Целевая организационная структура Центра операционной эффективности: Управление расчетов с клиентами

1.

Целевая организационная структура Центра операционной
эффективности: Управление расчетов с клиентами
1
ОЦО
(функция расчетов с клиентами)
Начальник отдела по организации
и проведению расчетов
с ключевыми клиентами
Начальник отдела по организации
и проведению расчетов
с клиентами
Ведущие специалистыруководители сектора
Ведущие специалистыруководители сектора
Ведущие специалисты
Ведущие специалисты
Ведущие специалисты
Специалисты
Специалисты
Специалисты
Начальник отдела по работе
с дебиторской задолженностью
Процессы сектора:
• Формирование отчета по контролю за дебиторской
задолженностью Клиентов и обеспечение контроля за наличием
просроченной дебиторской задолженности
• Формирование отчета по кредиторской задолженности
Клиентов и обеспечение контроля за наличием просроченной
кредиторской задолженностью
- руководящие должности ЦОЭ
Процессы отделов:
• Отражение фактически оказанных услуг
• Формирование и проверка актов об оказанных услугах
• Включение дополнительных расходов в акт об оказанных услугах
• Корректировка основных начислений в актах об оказанных услугах
• Формирование реестра сумм реализации и подбор документов услуг ТЭО с применением ставки НДС 0%
• Перенос денежных средств между лицевыми счетами, связанными с разными действующими договорами Клиента/ Перенос денежных
средств между лицевыми счетами договора Клиента
• Согласование возврата денежных средств Клиенту
• Списание дебиторской и кредиторской задолженности по договорам ТЭ
• Получение, загрузка и направление выписки банка по доходным счетам за предыдущий банковский день причастным подразделениям
• Формирование уведомления о начислении штрафных санкций и их отражение в финансовом учёте
- линейные должности ЦОЭ
- основное контактное лицо между ОЦО и бизнесом

2.

Передача функционала в ОЦО
Группа функций
Бизнес-подразделения
Подготовка распорядительных документов по филиалу
Локальные
нормативные акты
на уровне
филиалов и ЦКП
Информирование ОЦО о вступлении в силу распорядительных документов филиалов, запросов/
выписок из протокола заседания Комиссии по развитию договорных отношений с клиентами
ПАО «ТрансКонтейнер», решений Экспертного совета по логистике, влияющих на порядок
организации и проведения расчетов с Клиентами
2
Отдел по расчетам с клиентами ОЦО
Информирование сотрудников филиала об изменениях порядка оформления первичных
документов

3.

Передача функционала в ОЦО
Группа функций
Подтверждение
применения ставки
НДС 0% по Клиентам
Компании
Бизнес-подразделения
3
Отдел по расчетам с клиентами ОЦО
Запрос и получение от Клиентов копий подтверждающих документов на услуги, оказанные с
применением налоговой ставки НДС 0% и загрузка копий документов на ресурс One Drive
Формирование перечня отправок для подбора документов на услуги, оказанные с применением
налоговой ставки НДС 0% с разбивкой по подразделениям филиала. Передача филиалу запроса
на предоставление копий документов по ставке НДС 0%
Осуществление передачи и уведомление причастных о сборе документов при загрузке копий на
ресурс One Drive
Создание папок на ресурсе One Drive c разбивкой по периодам оказания услуг и
подразделениям филиала с целью загрузки филиалом сканированных копий документов,
подтверждающих НДС 0%
Ежедневная проверка полученных от филиала копий документов на полноту и соответствие
требованиям ЦКП и НК РФ
Формирование реестра папок с разбивкой по видам сообщений в формате Excel с указанием
сумм по каждому контрагенту и номеру договора
Ежемесячная выгрузка папок с вложенными копиями документов из ресурса One Drive на ресурс
ТК

4.

Передача функционала в ОЦО
Группа функций
Бизнес-подразделения
Подбор первичных документов к заказам по договорам ТЭ, служащих
основанием установления факта оказания услуг и их хранение
Предоставление первичных документов покупателям/заказчикам/клиентам, подтверждающих
возникновение дополнительных расходов
Согласование с клиентом дополнительных расходов, возникших в процессе исполнения заказа
Ежедневное отражение информации о фактически оказанных услугах в таблицу, расположенную
на ресурсе One Drive по утвержденной форме не позднее одного календарного дня, следующего
за днем оказания услуг
Расчеты
с покупателями/
заказчиками /
клиентами
по договорам ТЭ
Выгрузка пакета документов (акт об оказанных услугах с приложением, справка о корректировке
с приложением,счет-фактура, корректировочная счет-фактура, акт сверки с приложением,
уведомление о начислении штрафных санкций) по договору Клиента в Isales. Подписание
документов и их заверение печатью. Отправка Клиенту в сроки и способом, согласно условиям
заключенного договора ТЭ
4
Отдел по расчетам с клиентами ОЦО
Настройка графика закрытия расчетного периода на календарный год в РКС, закрытие периода в
РКС, создание счетов-фактур и загрузка расшифровок актов об оказанных услугах. Открытие
закрытого периода в РКС (Функционал в расчетах с соисполнителями)
Отражение фактически оказанных услуг в соответствующем расчетном (отчетном) периоде
Осуществление анализа плановой и фактической стоимости выполненых услуг в заказе,
мониторинг статуса изменения заказа и его изменение (при необходимости), коммуникации по
возникшим отклонениям заказа.
Подписание акта об оказанных услугах в РКС
Информирование (уведомление) о закрытии расчетного (отчетного) периода и готовности пакета
документов для передачи Клиенту
Отправка Клиенту по средствам электронного документооборота пакета документов (УПД/УКД и
приложения к ним, акт сверки, уведомление о начислении штрафных санкций) в сроки, согласно
заключенного договора ТЭ.
Информирование (уведомление) о закрытии расчетного (отчетного) периода и готовности
пакета документов для передачи Клиенту
Контроль за подписанием пакета первичной документации в системе ЭДО
Контроль за подписанием пакета первичной документации на бумажном носителе, уведомление
причастных сотрудников ОЦО о наличии возвращенных Клиентом оригиналов подписанных
документов. Хранение оригиналов подписанных документов.
Ежемесячный контроль за наличием подписанных Клиентом документов, фиксирование даты
получения/подписания и изменение статуса документов.
Ежемесячный контроль за наличием подписанных Клиентом документов, фиксирование даты
получения/подписания и изменение статуса документов.
Коммуникация филиала с Клиентом по наличию счетов–фактур и сопутствующих документов
cпециалистом по выдаче бухгалтерских документов
Коммуникация филиала с Клиентом по претензиям Клиентов, возникших вследствие
некорректного/неправомерного отражения стоимости оказанных услуг​
Коммуникация филиала с Киентом по необоснованно взысканным суммам при наличии
собранной документации (акты выполненных работ, справки о корректировке, счета–фактуры,
УПД/УКД)
Проверка наличия дебетовых остатков по лицевым счетам клиентов .Урегулирование с
клиентом разногласий по возникшей дебиторской и кредиторской задолженности.
Коммуникация Филиала с ОЦО по наличию счетов–фактур и сопутствующих документов
cпециалистом по выдаче бухгалтерских документов
Коммуникация Филиала с ОЦО по претензиям Клиентов, возникших вследствие
некорректного/неправомерного отражения стоимости оказанных услуг​
Коммуникация Филиала с ОЦО по необоснованно взысканным суммам при наличии собранной
документации (акты выполненных работ, справки о корректировке, счета–фактуры, УПД/УКД)

5.

Передача функционала в ОЦО
Группа функций
Корректировка
расчетов
с покупателями /
заказчиками /
клиентами
по договорам ТЭ
Формирование отчета
по контролю
дебиторской
задолженности
и выявление причин
ее возникновения
Бизнес-подразделения
Отдел по расчетам с клиентами ОЦО
Формирование служебной записки в СЭД 2.0 по утвержденной форме
Осуществление корректировки основных начислений в предыдущих расчетных периодах на
основании служебной записки
Предоставление отчета с указанием причин возникновения дебиторской задолженности в ОЦО
Формирование отчета по контролю дебиторской задолженности в разрезе договоров
транспортной экспедиции и его направление на филиал для внесения причин возникновения
дебиторской задолженности
Консолидирование предоставленной филиалом информации и отправка отчета в ЦКП
Предоставление отчета с указанием причин возникновения кредиторской задолженности в ОЦО
Формирование
отчета по кредиторской
задолженности и
выявление причин ее
возникновения
Возврат и перенос
денежных средств
5
Формирование отчета по кредиторской задолженности c указанием сроков ее
возникновения в разрезе договоров транспортной экспедиции и его направление на филиал для
внесения причин возникновения кредиторской задолженности
Консолидирование предоставленной филиалом информации
Формирование служебной записки на перенос/возврат денежных средств в СЭД 2.0 по
утвержденной форме
Согласование заявки на возврат денежных средств в СЭД2.0 / 1С АС УХ
Осуществление переноса денежных средств

6.

Формирование реестра сумм реализации и подбор документов услуг
ТЭО с применением ставки НДС 0%
Специалист отдела по расчетам с клиентами
ОЦО
Ежеквартально формирует отчет для
осуществления сверки сумм
реализации РКС и АС БНУ с разбивкой
по Клиентам, номерам договоров и
виду сообщения
Электронная почта
Электронная
почта
Формирует перечень отправок для
подбора документов на услуги,
оказанные с применением налоговой
ставки НДС 0% с разбивкой по
подразделениям филиала
Уведомление о
предоставлении
копий документов,
перечень отправок для
подбора документов с
ссылкой на ресурс One
Drive
Запрос о
предоставлении
копий документов,
перечень отправок для
подбора документов с
ссылкой на ресурс One
Drive
Электронная почта
Клиент
Электронная почта
Запрос о
предоставлении
копий документов
Осуществляет
подбор копий документов, подтвержд
ающих применение ставки НДС 0% и
направляет Менеджеру клиентского
сервиса/Менеджеру по продажам
Направляет
Клиенту запрос о
предоставлении
копий
документов, подт
верждающих
применение
налоговой ставки
НДС 0%
Уведомляет причастных о
сборе копий
подтверждающих документо
в на услуги, оказанные с
применением налоговой
ставки НДС 0% от Клиентов
Создает папки на ресурсе One Drive c
разбивкой по периодам оказания
услуг и подразделениям филиала с
целью загрузки филиалом
сканированных копий документов
подтверждающих НДС 0% и предает
филиалу запрос о предоставлении
документов
Осуществляет ежедневную
проверку полученных от филиала
копий документов, производит
ежемесячную выгрузку папок с
вложенными копиями документов
из ресурса One Drive на ресурс
ТК, формирует реестр папок с
разбивкой по видам сообщений в
формате Excel
Менеджер клиентского сервиса /
Менеджер по продажам НКП
Специалист по взаимодействию
с ОЦО
Копии документов,
подтверждающих
применение
ставки НДС 0%
Уведомляет о загрузке копий
документов, подтверждающих
применение ставки НДС 0% в
папках на ресурсе One Drive
Электронная почта
One Drive
One
Drive
Папки с копиями
документов на
ресурсе One Drive
One Drive
Копии документов,
подтверждающих
применение ставки
НДС 0%
Получение от Клиентов
копий документов,
подтверждающих прим
енение ставки НДС 0%
и загрузку копий в папки
на ресурс One Drive
– ЦКП / Филиал
– ОЦО
– Клиент
6

7.

Перенос денежных средств между лицевыми счетами клиента, связанными с разными действующими
договорами клиента/между лицевыми счетами договора клиента
Начальник отдела
по расчетам с клиентами ОЦО
или Начальник отдела по
расчетам с ключевыми клиентами ОЦО
Менеджер клиентского сервиса
/Менеджер по продажам НКП
Клиент
Инициирует перенос д/с
7
Специалист отдела по расчетам
с клиентами ОЦО
Инициирует перенос д/с
Обращение
Клиента
о переносе д/с
Формирует служебную
записку и выписку
из лицевого счета
Клиента (Баланс ТК)
СЭД 2.0
Служебная записка и/или
обращение Клиента,
выписка с лицевого счета
(Баланс ТК)
СЭД 2.0
Распределяет задачи
по переносу д/с
СЭД 2.0
Служебная записка и/или
обращение Клиента,
выписка с лицевого счета
(Баланс ТК)
СЭД 2.0
СЭД 2.0
Осуществляет проверку остатков д/с
и информирует о результатах рассмотрения
Расхождения отсутствуют
Имеются расхождения
Или
Возвращает
служебную записку
на доработку
– ЦКП / Филиал
– ОЦО
– Клиент
Служебная записка
СЭД 2.0
Осуществляет
перенос д/с

8.

Возврат денежных средств Клиенту
Начальник
отдела по расчетам с клиентами
ОЦО
Менеджер клиентского сервиса
/Менеджер по продажам НКП
Клиент
8
Специалист отдела
по расчетам с клиентами ОЦО
Казначейство ОЦО
Уведомляет
о необходимости возврата
денежных средств
Обращение
Клиента
о возврате д/с
Формирует заявку на
финансирование в 1С
УХ, оформляет служебн
ую записку на возврат
д/с и прикладывает
«Выписку из лицевого
счета» (Баланс ТК)
в системе АСУ РКС
СЭД 2.0
Служебная
записка
с приложением
выписки из
л/с Клиента
(Баланс ТК) и
обращения
Клиента
СЭД 2.0
Распределяет
задачи
по возврату д/с
СЭД 2.0
Осуществляет
проверку
остатков денежных
средств, не принятых к
учету штрафных
уведомлений и
остатка
по задолженности
НДС0%.
Служебная записка
с приложением выпи
ски из л/с Клиента
(Баланс ТК) и
обращения Клиента
СЭД 2.0
Служебная записка
с приложением выпи
ски из л/с Клиента
(Баланс ТК) и
обращения Клиента
СЭД 2.0
СЭД 2.0
Расхождения отсутствуют
Имеются расхождения
Или
Возвращает
служебную
записку
на доработку
– ЦКП / Филиал
– ОЦО
– Клиент
Служебная
записка
СЭД 2.0
Визирует
служебную
записку
СЭД 2.0
Завизированная
служебная
записка
с приложением
выписки из
л/с Клиента
(Баланс ТК) и
обращения
Клиента
Информирует о
результатах
рассмотрения,
передает служебную
записку о результате
рассмотрения
Руководителю отдела
СЭД 2.0
Осуществляет возврат д/с

9.

Включение основных начислений в акты об оказанных услугах
Менеджер клиентского сервиса /
Менеджер по продажам НКП
Специалист отдела по расчетам с
клиентами ОЦО
Специалист по взаимодействию с ОЦО
9
Клиент
Вносит в таблицу информацию
о фактически оказанных услугах,
превышающих запланированный объем
Таблица с начислениями
на ресурсе One Drive
One Drive
One Drive
Осуществляет контроль за полнотой
внесения данных и перенаправляет
данные для отработки в ОЦО
One Drive
Таблица
для обработки
в ОЦО
Осуществляет отражение фактически оказанных
услуг, производит анализ плана/факта исполнения
заказа и проверку стоимости оказанных услуг
Подписывает акт об оказанных услугах в РКС
При отправке документов
Клиенту на бумажном носителе
Эл. почта
Эл. почта
Производит выгрузку отчетных
документов из ISales, подписывает
документы на бумажном носителе
и направляет Клиенту
– ЦКП / Филиал
– ОЦО
– Клиент
Акты об оказанных
услугах, счетафактуры, уведомления
о начислении
штрафных санкций,
акта сверки расчетов в
электронной форме
Уведомляет Менеджера
клиентского сервиса/Менеджера по
продажам о наличии отчетных
документов в ISales
Эл. почта
В соответствии с условиями Договора
И
При отправке документов по ЭДО
Эл. почта
Уведомляет Специалиста по
взаимодействию с ОЦО о наличии
отчетных документов в ISales
Направляет пакет
документов Клиенту (ЭДО)
Акты об оказанных
услугах, счетафактуры, уведомления
о начислении
штрафных санкций,
акта сверки расчетов в
электронной форме
УПД/УКД и приложения к ним,
уведомление о начисление штрафных
санкций, акт сверки расчетов
Отчетные документы: Акты
об оказанных услугах, счета-фактуры
Производит подписание отчетных
документов и возвращает ТК согласно
способу обмена документами

10.

Отправка пакета отчетных документов, контроль подписания
Специалист отдела по расчетам с
клиентами ОЦО
Подписывает акт об оказанных услугах в РКС
При отправке
документов Клиенту
на бумажном
носителе
При
отправке
документо
в по ЭДО
Направляет
пакет
документов
Клиенту
(ЭДО)
Уведомляет
Специалиста по
взаимодействию с
ОЦО о наличии
отчетных документов
в ISales
Менеджер клиентского сервиса /
Менеджер по продажам НКП
Специалист по взаимодействию с ОЦО
Уведомляет Менеджера
клиентского сервиса/Менеджера по
продажам о наличии отчетных
документов в ISales
Эл. почта
Почта России/
лично в руки
ЭДО
Направляет информацию о
подписанных документах, с
указанием наименования
клиента, договора, номера
документа, даты документа,
даты получения подписанных
документов или скан
подписанных с двух сторон
документов сотрудникам ОЦО.
Хранение оригиналов
подписанных документов.
Ежемесячный контроль за
наличием подписанных
Клиентом документов,
фиксирование даты
получения/подписания и
изменение статуса
документов в системе учета
РКС.
ЭДО
– Клиент
Отчетные
документы: Акты
об оказанных
услугах, счетафактуры
Производит
подписание
отчетных документов
Эл. почта
– ОЦО
Эл. почта
Клиент
Эл. почта
УПД/УКД и приложения к ним,
уведомление о начисление штрафных
санкций, акт сверки расчетов
– ЦКП / Филиал
Производит выгрузку
отчетных документов из
ISales, подписывает
документы на бумажном
носителе и направляет
Клиенту
10
Возвращает подписанные
отчетные документы, согласно
способу обмена документами
(в соответствии с условиями
Договора ТЭ)
Почта России/
лично в руки
Отчетные
документы: Акты
об оказанных
услугах, акты
сверки расчетов
на бумажном
носителе
УПД/УКД и
приложения к
ним,
уведомление
о начисление
штрафных
санкций, акт
сверки
расчетов

11.

Корректировка основных начислений в актах об оказанных услугах
Менеджер клиентского
сервиса / Менеджер
по продажам НКП
Начальник отдела по расчетам с клиентами
ОЦО или Начальник отдела по расчетам с
ключевыми клиентами ОЦО
11
Специалист отдела по расчетам с
клиентами ОЦО
Формирует служебную
записку о корректировке основных
начислений за предыдущие
расчетные (отчетные) периоды
СЭД 2.0
Служебная записка о
корректировке основных
начислений
Распределяет задачи
по корректировке основных
начислений
СЭД 2.0
СЭД 2.0
Служебная записка о
корректировке основных
начислений
СЭД 2.0
Осуществляет корректировку основных
начислений и информирует о
результате Руководителя отдела
– ЦКП / Филиал
– ОЦО
– Клиент

12.

Включение дополнительных расходов в акты об оказанных услугах
Менеджер клиентского
сервиса / Менеджер
по продажам НКП
(в местах актирования)
Сотрудник ЦИЗ НКП
(в местах возникновения
расходов)
Отражает информацию в
таблице* по возникновению
услуг, превышающих перече
нь, стоимость, кол-во
услуг, согласованных заказо
м на плановом этапе
(дополнительные расходы)
Специалист
по взаимодействию с ОЦО
Специалист отдела
по расчетам с клиентами ОЦО
Таблица
возникновения
расходов
Согласовывает с Клиентом
дополнительные расходы и
вносит информацию в
таблицу на ресурсе One
Drive
One Drive
Таблица
с согласованными
расходами
One Drive
– ЦКП / Филиал
– ОЦО
– Клиент
*Перечень таблиц утвержден локальными нормативными документами ПАО «ТрансКонтейнер»
Проверяет полноту
внесения данных и
направляет
таблицу с согласованны
ми расходами
Специалисту отдела по
расчетам ОЦО
Таблица
с согласованными
расходами
Осуществляет отражение фактически оказанных
услуг в соответствующем расчетном периоде и
подписание актов об оказанных услугах в РКС.
Подписанные акты об оказанных услугах
направляются Клиентам в сроки и способом
согласно договора ТЭ
11

13.

Формирование отчета по контролю дебиторской задолженности и
выявление причин ее возникновения
Менеджер клиентского
сервиса /
Менеджер по продажам НКП
Специалист
по взаимодействию с ОЦО
Специалист по контролю ДЗ
ОЦО
Еженедельно формирует отчет
по контролю ДЗ в разрезе
договоров транспортной
экспедиции
Начальник отдела по работе с
дебиторской задолженностью
Секретарь комиссии по предоставлению
лимитов ДЗ
Электронная почта
Отчет по
контролю ДЗ
Электронная почта
Отчет по
контролю ДЗ
Направляет
причастным
менеджерам с целью
указания причин
возникновения ДЗ
Электронная почта
Проверяет суммы ДЗ,
выявляет и указывает
причины возникновения ДЗ
Электронная почта
Электронная почта
Консолидирует причины
возникновения ДЗ и
направляет отчет
начальнику отдела по
работе с дебиторской
задолженностью
Отчет по контролю
ДЗ с указанием
причин
возникновения ДЗ
– ОЦО
– Клиент
Отчет по контролю
ДЗ с указанием
причин
возникновения ДЗ
СЭД 2.0
Консолидированный
отчет о причинах
возникновения ДЗ
– ЦКП / Филиал
Производит проверку
полноты внесения
данных в отчет о
причинах возникновения
ДЗ и направляет
Специалисту по
контролю ДЗ ОЦО
СЭД 2.0
Производит проверку полноты
внесения данных в
консолидированный отчет по
контролю ДЗ и направляет
Секретарю Комиссии по
предоставлению лимитов ДЗ
13
Консолидирова
нный отчет
о причинах
возникновения
ДЗ
СЭД 2.0
Обрабатывает отчет
о причинах возникновения ДЗ

14.

Формирование отчета по кредиторской задолженности и выявление
причин ее возникновения
Менеджер клиентского сервиса / Менеджер по продажам
НКП
Специалист по взаимодействию с ОЦО
Специалист по контролю ДЗ ОЦО
Ежеквартально формирует отчет по кредиторской
задолженности с указанием сроков ее возникновения
в разрезе договоров транспортной экспедиции и
направляет на филиал с целью проведения комплексной
оценки
Отчет по КЗ
Электронная почта
Направляет причастным
менеджерам для указания
причин возникновения КЗ
Электронная почта
Причины
возникновения КЗ
Консолидирует
информацию филиала
– ЦКП / Филиал
– ОЦО
Производит проверку полноты
внесения данных в отчет о
причинах возникновения КЗ и
направляет Специалисту по
контролю ДЗ ОЦО
Электронная почта
Отчет по КЗ
Электронная почта
Причины возникновения
КЗ
Производит анализ образовавшейся
КЗ с указанием причин ее возникновения
14

15.

Списание кредиторской и дебиторской задолженности по договорам ТЭ
Управление финансового учета
ОЦО
Приказ/Протокол Комиссии
по управлению и списанию
дебиторской и
кредиторской
задолженности по
договорам транспортной
экспедиции
Специалист по контролю ДЗ
ОЦО
Начальник отдела по работе с
дебиторской задолженностью
Электронная почта
Протокол/Приказ
Электронная почта
Распределяет задачи по списанию
дебиторской и кредиторской
задолженности
Электронная почта
Электронная почта
Протокол/Приказ
Осуществляет отражение в
учете списание дебиторской
и кредиторской
задолженности
– ОЦО
15

16.

Уведомление о начислении штрафов
16
Менеджер клиентского
сервиса / Менеджер
по продажам НКП
Клиент
Вносит информацию о
возникновении штрафных
санкций в таблицу на
ресурсе One Drive
Специалист отдела
по расчетам с клиентами ОЦО
One Drive
One Drive
Таблица штрафных
уведомлений
Электронная почта
Электронная
почта
Подписывает на бумажном
носителе уведомление о
начислении штрафных
санкций, счет на оплату и
направляет Клиенту на
согласование
Электронная
почта
Согласование и оплата/
подтверждение
списания с ЛС
– ОЦО
– Клиент
Уведомление и
счет на оплату
Уведомление и счет
на оплату
Оплата/списание
денежных средств
– ЦКП / Филиал
Формирует уведомление
о списании штрафных
санкций и счет на оплату
Вносит информацию о
согласовании
и оплате/подтверждение
списания с ЛС в
таблицу на ресурсе One
Drive
One Drive
Таблица с
согласованными
штрафными санкциями
One Drive
Отражение штрафов в
финансовом учете