Коммуникации в организации. Лекция 6

1.

Донской государственный технический университет
Кафедра Документоведение и языковая коммуникация
Лекция 6 Коммуникации
в организации
Дисциплина
«Современные коммуникационные технологии
в профессиональной сфере»
Ростов-на-Дону
2022

2.

План лекции
1. Общие положения и краткая характеристика
коммуникаций организации.
2. Внешние коммуникации организации.
3. Внутренние коммуникации организации.
4. Межличностное взаимодействие и его структура;
контексты, пространство, механизмы взаимодействия.

3.

Основные термины и определения
Коммуникации в организации – это информационные
взаимодействия, в которые люди вступают при
выполнении своих функциональных обязанностей,
или должностных инструкций.

4.

Краткая характеристика коммуникаций в
организации
Немного статистики:
63% английских,
73% американских,
85% японских
руководителей выделяют
коммуникацию как
главное
условие на пути
достижения
эффективности
деятельности
организаций,
причем сами
руководители
тратят на нее
от 50 до 90%
своего времени.
Значение
коммуникации
в организации
Благодаря коммуникации
осуществляется
сбор, анализ и систематизация
информации как внутри
предприятия, так и за
его пределами, обеспечивается
необходимый уровень
взаимодействия с деловыми
партнерами, конкурирующими
фирмами, потребителями,
поставщиками,
финансистами, клиентами.

5.

Понятие организации
Организация - группа людей, деятельность которых
сознательно координируется, для достижения общей
цели.

6.

Внешние коммуникации организации
Цели внешней
коммуникации
Задачи, которые решает
организация
с помощью внешней среды
1. Что делать? (исследование рынка и
поиск своей ниши)
2. Кому продать или у кого купить?
(поиск партнера по совместному
бизнесу)
3. Где взять средства? (поиск
источника финансирования)
4. Кто есть кто? ( надежность
потенциального партнера)
мониторинг правовой среды (законы,
указы и т.д.),
мониторинг экономической среды
(поставщики, конкуренты, цены ),
мониторинг социальной среды
(демография, менталитет, основные
ценности и предпочтения).

7.

8.

Классификация внутриорганизационных
коммуникаций
По подразделениям:
По форме общения:
А) горизонтальные (на одном
уровне),
А) вербальные (с помощью устной
речи),
Б) вертикальные (на разных
уровнях),
Б) невербальные (мимика, жесты,
взгляд, манеры; отсутствует устная
речь);
В) диагональные (между
руководителями и работниками
различных подразделений);
По уровням:
А) нисходящие (от руководства к подчиненным),
Б) восходящие (к руководителям от подчиненных);

9.

Классификация внутриорганизационных
коммуникаций
По субъекту общения:
А) межличностные (между двумя и
более людьми в непосредственной
близости),
Б) организационные (две и более
группы, обладающие собственным
интересом и собственными целями);
По используемым каналам общения:
А) формальные (возникают в процессе взаимосвязи
различных уровней и отделов),
Б) неформальные (источники слухов).

10.

Признаки и формы внутренних
коммуникаций

11.

Уровни и виды внутренних коммуникаций
(формирование миссии и
оргкультуры)

12.

Восходящие коммуникации
Восходящие коммуникации практически лишены директивности.
Необходимым условием эффективных восходящих коммуникаций
является свободный подход, вовлекающий работников в
процесс управления и наделяющий их полномочиями.
Обмен информации по восходящей происходит в основном в форме
отчетов, предложений и объяснительных записок.
Коммуникации по восходящей, т. е. снизу
вверх, выполняют функцию оповещения о
том, что делается на низших уровнях.
Таким путем руководство узнает о текущих
или назревающих проблемах и
предлагает возможные варианты для
исправления положения дел.

13.

Методы повышения эффективности
восходящих коммуникаций
− процедура обжалования, которая позволяет работникам обратиться с
жалобой к вышестоящему руководителю в обход своего непосредственного
начальника;
− политика открытых дверей, т. е. дверь к руководителю открыта для
того, чтобы можно было поделиться с ним своими соображениями;
− консультации, опрос общественного мнения, собеседования с
работниками, увольняющимися из организации. Отдел кадров может значительно
повысить эффективность восходящих коммуникаций путем недирективных
конфиденциальных консультаций, опросов мнения работников, интервью с работниками,
увольняющимися из организации;
− партисипативные методы – принятие решений с участием работников.
Во многих исследованиях отмечается, что эти работники испытывают большее
удовлетворение от работы, более преданы своей организации и лучше
работают, чем те, кто не вовлечен в процесс коммуникации;
− использование приемов активного слушания – наиболее простого и
эффективного способа развития навыков слушания. Руководитель с развитыми
навыками слушания значительно повышает эффективность восходящих
коммуникаций.

14.

Нисходящие коммуникации
коммуникационный поток, движущийся от одного уровня в
группе или организации к более низкому уровню.
Цели нисходящих коммуникаций
постановка задач;
описание работ и процедур и их
исполнение;
обеспечение информации,
необходимой для работы;
обратная связь по результатам
работы.
Чем больше уровней
проходит
информация,
тем больше
вероятность,
что она будет
искажена.

15.

Искажение информации
«… некоторые психологи утверждают, что меланхолики часто искажают
информацию, чтобы избежать неприятности, флегматики - чтобы отстаивать
свои интересы, холерики - чтобы быть на виду, сангвиники - чтобы было
интересно […]
Источник: https://vikent.ru/enc/7395/
Приёмы искажения информации разнообразны, виртуозно
изобретательны и практически всегда незаконны
- манипуляция информационным потоком для создания ложного
представления о реальной ситуации или собственной персоне;
- селекция - избирательное представление только выгодной
обманщику информации; профессионализм полемиста состоит в том,
чтобы искусно уходить от правды, не прибегая при этом к откровенной
лжи;

16.

Искажение информации (продолжение)
- умолчание (сокрытие) - представление истинной, но неполной
информации - люди чаще предпочитают о чём-то промолчать по тем или
иным причинам, не говорить, нежели открыто высказывать факты.
(В старом английском суде традиционная клятва свидетеля звучала так:
«Клянусь говорить правду, ничего кроме правды». Молодое американское
правосудие, применяя английскую клятву, обнаружило опасную «прореху»
в судебной процедуре - если не сказать всю правду, умолчать о некоторых
фактах, процесс может пойти совершенно в другую сторону! Теперь в
судах некоторых штатов США клятва свидетеля звучит так: «Клянусь
говорить правду, всю правду, ничего кроме правды»).
- фальсификация (подтасовка) - передача заведомо ложной информации
по существу рассматриваемого вопроса; это может быть лжесвидетельство,
фальшивые заявления и опровержения, фабрикация фактов, документов и
т.д.;
- дезориентация - это представление не относящейся к делу истинной или
ложной информации с целью отвлечь от существа рассматриваемого
вопроса;

17.

Эффективность нисходящих коммуникаций
Эффективность нисходящих
коммуникаций зависит от нескольких
условий:
- положительное отношение
менеджеров к коммуникациям;
- предоставление информации
интересной для работников;
- планирование коммуникаций, т.е. когда
мы говорим о коммуникациях, должны
быть четко определены получатель,
каналы передачи данных, отправитель.
- доверие отправителя получателю.
К проблем данного вида
коммуникаций относятся:
- переизбыток информации;
- люди более открыты тем
сообщениям, которые связаны
с их жизнью.
Руководителю следует обратить
внимание на некоторые моменты
по улучшению восприятия:
понять точку зрения
собеседника;
устранить физические
барьеры;
проще принимать критику и
возражения.

18.

Горизонтальные (интерактивные)
коммуникации
Горизонтальные коммуникации – процесс, при котором
общение происходит на одном уровне.
Цели
координация работы;
решение производственных проблем;
обмен информацией;
разрешение конфликтов.
Поскольку классические организационные структуры не удовлетворяют
потребности работников в горизонтальных или интерактивных
коммуникациях, возникают или создаются неформальные организации и
группы, в которых происходит неформальное общение. На этой основе
возникают сети коммуникаций, которые представляют собой определенное
соединение участвующих в коммуникационном процессе индивидов.

19.

Типы сетей коммуникаций
Поток информации идет
по прямой.
«Цепочка» эффективна
при выполнении
повторяющихся,
стандартных, рутинных операций,
но плохо подходит для работы
в постоянно изменяющихся условиях.
коммуникации
осуществляются между
людьми, расположенными
рядом друг с другом. Здесь
возможен обмен мнениями,
хотя есть опасность
искажения информации при
ее интерпретации
Вся информация стекается к сотруднику,
занимающему центральное положение.
В сетях этого типа представлена
формальная централизованная иерархия
власти.
Информация из центра одновременно
посылается во все точки.
Это наиболее устойчивый тип сети. Однако
этот тип мети сильно зависит от личностных
характеристик лидера (центра).

20.

Каналы внутренних коммуникаций
– внутренний веб-сайт (Интранет);
– корпоративная пресса, корпоративные бюллетени,
пресс-клиппинг и прочие непериодические печатные
материалы;
– дни информирования (там, где они были приняты);
– внутренняя e-mail-рассылка;
– доски объявлений, распоряжения руководства,
различные виды отчетности;
– регулярные собрания, в том числе:
а) неформальные встречи, на которых работники
могут поговорить с начальством напрямую;
б) виртуальные собрания с использованием
онлайн-платформ типа Second Life,
в) конференции и др.

21.

Правила построения системы коммуникаций
в организации
основные каналы коммуникаций должны быть хорошо известны;
обязательно должен существовать определенной формы канал
коммуникаций с каждым членом организации;
цепочки коммуникаций должны быть по возможности прямыми и
короткими;
люди, через которых осуществляются коммуникации, должны быть
компетентны;
цепочка коммуникаций не должна прерываться до тех пор, пока
существует организация;
необходимо проверять результаты (эффективна ли коммуникация к
организации).

22.

Издание Ривелти. Абажур
Четвертое исследование по опыту
использования Интранета в
России — это опыт 108 компаний
из ритейла, IT, телекоммуникаций,
производства, банковской и других
сфер.
В отчет вошли данные разных
по размеру компаний: от 1000
до 100 тысяч сотрудников.
Основная аудитория
респондентов — специалисты
внутренних коммуникаций, HR
IT.

23.

24.

25.

Межличностная коммуникация в организации

26.

Особенности межличностной
коммуникации
• неизбежность коммуникации;
• необратимость коммуникации невозможность уничтожить сказанное;
• непосредственная обратная связь;
• многоканальность — слух, зрение,
обоняние сообщают дополнительную
информацию о партнере

27.

Эмпатия

28.

29.

30.

Обратная связь в межличностной
коммуникации

31.

Задание:
1. Составить 10 вопросов по теме
лекции и письменно ответить на них.