Управление проектами

1. Управление проектами

Лекция 5
Планирование проекта

2. Контур управления

Простая последовательность действий:
Постановка
целей
Планиро
вание
Выполне
ние
Монито
ринг
Корректи
рующие
действия
В действительности этот процесс подразумевает
прохождение по контуру контроля несколько раз.
Такое «хождение» называется итерацией. Уже
первоначальное определение задач может
подвергнуть цель сомнению, и тогда ее придется
пересматривать. Если задачи связаны с людьми и
ресурсами, то может оказаться, что ресурсов
недостаточно, и Вам снова придется вернуться и
пересмотреть задачи и т.д.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
2

3.

Контур управления
Пересмотрите
цели
4
Действуйте в соответствии
с результатами мониторинга
1
Установите цели
Откорректируйте задачи
Ничего
не изменяйте
3
Проводите мониторинг
движения к цели
2
Составьте план,
определите параметры и
выполняйте задачи

4.

Планирование проекта
• Какие действия необходимо совершить?
• Когда их следует совершить?
• Кто должен их совершить?
• Какие ресурсы для этого потребуются?
• От каких других работ придется отказаться
в связи с реализацией проекта?
• Как мы будем узнавать о ходе работ?
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
4

5. Планирование включает:

• Определение задач, которые следует
выполнить
• Определение контрольных
показателей деятельности, которые
необходимо отслеживать
• Распределение людей и других
ресурсов, необходимых для
выполнения задач
• Составление рабочего плана
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
5

6.

Семь элементов плана проекта
1. Разделение работы на отдельные задачи
2. Структура команды и обязанности ключевых фигур
3. Оценка трудоемкости и срока выполнения каждой
задачи
4. График очередности и продолжительности
выполнения задач
5. Ресурсы, необходимые для выполнения каждой
задачи
6. Детали бюджета, связанные с каждым видом затрат
7. Ситуационные планы для парирования выявленных
рисков
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
6

7.

Уровни документации по проекту
Карта ответственности за проект,
определяющая принципы и политику
сотрудничества и распределение
ответственности на ключевых этапах проекта
План ключевых этапов показывающий
промежуточные этапы на пути к достижению
целей проекта
График действий, показывающий
запланированные действия, определяющий
участников, очередность работ
и правила отчетности о достигнутом прогрессе
(Anderson et al., 1990) 7
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"

8.

Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
8

9. Инструменты планирования

• Карта памяти
• Мнемоника SCHEME
• Дерево задач
• Диаграмма Ганта
• Анализ критического пути
• Анализ потенциальных проблем
• Ситуационное планирование
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
9

10. Карта памяти (паукообразная схема)

• Основная идея или проблема рисуется в центре страницы
• От нее рисуются ответвления к каждой составляющей
Вашего понимания проблемы
• Каждая из таких составляющих делится, в свою очередь, на
более детальные части
Преимущества: занимает мало времени, не ограничена
никакими рамками, рисуется в свободной манере,
позволяет визуализировать интуитивные догадки
Недостатки: недостаточно структурирована, отсутствуют
сроки
Область применения: для начальных этапов планирования,
как основа для последующего структурирования и
детализации
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
10

11.

Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
11

12.

Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
12

13. Мнемоника SCHEME

перечень аспектов, входящих в любой план:
• Пространство (Space): расположенные в конкретном месте помещения,
обустроенные и оборудованные для работы.
• Финансы (Cash): затраты и любые денежные средства, которые могут
потребоваться.
• Исполнители (Helpers): количество людей, когда требуются, какие они
должны иметь навыки и опыт.
• Оборудование (Equipment): от фургонов и компьютеров до кофеварки,
которые необходимо приобрести, делить с кем-либо или взять на время.
• Материалы (Materials): все необходимые канцелярские принадлежности,
документация (переизбыток материалов может быть расточительным).
• Компетентности (Expertise): советы специалистов – о специфике
проекта, строительстве, страховании или ИТ-системе – все, которые могут Вам
понадобиться.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
13

14. Дерево задач

• Планируемый проект подразделяется на
составные части. Вы начинаете с работы в
целом, а затем выделяете основные элементы,
составляющие этот объем работы.
• Затем каждый из этих элементов
последовательно рассматривается и дробится
до необходимой степени детализации.
• Таким образом осуществляется декомпозиция
сложных задач на необходимое число уровней
подзадач.
Преимущества: более рациональна,
структурирована и логична, чем карта памяти
Недостатки: можно упустить некоторые важные
идеи, отсутствуют сроки
Область применения: для решения простых и
ясных задач
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
14

15. Дерево решений

Наглядно представить, продумать возможные сценарии для альтернативных вариантов
действий поможет «дерево решений». Оно помогает ясно увидеть взаимосвязь различных
вариантов, а также точки принятия решений. Очевидно, что перед принятием решения
каждый вариант должен быть оценен, а возможные последствия спрогнозированы.
Дерево решений может выглядеть примерно так:
Все идет
по плану
Альтернат
ива № 1
Первонач
альный
план
Событие
№1
Событие
№2
Альтернат
ива № 2
Альтернат
ива № 3
Вариант
развития
событий №
1
Вариант
развития
событий №
2
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
Вариант
действий №
1
Вариант
действий №
2
Вариант
действий №
3
15

16. Список ключевых событий

• Простой список, содержащий дату и ключевое
событие, которое должно произойти к этой дате
Преимущества: простой, дает общее представление о
задачах
Недостатки: не является первичным инструментом
планирования, чтобы быть полезным, должен
составляться на основе детализированного плана
Область применения: в качестве вспомогательного
средства; при малом числе или единственном
исполнителе
• составляется с помощью таблицы, в которой
указаны наиболее важные события (ключевые),
даты их проведения и менее важные события
(другие события), связанные с ключевыми, без дат.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
16

17.

Использование логической схемы
для определения ключевых этапов (1)
Создание
денежного фонда
(А)
Согласование плана
распространения
(J)
Формирование
консультативной
группы (С)
НАЧАЛО
Переговоры
с другими
агентствами (В)
Организация
распространения
справочника (K)
Разработка плана
сбора данных
(D)
Выбор
издательства
(G)
Сбор данных
(Е)
Распространение
справочника
(L)
Написание текста
справочника (F)
КОНЕЦ
Печать
справочника (I)
Заключение контракта
с издательством
(H)
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
17
BZR700-3-2

18.

Использование логической схемы
для определения ключевых этапов (2)
• Ось времени должна быть направлена слева направо,
но масштаб времени соблюдать не обязательно
• Каждый ключевой этап должен быть указан отдельно
• Продолжительность ключевых этапов не отражается
• Для обозначения различных видов деятельности могут
быть использованы разноцветные карточки
• Положение каждой карточки на схеме должно быть
обсуждено с заинтересованными сторонами
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
18

19.

Использование логической схемы
для определения ключевых этапов (3)
• Связи между этапами должны обозначаться стрелками
• После того как схема построена, мысленно пройдите
все этапы в обратном порядке, чтобы убедиться в ее
правильности
• Схема должна строиться до распределения задач
между участниками проекта
• Фиксируйте все принимаемые решения и сохраняйте
схему для будущих ссылок
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
19

20. Диаграмма Ганта

• Диаграмма Ганта – это координатная сетка, на
которой справа перечислены все задачи, а сверху
– временная шкала
• Сетка заполнена полосками, обозначающими
продолжительность каждой задачи
Преимущества: дает полную картину работы,
наглядна, позволяет видеть распределение задач
по исполнителям (если их выделить различными
цветами) и фактическое продвижение к
поставленной цели (если ниже плана показывать
и факт)
Недостатки: не видно, как задачи зависят друг от
друга
Область применения: широкая, в т.ч. для
планирования проектов
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
20

21. Пример диаграммы Ганта

Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
21

22. Диаграмма Ганта

показывает последовательность (и/или
одновременность некоторых) действий и
их продолжительность.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
22

23. Анализ критического пути (сетевой анализ)

• Начало выполнения некоторых задач зависит от окончания
других.
• Цепочка таких задач составляет путь, проходящий через
весь план
• Критический путь - оказывающий значительное
воздействие на временной график выполняемых
работ.
• Такой путь состоит из участков, определяющих кратчайший
временной график, независимо от других задач
Преимущества: дает информацию о взаимосвязи
задач
Недостатки: требует специальных навыков,
предполагает использование компьютерных
программ
Область применения: для больших
специализированных
проектов
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
23
"Управление проектами"

24. Анализ критического пути (сетевой график)

• Критическими называются те действия,
задержка в выполнении которых может
нарушить срок выполнения всего проекта.
• Важным параметром здесь является запас
по времени. Поэтому, действия, имеющие
нулевой запас по времени, являются
критическими.
• Критический путь - это самый длинный путь,
состоящий из последовательных шагов
сквозь сеть от начала до конца,
• он устанавливает нижний предел времени,
за которое проект может быть осуществлен.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
24

25.

Определение критического пути
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
25

26. Пример критического пути

H, 4
2
5
A, 4
I, 3
G, 3
1
J, 3
4
E, 4
B, 2
7
D, 2
F, 5
3
6
C, 4
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
критический
путь
26

27. Анализ потенциальных проблем

Предполагает ответы на вопросы
• Что может произойти не так в том, что я
планирую сделать?
• Насколько вероятно то, что это
произойдет?
• Если это произойдет, то как это отразится
на выполнении плана?
Ваши действия:
• Спланировать, что делать, если худшее
все же случится
Преимущества: помогает избежать либо
минимизировать последствия возможных
проблем
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
27

28. Анализ потенциальных проблем

1. Определите все ключевые выходы, действия и
события в рамках плана.
2. Для каждого из ключевых выходов, действий и
событий определите все
возможные проблемы.
3. Перечислите возможные причины возникновения
каждой потенциальной
проблемы.
4. Оцените риски возникновения каждой такой
проблемы.
5. Оцените последствия каждой проблемы.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
28

29. Оцените последствия

Основное внимание следует уделить тем проблемам, которые
наиболее вероятны и способны оказать существенное влияние.
Там, где возможно, определите способы предотвращения
потенциальных проблем или же минимизации их влияния.
Поскольку превентивные или минимизирующие действия могут
исключать риски не полностью, следует оценить величину
остаточного риска. Разрабатывайте ситуационные планы,
если это необходимо. Такие планы нужны в том случае, если:
• Вы обнаружили проблему, которая будет иметь серьезные
последствия,
причем Вы не сможете с ней справиться;
• велик остаточный риск, даже если Вы можете определить
превентивные и минимизирующие действия.
6. Записывайте свой анализ по мере его осуществления.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
29

30. Ситуационное планирование

Ключевой вопрос:
• Что, если?...
Ваши действия:
• Разработка сценария действий на случай,
когда «что, если…» все же произойдет
Преимущества: помогает спланировать
реагирование на различные
обстоятельства, которые на данный
момент не известны
Как мы видим, эти техники очень близки и
предполагают реагирование на изменение
обстоятельств.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
30

31. Практические способы справиться с непредвиденными обстоятельствами:

Разбить и детализировать ключевые задачи, по
возможности разнести их во времени
Определить, где могут быть получены
дополнительные ресурсы в случае непредвиденных
обстоятельств
Определить заранее те даты, пропуск которых может
серьезно повлиять на ваши планы: например, прием
на рассмотрение заявления в органы госрегистрации
осуществляется только два дня в месяц
Информировать участников проекта, чтобы любая
проблема могла быть выявлена как можно раньше
Определить ключевые точки плана: там, где
возможны альтернативные действия, продумать
возможные сценарии для каждой из них
Уделить внимание взаимодействию и координации
Оставлять некоторый резерв времени при
планировании задач
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
31

32. Внимание к людям

Люди могут иметь самые разнообразные причины, чтобы
сопротивляться осуществлению Вашего плана. Поэтому очень
важно понимать воздействие изменений на конкретных людей.
В самом начале планирования стоит задать себе следующие
вопросы:
– Кому понравится эта инициатива?
– Кто может противодействовать моему плану?
– Чья помощь и поддержка мне понадобятся?
Чтобы не упустить никого из ключевых фигур и
заинтересованных сторон, можно воспользоваться матрицей
коммуникаций. В ней указываются все люди, с которыми
необходимо проконсультироваться, которых необходимо
проинформировать и чьей помощью стоит заручиться и те
вопросы, которые нуждаются в обсуждении и согласовании.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
32

33.

Структура команды и распределение
обязанностей
Четыре уровня полномочий
• Должен одобрить (утвердить)
• Должен быть проинформирован
• Должен проконсультировать
• Должен подготовить
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
33

34.

Карта распределения полномочий
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
34

35.

Контур управления
Пересмотрите
цели
4
Действуйте в соответствии
с результатами мониторинга
1
Установите цели
Откорректируйте задачи
Ничего
не изменяйте
3
Проводите мониторинг
движения к цели
2
Составьте план,
определите параметры и
выполняйте задачи

36. Методы мониторинга:

Наблюдение и личное участие – важно просто наблюдать, что
происходит и быть доступным для персонала. Этот метод
характеризуется широкими возможностями, однако занимает много
времени. Иногда менеджер может быть так сильно вовлечен в
происходящее, что ему трудно посмотреть на ситуацию со стороны.
Регулярная отчетность – письменные или устные отчеты по
ключевым показателям деятельности. Может дисциплинировать
персонал, однако качество решений по результатам мониторинга будет
сильно зависеть от качества отчетов.
Отчет об исключительных ситуациях – подготовка отчета только в
случаях отклонения от плана. Уведомление об исключительных
ситуациях экономично и эффективно, если доверие к лицу,
предоставляющему такую информацию обоснованно.
Опросы и обсуждения – во время личных встреч, на совещаниях, а
также с использованием различных средств коммуникации. Дают более
полную картину того, что происходит и почему.
Учетные записи и типовая статистика - изучение статистической
или финансовой информации. Типовая статистика подходит для
определения тенденций. Собственная статистика может дать
информацию гораздо быстрее, чем типовая.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
36

37. Этапы мониторинга:

• Установление стандартов – параметров
выполнения работы или контрольных
показателей.
• Разработка инструментов для
измерения параметров выполняемой
работы – любые механизмы обратной
связи.
• Сравнение текущих показателей
выполняемой работы с установленными
стандартами.
• Принятие адекватных корректирующих
действий в случаях отклонений от
плана.
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
37

38. Периодичность контроля

• Предварительный – контроль обеспечения
человеческими, материальными и
финансовыми ресурсами
• Промежуточный – система обратной связи,
коррекция действий, ресурсов, целей
• Заключительный – оценка ценности
совершенных действий, определение степени
достижения поставленных целей и задач
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
38

39.

Мониторинг как элемент контроля
Контроль включает в себя:
• представление отчетов о прогрессе в реализации
проекта в сравнении с планом
• анализ причин обнаруженных отклонений
от плана
• принятие мер для устранения отклонений
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
39

40.

Отчеты о состоянии проекта
Вы должны получить от членов команды
проекта следующую информацию
• Выполнение делегированных задач
• Завершение ключевых этапов
• Любые отставания от графиков выполнения работ
и их причины
• Любые проблемы, требующие незамедлительного
решения
• Любые трудности, ожидаемые в ближайшем
будущем
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
40

41.

Основные вопросы заинтересованных
сторон
Соблюдается ли график реализации проекта?
Реализуется ли проект в рамках выделенного
бюджета?
Достигнуты ли все намеченные вехи?
Какие меры приняты для устранения отставания,
если таковое допущено?
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
41

42.

График сообщений по проекту
Эффективное общение
• Формальные протоколируемые совещания, график
проведения которых может определяться
вышестоящими инстанциями
• Совещания с покровителем проекта (возможно, «один
на один»)
• Рабочие совещания с командой проекта
• Индивидуальные совещания с членами команды
• Специальные совещания для решения возникших
проблем
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
42

43. По результатам мониторинга возможны следующие действия:

• Пересмотреть цели – весьма радикальная мера, но иногда по
мере выполнения плана по воздействием непредвиденных
обстоятельств и внешних факторов становится необходимой
• Пересмотреть план деятельности и стандарты – внести
изменения в задачи, которые следует выполнять, чтобы
избежать отклонений от плана (или компенсировать их). Это
может быть привлечение дополнительных ресурсов или
персонала, изменение процедур или методов работы,
пересмотр стандартов.
• Пересмотреть методы, периодичность и способы измерения
параметров выполняемой работы – внести изменения в
способы контроля: методы контроля, контрольные показатели,
способы их измерения, периодичность контроля.
• Ничего не предпринимать – в случае, если отклонения от
плана незначительны, любые корректирующие действия могут
повлечь за собой худшие последствия или не представляется
возможным пересмотреть стандарты в данный момент
Ушакова Н.В., ТулГУ. Курс
"Управление проектами"
43