13.Управление временем

1.

Лекция: Time Management «управление временем».
Лектор: Иван Владимирович Глебец

2.

Базовые принципы тайм-менеджмента
• Планируйте все дела
• Формулируйте желаемый результат
• Расставляйте приоритеты
• Фокус задач
• Анализируйте и адаптируйтесь
• Отдых тоже планируйте

3.

Планируйте все дела
• Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам.
• Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно
запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что
все задачи отнимают часы активности.
• Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня.
• Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с
другом.
• Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

4.

матрица Эйзенхауэра

5.

В основе метода лежит распределение дел по
четырем категориям
• Важно и срочно — сделать. Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в
кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия
компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.
• Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для
личностного роста. Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной
литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.
• Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по
большей части бытовой характер. Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это
можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.
• Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна.
Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании,
поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов,
книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

6.

Формулируйте желаемый результат
• Вы не постигнете основные принципы современного таймменеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной
или рабочей – не имеет значения).
• Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам –
быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным.
• То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а
проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику,
запускаете рекламу в СМИ.
• Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и
соответствующих им решений.

7.

Расставляйте приоритеты
• Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация
своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в
первую очередь.
• Все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда
как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей
эффективности решений лежит концепция распределения дел по
приоритету.

8.

Фокус задач
• Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно
сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной
задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам
делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С
этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум
моментам:
• делегируйте полномочия (что не требует именно вашего обязательного
участия, всегда можно передать, если вы в этот момент будете заняты
ситуацией, которую кроме вас никто не разрешит);
• научитесь говорить «нет» (система персонального тайм-менеджмента
сводится в том числе к тому, чтобы не брать лишние дела, то есть дела,
воплотить которые качественно вы не сможете, потому что не успеете или
будете делать их в спешке).

9.

Анализируйте и адаптируйтесь
• Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё
равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем,
обратите внимание на индивидуальность подхода.
• Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны.
Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное
решение.
• Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться
временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные
подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит
вам

10.

Отдых тоже планируйте
• Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем,
нужно научиться распоряжаться личным.
• Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день.
• Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби.
• Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить
или перенести. Это базис личной эффективности, потому что
отвлечение от рутины повышает производительность.
• Научите так же управлять временем своих сотрудников,
раскрывая менеджмент в чистом виде.

11.

Как уметь распорядиться своим временем:
топ конкретных действий
• Правило 1-3-5
• Правило Бейли
• Правило десяти минут
• Правило Чирилло
• Правила цикличности 90/30 и 52/17
• Временные блоки
• Метод фокуса Тима Ферриса
• Техника «Слоны и лягушки».

12.

Правило 1-3-5
• Всё просто – вы можете сделать за день девять дел.
• Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по
масштабу и значению).
• Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия,
расставив их в соответствии с этим правилом.
• Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало
для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя.
• Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет
правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

13.

Правило Бейли
• Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять
или полностью заменять предыдущее.
• Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем,
начните с данного подхода.
• Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за
завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них.
• Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата.
• Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач
целесообразно прилагать максимум усилий.

14.

Правило десяти минут
• На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной
теории контроля временных ресурсов за рабочий день.
• Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но
вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените
метод управления и манипулирования своим сознанием.
• Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема.
Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут».
• Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно –
потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто
начните.

15.

Правило Чирилло
• Иногда называется правилом Помодоро. Сам ФранческоЧирилло не
думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно
отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер.
• Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал –
Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач.
• Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых
эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

16.

Правила цикличности 90/30 и 52/17
• Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило
90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича
(основатель Buffer).
• Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие
задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после –
опять полтора часа интенсивной работы.
• Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой
принцип!
• Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены.
Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без
перерыва, сохраняя фокус на цели

17.

Временные блоки
• Управление временем и последовательное планирование как метод,
воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как
распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов
уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра?
• Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но
и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать
все текущие моменты на бумаге.
• Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени,
которые нужны для конкретных действий.
• Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а ктото – за двадцать пять

18.

Метод фокуса Тима Ферриса
• Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от
используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента)
примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
• Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько
четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время,
которое нужно для ее выполнения.
• Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как
управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову
понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования
времени.
• В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и
сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!