Управление проектами. Тема 8. Управление коммуникациями

1. Управление проектами

Тема 8 Управление коммуникациями

2. Роль коммуникаций в проекте

Коммуникации – это процессы, связанные с
обеспечением своевременного и соответствующего
формирования, сбора, распространения, хранения и
окончательного размещения проектной
информации.
В ходе коммуникаций согласуются цели,
координируются действия людей, выявляются и
решаются проблемы, регулируются ожидания
участников проекта.

3. Роль коммуникаций в проекте

Модель коммуникаций

4. Роль коммуникаций в проекте

• Управление коммуникациями проекта
(управление взаимодействием, информационными
связями) — управленческая функция,
направленная на обеспечение своевременного
сбора, генерации, распределения и сохранения
необходимой проектной информации.
• Информация - собранные, обработанные и
распределенные данные.
• Чтобы быть полезной для принятия решений,
информация должна быть предоставлена
своевременно, по назначению и в удобной форме.

5. Информационный обмен в организации

6. Роль коммуникаций в проекте

Коммуникационные требования - общие (суммарные)
потребности участников проекта в информации.
1. Потребность в информации о распределении
ответственности. Основой для такой информации
выступает организационная структура проекта.
2. Потребность в координации.
3. Информация о ходе реализации проекта.
4. Информация о принимаемых решениях. Пример:
устав проекта, содержание работ, график выполнения
работ, бюджет проекта.

7. Роль коммуникаций в проекте

План управления коммуникациями – это
документ, описывающий:
– требования и ожидания от коммуникаций для
проекта;
– как и в каком виде будет происходить обмен
информацией;
– когда и где будут иметь место коммуникации;
– кто несет ответственность за обеспечение каждого
типа коммуникаций.

8. Роль коммуникаций в проекте

План управления коммуникациями содержит:
1. требования к коммуникациям со стороны участников проекта;
2. сведения о передаваемой информации, включая формат,
содержание и уровень детализации;
3. имя сотрудника, ответственного за передачу информации;
4. имя сотрудника или группы – получателей данной информации;
5. методы или технологии, используемые для передачи информации
(например, служебная записка, электронная почта и (или) прессрелизы);
6. частота коммуникации (например, еженедельно);
7. схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок
передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не
могут быть решены персоналом на низшем уровне;
8. метод обновления и уточнения плана управления
коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;
9. глоссарий общепринятой терминологии.

9. Разделы плана управления коммуникациями

Раздел плана
Комментарий
Предмет
коммуникации
Информация, предназначенная для распространения среди
участников проекта
Цель
С какой целью распространяется данная информация
Частота
Как
часто
информацию
предполагается
распространять
данную
Даты
начала
Временные рамки распространения данной информации
(завершения)
Формат
(средство связи)
Представление информации и способ передачи
Ответственное
лицо
Член
команды,
в
обязанности
распространение данной информации
Адресат
Лицо, подразделение, которому предназначена данная
информация, с выделением приоритетов
которого
входит

10. Пример формы плана коммуникаций

№ Задача
Входящая
инфор
мация
От
Кому
ког
о
Инициация проекта
1
2
Планирование проекта
1
2
Исполнение и контроль проекта
1
2
Завершение проекта
1
2
Частота,
срок
получе
ния
Способ
коммуникац
ий
Результат
Условие

11.

12. Идентификация участников проекта

• Идентификация участников проекта - это
определение всех людей или организаций,
воздействующих на проект и документирование
важной информации, касающейся их интересов,
вовлечения или влияния на успех проекта
Входы в процесс
Методы и
инструменты
Выходы из процесса
Устав проекта
Документация по поставщикам
Факторы внешней среды
предприятия
Активы организационного
процесса
Анализ участников
проекта
Экспертная оценка
Реестр участников
проекта
Стратегия управления
участниками проекта

13. Стратегия управления участниками проекта

Стратегия управления участниками
проекта определяет подход для повышения
поддержки и уменьшения негативного влияния
участников на протяжении всего жизненного цикла.
Стратегия включает такие элементы как:
1. Выявление ключевых участников, которые могут
значительно повлиять на проект;
2. Желаемый уровень участия каждого
идентифицированного участника в проекте;
3. Группировка участников проекта и управление ими
(как группами).

14. Пример матрицы анализа участников проекта

Участник проекта
1.
2.
Роль Влияние Стратегия работы

15. Планирование коммуникаций

• Планирование коммуникаций определяет
информационные и коммуникационные нужды
заинтересованных лиц (кто они, уровень их
заинтересованности и степень влияния в
проекте; кому, когда, какая необходима
информация и как она будет передана).

16. Планирование коммуникаций

Входы в процесс
Методы и
инструменты
Выходы из
процесса
Реестр участников
проекта.
Стратегия управления
участниками проекта.
Факторы внешней среды
предприятия.
Активы
организационного
процесса
Анализ требований
к коммуникациям.
Средства
коммуникации.
Модели
коммуникации.
Методы
коммуникации
План управления
коммуникациями.
Обновления
документации
проекта

17. Пример описания правил хранения информации по проекту

№
Документ
Формат документа
Регламентирующие документы
1
2
Проектные документы
1
2
Место хранения

18. Пример требований к документированию проекта

№ Документ
Использование
документа в первой
фазе проекта
Использование
документа во второй
фазе проекта
1 Регламенты,
документы,
шаблоны
Обязательно/По
согласованию с
Заказчиком/По
необходимости/Не
используется
Обязательно/По
согласованию с
Заказчиком/По
необходимости/Не
используется
2 …

19. Каналы коммуникаций участников проекта

• Исполнители и
менеджер проекта
образуют сеть каналов
взаимодействия типа
«каждый с каждым»
(рис. 1 ). Сеть позволят
быстро делиться
информацией и
принимать
оперативные решения.

20. Каналы коммуникаций участников проекта

• Руководитель портфеля
проектов и менеджеры
проектов образуют сеть
каналов взаимодействия
типа «колесо» (рис. 2 ). В
этой сети вся информация
о проекте поступает для
руководителя только через
менеджера проекта.

21. Каналы коммуникаций участников проекта

• Взаимодействие менеджера
проекта с заказчиком
(рис. 3 ) происходят
напрямую, с привлечением
руководителя портфеля
проектов при необходимости
решения конфликтных
ситуаций и принятии
решений, в которых
требуется согласование или
утверждение руководителя
портфеля проектов.

22. Каналы коммуникаций участников проекта

• Взаимодействие по
проектам с
руководством
компании происходит
только через
руководителя портфеля
проектов (рис. 4).

23. Распространение информации

Входы в процесс
Методы
инструменты
План
управления Методы коммуникаций
проектом
Способы
Отчеты об исполнении
распространения
информации
Активы
организационного
процесса
и Выходы
процесса
из
Обновления
активов
организационно
го процесса

24. Распространение информации

Средства распространения информации:
• переговоры;
• расширенные совещания;
• телефонные звонки;
• электронная почта (E-mail);
• информационная система управления проектом;
• другие средства.
Для эффективного распространения информации
может быть составлена матрица документации
проекта

25.

№
Документ/информа
ция
Презид
ент
Генеральн
ый
директор,
Спонсор,
Инициатор
*
*
*
*
*
*
Проектные документы
1
Заявки
2
Описание содержания
проекта
3
Устав проекта
4
План проекта
5
Бюджет проекта
6
Отчет по состоянию
проекта
7
Итоговый отчет по
проекту
8
Запрос на изменение
параметров проекта
9
Регистрационный
журнал изменений
10
Протокол совещания по
проекту
Руководите
ль
портфеля
проектов
Заказ
чик
Менед
жер
проект
а
Исполните
ль,
Менеджер
ресурсов,
Ведущий
специалист
Администрат
ор проекта

26. Управление ожиданиями участников проекта

Входы в процесс
Методы и
инструменты
Выходы из процесса
Реестр участников проекта.
Стратегия управления
участниками проекта.
План управления проектом.
Журнал регистрации
потенциальных проблем.
Журнал регистрации
изменений.
Активы организационного
процесса
Методы
коммуникации.
Навыки
межличностных
отношений.
Навыки общего
менеджмента
Обновление активов
организационного
процесса.
Запросы на изменения.
Обновления плана
управления проектом.
Обновления документации
проекта

27. Управление ожиданиями участников проекта

• Активное управление ожиданиями участников
проекта повышает вероятность того, что не
произойдет сбоя исполнения проекта из-за
нерешенных проблем с участниками, способствует
укреплению слаженности работы сотрудников, а
также снижает вероятность нарушения нормального
хода исполнения проекта.
• Обычно управление ожиданиями участников
проекта входит в обязанности менеджера проекта.

28. Журнал регистрации потенциальных проблем

• Журнал регистрации потенциальных
проблем — это инструмент, который может
быть использован для документации и
мониторинга решений спорных вопросов и
проблем.

29. Форма журнала регистрации проблем

Потенциальн Дата
Ответственн
ый
ая
регистр
проблема
ации
Планов Стат
ус
ая
дата
реше
ния
Дата
Описан
реш
ие
ени
реше
я
ния

30. Управленческие подходы к решению проблем

Участники проектной команды обмениваются подробностями
текущей работы, выявляют проблемы, требующие
коллективного решения, распределяют дальнейшие
обязанности.
К навыкам межличностного общения относят:
• умение установить доверительные отношения;
• умение решать конфликты;
• умение активно слушать;
• умение преодолевать сопротивление изменениям.
К навыкам общего менеджмента относят:
• презентационные;
• ведение переговоров;
• изложение мыслей на бумаге;
• публичные выступления.

31. Отчетность по исполнению проекта

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Отчетность по исполнению проекта включает в себя сбор и
распространение информации о ходе проекта с целью
предоставления участникам проекта достоверной информации о
выполненных работах и потраченных ресурсах.
Виды отчетных документов:
Отчет о состоянии проекта . Описывает, где мы сейчас находимся
относительно базовых планов (по стоимости, содержанию,
расписанию, качеству).
Отчет о прогрессе. Описывает, что было сделано за прошедший
период.
Отчет о тренде. Оценивает, улучшается или ухудшается ситуация.
Прогноз. Предсказывает будущее состояние проекта.
Отчет об освоенном объеме.
Другие отчеты по запросу руководства.

32. Отчетность по исполнению

Входы в процесс
Методы
инструменты
и Выходы из процесса
План управления проектом
Анализ отклонений. Отчеты об исполнении.
Данные
об
исполнении
Методы
Обновления активов
работ.
прогнозирования.
организационного
Измерение эффективности.
Методы
процесса.
Запросы на изменения
Прогнозы по исполнению
коммуникации.
бюджета.
Системы
отчетности
Активы организационного
процесса