Материалы для обучения сотрудников группы компаний Командор. Производственная система. Часть 1

1.

Материалы для обучения
сотрудников
группы компаний Командор
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
13.03.2023
«Производственная система»
часть I
1

2.

Правила работы на тренинге
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Телефоны и гаджеты необходимо перевести в беззвучный режим
Соблюдаем строгую очередность и говорим по одному
Уважаем мнение коллег, каждый вопрос и идея - ценны
2

3.

Содержание презентации
Правила работы на тренинге
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
I. Основы «Производственной системы»
стр. 4
II. Сопротивление изменениям
стр. 9
III. 8 Видов потерь
стр.14
IV. Заключение
стр.29
3

4.

I. Основы «Производственной системы»
Определение Производственной системы
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Производственная система – это:
Система, которая создает постоянное конкурентное преимущество через:
Правильное поведение сотрудников (культура постоянного совершенствования),
путем вовлечения всего персонала в достижение целей стратегии компании;
Использование постоянно развивающегося набора взаимоувязанных элементов/
практик/ инструментов бережливого производства;
Бережливое производство – это:
Производственная культура - направленная на поиск и устранение всех видов потерь,
за счет вовлечения каждого сотрудника и развития лидеров изменений, с целью создания
максимальной ценности для клиента.
4

5.

I. Основы «Производственной системы»
За что готов платить клиент?
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Все участники цепочки создания ценности находятся в отношениях поставщик – клиент
Фокус на ценности для клиента – основа Производственной системы
Работа не добавляет
ценности, можно
обойтись без нее
Работа не добавляет
ценности, но без нее не обойтись
Работа добавляет
ценность
10%
15%
75%
• Стоимость потерь компания включает в себестоимость продукции или услуги;
• Клиент не готов платить за потери;
• Поиск и устранение всех видов потерь – основная задача каждого сотрудника;
5

6.

I. Основы «Производственной системы»
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Преимущества от внедрения Производственной
системы для Компании и сотрудников
Преимущества для Компании:
• Стабильное снижение затрат и сокращение всех видов потерь;
• Увеличение производительности и качества оказываемых услуг;
• Повышение навыков и постоянное развитие персонала за счет обучения;
Преимущества для сотрудников:
• Улучшение условий труда на рабочем месте;
• Получение новых знаний и востребованных практических навыков;
• Повышение качества результатов работы при одновременном снижении затраченных
усилий на ее исполнение;
6

7.

I. Основы «Производственной системы»
Принципы производственной системы:
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
7.
Воспитывай
лидеров
изменений.
1.
Совершенству
й процесс,
ориентируясь
на результат.
2.
Устраняй все
виды потерь.
6.
Работай в
команде для
достижения
результата
3.
Решай
проблемы на
месте. «Иди и
смотри».
5.
Стандартизир
уй и
визуализируй
деятельность
4.
Распределяй
работу
равномерно.
Баланс
Дисциплина
7

8.

I. Основы «Производственной системы»
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Действия сотрудников при реализации принципов
Производственной системы:
1. Совершенствуй процесс,
ориентируясь на результат
• Изучать бизнес-процесс и ключевые потребности клиента;
• Разрабатывать и внедрять стандарты для оптимизации текущих процессов (СОП);
• Анализировать рабочие процессы, выявлять неэффективные места;
2. Устраняй все виды
потерь
• Предлагать мероприятия по устранению вероятных потерь;
• Определять свои возможности и сроки к мероприятиям по устранению потерь;
• Анализировать процесс с точки зрения ценности для клиентов;
3. Решай проблемы в
месте их возникновения
• Рассматривать способы решения по устранению проблем в месте их возникновения;
• Обсуждать с коллегами, какие именно действия необходимо сделать для устранения проблемы;
• Анализировать причины возникновения проблем, оценивать эффективность принятых решений;
4. Распределяй работу
равномерно
• Проводить анализ загрузки возложенных поручений, распределять задачи в течении рабочего времени;
• Планировать и осуществлять текущую деятельность с учетом приоритетов ;
• Выявлять и своевременно корректировать отклонения, устранять вариативность процессов;
5. Стандартизируй и
визуализируй свою
деятельность
• Участвовать в разработке стандартов, вовлекать коллег в разработку;
• Учитывать в работе - цели, планы, реализацию мероприятий, решение проблем;
• Контролировать внедрение и отслеживать эффект от внедрения СОП;
6. Работай в команде для
достижения результата
• Исходить, в своих действиях, из общекомандных задач и стратегических целей Компании;
• Проявлять клиентоориентированность во взаимодействии со смежными подразделениями;
• Привлекать коллег для обязательного совместного поиска решений проблем;
7. Воспитывай лидеров
изменений
• Показывать пример для других сотрудников, как лидер изменений;
• Участвовать в обучении коллег, давать развивающую обратную связь;
• Реализовывать практические задачи по применению инструментов ПС;
8

9.

II. Сопротивление изменениям
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Парадигма - главное препятствие на пути к внедрению
Производственной системы
Парадигма – это модель, правило или привычка, которые влияют на наше
толкование данной ситуации или проблемы.
Каждый человек реагирует на ситуацию в соответствии со сложившейся
парадигмой.
Это и является основной причиной сопротивляемости изменениям.
Давайте
поставим
колеса!
Нет,
спасибо!
Мы очень
заняты!
«Вы никогда не сумеете решить
возникшую проблему, если сохраните, то
же мышление и тот же подход,
который привел Вас к этой проблеме»
Альберт Эйнштейн
9

10.

II. Сопротивление изменениям
Примеры из мировой практики
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
«У iPhone нет ни единого шанса занять сколько-нибудь значимую долю рынка.
Ни единого шанса!»
Стив Баллмер, генеральный директор Microsoft
• С июля по сентябрь 2007 года, рыночная доля Apple iPhone в США в сегменте смартфонов выросла
с 0 % до 27 %.
• По итогам первого квартала 2014 года, доля выручки Apple в сегменте смартфонов составила 85%
«Этот продукт превосходен….»
Из заявления разработчиков бездымных сигарет «Premier» RJR Nabisco
• Убытки проекта за 1988-1989 годы – 1 млрд. долл. США
«Нет никаких причин, по которым кто-либо хотел бы иметь компьютер у себя дома»
Кен Ольсон, основатель, президент и председатель
правления корпорации - Digital Equipment (1977)
10

11.

II. Сопротивление изменениям
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Изменение парадигм и моделей поведения зависит от
четырех факторов
2.
Наличие
механизмов
реализации
изменений
1.
Понимание задач
и их
целесообразности
3.
Формирование
необходимых
навыков
«Я буду
действовать
по-другому,
если …..…”
4.
Наличие образцов
для подражания
Каждый из приведенных на схеме факторов, позволяет увеличить вероятность успеха в несколько раз
11

12.

II. Сопротивление изменениям
Типовые причины сопротивления (Рик Маурер)
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Недостаток информации
Это касается как планов о переменах в организации, так и информации о том, как
проходит изменение, об удачных и неудачных шагах и решениях и т.д.
Любые сведения о проходящих изменения и планах приводит к уменьшению степени
неопределенности, к большему комфорту работника и уверенности, что, если с ним
делятся информацией, то он нужен организации и не останется «за бортом».
Психологическая и эмоциональная реакция на текущий процесс изменений
Выражается, как правило, в боязни нового, страхе утраты обретенного статуса,
привычных ценных символов, боязни утраты хороших отношений с
коллегами/руководителем и другие варианты.
Негативный опыт предыдущих изменений
Это могут быть неудачи или ошибки, которые человек допустил, участвуя в других
процессах изменений, общая усталость от постоянных изменений, участником которых
приходится быть, организационные планы, идущие вразрез с личными ценностями
участника изменения, культурные различия и другое.
12

13.

II. Сопротивление изменениям
Три уровня сопротивления (Рик Маурер)
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Я не понимаю - Объясняйте!
• Убедитесь, что сотрудники понимают, зачем нужны перемены. Прежде, чем говорить, как надо сделать
– объясните, зачем;
• Рассказывайте о переменах понятным языком;
• Используйте разные способы передачи информации, разные каналы коммуникации и средства;
Мне это не нравится - Устраните так много страхов, как сможете, и формируйте понимание
позитивных последствий
• Подчеркните, что именно делается для них – людям нужно верить, что перемены каким-то образом
послужат и им;
• Вовлекайте людей в процесс. Люди поддерживают то, в строительство чего вложили усилия;
• Будьте честны;
Мне не нравишься ты – Исправляйте испорченные взаимоотношения и восстанавливайте
доверие
• Примите ответственность за то, что могло спровоцировать нынешнюю ситуацию;
• Принимайте обязательства. Покажите, что вам можно верить;
• Найдите время, чтобы сотрудники лучше узнали вас. Особенно это важно, если сотрудники
сопротивляются не вам лично, а тому, что вы олицетворяете;
• Позвольте себе отчасти подвергаться влиянию тех, кто сопротивляется. Вы необязательно правы на
13
100%, а у них могут быть ценные соображения;

14.

III. 8 Видов потерь
Затраты ≠ Потери. Зачем исключать потери?
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Затраты – то, что мы тратим сознательно
Затраты – надо оптимизировать!
Потери – то, что мы теряем
Потери – надо убирать совсем
Что дает исключение потерь?
▪ Эффективное использование производительности сотрудников и оборудования;
▪ Оптимизация существующих затрат по различным направлениям;
▪ Уменьшение времени выполнения поручений и задач;
▪ Стабильность проведения офисных и производственных процессов;
▪ Уменьшение себестоимости продукции и оказываемых услуг;
▪ Повышение эффективности применения навыков и опыта сотрудниками;
▪ Рациональное использование всех имеющихся ресурсов Компании;
14

15.

III. 8 Видов потерь
Потери – Перепроизводство
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
1.Перепроизводство
15

16.

III. 8 Видов потерь
1.Перепроизводство
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Многочисленные отчеты, с дублирующими данными, копии одного и того же документа,
предоставление большего количества информации, чем требуется.
Причины:
Перестраховка от возможных проблем;
Привычка иметь материалы «про запас»;
Некорректная постановка задач;
Ненастроенный операционный процесс;
Представление информации в количестве
большем, чем требует клиент или
последующий процесс;
Примеры:
Больше копий, информации, чем запрашивалось или
необходимо;
Составление нескольких вариантов презентаций;
Составление отчетов, которые часто никто не читает;
Дублирование информации в нескольких документах;
Повторная работа с документами на всякий случай;
Сохраненная, но не используемая в дальнейшем информация.
Решения:
Деление работы на более мелкие этапы, вовлечение сотрудников;
Точная постановка задач и сроков, промежуточный контроль выполнения;
Организация учета расхода материалов, визуализация проблем;
Настройка операционного алгоритма и встраивание качества в процесс;
16

17.

III. 8 Видов потерь
Потери – Излишние запасы
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
1.Перепроизводство
2.Излишние запасы
17

18.

III. 8 Видов потерь
2.Излишние запасы
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Переполненные папки с документами, множество открытых файлов на компьютере, с
которыми работают «одновременно», хранение канцелярских товаров «про запас»
Примеры:
Причины:
Принцип «многозадачности» в работе;
Привычка размещать много информации на
рабочем столе или компьютере;
Большое количество различной отчетности;
Жестко регламентированная система
согласования / подписания документов
(например, только один день в неделю);
Перегруженные папки входящих документов;
Закупка оптом, создание запасов канцелярских принадлежностей
и другого оборудования «на всякий случай»;
Отчеты/показатели которые готовятся, но не всегда используются;
Не актуальные документы, письма, приостановленные проекты;
Десятки открытых файлов и программ, необходимые для
соблюдения «многозадачности» в работе;
Решения:
Введение электронного документооборота;
Организация входящей электронной почты (настройка автоматических правил);
Оптимизация и автоматизация отчетности, объединение отчетов;
Последовательное выполнение задач и грамотное планирование рабочего дня
18

19.

III. 8 Видов потерь
Потери – Ненужная транспортировка
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
1.Перепроизводство
2.Излишние запасы
3.Ненужная транспортировка
19

20.

III. 8 Видов потерь
3.Ненужная транспортировка
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Потери, связанные с избыточным перемещением документов, информации, продукции
между разными этапами существующих процессов
Примеры:
Причины:
Отсутствие единых стандартов обработки
информации;
Нерациональное размещение рабочих мест;
Отсутствие понятной визуализации и
неоптимальный маршрут документации;
Многозадачность и некорректная расстановка
приоритетов;
Использование последовательного согласования вместо
параллельного;
Выполнение одной задачи несколькими отделами;
Отправка некорректных документов или их потеря в процессе;
Передача документов на следующий этап работы вручную;
Излишние совещания по вопросам, которые можно решить по
телефону или электронной почте;
Решения:
Введение электронного документооборота;
Оптимизация расположения рабочих мест и оборудования;
Стандартизация и визуализация необходимых маршрутов и процессов;
Составление карты потока создания ценности (КПСЦ);
20

21.

III. 8 Видов потерь
Потери – Лишние движения
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
1.Перепроизводство
3.Ненужная транспортировка
2.Излишние запасы
4.Лишние движения
21

22.

III. 8 Видов потерь
4.Лишние движения
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Движения или операции внутри любого процесса, не добавляющие для клиента
потребительской ценности
Примеры:
Причины:
Постоянное обращение к справочникам/базам данных в
Отсутствие алгоритма выполнения процессов;
Неэффективная организация файлов в компьютере, поисках информации;
Поиск, сбор, сверка данных в различных системах учета;
папок в картотеке;
Загромождение рабочего пространства документацией;
Частое переключение между задачами;
Нечеткие требования к выполнению поручений; Необходимость перемещаться за нужными документами в
другие подразделения;
Беспорядок на рабочем столе, нерациональное
Вариативность решения стандартных задач;
расположение оргтехники, мебели;
Решения:
Стандартизация операций (СОП);
Наведение порядка на рабочем месте (5С);
Обучение персонала оптимальным алгоритмам процессов;
22

23.

III. 8 Видов потерь
Потери – Простои (ожидания)
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
1.Перепроизводство
3.Ненужная транспортировка
2.Излишние запасы
4.Лишние движения
5.Простои (ожидания)
23

24.

III. 8 Видов потерь
5.Простои (ожидания)
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Простои из-за неэффективности текущих процессов, нехватки информации, материалов,
оборудования, персонала, отсутствия согласований, разрешений
Причины:
Примеры:
Несбалансированность работы подразделений;
Бюрократия и отсутствие регламентов по срокам
выполнения процессов;
Неполноценное замещение функционала при
отсутствии нужного сотрудника;
Нерациональная организация процессов и
текущего документооборота;
Ожидание необходимого документа, информации;
Зависимость от других сотрудников при выполнении задачи;
Ожидание распоряжений, согласований, подписаний;
Проблемы с оборудованием и программным обеспечением;
Выполнение одной задачи разными отделами, сотрудниками;
Отсутствие четких ответственных за выполнение задачи;
Ожидание опоздавших, звонка или сообщения по эл. почте;
Решения:
Введение электронного документооборота;
Стандартизация операций (СОП);
Ведение и анализ статистики процессов, для повышения эффективности;
Четкая постановка задач и сроков их выполнения для ответственных;
24

25.

III. 8 Видов потерь
Потери – Переделка (брак)
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
1.Перепроизводство
2.Излишние запасы
3.Ненужная транспортировка
4.Лишние движения
5.Простои (ожидания)
6.Переделка (брак)
25

26.

III. 8 Видов потерь
6.Переделка (брак)
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Получение результатов (услуг, продукции) несоответствующего качества, или требующих
доработки, переделки
Причины:
Отсутствие стандарта по обработке
информации/ предоставлению данных;
Некорректная постановка задач и сроков;
Отсутствие понимания образа результата;
Низкая мотивация персонала;
Недостаточная дисциплина;
Большое количество согласующих лиц;
Примеры:
Ошибки, отсутствие информации;
Неправильный формат, некорректная информация;
Опечатки, переделки в расчетах, при вводе данных;
Передача неполной информации на следующие этапы;
Редактирование и правка документов;
Восстановление утерянных/испорченных документов;
Переделывание презентаций или текстов докладов;
Решения:
Разработка единых шаблонов документов / отчетов / аналитических записок и пр.;
Корректная постановка задач с критериями (сроки, качество);
Обучение, развитие и мотивация персонала;
26

27.

III. 8 Видов потерь
Потери – Избыточные процессы (ненужная обработка)
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
1.Перепроизводство
2.Излишние запасы
3.Ненужная транспортировка
4.Лишние движения
5.Простои (ожидания)
6.Переделка (брак)
7.Избыточные процессы
(ненужная обработка)
27

28.

III. 8 Видов потерь
7.Избыточные процессы (ненужная обработка)
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Операции, на которых создается избыточное качество или придаются дополнительные
функции и свойства итоговому результату, которые не нужны клиенту
Причины:
Примеры:
Непонимание того, что хочет клиент;
Повторение одной и той же информации в разных формах;
Длительные цепочки согласований документов; Дополнительная регистрация документов, находящихся в работе;
Отсутствие гибкости, традиционный подход,
Дублирование данных или заполнение схожих отчетов;
незаинтересованность в оптимизации процессов; Большое количество обязательных подписей и разрешений;
Различные форматы периодической отчетности; Инспекции или проверки документов;
Подготовка статистики и данных вручную;
Многочисленные согласования и утверждения документов;
Предварительные сверки результатов или проверки отчетов;
Решения:
Клиентоориентированность и стандартизация операций (СОП);
Формирование единого пространства с возможностью выгрузки необходимой
информации и конвертации в графические, текстовые и др. формы;
Пересмотр параметров по согласованию и статистика востребованности отчетов;
28

29.

III. 8 Видов потерь
Потери – Потеря творческого потенциала
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
1.Перепроизводство
2.Излишние запасы
3.Ненужная транспортировка
4.Лишние движения
5.Простои (ожидания)
6.Переделка (брак)
7.Избыточные процессы
(ненужная обработка)
8.Потеря творческого
потенциала
29

30.

III. 8 Видов потерь
8.Потеря творческого потенциала
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Неполное использование личных качеств, знаний или опыта сотрудников, отсутствие
стимулирования и наказание за инициативность
Примеры:
Причины:
Ошибки/пробелы в системе целеполагания и
мотивации;
Избыточная, неравномерная нагрузка на персонал;
Отсутствие постоянного обучения и системы
развития карьеры сотрудника;
Наказание за инициативу, недостаточность его
поддержки со стороны руководителя;
Дежурное исполнение задач «для галочки»;
Отрицательная оценка любых предложенных инноваций;
Постоянные замещения и совмещения задач;
Отсутствие инициативы и проактивности;
Нежелание делится опытом с коллегами и перенимать
навыки других сотрудников;
Транслирование негативного восприятия в коллективе;
Решения:
Выстраивание системы целеполагания;
Мотивационные программы на повышение эффективности;
Выравнивание нагрузки через качественное планирование;
Создание условий для выявления и решения проблем (ДРП);
30

31.

IV. Заключение
По итогам пройденного материала
ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
Уважаемые коллеги!
1.
Прошу вас заполнить анкету обратной связи по итогам обучения I части, для понимания
эффективности данной презентации и прочитанной лекции;
2.
К следующему занятию необходимо подготовить перечень с примерами всех 8 видов потерь
(по одной каждого вида) в подразделении от вашей группы (фото, краткое описание);
3.
Зафиксировать ваши вопросы и рекомендации , требующие дополнительной проработки и
совместного обсуждения на последующих занятиях.
31

32.

Благодарю Вас за внимание!
32

33.

ПРОЕКТНЫЙ
ОФИС
33