Коммуникации в организации

1.

Коммуникации в организации

2.

Коммуникация (от лат. - communicatio - делать общим,
сообщать, беседовать, связывать) - это процесс
информационного взаимодействия между людьми.
Коммуникация — это процесс общения и передачи
информации между людьми или их группами в виде
устных и письменных сообщений, языка телодвижений и
параметров речи.
Основной целью коммуникации является обеспечение
понимания информации, являющейся предметом обмена.
Эффективный обмен информацией необходим на всех
этапах деятельности и во всех подразделениях
организации для достижения намеченных целей.

3.

Виды коммуникаций
Внешние коммуникации — между организацией и внешней
средой. Задача — удовлетворить информационные
потребности организации, наладить связи с
государственными органами, общественностью,
поставщиками, клиентами.
Внутренние коммуникации – коммуникации внутри
организации между различными уровнями и
подразделениями. Они могут быть формальными и
неформальными.
Формальные коммуникации – определяются структурой
организации, ее ведущими функциональными целями и
задачами.
Неформальные коммуникации – социальные
взаимодействия между людьми, отражающие человеческие
потребности в общении.

4.

Формальные коммуникации делятся на:
вертикальные, когда информация перемещается с одного
уровня иерархии на другой;
горизонтальные между различными подразделениями,
предназначающиеся для координации деятельности
различных подразделений.
диагональные коммуникации между работниками
отделов и подразделений различных уровней иерархии.
Используются, когда коммуникации другими способами
затруднены.
Вертикальные коммуникации подразделяются на:
· восходящие (с низших уровней на высшие) -информация,
необходимая менеджерам для оценки и контроля
деятельности, за которую они несут ответственность
(отчеты, предложения, запрос информации и пр.);
· нисходящие связаны непосредственно с руководством и
контролем за работниками.
По форме реализации: коммуникации устные и письменные.

5.

Формальная передача информации имеет ограничения, т. к.
невозможно формализовать все, что происходит в
организации; формальные каналы не могут вместить в себя
все многообразие потребностей в обмене информацией; они
медлительны и негибки; кроме того формальная передача
информации не доносит всех смысловых тонкостей того, что
предполагается сообщить.
Неформальная передача информации происходит по каналам,
связанным с неформальными группами за счет частого
общения, контактов с другими подразделениями. Это
внутриорганизационные разговоры, обсуждение личных дел, а
также слухи и сплетни, которые могут касаться работы (о
предстоящих изменениях, перемещениях, сокращениях и т.п).
Неформальные коммуникации дают возможность организациям
быстрее приспособиться к меняющимся условиям, более
оперативно выполнять свои задачи, легче достигается
взаимопонимание, с другой стороны они могут затруднять
координацию деятельности коллектива, вносить разлад.

6.

По субъектам и средствам выделяют:
межличностные коммуникации - между людьми в
ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и
несловесных средств общения;
коммуникации с помощью технических средств,
информационных технологий с помощью электронной
почты, телекоммуникационных систем, управленческих
информационных технологий и др.
По форме общения
выделяют
вербальные и
невербальные
коммуникации.

7.

Базовые элементы коммуникаций
Коммуникация - процесс обмена и понимания информации
между двумя и более людьми с целью мотивирования
определенного поведения или влияния на него. Задача
коммуникационного процесса – обеспечение понимания
информации.
1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или
собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение - информация, закодированная с помощью
символов.
3. Канал - средство передачи информации (вербальный,
невербальный, письменный, электронный и т. д.;
формальный/неформальный).
4. Получатель - лицо, которому предназначена
информация и которое интерпретирует ее.

8.

Этапы коммуникационного обмена
1. Зарождение идеи или отбор информации.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача сообщения.
4. Интерпретация (декодирование) сообщения получателем.

9.

Преграды (помехи) в коммуникациях:
1. Искажение сообщений: непреднамеренные, в силу
затруднений в межличностных контактах; сознательные,
из-за несогласия с сообщением или в личных интересах.
2. Информационные перегрузки (большой объем
информации, менеджер не может и не умеет отбирать
нужную и важную информацию).
3. Неудовлетворительная структура организации
(усложненная, информация запутывается).

10.

Коммуникационные сети
Информационные каналы образуют коммуникационные сети,
являющиеся связующим элементом управленческой системы.
Виды коммуникационных сетей: открытые, закрытые
(замкнутые) и комбинированные.
Особенности открытых сетей: т.н."тупики" - элементы,
замыкающие коммуникационную сеть; «посредники» (звенья
цепи, которые нельзя миновать) контролируют поток
информации и могут искажать ее или препятствовать
коммуникационному процессу. Число коммуникационных
каналов в сетях «звезда» и
«шпора» ограничиваются
возможностями одного
человека их контролировать.

11.

Открытые коммуникационные сети присущи
бюрократическим структурам, с жестким подчинением
одних звеньев другим и преобладанием формальных
связей.
В крупных многопрофильных компаниях официально
допускаются горизонтальные каналы, т.о. подчиненные
могут решать второстепенные проблемы на своем уровне.

12.

Замкнутые коммуникационные сети присущи гибким
организационным структурам.
Комбинированные сети сочетают в себе качества открытых
и замкнутых и
могут быть
одноуровневыми и
многоуровневыми.

13.

Пути улучшения системы коммуникаций в организации
• Управленческое регулирование. Четкое понимание
менеджерами, кто и в какой информации нуждается. Практика
периодических встреч с подчиненными, с обсуждением и
прояснением новых планов, целей, контроль хода работ с
отчетами по результатам контроля;
• Системы обратной связи. Например, опрос работников для
выяснения, ясны ли им цели их деятельности, с какими
проблемами они сталкиваются, достаточно ли им информации
для работы, информированы ли они о грядущих переменах,
которые отразятся на их работе;
• Системы сбора предложений по совершенствованию любых
аспектов деятельности организации для облегчения
поступления информации на верх, снижения тенденций
фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх;
• Внутрифирменные издания, интранет с информацией для всех
работников (предложения по поводу управления, новых
контрактов, продукции; обмен мнениями, ответы руководства
на вопросы сотрудников) и др.