Контроль как функция управления

1. Контроль как функция управления Если путник, взбираясь на гору, слишком занят каждым шагом и забывает сверяться с путеводной

звездой, он рискует ее потерять и сбиться с пути
Антуан де Сент-Экзюпери

2.

Планировани
е
Организация
Координация
Контроль
Мотивация
Процесс коммуникаций
Процесс принятия управленческих решений

3.

Контроль как функция менеджмента
объединяет все виды управленческой
деятельности, связанные с
формированием информации о состоянии
и функционировании организации (учет),
изучением информации о процессах и
результатах деятельности (анализ),
работой по диагностики и оценке
процессов развития и достижения целей

4.

Контроль -
функция менеджмента,
которая состоит в сравнении результатов
работы с планами и в устранении
возникающих отклонений.
Контроль – это количественная и
качественная оценка и учет результатов
деятельности организации.
Контроль – это постоянное сравнение
того, что есть, с тем, что должно быть

5. Причины необходимости контроля

Неопределенность.
Предупреждение возникновения кризисных
ситуаций.
Возрастающая сложность организаций, рост
их размеров и масштабов.
Поддержание успеха.

6. Принципы контроля

объективность
гласность
достоверность полученной информации
непрерывность
независимость и неподкупность
охват всех важнейших сторон
деятельности
приемлемость рекомендаций, результатов
контроля для практики

7. Виды управленческого контроля

1) по временной составляющей:
Предварительный
Текущий
Заключительный

8. Предварительный контроль

Начинает осуществляться до фактического начала
работ.
Это организационный контроль, задача которого в
основном состоит в проверке готовности организации,
ее персонала, производства, системы управления.
Управленческая система проверяется на соответствие
существующей структуры организации, на качество
подготовленных документов, их соответствие
существующим требованиям.
Этот вид контроля позволяет осуществить
планирование и создание организационной структуры.
Основным средством является создание правил и
процедур

9. Текущий контроль

Текущий контроль осуществляется в ходе
проведения работ.
Базируется на измерении фактических результатов
этапа работы
Призван исключить (уменьшить) отклонение
результатов от плана
Текущий контроль обычно существует в формах
стратегического и оперативного.
Стратегический контроль - основным объектом
является использование ресурсов организации с
точки зрения достижения её основных целей.
Оперативный контроль – ориентирован на текущую
производственную и хозяйственную деятельность (
соблюдение последовательности операций, норм
времени , соблюдение общего графика и т.д.).

10. Заключительный контроль

Осуществляется когда работа выполнена, либо сразу
по завершению контролируемой деятельности, либо
по истечению определенного заранее периода
времени, фактически полученные результаты
сравниваются с плановыми. Он связан с оценкой
выполнения организацией своих планов и
составлением новых.
Заключительный контроль предполагает
всесторонний анализ не только конкретных
результатов деятельности за истекший период, но
сильных и слабых сторон.

11.

2) по субъекту контроля
Внешний контроль
Внутренний контроль
Внешний контроль осуществляют органы
государственной власти, аудиторские фирмы,
независимые государственные и общественные
организации и др.
Внутренний контроль – осуществляют организации
самостоятельно со стороны руководства, а также
самоконтроль (сами сотрудники).

12.

3) по объекту контроля
Финансовый
Производственный
Маркетинговый
Контроль качества и др.

13.

4) по отношению к деятельности
Общий (тотальный) – контроль деятельности всей
организации в целом
Функциональный – контроль деятельности
отдельной функции, отдельного подразделения,
отдельного участка.
Выборочный – позволят сделать вывод о качестве
продукта на основе оценивания части партии
изделий или отдельных видов работ

14.

5) по способу осуществления
Открытый – система оценивания открытая,
закреплена в соответствующих
регламентах
Наглядный - удобство периодического
ознакомления с его результатами.
(диаграммы, гистограммы, учетноплановые графики)
Скрытый – осуществляется без оповещения
контролируемых лиц.

15. Принципы эффективной системы контроля

Наличие конкретных планов. Планы должны быть
содержательны, четко структурированы и фиксированы,
чтобы служить основой для контроля. Если планы
обновляются слишком часто и без применения процедур
контроля за изменениями, то общий контроль над
проектом может быть потерян.
Наличие информативной системы отчетности. Отчеты
должны отображать состояние проекта относительно
исходных планов на основании единых подходов и
критериев. Для этого нужно четко определить и упростить
процедуры подготовки и получения отчетов, а также
установить для всех видов отчетов четкие временны´е
интервалы. Результаты, представленные в отчетах,
должны обсуждаться на совещаниях
.

16. Принципы эффективной системы контроля

.
Наличие эффективной системы анализа фактических
показателей и тенденций. В результате анализа
собранных данных руководство проекта должно
определить, соответствует ли текущая ситуация
запланированной, а если нет, то рассчитать размер и
серьезность последствий отклонений от плана. Основные
показатели для анализа — время и стоимость.
Отклонения во временных и стоимостных показателях
могут оказывать влияние на содержание предстоящих
работ и качество результатов

17. Принципы эффективной системы контроля

Наличие эффективной системы реагирования.
Завершающим шагом процесса контроля являются
действия, предпринимаемые руководством и
направленные на преодоление отклонений в ходе работ
проекта. Эти действия могут быть направлены на
исправление выявленных недостатков и преодоление
негативных тенденций в рамках проекта, однако в ряде
случаев может потребоваться пересмотр плана.

18. Способы получения информации (формальные и неформальные)

Наблюдение и личное участие
Регулярная отчетность
Отчеты об исключительных ситуациях
Опросы и обсуждения
Типовая статистика

19. Этапы процедуры контроля

При разработке системы контроля
необходимо ответить на 5 вопросов:
Что контролировать?
С какой периодичностью?
Кому?
Каким образом?
Как осуществлять упреждающий
контроль?

20.

Этапы процедуры контроля
1. Установление стандартов (конкретные
цели, имеющие временные рамки, и
критерий оценки достижения цели).
2. Сопоставление достигнутых результатов с
установленными стандартами (измерение
результатов, передача и распространение
информации, оценка информации о
результатах)

21.

Процессы контроля тесно взаимосвязаны и могут быть
представлены при необходимости как один
интегрированный процесс, состоящий из выбранных
процессов.
1) отслеживания фактического состояния работ
(мониторинг),
2) анализа результатов, измерения прогресса
3) проведение корректирующих действий для достижения
целей проекта

22. Мониторинг работ

Мониторинг — контроль, слежение, учет, анализ и
составление отчетов о фактическом выполнении работ в
сравнении с планом.
Это механизм осуществления постоянного наблюдения за
важнейшими текущими результатами с целью
своевременного обнаружения отклонений от календарного
плана и бюджета.

23.

метод простого контроля, который также называют
методом «0—100», поскольку он отслеживает лишь
моменты завершения детальных работ (существуют только
две степени завершенности работы: 0% и 100%). Другими
словами, считается, что работа выполнена тогда, когда
достигнут ее конечный результат.
метод детального контроля, который предусматривает
оценку промежуточных состояний выполнения работы
(например, завершенность детальной работы на 50%
означает, что, по оценкам исполнителей и руководства,
цели работы достигнуты наполовину). Данный метод более
сложен, поскольку требует от менеджера оценки
незавершенных работ в процентах. Для этого организации,
реализующие проекты, разрабатывают свои
внутрикорпоративные шкалы для оценки степени
выполнения работ

24.

метод «50—50», в котором имеется возможность учета
некоторого промежуточного результата для
незавершенных работ. Степень их завершенности
определяется в момент, когда на работу израсходовано 50%
бюджета.
метод по вехам, который применяется для длительных
работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых
подразумевает определенную степень завершенности
работы.
Используя один из этих методов, менеджер может
разработать интегрированную систему контроля,
которая позволяет сосредоточить внимание на степени
завершенности работ, а не только на временны´х и
объемных параметрах проекта, что соответствует
критериям обоснования финансирования

25.

Принятие необходимых корректирующих
действий
Можно выбрать одну из трех линий
поведения:
- ничего не предпринимать
- устранить отклонения
- пересмотр стандартов

26. Рекомендации по организации эффективного контроля

Сотрудники должны знать и разделять цели и ценности
компании. Система контроля должна быть понятна всем.
Менеджмент должен устанавливать адекватные,
понятные работникам стандарты и нормы
Руководство должно отказываться от чрезмерно сложного
и частого контроля.
В организации должен соблюдаться принцип
справедливого вознаграждения лучших сотрудников по
результатам контроля

27. Характеристики эффективного контроля

Стратегический характер;
Ориентация на результаты;
Соответствовать целям;
Своевременность контроля;
Гибкость контроля;
Простота контроля;
Экономичность контроля;
Лучший контроль – самоконтроль.
Объективность
Баланс контрольных процедур