11лекция_ITменежмент_новая

1. ЖОБАНЫ БАҚЫЛАУ ЖƏНЕ ҚАЛЫПҚА КЕЛТІРУ. ЖОБАНЫҢ АЯҚТАЛУЫ.

ДӘРІС ТАҚЫРЫБЫ:
ЖОБАНЫ БАҚЫЛАУ ЖƏНЕ ҚАЛЫПҚА
КЕЛТІРУ.
ЖОБАНЫҢ АЯҚТАЛУЫ.
ДОЦЕНТ ТАЛИПОВА М.Ж.

2. Дәріс жоспары

1. Бақылаудың
мақсаты
мен
тағайындалуы.
2. Бақылаудың түрлері. Бақылау жүйесіне
қойылатын талаптар.
3. Тиімді
бақылау
жүйесін
құрудың
қағидалары
4. Жобаның жүзеге асуын басқару.

3. 1. Бақылаудың мақсаты мен тағайындалуы.

Бақылау – бұл жобалық өлшем мен салыстыруға
арналған өлшем арасында айырмашылықты анықтауға,
сонымен қатар анықталған ауытқуларды талдауға арналған
жүйелі түрде өтетін ақпаратты өңдеу үрдісі.
Бақылау келесілерді қамтамасыз етуі керек:
• Мониторинг (жүйелік немесе жоспарлық түрде жобаның іске
асуының барлық үрдістерін бақылау);
• жобаның іске асу мақсатынан ауытқуларды анықтау;
• орын алған жағдайлардың нəтижесін болжау.

4.

Қорытынды
бақылау
Алдын ала
бақылау
Ағымдағы
бақылау

5. Алдын ала бақылау

• Алдын ала бақылау жобаның іске асуы
бойынша нақты жұмыстың басталуымен
жүзеге асады жəне белгілі бір ережелер мен
рəсімді ұстануға бағытталған. Ол өзінің
құрамында
еңбектік,
материалды
жəне
қаржылық ресурстарға орнатылған талаптар
мен шекті өлшемдерді бақылайды.

6. Алдын ала бақылау жұмыстың нақты басталуына дейін жүргізіледі:

мақсаттарды бақылау (мақсаттар дұрыс қойылған ба, жоба мақсаттары
ағашы дұрыс салынған ба, әртүрлі мақсаттар бір-біріне қайшы келе ме,
сандық критерийлер жобаның сапалық мақсаттарын қаншалықты
жеткілікті түрде көрсетеді);
болжамдарды бақылау (олар қаншалықты шынайы, негізделген,
ақпараттандырылған, олар жобада тұрған міндеттерді шешуге қалай
көмектеседі);
мақсатты және болжамды мәндер арасындағы алшақтықты бақылау
(оқиғалардың даму болжамы мақсаттарға қаншалықты сәйкес
келмейді);
шектеулерді бақылау (қандай сыртқы немесе ішкі жағдайлар
кәсіпорынның жобада қойылған мақсаттарға жетуіне кедергі келтіреді,
осы жағдайлардың дамуында қандай тенденциялар бар);
жоспарларды бақылау (жобаның әртүрлі жоспарлары оның
мақсаттарына жету тұрғысынан қаншалықты оңтайлы, әртүрлі
жоспарлар бір-біріне қайшы келе ме және т. б.);
бюджеттік бақылау (бюджеттерді әзірлеу арқылы жоба шығындарын
бақылау).

7. Ағымдағы бақылау

АҒЫМДАҒЫ БАҚЫЛАУ
Ағымдағы бақылау жобаның іске асуы кезінде орындалады. Ол
жобада
орнатылған
бағалық,
уақыттық
жəне
ресурстық
сипаттамаларды қол жеткен нəтижелермен салыстыруға негізделген.
Ағымдағы бақылаудың келесі түрлері ажыратылады:
уақыт (аралық мақсаттар мен жұмыс көлеміне қол жеткізу);
бюджет (қаржылық құралдардың шығындалу деңгейі);
ресурстар
(материалды
техникалық
ресурстардың
шығындары);
сапа (жұмыс сапасының деңгейі).
нақты
Ағымдағы бақылау - бұл:
- "əлсіз сигналдарды" анықтау мақсатында жобаның сыртқы ортасын
бақылау жəне мониторингілеу;
- проблемаларды ерте анықтау мақсатында ішкі ортаны бақылау.

8. Қорытынды бақылау

• Қорытынды бақылау тұтастай алғанда жобаны іске
асыру нəтижелерінің интегралды бағасын алу үшін
жүргізіледі.
• Ол жобаның соңғы кезеңінде жүзеге асырылады,
жоспарлардың
орындалуын
бақылау
жүзеге
асырылады (жоспарланғаннан нақты мəндердің
ауытқуын есептеу, осы ауытқулардың себептерін
талдау).
• Бұл ретте жобаларды басқару жүйелерін жетілдіру
мақсатында оны келесі жобаларда пайдалану үшін
алынған тəжірибе жинақталады.

9. Бақылау жүйесі

Бақылау жүйесі орындалған жұмыстың сапасын жəне
ресурстарын, бағасын, уақытын басқару бойынша шешім қабылдау
мен негіздеу үшін жобаның іске асу күйінің бағасын қамтамасыз
етуі тиіс.
Бақылау жүйесін құру этапында келесілерді анықтау қажет:
• бақылауға жарамды бөлшектенген жұмыстар деңгейі мен
құрамы:
• алғашқы ақпаратты көрсету формасы мен құрамының
көрсеткіші;
• алғашқы ақпаратты көрсету мен қосалқы-аналитикалық
есептемелер мерзімі;
• мəліметтердің толықтығына, сенімділігіне жəне уақытылы
ұсынылуына жауапты тұлға;
• аналитикалық жəне графикалық есептемелердің технологиясы,
əдістері, құрамы;
• программа - аналитикалық құралдарды қолданатын кешен.

10.

Күнтізбелік жоспар мен ресурстардың шығындарын бақылау
үшін оларды құрған кездегі əдістер қолданылады. Олар Sқисықтар
(жұмыстың
жүрісіне
байланысты
қисықтар),
матрицалық кестелер.

11.

Жобаны басқару жүйесі олар қажет болған жерде корректі түрде əсер етуі қажет.
Мысалы, егер жеке жұмыстардың аяқталуы кешігіп жатса, онда олардың
орындалуын қосымша еңбектік ресурстарды жəне құралдарды бөлу арқылы
жылдамдатуға болады.
Егер де жобалық құжаттар кешіксе, материалдар мен құралжабдықтарға шығындар
көбейсе, қосалқы мердігерлер орындайтын мерзімді бұзса, онда жобаның жоспарын
қайта қарау керек. Жоспар коррекциясы жұмыс параметрлерін қарап шығумен
шектелуі мүмкін немесе жобаның ағымдағы күйінен бастап аяқталатын кезге дейін
мүлде жаңа желілік үлгі құруды талап етуі мүмкін.

12. Тиімді бақылау жүйесін құрудың қағидалары

1. Нақты жоспардың болуы. Бақылау үшін негізді қамтамасыз ететін
2.
жоспарлар мазмұнды, нақты құрылымды жəне фиксирленген болуы
керек. Егер жоспарлар өте жиі жаңартылып отырса жəне өзгертулер
үшін бақылау қағидаларын қолданбағанда жобаны бақылау
жойылуы мүмкін.
Жүйенің ақпараттық есептемесінің болуы. Есептемелер
бірыңғай критерийлер мен қадамдардың негізінде жоспарларға
қатысты жобаның күйін көрсетуі қажет. Оны қамтамасыз ету үшін
есептемелерді алу мен дайындау қағидалары жеткілікті түрде
қарапайым жəне нақты анықталған, сонымен қатар есептеменің
барлық түріне нақты уақыт интервалы орнатылған болуы керек.

13. Тиімді бақылау жүйесін құрудың қағидалары

3.
Тенденция мен нақты көрсеткіштерді талдаудың
тиімді жүйесінің болуы. Жиналған мəліметтерді талдау
нəтижесінде жоба жетекшісі ағымдағы жағдайдың жоспарға
сəйкестігін анықтап, ал егер сəйкес болмаса, онда
ауытқудың көлемі мен нəтиженің шынайылығын есептеуі
керек. Талдау үшін негізгі көрсеткіш уақыт пен құн болып
табылады. Тенденция талдауы үшін жобаның құндық жəне
уақыттық бағаларында арнайы есептемелерді қолданған
жөн. Мысалы, болжам жоба құнының өсуін немесе уақыт
бойынша кешігуін көрсетуі мүмкін. Бірақ уақыттық жəне
құндық көрсеткіштердің жиі ауытқуы орындалатын
жұмыстар мазмұны мен нəтижелердің сапасына əсер етеді.

14. Тиімді бақылау жүйесін құрудың қағидалары

4.
Назар аудартудың тиімді жүйесінің болуы. Бақылау
үрдісінің соңғы қадамы жетекші қабылдайтын жəне жобаның
жұмысы барысында ауытқуларды жоюға бағытталған əрекет
болып табылады. Бұл əрекеттер анықталған кемшіліктерді
түзеуге жəне жоба көлемінде кері əсер ететін тенденцияны
жоюға бағытталған болуы мүмкін. Бірақ кейбір жағдайда
жоспарды қайта қарау қажет болуы мүмкін. Қайта жоспарлау
алдын ала айтуды жəне жоспарланған əрекеттердің нəтижесін
есептеуді қамтамасыз ететін «не, егер...» талдауын жүргізуді талап
етеді. Ал менеджерге жоба командасының қажетті əрекеттерінің
мотивациясы тəуелді.

15. Жобаның жүзеге асуын басқару

ЖОБАНЫҢ ЖҮЗЕГЕ АСУЫН
БАСҚАРУ
Жобаны басқару жұмыстың ұйымдастырылуы мен сəйкесінше
жобаның орындалуын басқарады. Қосалқы жұмыстар жоспарының
орындалуын бақылау жəне жобаның орындалған жұмыстарының
формальды қабылдануы жүргізіледі.
Жобаның орындалуы кезіндегі сапаны қамтамасыз ету – бұл сапаға
орнатылған талаптар негізінде орындалған жұмысты күнделікті
бағалау үрдісі.

16.

Жобаны басқару тағы да мыналардан тұрады:
жоба командасының дамуы;
квалификацияның жоғарылауы;
еңбек өнімділігінің жақсаруы;
жобаға қатысушылар арасында ақпараттың алмасуы.
Қосалқы жоспардың орындалуын басқару деген не? Бұл –
негізгі мақсат жəне ол мыналардан тұрады:
Жобаның орындалған жəне орындалмаған жұмыстарын
құжаттау жəне анықтау.
Жоспардан ауытқыған жұмыстың деңгейін бағалау.
Сол немесе басқа жұмыстың басталуын жүзеге асыру.
Берілген мерзімде жұмыстың басталуын жəне аяқталуын
бақылау.

17. Жобаны орындау құнын бақылау

Жобаны орындау құнын бақылау үшін мыналар қажет:
Жоба бойынша нақты шығындарды анықтау.
Жоспарланған шығындардан ауытқуларды анықтау.
Жобаның құндық көрсеткішіне кері əсер ететін факторларды
анықтау.
• Жобаның бюджетін қарастыру.
Құндық бақылау мыналардан тұрады:
• Ауытқуларды анықтау үшін бюджеттің орындалу мониторингі.
• Жоба бюджеті мен сметасына сəйкес өзгертулерді енгізу.
• Өзгертулерді ақпараттандыру.

18.

Сондықтан құндық бақылаудың мақсаты келесі моменттерден
тұрады: бізге берілген – жоба бюджеті, жобаның орындалуы бойынша
есептеме, құнды басқару жоспары жəне өзгертулерге сұраныс.
Талап етіледі:
1. Болжанатын өзгертулерді талдау жəне бюджет қажеттілігін анықтау.
2. Шығындар сметасын қайта қарау жəне бюджетті өзгерту.
3. Жоба құны бойынша болжамдық бағаны анықтау.
4. Өзгерістерді, оның себептерін құжаттау жəне жоба жөніндегі
ақпаратты мəліметтер базасына енгізу.

19. 5. Жобаның орындалуын бақылау

5. ЖОБАНЫҢ ОРЫНДАЛУЫН
БАҚЫЛАУ
Жоба менеджері өнім жобасының орындалуын қадағалайды
жəне бақылайды. Жобаны бақылау бірнеше тəсілдермен орындалуы
мүмкін:
Жобаны
құрастырушылар
тобының
мүшелері
жұмыстың
орындалуын жəне орын алған мəселелерді уақытында талқылау,
жобаның күйін анықтау үшін жиналыстар өткізу керек.
Инженерлік қызмет үрдісінде жүргізілген барлық үлгілер нəтижесін
бағалау.
Əрбір есептің нақты басталу уақытын жоспарланған уақытпен
салыстыру – «дэдлайнмен» бақылау нүктесін орнату.
Орын алған қиындықтар мен мүмкін болатын мəселелер жəне
жұмыстардың
орындалу
мерзімін
болжамдау
жөнінде
құрастырушылар тобымен формальды емес кездесулер.

20.

Аталған
қадамдар
жұмыс
барысында
тəжірибелі
менеджерлерде қолданылады, құрастырушылар штатын басқару
мен мəселелерді шешу үшін, ресурстарды басқару үшін жобаның
орындалуын бақылау кезінде де қолданылады. Егер бақылау
жобаның графикке сəйкестігін, бөлінген құралдар көлеміндегі
шығындарды көрсетсе, онда басқару жеңіл жəне нақты болады.
Мəселелер туындаған жағдайда оларды шешу үшін
қажетті басқарушылық шешімдерді табу қажет. Орын алған
мəселелердің себептерін анықтағаннан кейін оны шешу үшін
қосымша
ресурстар
бөлінуі
мүмкін
жəне
орындалуы үшін график қайта құрылуы мүмкін.
жұмыстардың

21. Бақылау сұрақтары

БАҚЫЛАУ СҰРАҚТАРЫ
1. Бақылаудың негізгі мақсатын атаңыз.
2. Бақылаудың түрлерін атаңыз.
3. Бақылау жүйесіне деген қандай негізгі талаптар
бар?
4. Тиімді
бақылау
жүйесін
құрудың
негізгі
қағидаларын атаңыз.
5. Жобаны іске асыру басқаруына не кіреді?
6. Қосалқы жоспарды басқару деген не?
7. Жобаны қалыпқа келтірудің бақылауын баяндап
беріңіз.

22. Назарларыңызға рахмет!