Организация как функция менеджмента

1. Организация как функция менеджмента

Организация как функция управления — это процесс создания
упорядоченной структуры, где каждый элемент имеет свое место
и роль, и где все элементы работают вместе для достижения
общей цели.
Организация как функция управления включает процесс распределения
задач и ресурсов (людей, финансов, материалов, информации),
установления взаимосвязей, распределение ответственности и
полномочий, а также обеспечение ресурсами для эффективного
достижения поставленных планом целей.
Организация превращает планы в реальность, формируя управляющую
и управляемую подсистемы, систематизировав деятельность и ресурсы
для выполнения поставленных задач.
Она отвечает на вопросы: «как», «кто» и «с помощью чего» будет
выполнять задачи для достижения цели.

2.

Функция организации включает в себя следующие основные элементы:
• Определение структуры организации: Установление иерархии,
распределение задач и ответственности, определение ролей и связей
между подразделениями и сотрудниками.
• Делегирование полномочий: Передача прав и ответственности
сотрудникам для выполнения определенных задач.
• Координация действий: Обеспечение согласованности и
взаимодействия между различными подразделениями и
сотрудниками.
• Разработка правил и процедур: Установление стандартных правил и
процедур для выполнения определенных задач.
• Обеспечение ресурсами: Распределение необходимых ресурсов
(финансовых, материальных, кадровых) для выполнения поставленных
задач.

3. Основные задачи функции организации

• Формирование структуры: Разработка организационной структуры (иерархии,
отделов и взаимосвязей между ними), отражающей цели и задачи компании.
• Распределение ресурсов: Определение необходимых ресурсов (человеческих,
материальных, финансовых и информационных) и обеспечение ими
подразделений.
• Деление труда: Разделение общей работы на конкретные задачи, распределение
их между сотрудниками и отделами. Определение конкретных задач для каждого
подразделения и сотрудника.
• Установление взаимосвязей: Определение постоянных и временных формальных
взаимоотношений между элементами системы (между уровнями управления или
сотрудниками одного уровня и т.д.), каналов коммуникации и порядка и условий
функционирования построенной организационной структуры.
• Делегирование полномочий и ответственности: Четкое определение прав,
обязанностей и ответственности каждого работника и органа управления.
• Нормативное обеспечение: Разработка положений, инструкций, регламентов,
которые определяют порядок функционирования.

4. Принципы осуществления функции организации

Функция организации должна основываться на определенных принципах, чтобы быть
эффективной. Вот основные из них:
• Принцип целеполагания: Четкое определение целей и задач, которые должна решить
организация.
• Принцип единства цели: Все элементы организации должны быть направлены на
достижение общей цели. Цели подразделений должны поддерживать и согласовываться с
общей целью организации.
• Системность: Организация рассматривается как единое целое, где все элементы
взаимосвязаны; изменения в одном элементе влияют на другие.
• Принцип соответствия: Соответствие структуры организации ее целям, внешней среде и
ресурсам.
• Принцип разделения труда и специализации: Разделение труда на специализированные
задачи для повышения эффективности. Каждый сотрудник должен выполнять ту работу, для
которой он наиболее подготовлен.
• Принцип иерархии: Установление четкой иерархии управления, с указанием
подчиненности и ответственности. Создание системы уровней управления, где каждый
уровень отвечает за определенные задачи.
• Единоначалие (или принцип единства управления): Каждый сотрудник подчиняется только
одному руководителю для ясности.
• Объем контроля: Ограничение количества подчиненных у одного руководителя для
качественного управления.

5.

• Делегирования полномочий: Передача прав и ответственности сотрудникам для выполнения
поставленных задач. Необходимо делегировать полномочия на уровень, где информация о задаче
наиболее полна и актуальна.
• Принцип ответственности: Каждый сотрудник несет ответственность за выполнение своих задач.
Установление четких критериев оценки эффективности работы сотрудников.
• Соразмерность ответственности и полномочий: Соответствие целей, задач и полномочий.
Полномочия должны соответствовать уровню ответственности (сотрудник должен иметь достаточно
полномочий для выполнения поставленных задач).
• Простота: Структура должна быть максимально простой, насколько это возможно.
• Принцип координации (может выделяться в отдельную функцию): Обеспечение согласованности и
взаимодействия между различными элементами организации (подразделениями и процессами,
включая горизонтальные связи) . Использование механизмов координации, таких как совещания,
отчетность, процедуры, для обеспечения согласованности действий.
• Принцип гибкости и эластичности (адаптивность): Организация должна быть способна
адаптироваться к изменениям во внешней среде. Структура организации должна быть гибкой и легко
реконфигурироваться в ответ на новые вызовы
• Непрерывное совершенствование: Постоянное улучшение процессов и методов.
• Принцип нормы управляемости: Определение оптимального количества сотрудников, которыми
может эффективно управлять один руководитель. Слишком большое количество подчиненных может
привести к снижению качества управления.
• Принцип экономичности: Организация должна стремиться к минимизации затрат на управление.
Необходимо избегать излишней бюрократии и дублирования функций.
Эти принципы обеспечивают эффективное распределение ресурсов и управление процессами, чтобы
достичь поставленных целей.

6. Делегирование полномочий

Делегирование — это мощный инструмент в рамках организационной (и
мотивационной) функций управления, позволяющий оптимизировать работу и
развивать команду.
Делегирование — это процесс распределения задач (в т.ч. полномочий и
ответственности) между сотрудниками, что является частью
организационной структуры и распределения ресурсов.
Передавая задачи, менеджер не только организует, но и мотивирует
сотрудников, развивает их навыки и ответственность, что относится к
понятиям лидерства и мотивации.
Суть делегирования:
• Передача прав: Руководитель наделяет сотрудника правом принимать
определенные решения и действовать в рамках установленных полномочий.
• Передача ответственности: Вместе с правами передается и ответственность за
результат, успешное выполнение задачи. Стоит отметить, что окончательная
ответственность за результат всегда остается на руководителе, который
делегировал полномочия.
• Без передачи обязанностей: Обязанности остаются за тем, кто делегировал, но эти
обязанности выражаются в контроле, поддержке и обучении делегируемого.

7.

Преимущества применения делегирования полномочий:
• Снижает нагрузку на руководителя: Позволяет руководителю
сфокусироваться на стратегических задачах, а не на рутинной операционной
деятельности.
• Повышает эффективность работы: Сотрудники, которые выполняют задачи,
соответствующие их компетенциям и интересам, обычно работают более
продуктивно.
• Развивает сотрудников: Делегирование дает сотрудникам возможность
приобретать новые навыки, опыт, развивать самостоятельность и принимать
ответственность. Это способствует их профессиональному росту.
• Повышает мотивацию персонала: Осознание того, что им доверяют и дают
возможность проявить себя, значительно мотивирует сотрудников.
• Ускоряет принятие решений: Задачи могут решаться быстрее, так как
принимаются на более низком уровне управления, ближе к сути проблемы.
• Улучшает командную работу: Способствует формированию более сильной и
сплоченной команды, где каждый чувствует себя частью общего дела.

8.

Эффективное делегирование включает:
• Выбор задачи: Правильно определить, какую задачу можно и нужно делегировать.
Не все задачи подходят для делегирования (например, стратегическое
планирование, оценка персонала, конфиденциальные вопросы).
• Выбор исполнителя: Определить, какой сотрудник лучше всего подходит для
выполнения данной задачи, исходя из его знаний, навыков, опыта и загруженности.
• Четкое определение задачи: Ясно и полно объяснить, что нужно сделать, какие
ожидаются результаты, какие сроки, какие ресурсы доступны.
• Предоставление достаточных полномочий: Убедиться, что у сотрудника есть
необходимые права для выполнения задачи (например, право доступа к
информации, одобрения определенных действий).
• Установление контроля и обратной связи: Определить, как будет осуществляться
контроль (не микроменеджмент, а поддержка), и как будет предоставляться
обратная связь.
• Обучение и поддержка: Быть готовым ответить на вопросы, оказать помощь,
предоставить необходимые ресурсы.
• Признание результатов: Отметить успешное выполнение задачи, похвалить
сотрудника.

9.

Возможные ошибки при делегировании:
• «Клонирование»: Руководитель обучает сотрудника выполнять задачу точно так же, как он сам,
передавая не только обязанности, но и свои знания, навыки, алгоритмы принятия решений и даже
образ мышления. Это позволяет создать сотрудника-«дублера» для автоматизации процессов, но не
для повышения эффективности работы сотрудников и организации в целом..
• Делегирование только рутины: Руководитель оставляет себе всю сложную работу, не развивая
команду.
• Сваливание ответственности: Передача задач, которые должен выполнять только руководитель
(например, стратегическое планирование или кадровые решения).
• Микроменеджмент: Постоянный контроль и вмешательство в процесс выполнения задачи.
• Отсутствие четкости: Неясное описание задачи, ожиданий и полномочий.
• Делегирование ответственности, но не полномочий: Сотрудник несет ответственность, но не имеет
необходимых прав для выполнения задачи.
• Боязнь отпустить контроль: Руководитель боится, что работа будет сделана хуже, и предпочитает
делать все сам.
• Отсутствие обратной связи и промежуточного разумного контроля: Руководитель проверяет
результат только в конце, из-за чего исправить ошибки становится невозможно.
• Неверный выбор исполнителя: Задача отдается тому, у кого есть время, а не тем, у кого есть
необходимые навыки.
Делегирование – это тонкое искусство, требующее от руководителя умения доверять, четко
коммуницировать, поддерживать и развивать своих сотрудников, что в конечном итоге приводит к
повышению общей эффективности организации.

10. Типы организационных структур (Архитектура компании)

• Линейная структура: Самая простая структура, где каждый сотрудник
подчиняется одному руководителю. Подходит для малых предприятий.
• Функциональная структура: Разделение компании на отделы по
функциям (маркетинг, финансы и т.д.).
• Дивизиональная структура: Разделение компании на дивизионы по
продуктам, регионам или клиентам.
• Матричная структура: Сочетание функциональной и дивизиональной
структур, что позволяет организации быть более гибкой и адаптивной.
• Проектная структура: Создание временных команд для работы над
конкретными проектами.
• Сетевая структура: Децентрализованная структура, основанная на
сотрудничестве между отдельными организациями или командами.

11. Современные тенденции в организации как функции управления

• Гибкость и адаптивность: Структуры должны быть легко
адаптируемыми к изменениям.
• Командная работа: Упор на сотрудничество и взаимодействие в
командах.
• Децентрализация: Передача полномочий на нижние уровни
управления.
• Самоуправляемые команды: Команды, самостоятельно
принимающие решения и контролирующие свою работу.
• Виртуальные организации: Организации, работающие в
основном через Интернет и другие технологии.