Аутсорсинг персонала в магазинах

1.

АУТСОРСИНГ
ПЕРСОНАЛА
В МАГАЗИНАХ
Февраль, 2022

2.

ФУНКЦИИ АУТСОРСИНГА
АУТСОРСИНГ ТОРГОВОГО ЗАЛА
нарезка и смена ценников
выкладка товара и выравнивание товарных линеек
оформление промо-мест
протирка полок
АУТСОРСИНГ СКЛАДА
разгрузочно-погрузочные работы
предпродажная подготовка товара
уборка на складе
размещение товара с приемки
ЗАКАЗ В ≈160 ЧАСОВ
НА ОДНОГО
СОТРУДНИКА
АУТСОРСИНГА –
ПОЗВОЛИТ
КОНТРАГЕНТУ НАЙТИ
ПОСТОЯННОГО
СОТРУДНИКА ДЛЯ
ВАШЕГО МАГАЗИНА

3.

ПРЕИМУЩЕСТВА АУТСОРСИНГА
УПРАВЛЕНИЕ
ВАКАНСИЯМИ
ГИБКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ЧАСАМИ*
УПРАВЛЕНИЕ
ЧИСЛЕННОСТЬЮ ПРИ
КОЛЕБАНИЯХ ОБОРОТА
В ТЕЧЕНИЕ МЕСЯЦА
УПРАВЛЕНИЕ
КОЛЕБАНИЯМИ
ЧИСЛЕННОСТИ В
ТЕЧЕНИЕ ГОДА
* Может работать не во всех городах, подробности у держателя процесса

4.

УПРАВЛЕНИЕ ВАКАНСИЯМИ
ЕСТЬ ВАКАНСИЯ?
АУТСОРСИНГ – возможность оперативно закрыть потребность в персонале в Торговом зале и
на Складе, которая позволит:
Искать кандидата без потери в качестве обслуживания и продажах
В случае необходимости, найти хорошего специалиста, потратив на поиск
больше времени
Когда кандидат найден, можно оперативно отказаться от части заказа

5.

ГИБКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЧАСАМИ
Заказ аутсорсинга (в том числе большое количество человек единовременно!)
под определенный объем работ, сохраняя равномерность графика для штатных
сотрудников, в моменты пиковых нагрузок. К примеру:
Приход фур
Смена ценников
Переформатирование торгового зала
Ночные работы
АКТИВНОСТЬ НЕ СОСТОИТСЯ? ОТМЕНИ ЗАКАЗ!

6.

УПРАВЛЕНИЕ ЧИСЛЕННОСТЬЮ ПРИ КОЛЕБАНИЯХ ОБОРОТА В ТЕЧЕНИЕ МЕСЯЦА
ПЕРЕВЫПОЛНЕНИЕ ПЛАНА ПО ОБОРОТУ
Заказ аутсорсинга для замещения на неторговые функции и высвобождение
времени штатных сотрудников на продажи и бизнес-процессы, влияющие на
клиентский сервис без необходимости увеличения штатного расписания
НЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ПЛАНА ПО ОБОРОТУ
Отказ от услуг аутсорсинга для экономии часов и перераспределение неторговых
функций на штатных сотрудников

7.

УПРАВЛЕНИЕ КОЛЕБАНИЯМИ ЧИСЛЕННОСТИ В ТЕЧЕНИЕ ГОДА
Дополнительная
численность на
высокий сезон
Заказ аутсорсинга на
разницу между плановой и
штатной численностью до
25% от плана ЧЧ секции
Колебания численности ТЗ и Склада по месяцам в течение года
Постоянная
численность
штатных
сотрудников
Численность по месяцам в течение года меняется в зависимости от оборота и
количества плановых чеков, особо ощутимы колебания численности ТЗ и
Склада.
Директор магазина может управлять колебаниями численности с помощью
заказа аутсорсинга, при этом получает выгоды:
Снижение времени на подбор персонала
Повышение скорости управления численностью
Снижение уровня переработок штатных сотрудников, обеспечивая нужным
количеством часов

8.

УЧЁТ СОТРУДНИКОВ АУТСОРСИНГА ПРИ РАСЧЁТЕ ФАКТИЧЕСКИХ ЧАСОВ
ПРИ РАСЧЕТЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ЧАСА И FTE УЧИТЫВАЮТСЯ
РАБОЧИЕ ЧАСЫ СОТРУДНИКОВ АУТСОРСИНГА
Магазин
Отпуск ЧЧ
№№
120
Рабочие ЧЧ
Часы
(день +
аутсорсинга
ночь)
7 694
250
ВСЕГО ЧЧ
Норма
месяца
FTE
8 064
168
48

9.

Изменение процесса планирования и учёта
Стало с 1.03.21 г.
Было
E-mail, бумага
Директор
МВМ
Контрагент/сотрудник
аутсорсинга ( )
Менеджер по
аутсорсингу МВМ
Регистрация
сотрудника
Регистрация
сотрудника и
прикрепление фото
Прикрепление
сотрудника к МВМ
Прикрепление
сотрудника к МВМ
Подтверждение смен
аутсорсинга
Создание и отправка
заявки на аутсорсинг
Назначение
сотрудников на
смены
VERME
VERME
Контрагент
Директор
МВМ
Подтверждение смен
аутсорсинга
Создание и отправка
заявки на аутсорсинг
Просмотр подтверж-х
смен и назначенных
сотрудников
Назначение
сотрудников на
смены
Просмотр подтверж-х
смен и назначенных
сотрудников
Отправка бланка
план-я с назначенным
сотрудником
Отправка листа учёта
контрагенту за
отработанный день
Отметка на
приход/уход в
биометрии
Корректировка
плана/ ручная
отметка (при необх.)
Сверка часов по
окончанию месяца
Сверка часов по
окончанию месяца
Сверка часов по
окончанию месяца
Сверка часов по
окончанию месяца по
данным биометрии
Менеджер по
аутсорсингу МВМ
Сверка часов по
окончанию месяца по
данным биометрии

10.

ФОРМИРОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА АУТСОРСИНГ И ЕЕ КОРРЕКТИРОВКА
ЗАЯВКА НА МЕСЯЦ
всегда в период с 20 по 23 число текущего месяца на месяц вперед
ОПЕРАТИВНАЯ ЗАЯВКА В ТЕЧЕНИЕ МЕСЯЦА
за 7 календарных дней (обеспечивается исходя из резерва, контрагент не
гарантирует обеспечение заказа в полном объёме)
ОТКАЗ ОТ УСЛУГИ
за 1 день до выхода сотрудника аутсорсинга (отказ от аутсорсинга в день
выхода сотрудника - неустойка в размере 4-х часов, которая учитывается в
эффективности)
ЗАКАЗ НА МЕСЯЦ И КОРРЕКТИРОВКИ ЗАЯВОК ФОРМИРУЮТСЯ ЧЕРЕЗ ПОРТАЛ VERME

11.

ФОРМИРОВАНИЕ ЗАЯВКИ В VERME
Создание смен аутсорсинга доступно в ракурсе “Диаграмма”
Для создания смены для аутсорсинга нужно щёлкнуть мышью
(правой или левой кнопкой) по нужному дню и выбрать
“Добавить смену в Заявку”. Можно создать несколько смен в
один день через кнопку «Создать серию смен».
После того, как все смены на аутсорсинг созданы, нужно
отправить Заявку контрагенту. Для этого нужно перейти на
уровень магазина и нажать кнопку в верхней части графика:
Создание заявки на аутсорсинг.

12.

ФОРМИРОВАНИЕ ЗАЯВКИ В VERME
Для корректировки/отказа от заявки, которая подтверждена
контрагентом, нужно щёлкнуть по смене и выбрать пункт
«Пересогласовать».
ВАЖНО! Заявку/корректировку можно отправить только на
будущий период! Смены в прошлом периоде не
отправятся/не скорректируются.
Инструкция по формированию заказа в VERME расположена
в базе знаний:

13.

Подтверждение заказов контрагентом и
назначение сотрудников на смены
1
Подтверждённые контрагентом смены перемещаются в
нижнюю часть графика в область “Внештатные сотрудники”:
2
Смены, на которых назначены сотрудники обозначаются
иконкой
3
При нажатие правой кнопкой мыши выбираем просмотр
смены, в верхнем левом углу мы видим ФИО назначенного
исполнителя от аутсорсинга:
4
1
2
На странице "Просмотр смены" для внештатных сотрудников
находится фотография выбранного сотрудника.
3
Иванов Иван Иванович
4

14.

Памятка для внешнего сотрудника
Партнёры выдают сотрудникам памятки по
отметкам на Верменале:
1
2
3
Как зарегистрировать приход и уход
Какие правила нужно соблюдать при
регистрации отметки
К кому обращаться в случае возникновения
проблем

15.

Допуск в магазин
Стало 1.03.21
Было
Партнёр
Назначить сотрудника
на смену
Партнёр
Назначить сотрудника
на смену
Директор
Распечатать график
на день из VERME
Исполнитель
Отметиться на приход
СБ
Сверить ФИО
пришедшего
сотрудника с
графиком на день
СБ
Проверить надпись на
верменале
Отметка
прошла?
ФИО
совпало?
Да
Нет
Да
Нет
Допущен в
магазин
Не допущен в
магазин
Допущен в
магазин
Не допущен в
магазин

16.

Оповещения о нарушении
Информационное письмо (уведомление) поступает на зарегистрированную
электронную почту партнёра и директора магазина при следующих нарушениях
сотрудника:
1
уведомление о позднем приходе сотрудника на рабочее место
2
уведомление о раннем уходе сотрудника с рабочего места
3
уведомление о том, что сотрудник задерживается на рабочем месте
3
уведомление о приходе или уходе сотрудника вне смены

17.

РАБОЧИЙ ДЕНЬ СОТРУДНИКА АУТСОРСИНГА
1
ПЕРВЫЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ
Ознакомить сотрудника с правилами трудового распорядка
Ознакомить сотрудника с правилами поведения в торговом зале и выдать памятку
Закрепить за сотрудником наставника
КАЖДЫЙ ДЕНЬ
Составить список задач и контролировать их выполнение
СОТРУДНИК АУТСОРСИНГА НЕ ВЫШЕЛ НА РАБОТУ? ОБЯЗАТЕЛЬНО СООБЩИТЕ ОБ ЭТОМ
КОНТРАГЕНТУ И Антонине Митюхиной (СООБЩЕНИЕ В СВОБОДНОЙ ФОРМЕ)

18.

Интерфейс учёта времени оказания услуг
Директора магазина
Основные задачи интерфейса - детализация оказания услуг до конкретного исполнителя
Основные элементы интерфейса:
Сотрудник отметился на приход и
уход, часы сформированы по
отметкам в биометрии и плановому
графику
Сотрудник 1
Агентство
Сотрудник 2
Агентство
Сотрудник 3
Агентство
Сотрудник 4
Агентство
Сотрудник 5
Агентство
Сотрудник 6
Агентство
Сотрудник 7
Агентство
Сотрудник 8
Агентство
Сотрудник 9
Агентство
Метка отсутствует сотрудник не отметился на
приход или уход, часы не учтены
Неявка сотрудник не отметился на
приход и уход, часы не учтены

19.

Корректировка фактического времени со
стороны директора магазина
1
Исполнитель не отметился на приход или уход
При подтверждении, что исполнитель был на рабочем месте директор магазина может установить
ручную отметку о приходе или уходе вместо биометрической с помощью виджета Сотрудник ->
Биометрия -> События WFM
Глубина корректировки: за текущий день и на 1 день
назад Признак ручной отметки: жёлтая заливка
2
Директор магазина задерживает исполнителя (увеличивает длину времени оказания услуг)
Если возникает необходимость задержать исполнителя – директор магазина должен увеличить время
оказания услуги в заявке (корректировать заявку в меньшую сторону – нельзя)
Важно! Новая заявка не создаётся, увеличивается время в уже сформированной и подтверждённой
контрагентом заявке

20.

Принцип формирования фактического времени
оказания услуг
!
Фактические часы формируются на пересечении плановой
смены и отметок исполнителя в биометрии
Примеры:
9:00
Факт:
10:00
11:00
12:00
1
13:00
14:00
15:00
16:00
Плановая смена с 10:00 до 19:00
17:00
2
10:00
10:00
3
Приход в 10:10
20:00
21:00
8 часов:
Уход в 19:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
Плановая смена с 10:00 до 19:00
17:00
18:00
19:00
20:00
21:00
8 часов:
с 09:30 до 19:10 минус
1 час перерыв на
обед
Приход в 9:30
9:00
19:00
с 10 до 19 минус 1 час
перерыв на обед
Приход в 10:00
9:00
18:00
Уход в 19:10
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
Плановая смена с 10:00 до 19:00
17:00
18:00
19:00
20:00
21:00
7 часов 1 минута:
с 10:10 до 18:11 минус 1 час
перерыв на обед
Уход в 18:11

21.

Принцип формирования фактического
времени оказания услуг
Допускается опоздание до 5 минут, которое округляется в
пользу исполнителя
Примеры:
9:00
Факт:
10:00
11:00
12:00
1
13:00
14:00
15:00
16:00
Плановая смена с 10:00 до 19:00
17:00
18:00
19:00
20:00
21:00
с 10 до 19 минус 1 час
перерыв на обед
Приход в 10:05
Опоздание
округляется в пользу
исполнителя
Уход в 19:00
Исполнитель опоздал на 5 минут
9:00
10:00
11:00
12:00
2
Приход в 10:06
Исполнитель опоздал более чем на 5 минут
13:00
14:00
15:00
16:00
Плановая смена с 10:00 до 19:00
8 часов:
17:00
18:00
19:00
20:00
21:00
7 часов 54 мин.:
с 10 до 19 минус 1 час
перерыв на обед
Уход в 19:00
Опоздание учитывается в
фактическом времени
оказания услуг

22.

Сравнение плановых и фактических часов
аутсорсинга в интерфейсе «Монитор»
1
2
Сравнение планового и фактического времени
оказания услуг аутсорсинга на эффективность
можно увидеть на странице « Монитор»
Фактические часы каждый день автоматически
загружаются в SAP для расчёта показателей
(эффективность часа, коллективная премия
продавцов МВ)

23.

Учёт часов аутсорсинга в период, когда
Верменал не работает
!
В случае, если Верменал сломался – директор магазина должен незамедлительно
сделать заявку на [email protected]
На время диагностики и/или замены устройства, для штатных и внешних сотрудников будет
установлен расчёт фактического времени «факт = план»
График:
В случае, когда сотрудник аутсорсинга не вышел на работу в период
поломки устройства у директора есть возможность отметить невыход
сотрудника на работу:
2
1
1
2
В графике выбрать смену, нажать на неё правой кнопкой
мыши, выбрать «Проставить невыход» и нажать «Сохранить».
Период корректировки: сегодня и -1 день назад
Смена станет прозрачной и не будет участвовать в
расчёте фактического времени. При необходимости
действие можно отменить.
Табель:
2

24.

Сверка данных по оказанным услугам
Стало с 1.03.21
Было
Ежедневно
Директор
Директор
Партнёр
Менеджер по аутсорсингу
Отправка листа учёта
за отработанный день
партнёру
Сверка часов по
окончанию месяца
Директор
Проверка
фактического
времени и ручная
отметка (если необх.)
Партнёр
Менеджер по аутсорсингу
!
Ежемесячно
Сотрудник
Отметки на
приход/уход в
биометрии
Сверка часов по
окончанию месяца
Директор освобождается от
отправки листов учёта и сверки по
окончанию месяца

25.

Новые открывающиеся магазины
!
До открытия магазина аутсорсинг заказывается напрямую через менеджера по аутсорсингу:
1.Направляется заполненный шаблон на почту [email protected] Антонина
Митюхина.
2. Партнёр направляет бланк планирования с назначенным исполнителем
3. Директор магазина заполняет и отправляет листа учёта партнёру за отработанный день
4. По окончанию месяца происходит сверка фактического времени: контрагент -> директор
магазина -> контрагент -> менеджер по аутсорсингу МВМ
25

26.

СОЗДАНИЕ ПРЕТЕНЗИИ
ВСЕ ПРЕТЕНЗИИ ФОРМИРУЮТСЯ И ОТСЛЕЖИВАЮТСЯ В VERME
Инструкция по формированию претензии в VERME
расположена в базе знаний:
АКТ О НАНЕСЕНИИ УЩЕРБА ДОЛЖЕН БЫТЬ ПРИКРЕПЛЕН К КАЖДОЙ ПРЕТЕНЗИИ

27.

ПРЕТЕНЗИОННАЯ РАБОТА
ВИДЫ ПРЕТЕНЗИЙ:
Хищение имущества
Порча имущества
Скидка по акции «Ценник всегда прав»
Невыполнение норматива по смене ценников
ДЛЯ КОМПЕНСАЦИИ НЕОБХОДИМО СОЗДАТЬ ПРЕТЕНЗИЮ НА ПОРТАЛЕ ВЕРМЕ В ТЕЧЕНИЕ 2-Х ДНЕЙ
С МОМЕНТА ОБНАРУЖЕНИЯ
Обязательным документом для возмещения ущерба или неустойки является акт о нанесении
ущерба

28.

КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ
НОРМАТИВ ПО СМЕНЕ ЦЕННИКОВ:
(если такое количество изменений было в день выхода аутсорсинга)
8-ми часовая смена
7-ми часовая смена
6-ти часовая смена
Кол-во
Кол-во
Кол-во
смененных
Размер
смененных
Размер
смененных
Размер
ценников, неустойки, ценников, неустойки, ценников, неустойки,
на
%
на
%
на
%
человека
человека
человека
< 300
100
< 230
100
< 160
100
300-349
50
230-279
50
160-209
50
350-399
40
280-329
40
210-259
40
400-449
30
330-379
30
260-309
30
450-499
20
380-429
20
310-359
20
500-549
10
430-479
10
360-411
10
>= 550
0
>= 480
0
>= 412
0
ДЕЖУРНЫЙ МЕНЕДЖЕР:
Контролирует количество смененных ценников
Привлекает сотрудника к работам по выкладке товаров и уборке в
торговом зале, в случае, если смена ценников окончена

29.

СКИДКА ПО АКЦИИ «ЦЕННИК ВСЕГДА ПРАВ»
ТОВАР ПРОДАН ПО ЦЕНЕ НА ЦЕННИКЕ, А СМЕНУ ЦЕН ВЫПОЛНЯЛ СОТРУДНИК АУТСОРСИНГА?
КОНТРАГЕНТ КОМПЕНСИРУЕТ РАЗНИЦУ!
ДЛЯ КОМПЕНСАЦИИ НЕОБХОДИМО НАПРАВИТЬ ПРЕТЕНЗИЮ ЧЕРЕЗ ПОРТАЛ
ВЕРМЕ В ТЕЧЕНИЕ 2-Х ДНЕЙ С МОМЕНТА ПРОДАЖИ
ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПРЕТЕНЗИИ:
Акт о нанесении ущерба
Прайс-лист с ценой до смены ценника, прайс-лист с ценой после
смены ценника
Копия чека о продаже товара по старой цене

30.

ХИЩЕНИЕ И ПОРЧА ТОВАРА СОТРУДНИКАМИ АУТСОРСИНГА
ОБНАРУЖИВ КРАЖУ ИЛИ ПОРЧУ ТОВАРА СОТРУДНИКОМ АУТСОРСИНГА,
НУЖНО:
Создать претензию на портале Верме
Составить акт о нанесении материального ущерба и прикрепить к
претензии
Прикрепить к претензии фото или другие доказательства кражи или
порчи имущества сотрудником аутсорсинга

31.

МАТЕРИАЛЫ
ШАБЛОН ЗАКАЗА
ПАМЯТКИ ДЛЯ МАГАЗИНА
ПАМЯТКИ ДЛЯ
СОТРУДНИКОВ
АУТСОРСИНГА
АКТЫ

32.

СПАСИБО
ЗА ВНИМАНИЕ
Антонина Митюхина, менеджер по работе с аутсорсингом
[email protected]