Управление финансовой службой

1. Управление финансовой службой

Екатерина Осина
Финансовый директор
Teleperformance Russia & Ukraine
25 марта 12014

2. ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ЦЕЛИ И ПРИОРИТЕТЫ

ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ охватывает три основные функции – управление финансами, бизнесанализ и задачи по учету и отчетности – и функционирует по модели, рекомендованной Группой
Teleperformance, так называемый Triangle Model.
ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ работает в тесном сотрудничестве с другими департаментами и
предоставляет надежные, корректные и своевременные сведения о состоянии Компании и
финансовую информацию для принятия оптимальных решений при обеспечении всех необходимых
финансовых контролей на местах.
ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ выступает с одной стороны как гибкий деловой партнер Бизнеса и с
другой стороны как профессионал, квалифицированный для поддержания репутации и долгосрочной
производительности компании.
ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ возглавляет финансовый директор. Он выступает в качестве правой
руки Генерального директора (CEO) и обеспечивает значительный вклад в общий успех компании. Он
стоит на страже интересов компании для своевременного определения возможных рисков, оценки их
влияния на бизнес и смягчения их последствий.
ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ поддерживает меры для обеспечения физической и системной
безопасности бухгалтерских и финансовых информационных систем и целостности данных, как
описано в процедуре Политики безопасности Финансового департамента.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ФИНАНСОВОГО ДЕПАРТАМЕНТА

ЦЕЛЬ: Создать эффективную схему работы финансовой
службы и правильную систему мотивации, наладить диалог с
другими подразделениями компании, а также свести к
минимуму риски передачи учетных функций стороннему
исполнителю.
IFRS
Управленческая
отчетность
ПБУ
С ЧЕГО НАЧАТЬ: Нужен четкий алгоритм действий. Начать
стоит с описания ключевых целей отдела, транслируя их на
процессы, а затем локальные процедуры.
О ЧЕМ НУЖНО ПОМНИТЬ: Грамотно выстроенные бизнеспроцессы в финансовой службе еще не гарантируют
эффективную работу сотрудников.
Система премирования специалистов должна влиять не
только на повышение качества работы отдела, но и
стимулировать сотрудников активно участвовать в ее
оптимизации.
Налоговый
кодекс

4. ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ

Основные области фокусирования
Структура финансового департамента
Цель: Развитие высоко квалифицированного, структурированного
отдела, что способствует выполнению его функционала оперативно
и качественно.
Структура
Официальные зоны ответственности с должностными инструкциями.
Установить минимальный опыт и требования к образованию.
Убедитесь в том, что четкое разделение обязанностей и контроль
существует.
Централизация функций, насколько это возможно.
Обучение/Кросс-Тренинг
Внедрить кросс-учебные программы, чтобы естественная убыль (Attrition) не
влияла на производительность и возможность профессионального роста.
Прямое Руководство отделом заработной платы
Обеспечивает точные измерения и корректную отчетность расходов на
оплату труда.
Помогает гарантировать, что неверные выплаты не производятся (HR и Отел
расчета Зарплаты – общий мониторинг и контроль аккуратности и
своевременности выплат).

5. ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ГЛОБАЛЬНАЯ СХЕМА ПРОЦЕССОВ

Нормирование и оплата
труда
Закупочная
деятельность
Юридическое
сопровождение
Процедуры внутреннего
аудита

6. ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПО ЦЕЛЯМ

Основной акцент – прямая связь личных показателей эффективности каждого
сторудника с общими стратегическими целями всей компании.
Количество целей должно быть объективно небольшим.
Легче контролировать;
Должны влиять на размер денежного вознаграждения.
Важно! любая структура строится исходя из требований бизнес-процессов, а не наоборот, когда бизнеспроцессы подгоняются под конкретных лиц!
Пример
Головной офис
Представительство 1
Представительство 2
12 (incl. BO)
4
2
Квалификация
92%
50%
50%
Средний опыт работы
5 лет
3 года
1 год
0%
0%
0%
Численность
Текучесть
Слабые и сильные
стороны
•Высокая квалификация
•Консолидация
•Отчетность
•Высокая себестоимость
•Низкая себестоимость
•Локализация функций
•Низкая себестоимость
•Локализация функций
•Уровень квалификации ниже
•Недостаточный уровень трудовых
ресурсов
•Уровень квалификации ниже
•Недостаточный уровень
трудовых ресурсов

7. ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ Основные KPI’s для мониторинга и оценки персонала

Пример
Компания = 30%
Share index
Валовая выручка (Клиенты)
20%
Валовая выручка (Total)
10%
Валовая прибыль (Total)
30%
Прибыль да налогообложения, амортизации и финансовых доходов и расходов
(EBITDA) (Total)
30%
Чистая прибыль (Total)
10%
Стратегические показатели = 20%
Share index
Доля рынка (RUS revenues per RBC report)
30%
K-Sat Score (NPS) per TP Group K-Sat
30%
E-Sat Score (NPS) per TP Group E-Sat
25%
OH (as % of sales)
30%
Индивидуальные(RUS)
=
50%
Share index
Аккуратность и своевременность отчетных данных
% done vs. expected
30%
DSO Monthly average in days
25%
SG&A Finance Budget
15%
Gross Margin Control (Yearly average GAP)
15%
Налог на прибыль (ACTUAL)
% of EBT
15%

8. ПЛАНИРОВАНИЕ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ

ДОСТИЖЕНИЯ
Недостатки, область
оптимизации
Процессы
Ежедневный
GM отчет
• Excel
• Gap daily vs month end
report <1%
Цели и задачи
• GM data base
• Have a standard daily reports tracking
GM
Сроки
01.01.2014
Done
Ответственный
Финансовый
менеджер
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
Процессы
Ежедневный
GM отчет
Недостатки, область
оптимизации
• Не вся отчетность доступна
на ежедневной основе
• Вся отчетность должная
быть синхронизирована до
уровня ЧП
Цели и задачи
• Big numbers template, summary
• Implement reports down to the EBT
Сроки
Q4 2011
Q2 2012
Ответственный
Финансовый
контроллер

9. ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ

Основные области фокусирования
Отчетность
Цель: Компания, использует отчеты, которые повышают операционные и
финансовые показатели. Стандартизация и Автоматизация отчетности.
Ежемесячный Обзор Финансовых Операций. План-факт анализ
Проводится
в
течение
15-20
дней
после
окончания
месяца.
С участием ключевых служб: операционной, службы обслуживания клиентов,
финансов
и
управления
персоналом.
Дает понимание, что произошло, что ожидалось и что должно произойти в
будущем.
Ежедневное Администрирование Отчетов (DAR)
Также известен как Ежедневный P&L
Корпоративная Отчетность
Упор на точность, упрощение,
Устранить избыточность.
автоматизацию
и
своевременность.

10. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ

Пример
Input
Бюджетирование
Input
Бухгалтерские
данные
1С УПП
HR модуль
CCMS
1С
ЕДИНАЯ
ИНТЕГРИРОВАННАЯ
СИСТЕМА
Microsoft
CRM
Input
Операционка
Продажи
План-факт
анализ
Отчетность
Консолидация
Бенчмаркинг

11. FROM TIMESHEETS TO PAY SLIPS

Пример
Shapes
A person or a department
A control
A system
A document
An action
PAYROLL PROCESS
Production Department
CONTROL OF
THE HOURS
Finance Department (and HR Department)
COMPUTATION
CONTROLS
PAYMENT&DISTRIBUTION CONTROL
Timesheets
Variable
elements file
Integration of
variable
elements in HR
module.
Pre-payment
documents
Check of each
employee
Preparation of
payment
Bank file
Pay slip
Distribution
Payment

12. РАЗДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Пример
Позиция
Ключевые контроли
1. Сбор вариативных элементов
BU Admin/SV
BU Manager
HR
specialist
X
X
Payroll
service
Chief
Accountant
X
2. Мониторинг сверхурочных и экстра-часов (проверка
табелей)
X
3. Мониторинг бонусных схем
4. Свод вариативных данных для расчета зарплаты
X
5. Расчет заработной платы
X
X
6. Дезактивация сотрудников, уволенных за период
8. Отправка сводного файла в банк для выплаты
зарплаты
X
X
X
X
X
9. Отправка расчетных листков сотрудникам
11. Введение данных расчета в бухгалтерскую систему
X
X
X
7. Проверка сводного файла
10. Выдача расчетных листков по требованию
CEO/CFO
X
X

13. ПРИМЕРЫ СХЕМЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ Ценовая модель

Sale
Создание нового предложения
RFI in
Sharepoint
(World doc)
1
Создают коммерческое
предложение
2
INPUT
6
Финансовый
департамент
Заказчик
Output
TOPs
Заполняют запрос
0
КОММЕРЧЕСКОЕ
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
(окончательный
вариант)
RFI in
Sharepoint
(World doc)
3
4
КОММЕРЧЕСКОЕ
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
(draft)
input
Создают запрос
OPS and IT
5
Cost Summary
(Excel doc)
Заполняют Pricing Model
Ставит задачу
RFI in
Sharepoint
(World doc)
CEO, BD, CFO
Legal
approval

14. ФИНАНСОВЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ

ДРУГИЕ ОБЛАСТИ, ТРЕБУЮЩИЕ ВНИМАНИЯ
Общее руководство.
Политики, процедуры.
Санкционирование Закупок и расходования средств.
Оптимизация юридической структуры.
Упрощение и автоматизация процессов.
Четкая и прозрачная коммуникация финансовых данных и правил

15.

Спасибо
Ekaterina Osina
Teleperformance Russia & Ukraine CFO