Координация как функция менеджмента

1. Координация как функция менеджмента

Для достижения целей нужно слаженное взаимодействие между сотрудниками и
подразделениями компании. А чтобы всех скоординировать, важно учитывать
особенности их работы, распределение задач внутри команды, а также разбираться,
какая на этом проекте последовательность действий и сколько времени требуется на
их выполнение.
Основная задача менеджера, выстраивающего координацию, — улучшать и
поддерживать взаимоотношения между разными частями предприятия, чтобы
бизнес-процессы были бесперебойными и продуктивными.
Координация как функция управления – это процесс обеспечения согласованного,
гармоничного взаимодействия всех подразделений, сотрудников и ресурсов
организации для эффективного достижения общих целей, в том числе для
предотвращения дублирования и конфликтов.
Координация необходима для бесперебойной работы, повышения эффективности и
конкурентоспособности компании, так как она обеспечивает, чтобы каждый
сотрудник и отдел работал в унисон для достижения стратегических целей.
Координация включает согласование деятельности подразделений и сотрудников для
совместной работы, а также поддерживает установленные между ними отношения,
обеспечивает бесперебойную работу.
Т. е. определяет, какие сотрудники, какие задачи выполняют, когда они это
делают, в каком порядке.

2.

Дублирование в управлении — это повторное выполнение одних и
тех же задач разными людьми или командами без координации, что
приводит к пустой трате времени и ресурсов, замедлению
выполнения задач (проекта) и снижению эффективности.
Это сигнал о слабой коммуникации и распределении ролей.
Решается она четким планированием, распределением обязанностей,
установкой общих целей, улучшением взаимодействия между отделами,
сотрудниками, членами команды и внедрением систем управления
проектами.

3.

Виды координации:
• Превентивная координация. Прогнозируются возможные проблемы,
трудности и пути их преодоления, создаются условия для их
устранения или снижения риска их возникновения.
• Устраняющая координация. Координация, нацеленная на
ликвидацию уже возникших перебоев в работе системы (в т.ч.
решение возникающих конфликтов и сбоев в налаженных связях).
• Регулирующая координация. Координация, предназначенная для
поддержания установленных параметров взаимодействия элементов
системы управления.
• Стимулирующая координация. Координация, повышающая
эффективность деятельности при отсутствии видимых отклонений.
Без эффективного обмена информацией (слухи, приказы, отчеты,
запросы) невозможно согласовать действия.

4.

Важные аспекты координации включают в себя:
• Согласование целей и задач: Координация начинается с установления общих целей и
задач для всей организации или ее частей. Это позволяет всем участникам иметь ясное
представление о направлении и целях работы.
• Управление персоналом (как ресурсом организации): налаживание взаимодействия
таким образом, чтобы их потенциал использовался эффективно для достижения целей.
• Обмен информацией: Для успешной координации необходимо обеспечить свободный
поток информации между различными уровнями и подразделениями организации. Это
позволяет всем участникам быть в курсе изменений, событий и требований.
• Разрешение конфликтов:. Управление этими конфликтами между различными
группами или интересами и поиск компромиссов важны для обеспечения гармоничного
функционирования организации.
• Поддержка сотрудничества: Координация включает в себя стимулирование
сотрудничества между различными участниками организации. Это помогает создать
атмосферу доверия и поддержки, способствующую эффективному выполнению задач.
• Мониторинг и оценка: Мониторинг выполнения задач и достижения целей, а также
оценку эффективности принимаемых мер и стратегий и их корректировку при
необходимости.
Общая цель координации как функции управления состоит в том, чтобы обеспечить
гармоничное и согласованное функционирование организации в целом, что в конечном
итоге способствует достижению ее стратегических целей и успеху в долгосрочной
перспективе.

5.

Методы обеспечения эффективной координации:
1. Ясные цели и роли. Определите четкие цели для всей компании и для каждого
отдела или проекта (распределение задач и ответственности) и схемы
взаимодействия в процессе выполнения этих задач. Каждый сотрудник должен
понимать свою роль и вклад в общие цели.
2. Эффективное использование технологий. Современные технологии предлагают
широкий спектр инструментов для управления проектами и коммуникаций.
Используйте системы управления проектами, CRM, программы для совместной
работы для повышения эффективности работы и обмена информацией.
3. Обеспечение коммуникаций и свободного обмена информацией (регулярные
встречи и обратная связь). Проводите регулярные встречи для обсуждения текущих
задач, проблем и достижений. Обратная связь играет важную роль в улучшении
процессов, так что стимулируйте обмен мнениями и идеями сотрудников.
4. Гибкость и адаптивность. Бизнес-среда постоянно меняется, и компании должны
быть гибкими и готовыми к изменениям. Важно, чтобы координация была
адаптивной и способной реагировать на изменения внешней среды.
5. Эффективное управление конфликтами между отделами и сотрудниками
организации.

6. Конфликты в организации

Конфликт – отсутствие согласия между двумя или более сторонами, которые могут
быть конкретными лицами или группами.
Современная точка зрения на конфликт в организации исходит из того, что они не только
возможны, но могут быть желательны.
Конфликт помогает выявить разнообразие точек зрения, дает дополнительную информацию,
позволяет выявить большее число альтернатив, проблем (подводные камни, скрытые
проблемы) и разрешить их для улучшения психологического климата и повышения
эффективности работы команды.
В связи с этим различают функциональные конфликты (ведущие к повышению
эффективности организации) и дисфункциональные (приводящие к снижению личной
удовлетворенности, группового сотрудничества и эффективности организации).
Управление конфликтами направлено на минимизацию негатива и извлечение пользы.
Как управление конфликтами проявляется в задачах менеджера:
- Профилактика (предупреждение): Четкость требований, создание хорошего климата,
разъяснение спорных моментов.
- Регулирование: Применение методов (переговоры, компромисс, уступка, сотрудничество)
для разрешения конфликта.
- Использование конфликта: Превращение противоречия в стимул для развития и
инноваций, а не только в разрушение.

7.

Виды конфликтов в зависимости от субъектов:
• Внутриличностный конфликт (например, когда производственные требования не
согласуются с личными потребностями или ценностями).
• Межличностный конфликт (например, борьба руководителей за ограниченные
ресурсы, капитал или рабочую силу и т.д. или как столкновение личностей, люди с
разным характером не могут поладить друг с другом).
• Конфликт между личностью и группой. Производственные группы устанавливают
нормы поведения и выработки, каждый должен их соблюдать, однако, если
ожидания группы находятся в противоречии с ожиданиями отдельной личности,
может возникнуть конфликт.
• Межгрупповой конфликт (между формальными, так и между неформальными
группами*).
*Формальные группы создаются организацией для достижения конкретных целей, имеют
структуру, роли и правила (например, отдел продаж).
Неформальные группы возникают стихийно на основе личных симпатий, общих интересов и
потребностей в общении, не имея официального статуса (например, группа друзей из отдела).

8.

Способы преодоления конфликтов условно можно разделить на две категории:
1. структурные методы – воздействие оказывается на содержание конфликта (более характерны для
продуктивных конфликтов):
- на основе четкого описания рабочих мест (когда персоналу будет просто нечего делить между собой, так
как их интересы не будут пересекаться);
- путем введение жесткой системы единоначалия, когда решение принимает только один человек;
- на основе установления общих оценочных показателей, когда стимулирование труда осуществляется не
путем учета индивидуальных показателей, а по итогам работы организации в целом;
- на базе использования системы поощрения бесконфликтной работы — при наличии конфликтных ситуаций
для их участников снижается объем материальных выплат по итогам труда;
- разрешение с учетом целей конфликтов – определяется истинная причина конфликта.
2. межличностные методы – воздействие оказывается на участников конфликтов (чаще применяют
для решения неконструктивных конфликтов):
- уклонение — выработка у работников установок на неучастие в конфликтах;
- сглаживание — формирование мнения, что любой конфликт для него невыгоден, и это абсолютная истина;
- принуждение, т.е. силовое подавление одной из сторон в конфликте;
- решение проблемы;
- эмоциональный взрыв – сознательная провокация менеджером эмоционального возмущения персонала
против участников конфликта;
- удаление одной из сторон;
- использование компромисса. Компромисс как способ решения конфликта можно использовать только в
двух случаях: когда причина конфликта носит временный характер и надо на какой-то период погасить
эмоции его участников или если менеджер не знает способов решения проблемы или пока не готов ее
решить, и ему надо обеспечить себе резерв времени для окончательных действий.

9. Координация и ее роль во внутреннем и во внешнем контроле

Координация играет важную роль как во внутреннем, так и во внешнем контроле
организации.
Роль координации во внутреннем контроле:
• Согласование задач и целей различных подразделений и сотрудников, обеспечивая их
соответствие общей стратегии организации. Это позволяет избежать дублирования усилий и
конфликтов в выполнении задач.
• Установление системы контроля: Координация необходима для определения системы
внутреннего контроля, включая контрольные точки, процедуры и стандарты. Правильная
координация позволяет разработать эффективные методы мониторинга выполнения задач и
достижения целей.
• Обмен информацией: Координация способствует своевременному и эффективному обмену
информацией между различными уровнями и подразделениями организации. Это позволяет
оперативно реагировать на изменения ситуации и корректировать планы и стратегии при
необходимости.
• Разрешение конфликтов: Координация помогает разрешать конфликты между различными
подразделениями и сотрудниками, которые могут возникать в процессе выполнения задач.
Правильная координация способствует согласованному подходу к решению проблем и
конфликтов.

10.

Роль координации во внешнем контроле:
• Связь с контролирующими органами: Координация позволяет организации эффективно
взаимодействовать с внешними контролирующими органами, предоставляя им необходимую
информацию и документацию для проверки выполнения законов, нормативов и стандартов.
• Подготовка к проверкам: Координация помогает подготовить организацию к плановым или
внеплановым проверкам со стороны внешних контролирующих органов. Это включает в себя
систематическое ведение документации, подготовку отчетов и анализ соблюдения
требований.
• Соблюдение стандартов и требований: Координация позволяет организации обеспечить
соблюдение различных стандартов, требований и нормативов, установленных
контролирующими органами. Это включает в себя разработку и внедрение соответствующих
процедур и политик.
• Реагирование на рекомендации и замечания: Координация помогает эффективно
реагировать на рекомендации и замечания, выдвигаемые контролирующими органами в ходе
проверок. Это включает в себя принятие мер для устранения выявленных нарушений и
улучшения системы контроля.
Таким образом, координация играет ключевую роль как во внутреннем, так и во внешнем
контроле организации, обеспечивая согласованность действий, эффективное
использование ресурсов и соблюдение требований и стандартов.

11. Коммуникации в организации

Коммуникация в организации – это процесс обмена информацией между
сотрудниками, отделами, руководством и внешним миром с целью
достижения поставленных целей.
Без налаженных коммуникаций (каналов передачи информации) координация
(налаживание совместной работы) невозможна.
Основная задача коммуникаций в контексте координации – обеспечить, чтобы
все участники процесса понимали общие цели, свои роли, задачи друг друга и
своевременно информировали о ходе выполнения.
Субъектами являются отдельные личности, формальные и
неформальные группы, организации.
Процесс передачи информации основан на следующих базовых элементах:
• Отправитель – лицо, формирующее сообщение и передающее его.
• Сообщение – закодированная информация.
• Канал передачи – средство передачи информации.
• Получатель – лицо, которому предназначена информация.

12.

Процесс передачи информации состоит из следующих последовательных
этапов:
1. Зарождение идеи и формирование сообщения.
2. Кодирование сообщения и выбор канала передачи.
3. Передача сообщения.
4. Прием и декодирование сообщения.
5. Обратная связь.
Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным.
Обратная связь необходима, чтобы определить, в какой мере сообщение было
воспринято и понято.
Шум – любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее
смысл сообщения.
Источники шума: дефекты кодировки; внешние помехи; психологические
факторы.
Шум присутствует на всех этапах коммуникационного процесса. Высокий
уровень шума может полностью блокировать информационный обмен.