Стадия «Первичный аудит»

1.

Стадия «Первичный аудит»

2.

Стадия «Первичный аудит»
Данная задача автоматически ставится на Оксану
Крайнюкову.
Сотрудник выгружает все данные из сделки из
обычного битрикса и заполняет все графы и
комментарии аналогично таблице «Работа по
категория».

3.

После того, как Оксана Крайнюкова заполнит все
данные, закрывает свою задачу и передает на
стадию «Подготовка документов»
Задачи:
-выгрузить все документы из
обычного битрикса24;
-провести аудит документов;
-заполнить все поля по чек листу;
-оставить итоговый комментарий и
закрепить его;
Задача на первичный аудит

4.

Стадия «Подготовка
документов»

5.

Стадия «Подготовка документов»
После того, как стадия поменялась, появляется окно
о внутренней стадии «Подготовки документов».
Переходим туда.
Окно задачи

6.

В данной стадии «Подготовка документов»
находятся 4 процесса.
- Назначение Администратора
- Запрос документов
- Аттестационный лист
- Согласование

7.

Данный процесс выглядит так.

8.

Процесс «Запрос документов»
Сделка
После назначение руководителем исполнения
Администратора, у него появляется задача запроса
документов.
Далее Администратор «проваливается» в сделку и
проводит аудит документов и запрашивает все
необходимое.
Администратор
Задача

9.

Оставляем также каждый комментарий, «где
запросили», «что запросили», вообще каждый
комментарий, чтобы можно было все легко
находить.
Все крепим в сделку.

10.

Задачи:
-провести полный аудит
документов;
-запросить все недостающие
документы;
-прикрепить, все что дослал
клиент;
-оставить комментарий и
закрепить его;
-закрыть задачу и передать на
следующий процесс.
Следующая стадия
Закрытие задачи
После того, как все загружено Администратор
закрывает свою задачу и передает на следующую
стадию!

11.

Процесс «Аттестационный лист»
Сделка
Екатерина Цуканова проваливается в сделку,
выгружает все документы из сделки и составляет атт.
лист и заявление.
Задача падает автоматически на Екатерину
Цуканову.

12.

Когда Аттестационный лист и заявление готовы,
Екатерина Цуканова пишет комментарий «На
согласование» и крепит готовые документы».

13.

Задачи:
-составить атт. лист и заявление;
-прикрепить все в комментарий и
закрепить его;
-закрыть задачу и передать на
следующий процесс.
Следующая стадия
После того, как все загружено Екатерина Цуканова
закрывает свою задачу и передает на следующую
стадию!
Закрытие задачи

14.

Процесс «Согласование»
Следующая задача ставится автоматически на
Администратора, кто запрашивал документы.
Задача

15.

Далее Администратор согласовывает атт. лист и заявление
(на данном этапе без печатей и подписей). Только
согласование.
Скрипт согласования:
Здравствуйте, Иван Иванович! Высылаю Вам на
согласование аттестационный лист и заявление.
На данном этапе просим Вас ознакомиться. Если
замечаний нет, напишите от руки на первом
листе аттестационного листа «Согласовано.
Замечаний нет. Дата.Подпись» и пришлите нам
фото. Это необходимо для подтверждения
корректности заполненных документов с Вашей
стороны..
Спасибо большое!

16.

Если не согласовано- отправляет обратно на стадию
«Атт.лист» и в комментарии внутри сделки прописывает
замечания.
Далее процесс повторяется в процессе: атт. листсогласование- завершение.

17.

Если согласовано – Администратор закрывает задачу и
завершает процесс.
Закрытие задачи
Задачи:
-согласовать атт. лист и заявление;
-прикрепить согласованный атт. лист и
заявление и оставить комментарий и
закрепить;
-закрыть задачу и передать на
следующий процесс.

18.

Когда все документы есть и атт.лист и заявление
сформированы, данная стадия успешна завершена.

19.

Стадия «Отдел отчётов»

20.

На данной стадии ставится задача и пишется отчет..

21.

Руководитель отдела отчётов прописывает ФИО сотрудника
отчетного отдела, кто будет писать отчёт.

22.

Когда отчет написан, прописывается комментарий со всеми
моментами, прописывается «СОГЛАСВОАН/НЕ СОГЛАСОВАН» и
крепится в сам комментарий «Отчет».

23.

После этого закрывается задача написания отчета.
Задачи:
-выбрать автора отчёта;
-написать отчёт;
-оставить комментарий и прикрепить
отчет;
-закрыть задачу и передать на
следующую стадию.

24.

Стадия «Согласование
отчета»

25.

Скрипт согласования:
Здравствуйте, Иван Иванович! Высылаю отчет на
согласование. Если у Вас будут какие-то
замечания, пожалуйста, напишите нам, чтобы
мы могли их исправить. На данном этапе просим
только согласовать Ваш отчет. Пока что
подписывать не надо!
Спасибо большое!
После того, как отчет написан и задача закрыта, он автоматически
ставится на согласования на Администратора.
Если комментарий от отдела отчетов написано «СОГЛ» , то
просто закрываем задачу.
Если комментарий от отдела отчетов написано «не СОГЛ» , то
согласовываем отчет и потом закрываем.
Если в отчете есть правки, отправляем обратно в отдел отчётов
с комментарием в сделке.

26.

Стадия «Подписание
документов»

27.

На данной стадии процесс работы происходит как на стадии
«Подготовки документы».
Тут несколько процессов.

28.

На данной стадии процесс работы происходит как на стадии
«Подготовки документы». Тут процессы.
Процессы:
1. Назначение делопроизводителя.
2. Формирование дела и проверка документов.
3. Подписание пакета документов
4. Финальная проверка.
5. Завершение процесса и запросов оригиналов.

29.

Процесс «Назначение делопроизводителя»
Сначала назначается Делопроизводитель Руководителем
отдела исполнения.
Далее ставится задача на формирование дела.

30.

Процесс «Формирование дела»
Делопроизводитель берет в работу все подписанные документы.
Определяет в какую комиссию можем направить клиента и формирует
под эту комиссию все шаблоны для подписание.
В архиве должно быть: атт. лист, заявление, отчет и пакет документов
об образовании., ТК.

31.

Делопроизводитель крепит архив в новый комментарий с
подписью «На подпись клиенту».

32.

Делопроизводитель далее закрывает задачу формирования
дела и передает на подписание пакета документов.
Задачи:
-подготовить дело в word формате ;
-прикрепить все в комментарий и
прописать все моменты подписания;
-закрыть задачу и передать на
следующую стадию.

33.

Процесс «Подписание пакета документов»
На Администратора ставится задача подписание готово пакета
документов.
Скрипт согласования:
Здравствуйте, Иван Иванович! Высылаем Вам полный
пакет документов, который необходимо Вам подписать
и прислать нам сканы документов:
1. Ходатайство с печатью организации и подписью
главного врача;
2. Заявление с подписью (просим не ставить дату);
3. Аттестационный лист с печатью Отдела кадров и их
подписью (просим не ставить дату);
*Помечания для Администратора: в зависимости от
комиссии атт. листа может быть разный
4. Отчет с печатью организации и подписью главного
врача и вашей подписью;
5. Заверенные копии документов об образовании и
трудовой книжки с подписью «Работает по настоящее
время.
Просим Вам после подписания прислать нам на данном
этапе только каны для проверки правильности
подписания всех документов.

34.

Администратор скачивает пакет документов из сделки и
отправляет клиенту на подпись со всеми комментариями, где
и как надо подписывать и что заверять.
Администратор после того как клиент подпишет документы,
крепит в саму сделку архив подписанных документов с
подписью «Подписано клиентом» и заходит в этот внутренний
процесс и закрывает задачу и передает на следующий
процесс.

35.

Задачи:
-отправить на подпись клиенту;
-прикрепить подписанные сканы в
сделку;
-закрыть задачу и передать на
следующую стадию.
Администратор заходит в этот внутренний процесс и
закрывает задачу и передает на следующий процесс.

36.

Процесс «Финальная проверка»
На Делопроизводителя опять ставится задача проверки уже
подписанных документов.

37.

Делопроизводитель заходит в сделку и проверяет пакет подписанных
документов.

38.

Если документы подписаны неверно, Делопроизводитель формирует
новый пакет документов и оставляет комментарий и переводит
обратно на стадию подписания документов.

39.

Задачи:
-проверить пакет подписанный
документов;
-закрыть задачу и передать на
следующую стадию.
Если все документы подписаны верно, то Делопроизводителем
закрывается задача и переводится на следующий процесс.

40.

Процесс «Завершение и запрос оригиналов»
На Администратора ставится задача запросов оригиналов.
Когда запрошены оригиналы и трек-номер прислал клиент,
только тогда закрывается задача.

41.

Когда запрошены подписанный оригиналы, есть трек номер,
данный процесс стадии «Подписание документов»,
закрывается на «Успех».
Задачи:
-Запросить оригиналы;
-получить трек номер отправки
-закрыть задачу и передать на
следующую стадию.

42.

Стадия «Отправка в
комиссию»

43.

На данной стадии ставится задача на Делопроизводителя (кто
и был до) и документы проверяются.
Если есть комиссия, в которую можно отправить сейчас
клиенту, отправляем в комиссию.
Тут важно чтобы документы пришли все к нам в офис.
После того как комиссия приняла дело и назначило
собеседование, делопроизводитель переводит на стадию
«Тестирование».
Задачи:
-Проверить подписанные документы;
-Получить оригиналы;
-Отправить в комиссию в зависимости от
формата получения документов
комиссии.
-Закрыть задачу, когда отправили в
комиссию и передать на следующую
стадию.

44.

Стадия «Тестирование»

45.

После того как комиссия приняла дело и назначило дату
собеседования,
Делопроизводитель проставляет дату тестирования
(необходимо ставить за неделю до собеседования) и
переводит на стадию «Тестирование», а также ставит дату
собеседования.
Если даты собеседования нет, но документы рассмотрены и
прописано смотреть расписания комиссии с «конкретного
числа», ставим это «конкретное число» -дата тестирования.
Задачи Делопроизводителя:
-Поставить дату собеседования;

46.

Стадия «Собеседование»

47.

Когда пройдено тестирование, Администратор ставит задачу
на звонок клиенту:
- За 5 дней до собеседования;
-за 1 день до собеседования.
Постановка задачи на звонок
Задачи Администратора:
-Контролировать дату тестирования;
-Поставить задачу на звонок клиенту.

48.

Когда пройдено тестирование, Администратор
ставит задачу на звонок клиенту:
- За 5 дней до собеседования;
- 1 день до собеседования.
- 1 день после собеседовании.

49.

После того, как осуществил звонок Администратор клиенту
после собеседования и если оно пройдено успешно,
Администратор переводит на стадию закрытия сделки.
Постановка задачи на звонок
Задачи Администратора:
-Контролировать дату тестирования;
-Поставить задачу на звонок клиенту
перед собеседованием.
- Ставит задачу на звонок клиенту после
собеседования.
-Закрытие сделки.

50.

После успешного прохождения собеседования клиентом,
задача закрывается.