Контроль в процессе управления. Понятие и виды контроля

1.

Тема: Контроль в процессе
управления

2.

План
1. Понятие и виды контроля
2. Процесс контроля
3. Рекомендации по проведению
эффективного контроля

3.

Контроль
• это процесс обеспечения достижения
организацией своих целей, на основе
формирования системы критериев,
выявления соответствий фактических
показателей критериям и принятия
соответствующих управленческих решений.

4.

Необходимость контроля вызвана
факторами:
• Неопределенность;
• Предупреждение возникновения
кризисных ситуаций;
• Поддержание успеха.

5.

• Контроль не может оставаться
прерогативой исключительно менеджера,
назначенного «контролером», и его
помощников. Каждый руководитель,
независимо от своего ранга, должен
осуществлять контроль как неотъемлемую
часть своих должностных обязанностей,
даже если никто ему специально этого не
поручал.
• Ни планирование, ни создание
организационных структур, ни мотивацию
нельзя рассматривать полностью в отрыве
от контроля.

6.

Технология контроля состоит из пяти групп:
1-я группа представляет собой процесс выбора
концепции контроля и включает систему, процесс или
частные проверки; определение предмета и цели
контроля; определение контролирующего органа.
2-я группа представляет собой процесс
определения норм контроля и содержит этические,
правовые, производственные и другие нормы.
3-я группа представляет собой процесс
определения объема и области контроля, который
может быть полным, сплошным, эпизодическим,
выборочным, финансовым и т.п. Контролю может
подлежать качество продукции, производительность
труда и т.д. Контроль качества продукции называют
инспекцией качества и относят к контролю в узком
смысле.

7.

4-я группа объединяет в себе методы или
виды контроля, например, предварительный
(диагностический, терапевтический),
текущий, заключительный и др.
5-я группа представляет процесс
определения цели контроля, в который
входят: целесообразность, правильность,
регулярность и эффективность контроля.

8.

Виды контроля по отношению к стадиям
организационных процессов
• предварительный;
• текущий;
• заключительный.

9.

Предварительный контроль
• Осуществляется до фактического начала работ.
• Основными средствами осуществления
предварительного контроля является
реализация определенных правил, процедур и
линий поведения.
• В организациях предварительный контроль
используется в трех ключевых областях — по
отношению к человеческим, материальным
и финансовым ресурсам.

10.

Текущий контроль
• осуществляется непосредственно в ходе
проведения работ.
• базируется на измерении фактических
результатов, полученных после
проведения работы (промежуточных
итогов), направленной на достижение
желаемых целей;
• свойственен системам управления с
развитой обратной связью

11.

Характеристика систем с обратной
связью:
1. Имеют цели
2. Используют внешние ресурсы
3. Преобразуют внешние ресурсы для
внутреннего использования
4. Следят за значительными отклонениями от
намеченных целей
5. Корректируют эти отклонения для того,
чтобы обеспечить достижение целей

12.

Заключительный контроль
• проводится по завершении работ
• имеет две важные функции:
– дает руководству организации информацию,
необходимую для планирования в случае, если
аналогичные работы предполагается
проводить в будущем;
– способствует мотивации.

13.

2 Процесс контроля
В процедуре контроля выделяют три этапа:
• выработка стандартов и критериев,
• сопоставление с ними реальных
результатов
• принятие необходимых корректирующих
действий.

14.

Установление стандартов
• Стандарты — это конкретные цели,
прогресс в отношении которых поддается
измерению.
• Стандарты характеризуются наличием
временных рамок, в которых должна быть
выполнена работа, и конкретного
критерия, по отношению к которому
можно оценить степень выполнения
работы.

15.

Сопоставление достигнутых результатов с
установленными стандартами
Эта деятельность заключается в определении
• масштаба отклонений,
• измерении результатов,
• передаче информации,
• оценке информации.

16.

• Заключительная стадия этапа
сопоставления заключается в оценке
информации о полученных результатах.
• Менеджер должен решить, та ли
информация получена, и важна ли она.
• Важная информация — это такая
информация, которая адекватно описывает
исследуемое явление и существенно
необходима для принятия правильного
решения.

17.

Действия
Менеджер должен выбрать одну из трех
линий поведения:
• ничего не предпринимать,
• устранить отклонение,
• пересмотреть стандарт

18.

Модель процесса контроля (А. Мескон)

19.

Рекомендации по проведению
эффективного контроля М. Ньюмена
• УСТАНАВЛИВАЙТЕ ОСМЫСЛЕННЫЕ СТАНДАРТЫ,
ВОСПРИНИМАЕМЫЕ СОТРУДНИКАМИ. Люди
должны чувствовать, что стандарты, используемые
для оценки их деятельности, действительно
достаточно полно и объективно отражают их
работу. Кроме того, они должны понимать, чем и
как они помогают своей организации в достижении
ее интегральных целей.
• УСТАНАВЛИВАЙТЕ ДВУСТОРОННЕЕ ОБЩЕНИЕ. Если у
подчиненного возникают какие-либо проблемы с
системой контроля, то у него должна быть
возможность открыто обсудить их, не опасаясь, что
руководство обидится на это.

20.

• ИЗБЕГАЙТЕ ЧРЕЗМЕРНОГО КОНТРОЛЯ. Руководство не
должно перегружать своих подчиненных
многочисленными формами контроля, иначе это будет
поглощать все их внимание, и приведет к полному
беспорядку и краху.
• УСТАНАВЛИВАЙТЕ ЖЕСТКИЕ, НО ДОСТИЖИМЫЕ
СТАНДАРТЫ. Четкий и ясный стандарт часто создает
мотивацию уже тем, что точно говорит работникам,
чего же ждет от них организация. Однако согласно
мотивационной теории ожидания, можно
мотивировать людей на работу для достижения только
тех целей, которые они склонны считать реальными.
• ВОЗНАГРАЖДАЙТЕ ЗА ДОСТИЖЕНИЕ СТАНДАРТА.
Согласно теории ожидания существует четкая
взаимосвязь между результативностью и
вознаграждением.

21.

Правила Г. Шредера
• сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность,
а на рабочий процесс;
• сотрудник должен знать, что именно контролируется;
• контролировать следует открыто;
• осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями;
• при организации контроля следует ограничиваться существенными
моментами;
• осуществляя контроль, необходимо придерживаться товарищеского
тона при общении;
• при доведении рабочих указаний особое внимание следует уделять
изложению признаков контроля.
• надо постоянно иметь в виду целевую установку контроля, не
позволять ему превратиться в самостоятельную функцию;
• контроль должен соответствовать характеру контролируемого
процесса;
• необходимо обосновывать контроль, делать понятной его цель;
• следует делегировать ответственность.