Презентация

1.

Направление подготовки:Прикладная информатика
Профиль:Прикладная информатика в экономике
Выпускная
квалификационная работа
на тему
«АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В
ОРГАНИЗАЦИИ ООО ПРИЧАЛ»
Обучающийся: Пименов Денис Сергеевич
Руководитель: Терехова Лидия Петровна

2.

Актуальность
темы исследования
В процессе ф ункционирования любой организации формируется комплекс документации,
ф иксирующей все аспекты ее работы: управленческий (планирование, координация,
надзор), ресурсный (кадры, ф инансы, материально-техническое снабжение) и основную
производственную или сервисную деятельность (торговые операции, транспортные
услуги, страхование, банковские продукты). Параллельно компания взаимодействует с
внешними контрагентами, обмениваясь деловыми письмами, договорами, протоколами,
актами и иными документами. Для обеспечения эф ф ективности бизнеса и
упорядочивания работы с информационными потоками в структуре предприятия
создается система делопроизводства.
2

3.

Задачи
проекта
Ключевые задачи, решаемые в
рамках выбранной стратегии
1
Интеграция разрозненных технологий
делопроизводства в единый, управляемый
процесс
2
Полное или значительное сокращение
бумажного документооборота и автоматизация
рутинных операций
3
Автоматизация маршрутизации документов как
внутри компании, так и при взаимодействии с
внешними контрагентами
4
Оперативное управление ресурсами и
планирование деятельности
5
Организация эффективного взаимодействия
персонала и подразделений через систему
служебных записок, заявок и поручений
3

4.

Характеристика
деятельности
предприятия
ООО «Причал»
функционирует как
хозяйственно
самостоятельный
субъект, обладающий
собственным
имуществом. В Южном
Федеральном округе
компания позиционирует
себя как производитель
строительных
материалов,
одновременно
осуществляя их оптовую
реализацию.
Торговые точки
компании,
расположенные в
Ростове-на-Дону на
арендованных площадках
с высокой
проходимостью,
демонстрируют образцы
продукции. Товарооборот
по итогам 2025 года
достиг 115 млн рублей.
Общая численность
сотрудников ООО
«Причал» составляет 134
человека. Основу
управления составляет
линейно-функциональная
структура во главе с
руководителем, который
координирует
деятельность всех
подразделений.
4

5.

Цель
проекта
В компанию ООО «Причал» необходимо внедрить систему
«1С:Документооборот:8.2», использование которой с одной стороны
обеспечивает автоматизацию делопроизводства, с другой стороны управление взаимоотношениями с клиентами.
На основе «1С:Документооборот:8.2»создано единое информационное
пространство компании, функционирующее с модулями «1С: Предприятие
8. Управление торговлей», «1С: Управление производственным
предприятием», и
«1С: Бухгалтерия», обеспечивающее двухсторонний обмен данными между
конфигурационными компонентами «1С»

6.

Ожидаемые
риски
1. на фазе разработки концепции, как правило, возникают риски,
связанные со сроками (неправильный срок проекта и бюджет)
2. на фазе планирования, могут возникнуть риски, связанные с
неточной концепцией архитектуры системы автоматизации.
3. на фазе разработки, могут возникнуть риски, связанные с
неправильной интерпретацией задания и выбора
программного обеспечения, а также отсутствие специалиста в
компании, грамотно поддерживающего данный вид
обеспечения.
4. на фазе тестирования, могут возникнуть риски, связанные с
неоконченным тестированием
5. на фазе внедрения, могут возникнуть риски, связанные с
принятием решения о законченности проекта.
6

7.

Пример реализации
проекта
С внедрением программы «1С:Документооборот:8.2» в компанию
«Причал» произведена автоматизация упорядоченной работы сотрудников
компании с текущей и итоговой документацией, что обеспечивает:
- потерю данных при коллективной работе, на основе распределенной базы данных
информационного потока компании;
- сокращение времени доступа к данным и составления отчета;
- повышение качества создаваемых документов на всех этапах делопроизводства компании.
Программа прошла быструю и легкую настройку и позволяет решить возникающие вопросы при
взаимодействии сотрудников компании, как между собой, так и с клиентами.
7

8. Показатели эффективности

Показатели эф ф ективности
№
1
2
3
4
Показатели
Существует
Количество заявок 7 заявок
оформл
енных
ошибочно за мес.
(назначена не тому
или потеряна в
процессе
согласования)
Время на
2 минуты
регистрацию одной
заявки
ручным способом
Время на
От 15 до 45мин
согласование одной
заявки
Количество
600 сообщений
обрабатываемых
заявок с
почтового ящика
горячей линии в день
Планируется достигнуть
0
1 минута
10-15 минут
100 сообщений
8

9. Дерево функций

Дерево ф ункций
Дерево функций проектируемой
системы представляет собой
иерархическую структуру действий,
разделенных на две категории:
• Служебные функции: Обеспечивают
безопасность, настройку,
администрирование и поддержку
работы системы.
• Основные функции: Отражают
специфику бизнес-процессов торговой
компании, связанных с управлением
документами и обработкой данных.
9

10.

Слайд с диаграммами
20000
15000
10000
5000
0
как есть
как надо
Общая диаграмма трудоемкости.
Общая диаграмма стоимостных
затрат
10

11.

Спасибо за внимание