Контроль и управление по отклонениям

1.

Лекция 7
Контроль и управление по
отклонениям

2.

Контроль как функция менеджмента
включает в себя деятельность по формированию стандартов
управления, проверке и оценке их исполнения, осуществлению
корректирующих шагов
Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является
непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:
• выработки стандартов деятельности организации, подлежащих
контролю
• измерения и анализа ее результатов, полученных в результате
контроля
• корректировки хозяйственных, технологических, организационных и
других процессов деятельности организации в соответствии со
сделанными выводами контроля

3.

Организация контроля
Первый этап
Выработка стандартов, которые демонстрирует органическую
связь функций планирования и контроля:
• внешние стандарты и нормы
• внутренние (корпоративными) стандарты
• стандарты на функциональность бизнес-процессов предприятия
Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых
поддается измерению
Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, должны
характеризоваться наличием временных рамок и конкретных
критериев. Те критерии, результативность которых оценить трудно,
должны быть выражены косвенными показателями

4.

Организация контроля
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально
достигнутых результатов с установленными стандартами
На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые
результаты соответствуют его ожиданиям, а также насколько
допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения
от стандартов
На этой стадии дается оценка как реальности выработанных
стандартов, так и масштабов отклонений, которые служат основой
для принятия соответствующих управленческих решений
Это наиболее заметный этап всей системы контроля

5.

Организация контроля
На третьем, заключительном этапе контроля менеджер
должен провести корректировку в хозяйственной,
технологической, организационной, финансовой и
других видах деятельности организации и в зависимости
от полученной информации пересмотреть стандарт либо
в сторону повышения или занижения, либо —
стабилизации контролируемого показателя

6.

Контроль решает несколько задач:
• Во-первых, он позволяет выявить во внешней и внутренней
среде организации факторы, которые могут оказать
существенное влияние на ее функционирование и развитие и
своевременно отреагировать
• Во-вторых, контроль позволяет своевременно обнаружить
нарушения, ошибки и промахи и оперативно принять
необходимые меры по их устранению
• В-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы
организации и ее персонала за определенный период,
эффективности и надежности системы управления

7.

Принципы контроля
• Привлечение максимального числа сотрудников
• Направленность на предотвращение ошибок
• Гибкость
• Своевременность
• Экономичность
• Индивидуальность
• Ориентированность на человека

8.

Виды контроля
Предварительный контроль относится к организационному
контролю, в задачу которого входит проверка готовности организации, ее
персонала, производственного аппарата, системы управления к работе
Управленческая система проверяется на соответствие существующей
структуре организации, на качество принятых решений, подготовленных
документов, степень ознакомления с ними исполнителей и усвоения ими
стоящих задач. Контроль за персоналом призван определить готовность
его к решению предусмотренных задач, понимание людьми целей своей
деятельности, знание прав и обязанностей, норм выработки, условий
поощрения

9.

Виды контроля
Текущий контроль воплощается в формах стратегической
и оперативной
Стратегический выявляет эффективность использования ресурсов
организации с точки зрения достижения ее конечных целей как по
количественным, так и по качественным показателям. Он сводится к
сбору, обработке и оценке информации о производительности труда,
внедрении и использовании достижений НТР, новых методах работы и
др.
Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и
хозяйственную деятельность, в частности соблюдение технологического
процесса и графика работы, загрузку оборудования, наличие запасов,
незавершенного производства и готовой продукции, уровень затрат,
расходование денежных средств и т.д.

10.

Виды контроля
Итоговый контроль связан с оценкой
выполнения организацией планов и
составления новых, он предполагает
всесторонний анализ не только конкретных
результатов деятельности за истекший
период, но и сильных и слабых ее сторон

11.

Внешний и внутренний контроль
• В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за
своей работой и ее результатами и по мере необходимости
вносят корректировки в свою деятельность (самоконтроль)
• Внешний контроль осуществляется руководством или
специальными сотрудниками. Смысл внешнего контроля
основывается на том непреложном факте, что сотрудники,
лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними
осуществляется контроль

12.

Успех внешнего контроля зависит от ряда
обстоятельств
Во-первых, необходимо предусмотреть защиту от обмана,
для чего необходимо наличие четких нормативов работы
Во-вторых, цели, которые ставятся перед людьми в системе
внешнего контроля, должны быть достаточно трудными
В-третьих, по итогам внешнего контроля должно следовать
поощрение, а если необходимо, то и наказание

13.

Соотношение внешнего и внутреннего
контроля зависит от:
• стиля управления организации (при авторитарном преобладает
внешний, при демократическом — самоконтроль)
• возможности получения надежной оценки результатов деятельности
работников (при наличии такой возможности — внешний контроль,
при отсутствии — внутренний)
• характера подчиненных (для недобросовестных — внешний, для
добросовестных — внутренний)
• микроклимата в коллективе (при благоприятном — внутренний, при
неблагоприятном — внешний)
• принятой системы вознаграждения за результаты деятельности (при
индивидуальных — внешний контроль, при коллективных —
внутренний)

14.

Управление по отклонениям
Суть его состоит в том, что все цели, стоящие перед организацией и ее
подразделениями, отраженные в планах или существующие самостоятельно,
формализуются в систему нормативов, отклонения от которых, выявленные в
результате контроля, служат основой для принятия решений. Принимаемые
меры определяются после классификации отклонений по качественным и
количественным параметрам, срокам, причинам возникновения, степени
опасности с определением критических значений
• Положительные проявления: обучение подчиненных, расширение их
кругозора, овладение новыми направлениями деятельности, подготовка к
занятию более высоких должностей в будущем.
• Отрицательные проявления: культивируется формализованный подход к
делу, оценке ситуации и принятию решений, требуется создание
специальной системы учета отклонений и оповещения о них руководителей,
что ведет к дальнейшей бюрократизации управленческого процесса

15.

Управленческие полномочия и их
реализация
Полномочия — это совокупность официально представленных прав и
обязанностей самостоятельно принимать решения и отдавать
распоряжения в интересах предприятия. Полномочия являются
ограниченным правом должностного лица на использование ресурсов и
командование людьми. Средством, при помощи которого руководство
устанавливает отношения между уровнями полномочий, является
делегирование
Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое
принимает на себя ответственность за их выполнение. Однако
ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может
размывать ответственность, передавая ее подчиненному

16.

Делегируются следующие виды
полномочий:
• решать специальные проблемы, в которых исполнители
разбираются заведомо лучше, чем руководители
• осуществлять подготовительную работу, обобщать
материалы, формулировать первичные выводы,
предложения, составлять проекты
• присутствовать на собраниях, совещаниях информационного
характера, выступать с сообщениями, делиться опытом

17.

Линейные и штабные полномочия
• Линейные полномочия передаются непосредственно от начальника к
подчиненному и далее к другим подчиненным. Именно линейные
полномочия представляют руководителю узаконенную власть и право
принимать определенные решения без согласования с другими
руководителями. Делегирование линейных полномочий создает
иерархию уровней управления организации
• Штабные полномочия делегируются аппаратно-штабной
деятельности, которая нацелена на обслуживание (разгрузку)
руководителей и помощь в выполнении ими функций. Каждый
элемент управленческой структуры является носителем
управленческих полномочий, которые бывают следующих видов:
распорядительные, рекомендательные, координационные,
согласительные, контрольно-отчетные

18.

• Распорядительные полномочия дают его обладателям право
принимать решения, обязательные для исполнения теми,
кого они касаются. Они бывают линейные, предписывающие
распоряжение по иерархической цепочке управленческой
структуры, и функциональные, осуществляемые в условиях
косвенных связей и предписывающие, как действовать, чтобы
достичь цели
• Рекомендательные полномочия носят характер
предложений, советов, рекомендаций. Эти полномочия могут
быть предписаны референтам, консультантам и другим
субъектам организационной структуры управления

19.

• Координационные полномочия. Организационная структура
базируется на разделении работы по отдельным функциям и частям.
Соответствующие подразделения и отделы тем или иным образом
связаны между собой для решения общих целей. Процесс такого
взаимодействия называют координацией, которая в значительной
степени позволяет путем согласованных действий обеспечить
достижение поставленных целей. Следовательно, координация — это
один из элементов реализации управленческих полномочий через
процесс принятия решений

20.

Старые модели
Деньги – главный мотиватор
Новые модели
Использование широкого спектра
мотиваторов
Иждивенческая позиция
Принятие ответственности на себя
Я-подход
Вы-подход
Поиск виновника
Поиск причин неудач и путей их
устранения
Управление по отрицательным Управление путем подкрепления
отклонениям
положительных
отклонений
(профилактическое управление)
Неотвратимость
наказания
за Допущение рисков и ошибок
отрицательные отклонения
Управление по процессу
Управление по результату
Использование институциональных Использование личных источников