназначен для обмена готовыми к печати документами
в виде электронных данных, при котором отправителю и
получателю не требуется дополнительной договоренности
для обработки информации и получения требуемых
результатов в тираже.
Ратифицирован ISO в 1999 году.
PDF/X−1a представляет собой спецификацию Adobe
Portable Document Format, которая ограничивает
содержание PDF документа, до объёма непосредственно
необходимого для высококачественного воспроизведения
при печати.
Исключаются аннотации, JavaScript и вложенные
мультимедийные элементы.

77. Формат PDF

PDF/E:
Содержит спецификации для создания, просмотра и
печати документов, используемых при выполнении
инженерных рабочих процессов.
Ратифицирован ISO в качестве открытого стандарта в
июне 2007 года.
Архитекторы, инженеры, специалисты в области
строительства и производственные группы могут
использовать формат для упрощения обмена
документацией и чертежами с коллегами в процессе
работы, а также для оптимизации сеансов рецензирования
и комментирования документов.

78. Формат PDF

79. Формат PDF

80. Формат PDF

Возможность заменить JPEG, GIF, TIFF, BMP, PNG, EMF,
PPT, POT, PPS, XLT, XLS, XLW, DOC, DOT, WPS, WRI, RTF
и HTML файлы на PDF документы.

81. Формат ODF

OpenDocument Format (Open Document Format for
Office Application) – открытый формат файлов
документов для хранения и обмена редактируемыми
офисными документами, в том числе текстовыми
документами (заметки, отчёты и книги), электронными
таблицами, рисунками, базами данных, презентациями.
Разработан
индустриальным
сообществом
OASIS
(Organization for the Advancement of Structured Information
Standards) и основан на XML-формате

82. Формат ODF

Май 2006 г.: принят как международный стандарт ISO
ISO/IEC 26300: 2006. Information technology – OpenDocument
Format for Office Applications (OpenDocument) 1.0.
ISO/IEC 26300-1: 2015
ISO/IEC 26300-2:2015
ISO/IEC 26300-3:2015
Пересмотрен в 2020 г.
В зависимости от вида документа имеет разные расширения
(odt, ods, odp, odg, odf).

83. Office Open XML

Office Open XML (docx) – серия форматов для хранения
документов офисных приложений.
1990 г. Microsoft Office. Нет взаимообмена.
2008 г. международный стандарт ISO. ISO/IEC
29500:2008.
В зависимости от вида документа имеет разные
расширения (.docx, .pptx, .docm, .dotx, .dotm, .pptm, .potx,
.potm, .ppsx и .ppsm)

84. Office Open XML

Office Open XML
ISO/IEC 29500-1:2016. Information technology — Document
description and processing languages — Office Open XML File Formats
— Part 1: Fundamentals and Markup Language Reference.
Информационные технологии. Языки описания и обработки
документов. Форматы файлов Office Open XML. Часть 1.
Справочник по основам и языку разметки.
ISO/IEC 29500-2:2012. Information technology — Document
description and processing languages — Office Open XML File Formats
— Part 2: Open Packaging Conventions. Информационные
технологии. Языки описания и обработки документов. Форматы
файлов Office Open XML. Часть 2. Соглашения об открытой
упаковке.

85. Office Open XML

ISO/IEC 29500-3:2012. Information technology — Document
description and processing languages — Office Open XML File
Formats — Part 3: Markup Compatibility and Extensibility.
Информационные технологии. Языки описания и обработки
документов. Форматы файлов Office Open XML. Часть 3.
Совместимость и расширяемость разметки.
ISO/IEC 29500-4:2012. Information technology — Document
description and processing languages — Office Open XML File
Formats — Part 4: Transitional Migration Features.
Информационные технологии. Языки описания и обработки
документов. Форматы файлов Office Open XML. Часть 4.
Переходные функции миграции.
Стандарты пересмотрены в 2022 г.

86. Office Open XML

Преимущества:
1. Сжатие файлов.
2. Поддержка расширенных функций.
3. Улучшенная конфиденциальность и дополнительный
контроль над персональными данными.
4. Улучшенная интеграция и совместимость бизнесданных.
5. Упрощенное обнаружение документов, содержащих
макросы.

87. Графические форматы

TIFF (Tagged Image File Format);
JPEG2000 (Joint Photographic Experts Group);
PNG (Portable network graphics);
SVG (Scalable Vector Graphics);
X3D (eXtensible 3 Dimensions).

88. TIFF

TIFF (Tagged Image File Format) – формат файла изображения с
тегами, формат хранения растровых графических изображений.
сер. 1980-ых гг.: разработан Aldus Corporation в
сотрудничестве с Microsoft.
Правообладатель: Adobe Systems.
1992 г.: опубликована TIFF-6.0.
Формат отличается высоким качеством картинки с повышенной
глубиной цвета.
Используется при сканировании, отправке факсов,
распознавании текста, широко поддерживается графическими
приложениями. Подходит для типографской и печатной
индустрии.
Имеет расширение .tiff или .tif.

89. TIFF

TIFF/EP – формат файла изображения тега/электронная
фотография.
ISO 12234-2:2001. Electronic still-picture imaging — Removable
memory — Part 2: TIFF/EP image data format. Электронные
неподвижные изображения. Съемная память. Часть 2. Формат
данных изображения TIFF/EP.
Пересмотрен в 2021 г.

90. JPEG2000

JPEG2000 (или jp2) (Joint Photographic Experts Group) –
графический формат растровых изображений, построенный
по специальной технологии кодирования, дающей ряд
преимуществ перед JPEG.
Разработчик: Объединённая группа экспертов по фотографии
при участии Motorola, Kodak, Canon, Texas Instruments, HP,
Sharp, Sony, Nokia и Ericsson.
JPEG2000 подходит для фотографий.
2004 г. стандартизирован ISO.
Расширения: .jp2, .jpg2, .j2c

91. JPEG2000

ISO/IEC 15444-1:2019. Information technology — JPEG 2000 image
coding system: Core coding system — Part 1. Информационные
технологии. Система кодирования изображений JPEG 2000: Базовая
система кодирования. Часть 1.
ISO/IEC 15444-2:2021. Information technology — JPEG 2000 image
coding system: Extensions — Part 2. Информационные технологии.
Система кодирования изображений JPEG 2000: Расширения. Часть 2.

92. JPEG2000

Преимущества JPEG 2000 по сравнению с JPEG:
1. Большая степень сжатия.
2. Масштабируемость фрагментов изображений.
3. Произвольный доступ к кодовому потоку (области интереса).
4. Гибкий формат файла: форматы файлов JP2 и JPX обеспечивают
хранение информации о цветовых пространствах, метаданных и
информации для согласованного доступа в сетевых
приложениях.

93. JPEG2000

94. PNG

PNG (Portable network graphics) – растровый формат
хранения графической информации, использующий сжатие
без потерь.
1995 г.: идея Томаса Боутелла о бесплатной альтернативе
GIF.
1996 г.: консорциумом W3C как сетевой формат.
2004 г.: международный стандарт ISO.
ISO/ IEC 15948:2004. Information technology — Computer
graphics and image processing — Portable Network Graphics
(PNG): Functional specification. Информационные
технологии. Компьютерная графика и обработка
изображений. Переносимая сетевая графика (PNG):
Функциональная спецификация.
Пересмотрен в 2021 г.

95. PNG

Характеристика PNG-файлов:
весят заметно меньше и вместе с тем сохраняют высокое
качество;
отображают миллионы цветов и могут иметь прозрачный
фон;
подходят для веб-дизайна, логотипов, инфографики,
схем и т.п.
не сохраняют столько данных, сколько может сохранить
TIFF, поэтому для печатной продукции подходят
меньше.

96. Форматы сохранения аудио и видео информации

AIFF (Audio Interchange File Format )
(*.aif,*.aiff);
WAV (Waveform Audio File Format);
AES3 (Audio Engineering Society).
Motion JPEG 2000 (*.mj2);
AVI (Audio Video Interleave);
QuickTime Movie (*.mov).

97. Форматы для сохранения баз данных

Comma Separated Values (*.csv);
Delimited Text (*.txt);
SQL DDL
(Structured query language Data
Definition Language).

98. Delimited Text

99. Форматы файлов в информационной системе

Требования к форматам:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Универсальность.
Стабильность.
Долговечность.
Надежность.
Открытость.
Юридическая значимость.
Нейтральность.
Многопрофильность.

100. Форматы файлов в информационной системе

Решение проблемы устаревания форматов:
миграция (migration);
эмуляция, "сохранение окружения" (emulation);
сохранение технологии;
инкапсуляция.

101. Форматы файлов в информационной системе

Миграция (migration).
1. Выбирается единый формат (форматы) архивного хранения
документов.
2. При передаче на хранение все документы должны быть
преобразованы в этот формат.
Достоинства
• знание формата позволяет
обеспечить доступность средств
просмотра
Недостатки
• ограничение видов информации,
которую можно хранить
• устаревание стандартных форматов

102. Форматы файлов в информационной системе

Эмуляция, "сохранение окружения" (emulation).
1. Воспроизведение функциональности устаревшей системы для
обеспечения работы с устаревшими форматами данных
(виртуализация окружения, необходимого для правильного
воспроизведения документа).
2. Эмулятор: аппаратной платформы, операционной системы,
набора прикладных программ.
Проблема устаревания созданной виртуальной машины
(гипервизора).

103. Форматы файлов в информационной системе

Инкапсуляция – сохранение описания документа в одном
объекте с самим документом.
Предполагает включение технического описания документа в
состав цифрового объекта, что уменьшает его зависимость от
внешней среды, поскольку данная информация позволяет либо
воспроизвести исходную среду, либо перенести документ в
новую.

104. Форматы файлов в информационной системе

Программа анализа форматов DROID (Национальный архив
Великобритании).
https://www.nationalarchives.gov.uk/informationmanagement/manage-information/preserving-digital-records/droid/
Общедоступный регистр форматов файлов PRONOM
(Национальный архив Великобритании).
https://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx