Тайм-менеджмент. Законы времени. Инструменты управления временем

1. Тайм-менеджмент Законы времени Инструменты управления временем

1

2. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ -

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ это технология упорядочения времени,
направленная на повышение эффективности его
использования
2

3.

Законы времени
Закон №1
Человек склонен в первую
очередь делать то, что
доставляет ему
удовольствие.
Закон №3 (закон Мерфи)
Любое дело требует больше
времени, чем планировалось до
его начала.
Закон №2
Чем интереснее дело,
которым мы заняты, тем
быстрее бежит время.
Закон №4 (закон Паркинсона)
Выполнение задания занимает всё время,
которое на него было выделено.
Закон №5
Порядок выполнения действий влияет на эффективность.
3

4. Основные принципы и инструменты тайм-менеджмента

4

5.

1 . Постановка целей формулируйте результат чётко
- Фиксируйте цели письменно
-
Используйте принцип SMART
Цель должна быть:
конкретной (Specific);
измеримой (Measurable);
достижимой за определенный период (Attainable);
актуальной или истинной – необходимо заранее
понять, действительно ли данная задача поможет в
достижении цели (Relevant);
ограниченной во времени (Time-bound).
5

6. 2. Расстановка приоритетов

Способ АБВГД (ABCD) - один критерий
Матрица Эйзенхауэра - два критерия
Принцип Парето
6

7.

Матрица Эйзенхауэра
7
Эйзенхауэр
был
генералом армии в
1944 году, также был
президентом США с
1953 по 1961 год..

8.

Принцип Парето в тайм-менеджменте
Мудр тот, кто знает не
много, а нужное≫.
Эсхил
За 20% времени достигается 80% успеха.
За 80% оставшегося времени достигается только 20%.
Как установить приоритеты согласно принципу Паретто:
1. Выпишите все дела, относящиеся к достижению определенной цели.
2. Отметьте степень важности по вкладу в достижение цели.
3. Выберите из этих дел те, которые в сумме дадут 80% вклада в достижение цели. Это и
будут Ваши первоочередные дела.
4. Оставшиеся дела распределите по срочности
и важности.
8

9. 3. Планирование и распределение времени

«Съесть лягушку на завтрак» и/или «уничтожить змею»
Контекстное планирование
«Бифштекс из слона»
КАНБАН, диаграмма Ганта
«Помидор» и/или «90 на 30»
Формула «1-3-5»
Техника временных блоков
Принцип 60 на 40
Метод «Альпы»
Делегирование
9

10.

«Съесть лягушку на завтрак» или «уничтожить змею»
Лягушки или Змеи - это множество мелких дел, с которыми надо расправиться, но которые
не относятся к приоритетным. Они обвивают Вас, надоедают Вам, отказываясь убраться,
пока Вы не предпримите действия.
Нужно сделать это сейчас, иначе это
будет висеть над Вами и дальше!!!
Может есть что-то простое, рутинное по своей
природе, что можно делегировать сразу?
Возможно сначала стоит потратить время, чтобы
обучить кого-то, чтобы сохранить больше времени в
будущем?
Можно собрать все мелкие дела и сделать их разом.
Например, выделить полчаса и сделать все звонки,
которые надо было сделать, или разобрать счета и т.д.
10

11.

Вопрос 3. Определение понятия контекст.
Контекст
– это условие или совокупность условий, наиболее подходящих для совершения определенного
дела,
решения конкретной задачи.
Обстоятельства, благоприятные для совершения того или иного дела, решения задачи,
Контекстное
планирование в тайм-менеджменте – это способность решить задачу без затрат
называются
контекстами.
лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное.
Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в
этих обстоятельствах.
Основные типы контекстов.
1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если я буду в банке», «когда я
буду в институте», «не забыть купить в магазине», «когда окажусь в офисе», «дома» и т.д.
2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей. Примеры: «если я
увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».
3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая независящие от меня
обстоятельства Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если будет хорошая
погода», «если у начальника будет хорошее настроение».
4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от моего состояния. Примеры:
«если будет прилив творческого вдохновения», «когда я чувствую себя больным / здоровым», «если
будет настроение», «когда я почувствую в себе силы» и т.д.
11

12.

«Бифштекс из слона»
Важное задание - слоны. Вам надо действовать быстро, чтобы подстрелить их до того, как
они выйдут из-под контроля и раздавят Вас. Чтобы справиться с этим, Вы можете выбрать
один из вариантов:
Вариант 1: Дистанционироваться от этих дел.
Вариант 2: Вы можете разделить их на «маленькие кусочки» «скушать» слона.
Разделить слона «на кусочки»;
Внести в расписание дня, недели регулярные «откусывания» от слона;
Убедитесь, что Вы каждый день «съедаете кусочек» в дополнение к
Вашим другим рутинным задачам;
Убедитесь, что Вы «доели» слона;
Концентрируйтесь не более чем на 1-2 «делах-слонах» за раз.
12

13.

«Метод помидора», или «Система 25 минут»
Суть метода:
Ставится таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняется
работа, ни на что не отвлекаясь.
После делается перерыв пять минут и повторяется цикл заново —
продолжается выполнение работы.
Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут.
Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие
части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за
такие задачи, и можно выполнить их лучше.
Франческо Чирилло (автор метода) использовал
этот метод для подготовки к экзаменам. Время он
засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде
помидора, — и это дало название
методу.
13

14.

Метод «90 на 30»
В чём заключается: по этому методу на работу отводится
полтора часа (90 минут), а после — полчаса на отдых. После этого
цикл повторяется. Каждый полный цикл занимает два часа.
Важно: первые циклы отводите на самые важные и сложные дела, а следующие – на
менее важные.
Вариант метода: частный случай метода «90 на 30» — метод «52 на 17». Отличие в
цифрах: здесь рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдых — 17 минут. Используйте этот
вариант, если чувствуете, что у вас нет сил работать полтора часа без перерыва.
14

15.

Принцип «девяти дел», или Принцип «1–3–5»
Суть принципа — за день нужно завершить одно большое дело, три
средних и пять небольших.
К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже
лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое
количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом
не выбиться из сил.
Особенности: во-первых, метод помогает выстроить чёткую иерархию задач.
Во-вторых, в конце дня вы можете легко подвести итог. Кроме того, вы всегда
помните о первоочередном деле.
15

16.

Техника временных блоков
Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что
запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: вопервых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. Метод
временных блоков учитывает и то, и другое.
В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не
заниматься ничем кроме него.
На практике это может выглядеть так:
10:00–12:00. Написать отчёт
12:30–13:30. Проверить почту, ответить заказчикам
14:00–14:30. Сходить в магазин
15:00–17:30. Сделать проект
18:00–19:00. Убраться дома
Принцип планирования 60 на 40
16

17. Метод «Альпы»

Метод включает пять стадий:
составление заданий;
оценку длительности акций;
резервирование времени (в соотношении 60:40);
принятие решений по приоритетам и перепоручению;
контроль (учет несделанного).
17

18. Диаграмма Ганта

В 1910 г. Генри Ганта наняли для управления строительством кораблей
для использования в Первой мировой войне.
Специальный график позволил ему координировать работу нескольких
инженеров, контролируя выполнение задач в заданные сроки.
Диаграмма (график) Ганта позволяет обеспечить графическое
отображение производственного плана, графика работ по какому-либо
проекту.
Состоит из полос, ориентированных вдоль
оси времени (горизонтальная ось).
Каждая полоса на диаграмме:
- представляет отдельную задачу в составе
проекта (вид работы),
- её концы — моменты начала и завершения
работы,
- её протяженность — длительность работы.
Вертикальной осью
перечень задач. 18
диаграммы
18
служит

19.

Канбан
Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово
«канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».
Суть:
Чертится таблица из трёх столбцов.
Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано».
Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов.
В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в
следующий, исходя из их состояния.
Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть
отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как
выполняются задачи.
Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с
помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела,
которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.
19

20.

20

21.

4. Выявлене и избавление от похитителей времени
(хронофагов)
Чувство времени – очень полезный навык.
Оно помогает:
- Экономить время при определении временных затрат, так как оно работает на
подсознательном уровне, причем, учитывает не только предполагаемое время
работы, но и сопутствующие погрешности
- Оперативно перестраиваться во время работы, когда вы чувствуете, что «не
успеваете»
- Точно определять количество работы, которое вы можете реально выполнить
за определенный срок.
Упражнение на развитие чувства времени: «калибровка»
21

22.

4. Выявлене и избавление от похитителей времени
(хронофагов)
«Фотография дня» (хронометраж дня ) - основной инструмент выявления похитителей времени
Время начала Время окончания Интервал
деятельности
деятельности
времени
Вид деятельности
22

23. Похитители Времени

1. Нечеткие цели
3. Неспособность сказать «нет»
5. Периоды бездействия
2. Дезорганизация
4. Прерывания
6. Работа без отдыха
8. Неадекватное планирование
7. Слишком много заданий одновременно
9. Стресс и кризисные ситуации
23

24.

Главное:
1
Не забывайте правильно отдыхать
2
Планируйте и расставляйте приоритеты
3
Пользуйтесь инструментами планирования
4
Контролируйте себя и свое время
5
Грамотно расходуйте свое время
6
Говорите «нет» ненужным делам
7
Неустанно стремитесь к своей цели!
24

25. Привычка формируется 21 день

25

26. Спасибо за Ваше время!

26