Памятка о порядке согласования и внесения изменений в штатное расписание предприятий

1.

Памятка о порядке согласования и внесения изменений в штатное
расписание предприятий
Мякишева Мария Анатольевна
Советник генерального директора по организационному развитию
16.05.2023

2.

Основные понятия и руководящие документы
Штатное расписание — первичный документ, определяющий структуру, штатный состав и штатную
численность организации в соответствии с её уставом (положением), содержит перечень структурных
подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации,
сведения о количестве штатных единиц.
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями или
должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение, заявка для
использования внутри учреждения.
Служебная записка сохраняется в письменном виде, и ею могут пользоваться как автор, так и
получатель. Она может регистрироваться в структурном подразделении, которое является автором
документа (порядковый номер в пределах календарного года). Ссылка на регистрационный номер
предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит получателю и отправителю
такие детали, как дату, персональную ответственность и сроки выполнения работ.
Служебная записка может иметь информационный характер (выдача инструкций, сопровождение
другого сообщения, объявление, извещение и т.п.), а также инициативный (запрос информации,
извещение) или отчетный (сообщение о выполненной работе). Записка может содержать предложение,
просьбу.
В тексте, как правило, выделяют две части. В первой приводятся мотивы подготовки служебной
записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием для
составления служебной записки.
Во второй части приводятся просьбы, излагаются выводы, предлагаются решения.
Подписывает служебную записку руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.
Под подписью проставляется дата записки и контактный номер телефона данного подразделения
или должностного лица для возможности оперативного решения вопроса.
Памятка о порядке согласования и внесения изменений в штатное расписание предприятий
16.05.2023
2

3.

Схема согласования и внесения изменений в штатное расписание
Служебная
записка/проект
(далее - СЗ)
Руководитель по
направлению
Не согласовано
Отдел по работе
с персоналом
Согласовано
Аннулирование
документов
Не согласовано
Доведение СЗ и
Приказа до
Генерального
директора
Согласовано
Изменение
штатного
расписания
Памятка о порядке согласования и внесения изменений в штатное расписание предприятий
16.05.2023
3

4.

Порядок оформления и согласования:
Наименование
Разъяснение
Подписи /
ответственн
ый
Подготовка проекта
СЗ
В рамках своей компетенции руководитель подразделения выявляет потребность в
изменении штатного расписания вверенного ему подразделения на основании
расчетов/обоснований, составляет проект служебной записки на имя генерального
директора с предложением о вводе/выводе штатных единиц подразделения.
Руководитель
подразделения
Согласование
проекта с
руководителем
Руководитель подразделения согласовывает проект с руководителем по
направлению (заместитель генерального директора, главный инженер и т.д.) и, в
случае одобрения руководителем, начинает процедуру согласования СЗ.
Руководитель
подразделения
Согласование с ОРП
Руководитель подразделения согласовывает с руководителем направления труда и
заработной платы ОРП СЗ с указанными в ней обоснованиями и доводами в виде
визирования: «согласовано / не согласовано». Соответственно дальнейшее
движение документов производится согласно схемы согласования и внесения
изменений в штатное расписание.
Руководитель
направления
труда и
заработной
платы
Подготовка приказа
При согласовании СЗ с руководителем направления труда и заработной платы,
специалистом ОРП (ответственным за ведение штатного расписания)
подготавливается приказ по предприятию об изменении (ввод/вывод) штатного
расписания (далее – Приказ).
Специалист
ОРП
Согласование с
Генеральным
директором
Генеральным директором общества рассматривается каждая служебная записка и
принимается решение в виде визирования на служебной записке
«согласовано / не согласовано» и утверждения Приказа по Обществу.
Генеральный
директор
Внесение изменений
На основании выпущенного Приказа специалист ОРП в рамках своей компетенции
визирует и подшивает в архив принятые документы (СЗ и Приказ), вносит
соответствующие корректировки в штатное расписание предприятия.
Специалист
ОРП
Памятка о порядке согласования и внесения изменений в штатное расписание предприятий
16.05.2023
4