Тайм менеджмент

1.

ТАЙМ
МЕНЕДЖМЕНТ

2.

Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент (планирование времени) — это технологии
организации и оптимизации времени.
Систем тайм-менеджмента много: от жёсткого планирования
каждой минуты до мягких, гибких методов, которые не
предполагают деления дня на какие-то отрезки.
Универсального способа организовать все дела разом нет,
так что придётся протестировать несколько методик,
совместить их и найти систему, подходящую под характер
и специфику конкретной деятельности.

3.

Время - деньги?!
◦Время:
◦Необратимо;
◦Нельзя умножить;
◦Нельзя накопить;
◦Нельзя передать или занять;
◦Проходит безвозвратно
Значит время дороже, чем деньги - это сама
жизнь!!!

4.

Тайм менеджмент включает в себя:
◦ Постановку целей
◦ Планирование и распределение времени
◦ Делегирование задач и управление
ресурсами
◦ Анализ затрат времени
◦ Фиксацию времени
◦ Приоритизацию
◦ Составление списков

5.

УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

6.

Принцип Паретто
◦ Принцип Паретто - «принцип наименьших усилий» означает,
что 20% приложенных человеком усилий порождают 80%
результата.
◦ Лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5
характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью.

7.

ХРОНОМЕТРАЖ
Метод изучения затрат времени с помощью фиксации и
замеров продолжительности выполняемых действий.
Учёт рабочего времени с помощью хронометража проводится
с целью установления нормальной продолжительности
операций, разработки норм времени, изучения приёмов и
методов работы передовых рабочих (лучшего опыта).

8.

ЭТАПЫ ХРОНОМЕТРАЖА
1.
2.
3.
4.
определить, на что тратится ваше время;
выявить »похитителей времени»;
изыскать резервы времени;
выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».
Рекомендуется записывать все свои действия с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы
двух недель. Наиболее простой способ вести хронометраж — фиксировать начало и
окончание любого дела. Например:
9:00 — 9:15 — сел работать, проверил e-mail;
9:15 — 9:35 — выпил кофе;
9:35 — 9:45 — поговорил с Новиковым, обсудили внешние данные нового секретаря;
11:15 — вернулся к отчету.
Можно также фиксировать количество потраченного на каждое действие времени и добавлять
комментарии, показывающие, насколько рационально было потрачено время.

9.

Правило 1-3-5
Всё просто – вы можете сделать за день девять дел:
одно наиболее значимое,
три чуть менее значимых,
пять мелких (по масштабу и значению).
Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные
действия, расставив их в соответствии с этим правилом.
Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или
слишком мало для вас.
Тогда вы скорректируете правило под себя.
Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это
поможет правильно распределять временные ресурсы.

10.

Правило десяти минут
Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно
реализовать, но вы не желаете их выполнять.
Какие бы это ни были дела, примените метод управления и
манипулирования своим сознанием.
Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это
не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять
минут».
Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно,
и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже
сделаете то, что не хотели.

11.

Правила цикличности 90/30 и 52/8
Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете
текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса
отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной
работы.
Правило 52/8 аналогично, но циклы работы/отдыха за
день укорочены.
Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться
полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

12.

Метод Помидорро
техника управления временем,
предложенная Франческо Чирилло.
Методика предполагает увеличение
эффективности работы при меньших временных
затратах за счёт глубокой концентрации и
коротких перерывов.
В классической технике отрезки времени —
«помидоры» длятся полчаса: 25 минут работы и
5 минут отдыха.

13.

Подход «канбан»
Специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный
вариант графического управления временем.
Их подход – это доска с тремя столбцами:
«Сделать»,
«Делаю»,
«Сделано».
Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет
такую доску. В результате, каждый четко осуществляет
планирование личной активности, выполняя важные дела в
первую очередь и всегда в срок.

14.

Мы совершенствуемся для того, чтобы:

15.

ХРОНОФАГИ
Похитители
Времени

16.

Похитители Времени
1. Нечеткие цели
2. Дезорганизация
3. Неспособность сказать «нет»
4. Прерывания
5. Ожидания

17.

Похитители Времени
6. Периоды бездействия
7. Работа без отдыха
8. Слишком много заданий одновременно
10. Неадекватное
планирование
9. Стресс и кризисные ситуации

18.

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
В
А
Ж
Н
Важные
Важные
Не срочные
Срочные
О
С
2
1
4
3
Т
Ь
Не важные
Не важные
Не срочные
Срочные
с р о ч н о с т ь

19.

Матрица Эйзенхауэра
в
а
ж
н
о
с
т
ь
Важные
Важные
Не срочные
Срочные
2
1
4
3
Не важные
Не важные
Не срочные
Срочные
срочность

20.

Методы управления временем
Важное задание - слоны. Вам надо действовать быстро, чтобы подстрелить
их до того, как они выйдут из-под контроля и раздавят Вас.
Чтобы справиться с этим, Вы можете выбрать один из вариантов:
Вариант 1: Дистанционироваться от этих дел.
Вариант 2: Вы можете разделить их на «маленькие кусочки» - «скушать» слона.
Разделить слона «на кусочки»;
Внести в расписание дня, недели регулярные «откусывания»
от слона;
Убедитесь, что Вы каждый день «съедаете кусочек»
в дополнение к Вашим другим рутинным задачам;
Убедитесь, что Вы «доели» слона;
Концентрируйтесь не более чем на 1-2 «делах-слонах» за раз.

21.

Методы управления временем
Змеи - это множество мелких дел, с которыми надо расправиться, но которые не
относятся к приоритетным. Они обвивают Вас, надоедают Вам, отказываясь
убраться, пока Вы не предпримите действия.
У Вас есть несколько альтернативных вариантов «уничтожить змей», и стоит
уделить несколько минут на обдумывание, какой из подходов наиболее
подходящий:
Вам нужно все это сделать, но может есть что-то простое,
рутинное по своей природе, что можно делегировать сразу?
Возможно сначала стоит потратить время, чтобы обучить когото, чтобы сохранить больше времени в будущем?
В идеале всем нужно, чтобы все было сделано. А что будет,
если что-то не сделать?
Вы можете собрать все мелкие дела и сделать их разом.
Например, выделить полчаса и сделать все звонки, которые надо
было сделать, или разобрать счета.

22.

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

23.

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

24.

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

25.

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

26.

Система А.А. Любищева
Биолог Александр Александрович Любищев с 1916 года (тогда ему
было 26 лет) начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого
времени.
На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) он ЕЖЕДНЕВНО
записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу,
сколько времени – на дополнительную, какие были ещё работы,
сколько времени потеряно и почему.
Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой
баланс. Учитывалось только «чистое» время – без потерь на
организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания.
Точность учёта – 10 минут.

27.

Что даёт эта система?
◦ Такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины.
◦ Позволяет значительно повысить коэффициент полезного
использования времени.
◦ Вырабатывает способность с высокой точностью оценивать в часах
любую предстоящую работу, скажем, подготовку статьи.
◦ Позволяет планировать работу на многие годы вперёд.
◦ Позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения
одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на более
эффективные способы.
Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать
периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на
год, на месяц. Из года в год потери времени сокращаются,
планирование становиться точнее, работа – продуктивнее.

28.

Спасибо за Ваше потраченное время!