Положение о служебных командировках Компании

1. Положение о служебных командировках Компании

Январь 2025

2. Служебная поездка или командировка – как отличить?

Служебная поездка – это поездка сотрудника (работника), постоянная работа которого осуществляется в пути или
имеет разъездной характер работы (РХР), не признается служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ). Выплачивается
полевое довольствие.
Место
основной
работы
Место
назначения
поездки
Место
основной
работы
Служебная командировка – это поездка сотрудника (работника) по распоряжению работодателя на определенный
срок для выполнения служебного (рабочего) поручения вне место постоянной работы; постоянная работа не имеет
разъездной характер работы (не РХР). Выплачиваются суточные.
Место
основной
работы
Внутренними командировками считать рабочие поездки
сотрудников в пределах структурных подразделений Компании,
а также рабочие поездки сотрудников, в должностные
обязанности которых входит регулярный непосредственный
контакт с государственными учреждениями и иными внешними
контрагентами на территории Российской Федерации.
Место
командирования
Место
основной
работы
Внешними командировками считать поездки сотрудников за
пределы подразделений Компании, целью которых являются
обучение, посещение выставок, конференций, переговоры с
контрагентами и другие подобные мероприятия.
Важно! Поездки Работников между местами работы по Трудовому договору (основное место работы и место работы по совместительству) не
являются командировками, суточные за такие поездки не начисляются.
Что такое командировка, служебная поездка.mp4
2
2

3. Основные принципы и этапы процесса командировок

Командировки направлены на решение бизнес - задач
Заблаговременное планирование, соблюдение сроков оформления
Экономически оправданные командировочные расходы
Контроль расходования бюджета со стороны Руководителя
Этапы процесса командировки
1. Согласовать с руководителем бизнес-необходимость поездки (устно/в эл.почте)
2. Ознакомиться с Положением о служебных командировках
3. Проверить наличие доступа в онлайн-систему magnittravel.ru (КМП); заполнить/проверить данные в личном кабинете
4. Создать командировку в системе; добавить все необходимые услуги
5. Направить командировку на согласование
6. После согласования и оформления услуг запустить электронное подписание документов
7. После подписания документов в электронном виде, можно в системе запросить аванс
8. По завершению командировки проверить в системе корректность сформированного авансового отчета и отправить его на электронное
подписание
9. Отправить авансовый отчет в СЭД
10. Передача документов в архив (если подписаны физически или есть расходы, оформленные на бланках строгой отчётности вне системы)
3
3

4. Планирование командировок заранее – почему это важно?

С целью оптимизации командировочных расходов и возможностью выбора лучших предложений по услугам,
сотрудникам необходимо соблюдать сроки заблаговременного оформления услуг* в системе magnittravel.ru:
- рекомендованный период – не менее 14 (четырнадцати) рабочих дней до даты отправления сотрудника в командировку;
- минимально допустимый период – 7 (семь) рабочих дней до даты отправления сотрудника в командировку;
- при продлении периода командировки - не менее 3 (трех) рабочих дней до фактической даты новой услуги.
Ежемесячно формируется Отчет по командировочным расходам и нарушениям, который направляется Членам Правления.
Оформление и согласование всех командировок проводится в системе magnittravel.ru
(зайти в систему можно через ПК или ноутбук; с телефона - через приложение Твой Магнит/Сервисы/Оформление командировки)
Важно!
1. Оформить командировку сотрудник может в любое время суток
2. Согласование командировки в системе - исключительно в рабочие дни и время:
- со стороны непосредственных руководителей – в течение 1 рабочего дня;
- со стороны ДАУ только после согласования непосредственных руководителей в течение 1 рабочего дня.
3. Все услуги в рамках командирования должны быть оформлены и согласованы в одной командировке (согласующие должны
видеть общий бюджет командировки). Все изменения и доработки также должны выполняться в рамках этой же
командировки.
* При планировании командировок учитывать календарь проведения масштабных мероприятий, выставок, форумов, проводимых в городах:
- планируется принимать участие в них: оформляйте командировки как можно раньше (за несколько месяцев);
- не планируется принимать участие в них: старайтесь перенести период командирования до/после их проведения.
4
4

5. Оформление командировок: онлайн или офлайн ?

Все доступные услуги в системе magnittravel.ru в рамках командировок оформляются онлайн непосредственно
командируемым сотрудником или ответственным от подразделения.
Исключением является:
заказ группового трансфера от 4 человек (в почте через дополнительное согласование Директора департамента
административного управления);
оформление визы, медицинской страховки в рамках функционала сотрудника;
заказ услуг в рамках мероприятия от 20 человек (проживание, услуги транспортного обслуживания)*.
Запрос необходимо направить на MAGNIT magnit@kmp.ru и Организация деловых поездок ГК <org_poezd@magnit.ru>
Инструкция
«Организация служебных команд
*Сроки обработки групповых запросов на мероприятия (при наличии заявки установленного образца) – 7 рабочих дней для предоставления первичного коммерческого
предложения.
См. подробнее раздел 1. Организация и планирование командировок:
Положение о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Положение о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
5
5

6. Оформление проживания

1. Руководствоваться установленными лимитами для каждого бэнда
Приложение 1 к Положению о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Приложение 1 к Положению о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
2. Рационально подходить к выбору категории номеров
только категория Стандарт (5-7 бэнды)
улучшенные категории только при отсутствии Стандарта (3-4 бэнды)
длительное проживание – апартаменты
одноместное/двухместное размещение (в зависимости от кол-ва
сотрудников, для которых формируется заказ)
3. Рассматривать в первую очередь отели с пометкой «Корпоративный тариф»
(в рамках лимита)
4. Рационально подходить к выбору услуг (учитывать время прибытия и
убытия из НП):
ранний заезд
поздний выезд
5. Заказ парковки для корпоративного ТС/личного ТС по Договору аренды с
Компанией:
через запрос в чате заказа на проживание и согласование ДАУ
6. Перед оформлением заказа ознакомиться с условиями тарифа
(заезд/выезд/штрафные санкции при отмене)
Выбор производится в системе magnittravel.ru:
проживание в гостинице/ в апартаментах – через форму «Гостиница»;
проживание в гостинице/апартаментах* - через форму «Другие услуги».
Важно!
1. Любые отклонения от установленных Положением правил направляются на дополнительное
согласование со стороны ДАУ Организация деловых поездок ГК org_poezd@magnit.ru
2. Отправляясь в командировку, убедитесь в наличии выписанного ваучера на проживание для
исключения отказа при заселении.
3. Выбор услуг производится согласно бэнда сотрудника и установленных для него лимитов.
Размещение коллег/руководителей других бэндов в определенных отелях не является
основанием для выбора аналогичных услуг для бэндов, которым данные услуги не установлены
Положением.
4. Услуги на проживание оформляются, согласовываются в системе и оплачиваются со стороны
Компании на основании закрывающих документов поставщика.
В случае, если сотрудник желает сделать апгрейд услуги как ФЛ:
1)
Сотруднику необходимо создать командировку на верные даты, выбрать необходимый отель и категорию номера.
2)
Выбор категории номера:
А) Если есть категория номера в установленном для бэнда лимите, первоначально выбрать его. Б) Если в выбранном отеле
изначально все категории с превышением от установленного для бэнда лимита, но сотрудник готов произвести доплату,
выбирает категорию сверх лимита.
Перед запуском на согласование командировки в системе, сотрудник указывает в чате заказа на проживание комментарии
менеджеру КМП о готовности произвести доплату как ФЛ А) повысить категорию до (указать категорию), Б) доплатить
разницу сверх лимита для бронирования выбранного номера в конкретном отеле.
3) Сотрудник/инициатор запускает командировку на согласование.
4) Менеджер КМП связывается с отделом бронирования отеля, уточняет доступность бронирования в зависимости от
выбора А) или Б). Производит расчет доплаты за апгрейд/суммы сверх лимита + комиссии за эквайринг. Направляет
информацию в чате заказа на проживание.
5) Сотрудник в чате заказа подтверждает указанную в расчетах сумму, менеджер КМП направляет ссылку для оплаты.
6) После получения документа, подтверждающего оплату (направляется сотрудником в чате заказа), менеджер КМП
производит корректировку стоимости в заказе (расчет в рамках лимита), производит бронирование на выбранную
категорию номера. Вкладывает ваучер в проездные документы.
* При отсутствии в населенном пункте предложений в системе, требуется альтернативный поиск со стороны менеджера Magnittravel
См. подробнее Раздел 4. Правила при оформлении проживания
Положение о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Положение о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
6
6

7. Моментальное бронирование услуг на проживание

В систему Magnittravel внедрен инструмент, позволяющий оформлять большинство заказов автоматически, в том числе при выборе
корпоративных отелей/гостиниц (данные передаются напрямую из отдела бронирования)
1. В отеле/гостинице на указанный
период проживания есть в наличии
номера, подтверждается
корпоративный тариф
2. В отеле/гостинице на указанный
период проживания есть в наличии
номера, но не подтверждается
корпоративный тариф
3. В отеле/гостинице на указанный
период проживания нет в наличии
номеров по корпоративному
тарифу и по открытой стоимости
В системе будет отсутствовать в поисковике отель/гостиница на указанный период
7
7

8. Оформление проезда

1. Руководствоваться установленными лимитами для каждого бэнда
Выбор услуг производится:
Приложение 1 к Положению о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Приложение 1 к Положению о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
на поезд/самолёт/аэроэкспресс – через формы «Авиабилеты»,
«ЖД Билеты», «Аэроэкспресс» в системе magnittravel.ru;
2. Рационально подходить к выбору билетов
на электропоезда, междугородние автобусы – самостоятельно
сотрудником через кассы поставщиков услуг с последующей
компенсацией со стороны Компании в рамках авансового
отчета
при выборе авиа билетов отдавать предпочтения
оптимальным по стоимости и времени
личные предпочтения при выборе авиаперевозчика могут быть
учтены при соблюдении принципа экономичности выбора услуги
при краткосрочных командировках до 5 (пяти) дней без сложного
маршрута (длительных пересадок) рекомендовано использовать
базовый тариф без багажа
3. Учитывать время на маршрут, особенно при стыковочных рейсах
4. Своевременно производить отмену/обмен билетов в случае форсмажорных обстоятельств*
* См. подробнее Раздел 5. Правила при оформлении проезда
Положение о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Положение о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
Важно!
1. Любые отклонения от установленных Положением правил
направляются на дополнительное согласование со стороны ДАУ
Организация деловых поездок ГК org_poezd@magnit.ru
2. Отправляясь в командировку, убедитесь в наличии выписанных
билетов.
3. Услуги на проезд оформляются, согласовываются в системе и
оплачиваются со стороны Компании в полном объёме без
возможности разделения затрат на основании закрывающих
документов поставщика.
4. Выбор услуг производится согласно бэнда сотрудника и
установленных для него лимитов. Проезд коллег/руководителей
других бэндов на определенных рейсах не является основанием
для выбора аналогичных услуг для бэндов, которым данные
услуги не установлены Положением.
8
8

9. Услуги такси в командировках

1. Руководствоваться установленными правилами для каждого бэнда
Заказ производится в Приложении такси с оплатой:
Приложение 1 к Положению о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Приложение 1 к Положению о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
за счет личных средств: подлежат компенсации через АО
2. Общие требования:
рекомендованы к использованию официальные агрегаторы с
предоставлением эл. чека и отчета о поездке. При отсутствии
агрегаторов в удаленных населенных пунктах допускается
использование местного такси
заказ такси через отель/гостиницу не подлежит компенсации
соблюдать выбор класса авто, предусмотренный для бэнда
соблюдать допустимый маршрут в рамках одного населенного
пункта, предусмотренный для бэнда
См. подробнее Раздел 7. Правила проезда на такси
Положение о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Положение о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
за счет компании при подключении бизнес-аккаунта: не подлежат
компенсации через АО (счета выставляются сразу на Компанию)
Важно!
1. Любые отклонения от установленных Положением правил
направляются на дополнительное согласование со стороны ДАУ
Организация деловых поездок ГК org_poezd@magnit.ru
2. Для компенсации услуг в обязательном порядке предоставляются
подтверждающие расходы документы (кассовые чеки и
детализация о поездках - Отчеты о поездке из приложения такси) –
см слайд 10
3. Компенсация затрат не предусмотрена при несоответствии класса
авто, разрешенного для бэнда Положением
4. Запрос на подключение корпоративного такси для использования
в рамках выполнения должностных обязанностей (объезд ТТ,
встречи с КА и т.п.) в локации командировки должен быть
направлен не менее чем за 3 рабочих дня. Запросы принимаются
через заявку на Help «Корпоративное такси»
(см подробнее 7. Правила проезда на такси/п. .7.7)
Форма запроса
на подкл.такси
9
9

10.

Где найти отчетные документы в
приложении такси
(на примере Яндекс GO) :
1. Зайти в приложение такси
2. Открыть Личный кабинет
3. Открыть «История заказов»
4. Выбрать нужную поездку
5. В конце сообщения будут активные
кнопки «Чек» и «Отправить отчёт на
почту»
Важно:
отсутствие предложений эконом класса
при вызове такси должно быть
подтверждено в Истории заказов:
1. Вызов такси Эконом класса
2. Вызов отменен системой по истечению
20 мин поиска
3. Отмена вызова пассажиром не является
основанием выбора такси другого класса
с последующим требованием
компенсации
4. При апгрейде класса авто поставщиком,
в отчетных документах будет указана
инфор-я первоначального тарифа (к
примеру, Эконом, апгрейд до Комфорта)
10
10

11. Суточные расходы

1. Руководствоваться установленными размерами суточных для каждого бэнда
Как и когда получить аванс:
2. Что такое суточные
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его
проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ)
1. Убедитесь об отсутствии задолженности по ранее совершенным
командировкам
2. Заявку на выплату можно подать после подписания необходимых
документов не позднее 3 рабочих дней до даты начала командировки
прямо в системе magnittravel.ru
3. Расчет суточных в поездках по РФ производится автоматически системой
Приложение 1 к Положению о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Приложение 1 к Положению о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
3. В суточные расходы включаются:
расходы на проезд общественным транспортом, такси в дневное время
суток;
расходы на питание;
расходы на автостоянки;
расходы на дополнительные услуги в гостинице, не входящие в стоимость
проживания;
расходы на дополнительные услуги по хранению багажа и другие
аналогичные расходы;
выбор места в транспорте;
расходы на эксплуатацию личного ТС (парковка, ГСМ, платные дороги).
См. подробнее Раздел 6. Правила при оформлении суточных расходов
Положение о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Положение о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
Порядок действий для получения аванса на командировку.docx
Как получить аванс до командировки (не разъездной характер работы).mp4
Как получить аванс ДО служебной поездки (разъездной характер работы).mp4
magnittravel.ru
4. Расчет суточных в поездках за рубеж производится сотрудником
самостоятельно (см. Раздел 6. Правила при оформлении суточных расходов
п. 6.6)
Важно!
1. Командировка оформляется только на дни непосредственной служебной
необходимости, связанной с выполнением должностных обязанностей. Не
допускается включение в середину командировки личных дней.
Добавление личных дней может быть только до/после командировки и
должно быть явно отражено в маршруте, при этом затраты (в т. ч.
проживание) в личные дни не компенсируются, суточные не
выплачиваются.
2. В случае потребности в подключении корпоративной мобильной связи на
период командирования за границу
https://magnit.corp.tander.ru/web/index.aspx/workfaq/67
11
11

12. Дополнительные расходы

Дополнительные расходы, которые не включаются в суточные, и компенсируются отдельно после командировки при предоставлении
первичных документов:
аэроэкспресс;
электропоезд;
речной транспорт;
курортный сбор за проживание в отелях/гостиницах;
расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями;
страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
расходы на проезд автобусом (+ багаж) между городами;
обязательные сервисные сборы;
только для корпоративного ТС/личного ТС по Договору аренды с Компанией:
- платные дороги;
- платная парковка в аэропорту (через дополнительное согласование ДАУ при наличии достаточного обоснования и экономически
целесообразного пользования – запрос направляется заблаговременно до даты командирования в почте на адрес Организация
деловых поездок ГК org_poezd@magnit.ru ).
См. подробнее Раздел 6. Правила при оформлении суточных расходов
Положение о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Положение о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
12
12

13. Авансовый отчет

После завершения командировки в течение 3-х рабочих дней сотруднику необходимо сдать авансовый отчет в СЭД через
систему Magnittravel
В электронном формате
В бумажном формате
Документы для выезда в командировку подписаны в электронном виде до
даты начала командировки
Документы для выезда в командировку не подписаны в электронном виде
до даты начала командировки
Дальнейшие шаги:
1. Если у вас были дополнительные расходы, внесите и в систему
2. Если вы получили аванс до начала командировки, укажите это в системе
3. Проверьте предварительно заполненный системой авансовый отчет, при
необходимости отредактируйте
4. Если у вас разъездной характер работы (РХР) проверьте заполненный
маршрутный лист через редактор маршрутного листа и скорректируйте, при
необходимости
5. Отправьте авансовый отчет на подпись руководителю
6. После получения подписи выгрузите документы в СЭД
7. Ожидайте результата обработки документов ОЦО в течение 3 раб.дней. При
возврате на доработку ОЦО внесите корректировки – при необходимости
переподписания, отправьте отредактированные файлы на подписание в
системе. Повторно выгрузите документы в СЭД.
8. Авансовый отчет и все документы, оформленные в электронном виде,
распечатывать и сдавать в архив не нужно
Дальнейшие шаги:
1. Если у вас были дополнительные расходы, внесите их в систему
2. Если вы получили аванс до начала командировки, укажите это в системе
3. Проверьте предварительно заполненный системой авансовый отчет, при
необходимости отредактируйте
4. Если у вас разъездной характер работы (РХР) проверьте заполненный
маршрутный лист через редактор маршрутного листа и скорректируйте, при
необходимости
5. Скачайте шаблоны подписываемых документов
6. Подпишите в бумажном формате у руководителя
7. Загрузите подписанные документы в систему
8. Выгрузите документы в СЭД
9. Ожидайте результата обработки документов ОЦО в течение 3 раб.дней. При
возврате на доработку ОЦО внесите корректировки и повторно выгрузите
документы в СЭД.
10. После успешной обработки в ОЦО сдайте авансовый отчет и документы к
нему в бумажном формате в архив
См. подробнее Раздел 9. Сдача отчётности за командировку
Положение о служебных командировках Компании АО Тандер.docx
Положение о служебных командировках Компании ПАО Магнит.docx
Чек-лист по отчётным документам по командировке с конструктором сценариев (открывать в EXCEL).xlsm
Порядок действий для получения аванса на командировку.docx
Порядок действий для предоставления авансового отчёта о командировке.docx
13
13

14. Консультации по процессу командировок

по вопросам оформления услуг в системе magnittravel.ru
эл. адрес
телефон
часы консультаций
org_poezd@magnit.ru
+ 8 800 200 90 28 доб. 40-702; 42-548; 42-646
с 08:00 до 18:00 пн-пт
magnit@kmp.ru
+ 7 (495) 721 17 07/08 доб. 860 – проживание
+ 7 (495) 721 17 07/08 доб. 506 – билеты
с 09:00 до 19:00 пн-пт
по вопросам доступов и работе в системе magnittravel.ru
operations@kmp.ru
+7 (495) 721 17 07/08 доб. 210
с 09:00 до 19:00 пн – пт
org_poezd@magnit.ru
+ 8 800 200 90 28 доб. 40-702; 42-548; 42-646
с 08:00 до 18:00 пн – пт
круглосуточная поддержка magnittravel
24@kmp.ru
+8 800 250 17 07 (бесплатный номер для регионов)
+7 (495) 721 17 08 доб. 520
с 19:00 до 09:00 (ежедневно)
по вопросам оформления отчётных документов
Podotchet_SSC@magnit.ru
с 8:30 до 17:30 пн – пт
14
14